無料で使えるおすすめの労務管理システム3選！ツールの特徴と選ぶ際のポイントを解説！

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無料で使えるおすすめの労務管理システム3選

労務管理システムの中で無料で使えるおすすめのクラウドツールを紹介します。サービス比較表や無料の範囲でできること、機能制限などを紹介しているため、労務管理ソフト選びの参考にしてみてください。

無料で利用できる機能と制限

SmartHR労務管理は従業員30名以下の企業が利用できる15日間の無料トライアルを実施しています。15日間の無料トライアル期間では、人事情報管理、労務管理といった労務管理プランの機能が利用可能です。

トライアル期間終了後は一部機能の利用が制限されるものの、引き続き無料で利用できます。不正利用防止のため無料で利用の場合でも、カード情報の登録が必要です。

無料プランでは次の機能に制限がかかる、または利用できません。

機能	制限
サポート	利用できません
申請機能	利用できません
履歴管理機能	制限あり
家族情報の出力形式の選択	利用できません
カスタムダウンロードフォーマットの追加・編集・削除	利用できません
ファイル一括操作	利用できません
従業員向けのお知らせ掲示板	利用できません
多言語化対応	利用できません

無料で利用できる機能と制限

ジョブカン労務HRでは、従業員数5名までの企業が利用できる、無料プランを実施しています。

30日間の無料お試し期間では、従業員数に関わらず有料プランのすべての機能が利用可能で、人材管理機能も従業員数最大5名まで活用できます。データの保持期間は直近30日間のみです。

またジョブカンシリーズには、勤怠管理やワークフロー、給与計算などのシステムもあり、これらのシステムを後から連携させることも可能です。無料プランでは次の機能に制限がかかる、または利用できません。

機能	制限
サポート	利用できません
申請機能	利用できません
履歴管理機能	制限あり
家族情報の出力形式の選択	利用できません
カスタムダウンロードフォーマットの追加・編集・削除	利用できません
ファイル一括操作	利用できません
従業員向けのお知らせ掲示板	利用できません
多言語化対応	利用できません

無料で利用できる機能と制限

オフィスステーション労務は、無料で利用できるe-Gov電子申請連携ツール、「オフィスステーション労務ライト」を提供しています。電子申請のほかにもオンラインでの帳票作成や自動入力サポート、PDFの作成機能などが利用できます。

また永久無料のプランながら従業員数・アカウント数が無制限であるため、従業員数が多い企業でも安心です。申請データの保存も期限なしでできるため、印刷を行う必要もありません。非常にシンプルな設計で政府が提供するe-Govよりも使いやすく、作業負担が軽減できます。

無料プランでは次の機能に制限がかかる、または利用できません。

機能	制限
サポート	セミナー・オンライン説明会あり
申請機能	利用できます
履歴管理機能	利用できません
家族情報の出力形式の選択	利用できません
カスタムダウンロードフォーマットの追加・編集・削除	利用できません
ファイル一括操作	利用できません
従業員向けのお知らせ掲示板	利用できません
多言語化対応	利用できません

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自社にあうサービスを選ぶには、各サービスの内容を比較するのが重要です。気になるサービスの資料をダウンロードして検討しましょう。

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労務管理システムとは

労務管理システムとは、労働時間の管理や社会保険手続き、福利厚生の加入管理などの手続きをサポートし、効率化を図るツールのことです。スマートフォンを利用して、従業員に直接入力してもらうことや、書類作成時の自動入力などにより、作業負担を減らしミスの軽減ができます。

また電子申請も行えるため、書類の印刷や封入といった郵送の手間も省けます。

無料労務管理システムの選び方

無料労務管理システムを選ぶ際は、次の流れで確認しましょう。

• 無料労務管理システムの導入目的を確認する
• 無料労務管理システムの機能を確認する
• 無料労務管理システムを導入する際の注意点を確認する
• 無料労務管理システムの料金・価格相場を確認する

無料労務管理システムの導入目的を確認する

無料労務管理システムの導入を検討する際、コスト削減が目的なのはもちろんですが、ほかにもどのような目的があるかを明確にしましょう。主な導入目的は次のとおりです。

導入目的	詳細
まずは基本業務を効率化させたい	入社手続きや従業員管理といった管理を行いたい場合は、シンプルな機能に特化し、後から同じシリーズのシステムと連携できる労務管理システムがおすすめ
人事労務管理全般を効率化させたい	労務管理以外にも、給与計算機能や勤怠管理機能が備わっている、もしくは他社システムと柔軟に連携できる労務管理システムがおすすめ
業務上のミスを減らしたい	契約期限が近づくと警告がでるアラート機能や、情報の更新時に利用できる申請・承認機能に特化した労務管理システムがおすすめ
社内のペーパーレス化を進めたい	書類の印刷・郵送の手間を省ける電子申請に対応しているか、文書作成から管理までオンラインで完結できる労務管理システムがおすすめ
従業員の自主的な情報管理を促進したい	従業員がみずから勤怠情報や休暇申請をシステム上で管理できる労務管理システムがおすすめ

