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組織を「全体最適」する意味とは?部分最適との使い分けと注意点

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全体最適とは組織として最もパフォーマンスを発揮することのできる状態で、対になる概念として組織の一部が最もパフォーマンスを発揮できる状態になっている部分最適があります。経営層やリーダーは企業の売上を最大化するために全体最適を目指す必要があります。本記事では全体最適とは何か、部分最適の違い、メリットやデメリットなどについて説明します。

全体最適とは

全体最適とは、英語ではTotal Optimizationといい、経営について説明する際によく使われる用語で「組織全体として最適な状態」のことを指します。

経営の世界では、個々の社員が成果を発揮しても必ずしも会社組織として利益が最大化しない場合があります。これは、個人が頑張っても全体として最適な状態にはならないからです。

経営者は組織として収益を最大化するために、全体最適とはどのような状態なのか考える必要があります。

全体最適と部分最適との違いとは

全体最適と対になる概念として部分最適があります。

部分最適は全体ではなく「組織の一部や個人が最適な状態」のことを指します。実は各自が部分最適を追求することが必ずしも全体最適になるわけではありません。

たとえば、営業が頑張っても、工場が製造できる以上の注文を取ってくれば、間に合わせようとして工場の業務は破綻してしまいますし、納期に間に合わなければ営業はクレームを受けます。きちんと工場の供給量を見ながら、注文を取ってきて、全体として業務に無理がない状態にする必要があります。

全体最適と部分最適の使い分け方

つまり、組織を動かすためには全体最適と部分最適をきちんと使い分ける必要があります。

全体最適すべきケース

全体最適を意識するべきなのは、企業の中でも経営層や部門長クラスなどの経営全体を意識して行動しなければならないメンバーです。

会社は放っておくと個々の部署や従業員が部分最適を目指して、組織としての連携がとれなくなってしまいます。

組織全体の活動を意識しながら、個々の部署や従業員に求められる役割をコントロールする必要があります。

部分最適すべきケース

管理職以上は全体最適を意識するべきですが、個々の部署や従業員が全体最適を意識することは困難です。

個々の部署や従業員がそれぞれに全体最適を考えると、部署や従業員の数だけ組織のあるべき姿像ができてしまい、かえってパフォーマンスを発揮できなくなってしまうからです。

管理職層が上手く役割を与えることによって、現場職にはその役割における部分最適を目指して行動してもらう方が全体のパフォーマンスは良くなります。

全体最適のメリット、問題点

では、全体最適にはどのようなメリットや問題点があるのかについて説明します。

全体最適のメリット

まずは全体最適を考えることのメリットについて説明します。

役割の明確化

組織のありかたを全体最適化することによって個々の役割が明確になります。

たとえば、営業部門1つにとっても、何のエリア担当や、何の商材担当、何の企業担当とそれぞれに求められる役割は違うはずです。

誰かが全体最適を考えて、個々のチームや部門の役割を明確にすることによって個々が部分最適を目指しても、全体最適につながりやすくなります。

ミスの減少

また、誰かが全体最適な状態になるように現場をコントロールすることによって、社内のミスが減少します。

たとえば、営業と商品管理部門が上手く連携できずに発注する過剰在庫や発注ミスなどは誰かが営業の現場と商品管理の現場の両方をチェックすることによって減少することが期待できます。

生産性の向上

全体最適をコントロールすることによって、生産性を向上することが期待できます。

たとえば、部署ごとに活動していると実は重複した事務作業をしていて、全体の手続きを誰かが知っていれば削減できた事務作業というのは良くあります。

このように部署ごとに活動しているからこそ発生している、重複している事務作業を削減することによって、無駄な業務が少なくなり組織としての生産性は向上します。

全体最適の問題点

つづいて、全体最適が持っている問題点について説明します。

会社内の対立 

まず、問題点として挙げられるのが組織としての対立が起こりやすくなることです。

たとえば、営業にインセンティブで給料が支払われている場合、工場の生産量の都合で受注を抑えて欲しいという指示は組織の全体最適を考えるうえでは正しいですが営業から反発が発生するはずです。

このように全体最適を追求することによって部門間の対立が発生する場合もあるので、経営者やリーダーはリーダーシップをもっと全体最適化のために必要な指示を出す必要があります。

変化に対応できない

また、管理職層は全体最適を意識した意思決定を行っても現場がついていけないという場合もあります。

たとえば、全体最適のために在庫の量や工場の生産量をコントロールしようとしても、メーカーや商社との契約や工場の従業員の労働シフトや原材料の量などによって指示どおりに活動できないことはよくあります。

組織を全体最適させるポイントは

では、組織を全体最適化させるために経営者やリーダーは何に気をつけるべきでしょうか。

社員の意識の統一

まず必要なのが社員の意識の統一です。現場職はそれぞれの与えられた役割をもとに行動しますが、そもそも全体最適化がどのような状態でなぜ自分にその役割を与えられているか、自分の業務を全体に合わせなければならないのか納得感をもって行動できません。

全体最適とはどのような状態であるのか、社員の意識の統一が必要です。

社内コミュニケーションの活性化

社内のコミュニケーションの活性化も同時に必要です。

問題点の所でも説明したとおり、全体最適を推進する過程で社内の対立が発生する可能性があります。カリスマ的なリーダーが存在すればその人の鶴の一声で決まることもありますが、たいていの場合はそのようなことは期待できません。

前提として、自分たちの部署の最適化だけを推進するのではなく、利益の対立する部署についてもいざというときに配慮できるように、部署間、従業員間のコミュニケーションを活発にする必要があります。

ITシステムの導入

ITシステムの導入も全体最適のために有効です。重複する事務コストの削減はコミュニケーションコストに由来することが多いです。すなわち、それぞれがお互いにやっていることを知らないために重複する作業というのは発生しがちです。

ITシステムを導入することによって、コミュニケーションコストを下げられれば、全体最適による労働生産性の向上が加速します。

コミュニケーションコスト削減に寄与するシステムとしては、ビジネスチャットツール社内SNS人事労務関連システムなどが考えられます。中でもタレントマネジメントシステムは、従業員一人ひとりの個性(タレント)を可視化し、最適な人員配置を支援します。「ジョブ型雇用」制をとりいれて全体最適を実現するなら検討したいシステムです。

全体最適と部分最適の使い分けが組織を成長させる 

企業の経営層やリーダーが特に意識するべきなのは全体最適の方です。組織は放っておけば、個々の部署や従業員が、自分が最もパフォーマンスを発揮できるように部分最適に走りがちです。

経営層やリーダーは組織としての全体最適を目指すように、現場職は社内で共有されている全体最適化された組織像にしたがって、自分に求められた役割の中で部分最適を目指すというように使い分けが必要です。

経営層やリーダーは部分最適に走りがちな組織をコントロールして全体最適な状態に持っていく必要があります。

組織が全体最適化することによってムダな業務がなくなり、絶え間なく変化するビジネス環境に対応できる柔軟性の高い企業になれます。

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