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2017-09-21

業務日報とは | テンプレート・書き方のコツ・ポイント

業務日報の書き方のポイントについて解説します。また代表的な業務日報のテンプレートについても紹介しますので、ぜひ自分の業務で活用してみましょう。
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企業に勤めている人ならば、多くの場合、日々の活動報告書である業務日報を書くことを求められているはずです。最近では多種多様な日報の書き方をする企業が増えているようですが、フォーマットの違いはあるにせよ、基本的に書くべきことは決まっているものです。何を書くことが求められているのかを理解し、日々の業務に活かすことが必要です。

そこで今回は、日々の業務日報を記載するうえで注意するべきポイントについて解説をします。また、無料で利用できる日報のテンプレートも紹介しますので、ぜひ活用してみてください。

業務日報とは

業務日誌とは日々の仕事を上司や周りに報告するための業務記録であり、単純に日報と呼ばれることもあります。業務日誌は日々の具体的な業務について記載するとともに、そこで起こった問題やトラブル、特記事項について記載することにより、組織全体で情報を共有することを目的としています。

特に、業務内容を日報に記すことによって「見える化」し、業務上の課題の発見に役立てたり、日報によって記載者が自分なりの問題を発見できたりしますから、各々のスタッフの成長に繋げることができます。

また、業務日報を上司に連絡や相談をする場合の媒体として利用されるケースもあるでしょう。それによって上司と部下のコミュニケーションのきっかけとすることができ、上司も部下の仕事の進捗を把握することが可能になります。

業務日報のテンプレート

業務日報の概要を説明したところで、無料でダウンロードできる業務日報のテンプレートを紹介します。下記リンク先からテンプレートをダウンロードして活用してください。

他にも営業日報に関して詳しく知りたい方や、テンプレートをお探しの方は以下の記事もぜひご覧ください。

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業務日報作成のポイント

それでは、具体的な業務日報作成のポイントについて説明します。特に以下のポイントについて気をつけながら日報を作成することで、周囲に分かりやすく状況を伝えることができるようになるでしょう。ぜひ、上記でダウンロードしたテンプレートを参照しながら、ポイントを踏まえて作成してみてください。

読みやすさ

業務日報で最も重要なのは読みやすく、理解しやすい構成と文章にすることです。特に以下の3つの点を意識しましょう。

上司に読まれるものという意識をもつ

業務日報は自分の業務状況を周囲に伝えるためにあるものですから、当然、他人が読んで理解しやすい文章でなければいけません。読みやすさは最も重要なポイントです。業務日報は日記や感想文のように自分の主観だけで書いてはいけません。常に上司に読まれるものだという意識を持ちながら、簡潔に要旨を伝えるような構成にしましょう。要点を論理的に伝えることが重要です。

見出しをつけ、要点が一目で分かるように工夫

伝えたいポイントごとに見出しを作成し、それぞれの要点が見出しを見ただけで伝わるように工夫しましょう。見出し内ではなるべく結論を先に述べ、なぜそういう結論に至ったのかを論理的に説明していくようにすると分かりやすいです。

箇条書きにするなど、簡潔な文章を心がける

必要に応じて箇条書きを用いるなどして、簡潔明瞭に要点を伝えるような工夫をしましょう。たとえば日々の具体的な業務を時系列に羅列し、その業務ごとに報告事項や連絡事項、所感などを箇条書きでまとめるなどすると、読む側も臨場感が沸きやすく理解しやすくなるでしょう。

業務内容は詳細に

具体的にどういう業務に従事したのかを詳細に説明するようにしましょう。抽象的で曖昧な情報を書き連ねるよりも、数字や固有名詞を用いて具体的に「 いつ、どこで、何を、どれぐらい」やったのか、その結果どうだったのかを正確に記載します。

日報作成に時間制限がある場合は、報告が必要な事項をピックアップしながら、重要な部分を詳細に伝えるよう心がけましょう。上司としても業務に関する広く薄い情報を提示されるよりも、重要な業務に絞って詳細に伝えられる方が状況を把握しやすくなります。

自己分析や感想は不要

従事した業務について所感を述べることは重要ですが、過度な自己分析や一方的な感想は業務日報には不要です。業務を実践するなかで感じた「疑問」や「課題」などの所感は、過度になり過ぎるとただの感想文になってしまいます。

特に上司や周囲のスタッフにとって、読む意味のない書き手の自己分析や評論は価値がありません。書き手の評価は上司が行うものですし、業務の改善を訴えるにしても、まずその背景や必要性について客観性のあるものかどうかを理解してから、慎重に伝えるように心がけましょう。

業務日報を使いこなそう

どんな業種であっても、企業で働いているならば業務日報の提出が求められることが一般的です。人によっては自己の反省点ばかりを書き連ねてしまうかもしれませんが、何を書くことを求められているのかを理解し、しっかりと必要な情報を伝える工夫をしなければいけません。

業務日報は日々の活動報告でもありますが、その後の業務の効率化のためにも必要となるものです。本記事で説明したようなポイントを理解し、組織全体の利益に通じる情報を提供するという意識を持ちましょう。

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