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異動の挨拶メールへの返信内容 | 書き方のポイント・構成・マナー・例文を解説

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異動の挨拶メールに返信する際にはいくつかのポイントがあります。本記事では、異動の挨拶に返信する際の内容や書き方・構成、マナーについて解説します。また、すぐに使える具体例もいくつか紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

異動の挨拶メールで返信する際のポイントを紹介

異動の挨拶メールとは、異動が決まった社員が部署の異動を報告するメールのことです。

これは社内外問わずビジネスマンとして行うべきものであり、よりスムーズに業務を進めるためや、良好な関係を作るためにも必要なことです。

本記事では、異動の挨拶メールの目的や、受け取った際の返信のポイントを解説します。

異動の挨拶メールに返信する目的

企業の規模が大きければ大きいほど、関わっている人数も多いため、現在では多くの企業で異動の挨拶がメールで行われています。

これは一緒に仕事をしていた方への必要連絡事項であり、業務を滞らせることなく進めるために必須です。知らない間に異動していたなんてことになれば、信頼関係もなくなってしまうので、お互いにより良い関係を作るためにも、異動に関する挨拶メールは欠かせません。

また、異動の際には挨拶やスピーチを行う場合もあります。好印象を与えるためにスピーチで注意すべきことは、次の記事を参考にしてください。

知らない社員からも挨拶メールが届く

異動の挨拶に関して、自分の知らないスタッフや社外からも挨拶メールが届くことがあります。想定されるケースは以下のとおりです。

  • 同僚から個別に送られてくるケース
  • 社内から一斉送信で送られてくるケース
  • 先輩スタッフから送られてくるケース
  • 上司から送られてくるケース
  • 取引先のスタッフが送ってくるケース

異動の挨拶メールに対する返信のポイント

異動の挨拶メールに対する返信のポイントについて説明します。いくつかのポイントを押さえることで好印象を与えることができます。
   

(1)なるべく早めに返信する

メールを受け取ってから24時間以内に迅速に返信することが重要です。ついつい後回しにしてしまいがちですが、あまりに返信が遅くなってしまうと返しにくくなってしまうため、遅くても3日以内には返信するようにしましょう。

(2)挨拶に対するお礼を書く

返信には必ず、わざわざ挨拶メールをくれたことに対するお礼の言葉を述べるようにしましょう。相手が一斉送信であった場合にも、きちんと挨拶に対するお礼を書くことがビジネスマンとしてのマナーです。

(3)お世話になった旨をしっかり伝える

いただいたメールに対して業務的に返してしまっては、冷たい印象になってしまいます。そこで、相手の在任中にお世話になったことや、エピソードを交えたうえで感謝の意を述べることがポイントです。もし直接的な面識がない場合でも、間接的にお世話になったことを伝えるとよいでしょう。

(4)具体的なエピソードなどを入れてみる

特にお世話になった方であれば、仕事でのエピソードもあるでしょう。その場合には、相手との具体的なエピソードや思い出話を積極的に盛り込むことで喜ばれる返信になります。ここでは、あまり形式にこだわらず気持ちが伝わるように自分の言葉で書くようにしましょう。

(5)異動先での活躍を祈る内容の言葉を添える

異動の挨拶に返信する際には、相手の異動先での活躍を祈る内容の言葉を入れることも重要です。新しい部署でも前向きに頑張ろうと思えるようなメッセージを加えることで、相手に喜んでもらえる内容になります。

(6)相手に合わせて文体を変える

相手の立場やこちらとの関係にしたがって適切な文体にすることが重要です。送り主が社内の関係者なのか、社外の取引相手なのかによって文体を変えることがポイントです。相手に失礼のないようにすることは最低限のマナーであるため、自分の立場と関係性を考慮して返信をするようにしましょう。

返信メールの構成

これまでの内容を受けて、異動の挨拶メールの返信の基本的な構成について解説します。ここではすぐに使える文例も交えながら解説をします。

(1)挨拶メールに対する感謝の言葉

まずは冒頭に、「お忙しい中異動のご連絡をいただきまして、ありがとうございます。」というような感謝の言葉を入れましょう。相手に気持ちよく読んでもらえるように、挨拶メールに対する感謝の言葉を最初に入れることがポイントです。

(2)相手とのエピソード、お世話になったことについての感謝の言葉

次に「○○の折には、お力添えをいただきまして誠にありがとうございました」というような、相手との具体的なエピソードやお世話になったことについての感謝を述べます。

このようなオリジナルの内容がなければ、テンプレートをコピーしただけの作業メールになってしまうため、短めの内容でもいいので相手とのエピソードや、お世話になったことについての感謝の言葉を入れるようにしましょう。

(3)相手の新天地での活躍や健康を願う言葉

最後に「新天地に置かれましてもさらなるご活躍を心よりお祈り申し上げます」というような、異動先での活躍や健康を気遣う言葉などを入れましょう。

相手を応援して前向きになるような言葉を入れることで、今後もより良い関係を続けていきたいという思いが伝わる一文を入れることがポイントです。

異動の挨拶への返信メール例文

具体的な返信メールの例を紹介します。ここでは、社外からのメールと社内からのメールの2パターンの例を紹介します。

返信メールの例文(社外編)

いつもお世話になっております。
株式会社○○でございます。

この度はご丁寧に異動のご連絡いただきまして、
誠にありがとうございました。

〇〇様に弊社を担当いただきましたおかげで
〇年度の停滞期を乗り切ることができました。
あらためて感謝申し上げます。

新しい部署におかれましても、ますますのご活躍されることを
お祈りいたしております。

今後ともよろしくお願い申し上げます。

返信メールの例文(社内編)

お疲れ様です。
お忙しい中、異動のご挨拶をいただきありがとうございます。

私が〇〇部署に配属されてからの3年間お世話になりました。
〇〇さんは私が仕事に息詰まり、悩んでいるときにいつも一緒に飲みに連れて行ってくださったりと、大変お世話になり感謝しております。

本当にありがとうございました。

新しい部署に行かれましても、益々ご活躍されますようお祈りいたします。
次また業務でご一緒させていただける際には、成長した姿をお見せできるように頑張ります。

今後ともご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。

これまでの感謝を込めて返信を

異動する方とは一時的に疎遠になってしまっても、何年後かにまた同じ部署で働く可能性もあり得ます。

長期的に良い関係を築くためにも、異動の挨拶メールに対して、これまでの感謝を込めて返信をすることが大切です。自身が異動のメールを受け取った際には、ここで紹介しているポイントを意識して返信しましょう。

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