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グループウェアの導入事例|抱えていた課題と導入後の効果まとめ

最終更新日時:
記事の情報は2022-05-11時点のものです。
この記事では、グループウェアの導入事例を紹介しています。導入した背景や抱えていた課題、その後の効果など、BOXIL編集部が独自にヒアリングした内容を掲載しています。

マスコミ/広告/デザイン/ゲーム/エンターテイメントの導入事例

マスコミ・広告業界F社の場合

F社は新聞・メディアの販売を行っています。

会社情報 内容
従業員人数 31~50人
所在地 東京都
設立年数 31~50年

※2022年5月時点の数値

抱えていた課題

課題1.データ共有に時間がかかりすぎる

F社の抱えている課題には、データ共有に時間のかかりすぎていた点があります。データ共有する際は、メールにて添付する形が基本でした。
それに加え社外秘のデータは、一旦独自のセキュリティソフトを通す必要があり、時間がかかりすぎていました。

課題2.人の入れ替わりが激しくシステム対応が追いつかない

人材の定着が上手くいかず、人の入れ替わりが激しい状態でした。すでにいない人へデータが共有され、逆に新しく入った人へは漏れてしまう状況が起こっていました。

課題を解決するために、次のサービスを導入しました。

Google Workspace

Google Workspace
BOXIL SaaS AWARD 2022 コラボレーション部門受賞
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導入後の効果

効果1.データ共有が瞬間的に行えて効率性アップ

Google Workspaceを導入して、今まで自社サービスを通していたために、半日はかかっていた社外秘のデータ共有が、信頼できるセキュリティのもとで瞬時に共有可能となりました。

効果2.チームのメンバーをリアルタイムで確認

Google Workspaceを導入するまでは、スタッフ各自で入社や退社の社内メールを確認し、マニュアルでチームやメールアドレスリストから追加と削除を行っていました。しかし、導入後は1回あたり6この登録で完結できるようになりました。

資料をDLしてサービスを比較しましょう

自社に合うサービスを選ぶには、各サービスの内容を比較することが重要です。気になるサービスの資料をダウンロードして自社に合うのか検討してみましょう。

協同組合/教育/公務員の導入事例

教育業界L社の場合

L社はスポーツ教室をメインにした教育事業を行っています。

会社情報 内容
従業員人数 2~10人
所在地 東京都
設立年数 11~20年

※2022年5月時点の数値

抱えていた課題

課題1.会費の徴収に手間取っていた

グループウェアの導入に至った理由は、会費の徴収が非効率だったためです。毎月の会費の徴収は現金で行っており、計上も手作業でExcelに一人ひとり記入していました。そのためミスもかなり多かったといいます。

課題2.会員との連絡が取り難い

レッスンのスケジュール、その他のやり取りは電話かGmailで行っていました。しかし、会員数が増えるにつれ、連絡の漏れが増えてきました。

課題3.会員情報の一元化が難しい

会費や連絡と同様、会員の入会や退会の管理もExcelにて実施。そのため、作業に時間がかかり、何か別の形で対応できないかと考えていました。

導入後の効果

効果1.会費の口座振替とデータベース化を実現

PiCROを導入した後は、会費の口座振替へのスムーズな移行とデータベースでの管理が可能になりました。そのおかげで未収金や計上漏れなどが減少しました。

効果2.会員とのスムーズな連絡システムを構築

PiCROに登録した会員とスムーズに連絡が取れるようになっています。クラスごとにグループ分けができ、入会時に自動でクラス設定もされるので、連絡漏れが減りました。

効果3.会員情報のデータベース化で見やすく

今まで会員情報をExcelで管理していましたが、PiCROを導入することで一元化ができました。入会や退会のデータを見やすくなり、数字の流れを視覚化することに役立っています。

資料をDLしてサービスを比較しましょう

自社に合うサービスを選ぶには、各サービスの内容を比較することが重要です。気になるサービスの資料をダウンロードして自社に合うのか検討してみましょう。

IT/通信/インターネットの導入事例

IT業界A社の場合

A社は文具・事務用品・OA機器の販売を行っています。

会社情報 内容
従業員人数 101~200人
所在地 東京都
設立年数 31~50年

※2022年5月時点の数値

抱えていた課題

課題1.運用コストを見直したい

グループウェアの導入に際し、自社に適した製品であることはもちろん、運用コストをなるべく抑えたサービスを探していました。

課題2.動作環境・運用を考慮

業務上の守秘義務が多く、オンプレミス環境でのシステム構築を検討していました。ただ、他のグループウェアを検討しつつも、ベンダーがクラウドの知識しか持ち合わせておらずオンプレミス環境の保守に懸念がありました。

