業務日報【日報・作業日報・営業日報】の無料テンプレート！書き方のコツ
業務日報の書き方のコツと注意するべきポイントについて解説します。また、無料でダウンロードできる各種日報のテンプレートも紹介しているので、ぜひ活用してみてください。
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業務日報とは
業務日報とは、日々の業務内容や進捗状況を上司や関係者に報告するための文書のことです。単純に日報と呼ばれることもあり、定型フォーマットを使うことが一般的です。
業務日報は、作業内容、所要時間、トラブルの報告や進捗状況の記録など、その日に行った業務を箇条書きでシンプルに記述します。
業務内容を日報に記すことによって「見える化」し、業務上の課題の発見に役立てたり、日報によって従業員が自分なりの問題を発見できたりするので、現場の従業員の成長につなげられます。
また、業務日報を上司に連絡や相談をする場合の媒体として利用するケースもあるでしょう。それによって上司と部下のコミュニケーションのきっかけとなり、従業員の人事評価やヘルスケア管理にも役立つ可能性があります。
業務日誌との違い
業務日誌は、日々の業務内容を詳細に記録する文書です。日報に比べて詳細な情報を含み、具体的な作業内容、時間の配分、対応した内容、発生した問題とその対処法などが記載されます。
業務日誌は、自身の振り返りや経験の蓄積、将来的な参考資料として活用され、フリーフォーマットで自由に記述することが多いです。
業務報告書との違い
業務報告書は、ある特定の業務やプロジェクトについての成果や結果をまとめた文書です。プロジェクトや特定業務の成果を、上司や関係者に報告する目的で作成されます。
業務報告書には、業務の概要、目標の達成度、問題点や課題、今後の提案や改善策などが含まれ、所定の書式やテンプレートに従って作成するのが一般的です。業務の成果を評価するためや、意思決定のための資料として用いられます。
業務日報の無料テンプレート【Word】
Wordで必要な箇所を記入するだけで、簡単に業務日報が作成できる無料テンプレートをダウンロードできます。4色×2種類のテンプレートの中から、お好きなデザインのテンプレートをダウンロードしてください。
業務日報テンプレート（シンプル）
シンプルなフォーマットの業務日報テンプレートです。当日のスケジュールや業務の詳細、問題点、明日のタスクについて記載する箇所があります。必要に応じて各自で項目を増やしてもよいでしょう。
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業務日報テンプレート（レイヤード）
上部のヘッダがスタイリッシュにデザインされている業務日報テンプレートです。フォーマット自体はシンプルなバージョンと大差ないため、お好みのテンプレートを利用するとよいでしょう。
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業務日報に必要な項目やポイント、書き方については、次の記事で詳しく解説しています。こちらもぜひ参考にしてください。
作業日報の無料テンプレート【Excel】
Excelで必要な箇所を記入するだけで簡単に作業日報が作成できる無料テンプレートです。
シンプルなフォーマットの作業日報テンプレートで、時系列に沿って作業名と作業内容を記述します。下には特記事項を記載する欄があります。
営業日報の無料テンプレート【Word】
Wordで必要な箇所を記入するだけで簡単に営業日報が作成できる無料テンプレートです。4色のテンプレートの中から、お好きなデザインのテンプレートをダウンロードしてみてください。
こちらは、シンプルな営業日報テンプレート（シンプル）ブラックです。日付、名前などの基本項目はもちろん、訪問先の企業名や結果なども記入できます。
その他の色の無料ダウンロードはこちらから。
営業日報の書き方と例文については、次の記事で詳しく解説しています。営業担当者の方は、ぜひ参考にしてください。
業務日報の書き方のコツ
業務日報作成の書き方のポイントについて説明します。とくに次のポイントについて気をつけながら日報を作成することで、周囲にわかりやすく状況を伝えられるようになるでしょう。
ぜひ、上記でダウンロードしたテンプレートを参照しながら、ポイントを踏まえて作成してみてください。
読みやすさ
業務日報で最も重要なのは、読みやすく、理解しやすい構成と文章にすることです。とくに次の3つの点を意識しましょう。
上司に読まれる文書という意識を持つ
業務日報は自分の業務状況を周囲に伝えるためにある文書なので、当然、他人が読んで理解しやすい文章でなければいけません。読みやすさは最も重要なポイントです。
業務日報は日記や感想文のように自分の主観で書いてはいけません。常に上司に読まれる文書であるという意識を持ちながら、簡潔に要旨を伝えるような構成にしましょう。要点を論理的に伝えることが重要です。
見出しをつけ、要点が一目でわかるように工夫
伝えたいポイントごとに見出しを作成し、それぞれの要点が見出しを見ただけで伝わるように工夫しましょう。見出し内ではなるべく結論を先に述べ、なぜそういう結論に至ったのかを論理的に説明していくようにするとわかりやすいです。
箇条書きで簡潔な文章を心がける
必要に応じて箇条書きを用いて、簡潔明瞭に要点を伝えるようにしましょう。たとえば日々の具体的な業務や作業を時系列に羅列し、各業務ごとに報告事項や連絡事項、所感などを箇条書きでまとめると、読む側もスムーズに理解しやすくなるでしょう。
業務内容は具体的に
具体的にどういう業務に従事したのかを説明するようにしましょう。抽象的で曖昧な情報を書き連ねるよりも、数字や固有名詞を用いて具体的に「いつ、どこで、何を、どれぐらい」やったのか、その結果どうだったのかを正確に記載します。
日報作成に時間制限がある場合は、報告が必要な事項をピックアップしながら、重要な部分をシンプルに伝えるよう心がけましょう。上司としても業務に関する広く薄い情報を提示されるよりも、重要な業務に絞って詳細に伝えられる方が状況を把握しやすくなります。
自己分析や感想は不要
従事した業務について所感を述べることは大切ですが、過度な自己分析や一方的な感想は業務日報には不要です。業務を実践するなかで感じた「疑問」や「課題」などの所感は、過度になるとただの感想文になってしまいます。
とくに上司や周囲のスタッフにとって、読む意味のない書き手の自己分析や評論は価値がありません。書き手の評価は上司が行うものであり、業務の改善を訴えるにしても、まずその背景や必要性について客観性のあるものかどうかを検討してから、慎重に伝えるように心がけましょう。
業務日報をスマートに作成しよう
業務日報を作成する際、人によっては自己の反省点ばかりを書き連ねてしまうかもしれませんが、何を書くことが求められているのかを理解し、必要な情報を簡潔に伝えるように心がけるべきです。
業務日報は日々の活動報告でもありますが、その後の業務効率化のためにも必要となる大切な書類です。本記事で説明したようなポイントを理解し、組織全体の利益に通じる情報を提供する意識を持ちましょう。
アプリなら簡単に日報が書ける
社内メールやチャットツールで日報を共有する方法は簡単ですが、日報の内容がある程度定型的であり、確実に毎日報告する必要がある場合は、アプリを使うとより便利です。
こちらの記事では、日報アプリを紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。
プロジェクト管理ツールで日報を作成・共有
プロジェクトで業務日報が必要な場合には、プロジェクト管理ツールで日報を作成・共有すると効率的です。タスクのスケジュールが可視化され記録されるため、日報自体をなくしてしまうことも可能です。
こちらの記事では、プロジェクト管理ツールの機能や特徴を詳しく比較紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。
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