課題3.情報共有に懸念

グループウェアを導入する前はメールを全社に配信していました。しかし、メールの量があまりに多く、共有された情報を見落とすことも。そのため、大切な情報共有が漏れなく行える方法を探していました。

課題を解決するために、次のサービスを導入しました。

POWER EGG - ディサークル株式会社

POWER EGG
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導入後の効果

効果1.動作環境・運用が自社に最適

POWER EGGを提案した企業は、オンプレミス環境での構築を多数行っていました。保守も外注せずに完結してもらえたため、自社に最適と判断し導入へ至りました。

効果2.情報共有の円滑化に貢献

POWER EGG導入後は顧客と社内の情報を分けられるようになりました。顧客の情報はメール中心、社内の情報はグループウェア中心となりました。おかげで情報の確認漏れが軽減されています。

その他にも必要な情報への検索性が向上し 、社内と社外の情報を分けられたことで、セキュリティを向上できています。

資料をDLしてサービスを比較しましょう

自社に合うサービスを選ぶには、各サービスの内容を比較することが重要です。気になるサービスの資料をダウンロードして自社に合うのか検討してみましょう。

小売/流通/商社の導入事例の導入事例

アパレル業界S社の場合

S社はアパレルの販売業を行っています。

会社情報 内容
従業員人数 1,001人以上
所在地 福岡県
設立年数 51年以上

※2022年5月時点の数値

抱えていた課題

課題1.店舗が多すぎ各店バラバラな対応

グループウェア導入前は、店舗があまりに多く、各店舗でバラバラに販売を行っていました。そのため、他店舗の在庫の有無は確認できません。店舗間で在庫を融通し合うこともできない状態でした。

課題2.情報の共有がとても困難

情報をまとめ、店舗間で共有できるような運用を構築できていませんでした。店舗間でのやりとりをするには、まずは情報を共有する必要があるので、正確に共有できるシステムが求められていました。

課題を解決するために、次のサービスを導入しました。

J-MOTTOグループウェア - リスモン・ビジネス・ポータル株式会社

J-MOTTOグループウェア
BOXIL SaaS AWARD 2021 Autumn コラボレーション部門受賞
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導入後の効果

効果1.店舗間の共有を達成

J-MOTTOグループウェアを導入し、店舗間での共有ができるようになりました。店舗が多くても情報を共有しやすいようなサービスなので、使いやすく容易に共有ができます。

効果2.店舗間での効率的なやり取りが可能

店舗間でのやり取りが活発化し、在庫の情報や新作情報などを効率的に把握できるようになりました。情報共有が容易となったことで、緊急時に店舗間で互いに融通できて利便性が向上しています。

資料をDLしてサービスを比較しましょう

自社に合うサービスを選ぶには、各サービスの内容を比較することが重要です。気になるサービスの資料をダウンロードして自社に合うのか検討してみましょう。

導入前に知っておきたいグループウェア導入の失敗例

サービス選定で重要なのは自社にあったサービスを導入することです。たとえシェア率が高かったとしても自社に合うとは限りません。サービスの導入でよくある失敗例をまとめたので、確認して導入時の参考にしてみてください。

失敗例1:トライアル時に実際に使用する従業員を含めなかった

トライアル時に実際にシステムを使用する従業員が、画面の操作感や機能を確認しないと導入に失敗しやすいです。
なぜなら、従業員がカレンダーやファイル共有、ワークフロー機能などを確認していないと、操作に慣れるのに時間がかかったり各種設定に手間がかかったりするからです。

サービスを選ぶ際は、システムを使用する従業員がトライアルを行い、画面の操作感は問題ないか機能を確認しましょう。

導入ユーザーの体験談

運用する前に、システムを利用すると従業員とトライアル期間にてコミニケーションを深める必要がありました。
従業員から希望や不満、疑問についてさまざまな意見を汲み取って導入すれば良かったと強く思います。

失敗例2:必要な機能を洗い出していなかった

トライアルの前に必要な機能を洗い出しておかないと導入に失敗しやすいです。
機能が足りない場合は、他サービスを追加で導入したり不要な機能のあるプランを契約したりした結果、費用が高くつきやすいからです。

サービスを選ぶ際は、機能の想定漏れや他のサービスとの連携を考慮して、トライアルの前に必要な機能を洗い出しましょう。

導入ユーザーの体験談

参加する従業員の数を把握せずに導入し費用が余計にかかってしまったので、要員計画を確認しておくべきだったと反省しています。
トライアルで実際に機能を使ってみるほか、項目を厳密に洗い出して機能が十分か確認しておけばよかったです。

資料をDLしてサービスを比較しましょう

自社に合うサービスを選ぶには、各サービスの内容を比較することが重要です。気になるサービスの資料をダウンロードして自社に合うのか検討してみましょう。

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