なお、無料の労務管理システムの場合、機能に制限がかけられていることも多いため、目的が「人事労務管理全般を効率化させたい」の場合は、利用できる機能を十分確認してください。

無料の労務管理システムの機能を確認する

無料の労務管理システムでできること、利用できる機能は次のとおりです。上記の導入目的・課題をどのように解決できるか記載しているため、必要な機能を洗い出しましょう。

なお無料版は利用できる機能を制限されていることがほとんどです。気になるツールに必要な機能が揃っているか必ずチェックしてください。

【基本的な機能】

機能	詳細
従業員データベース	常に最新で正確な従業員の情報をひとつに集約して管理ができる
カスタム名簿の作成	目的にあわせてカスタムした従業員名簿を作成できる
人材管理	スキルや経歴情報、評価を可視化できる
人事情報の履歴管理	人事異動、在留資格、過去の手続きなどの履歴の管理ができる
申請・承認	従業員が申請し、管理者が承認したタイミングで自動的に従業員情報が更新される
文書の作成・配布・締結・管理	作成した書類の配布、締結、管理がオンライン上で完結できる
アラート	契約期限の切れや・漏れを防げる
勤怠管理	勤務時間や休暇取得状況を管理し、労働時間の集計や分析ができる
シフト管理	シフトを作成・管理し、適正な人員配置やコストの最適化を図れる
電子申請	社会保険や労働保険などの各種手続きを電子化し、申請漏れや記入ミスを防げる
従業員サーベイ	組織や従業員の状態を可視化できる
お知らせ	従業員に重要なお知らせを案内し、情報の共有ができる
API・CSVとの連携	他社の人事管理システムや給与計算システムなどと連携ができる

【特定の課題・用途・業界に特化した機能】

機能	詳細
マイナンバー管理	厳重なセキュリティでマイナンバー管理ができる
年末調整	従業員に一括メールで知らせてオンライン上で記入・回収ができる
予約管理	異動・昇格・雇用形態変更などの予約登録ができ、適用日当日に自動で反映される
Web給与明細	給与明細の配布ができる

ペーパーレス化を進めたい場合は、オンラインの文書作成機能やWeb給与明細機能、派遣社員やアルバイトが多い場合は、アラート機能やカスタム名簿作成機能のあるサービスがおすすめです。

無料労務管理システムを導入する際の注意点を確認する

無料労務管理システムを導入する際、失敗しないために次の項目も確認しておきましょう。

確認事項	詳細
登録可能な従業員数	無料の労務管理システムでは、登録可能な従業員数を制限している場合がほとんどです。システムを導入する前に、自社の従業員数で利用できるか確認をしましょう。
セキュリティレベル	不正アクセスにより登録しているデータの流出や、データ改ざんを防ぐため、セキュリティ対策が万全なサービスを選ぶ必要があります。IPアドレスの制限や、国際的標準規格「ISO　27001（ISMS）」の認証の取得をしているかどうかなど、信頼性の高いサービスを選びましょう。
サポート体制	無料の労務管理システムはサポートに制限がある場合も多く、無料で受けられるサポート内容について確認する必要があります。データのバックアップや修復などが可能か確認しておきましょう。
多言語化対応	外国人従業員を雇っている場合や、海外拠点をもつ場合は、従業員の母国語や現地の言葉で労務手続きの入力ができるか確認しましょう。日本語のみの対応では、スムーズに手続きができない可能性もあります。
勤務形態	複数の勤務形態で管理している場合や、独自の就業規則がある場合は、これに対応できるソフトを選びましょう。たとえばアルバイトやフレックス、夜勤、テレワークなどを同時に管理している場合、対応していないシステムを利用すると逆に業務効率が下がる可能性もあります。
入力方法・操作性	メールにURLを送付して入力してもらう方法や、免許証の画像読み込み機能などがあると便利です。またどのような方でも操作や入力がしやすいかも考えて検討しましょう。

労務管理システムの料金・価格相場を確認する

無料の労務管理システムを探していたとしても、有料プラン・システムの料金や価格相場はチェックしましょう。当初は労務管理システムの無料プランで対応できていても、事業の拡大や従業員の増加によりプランのグレードアップが必要になる可能性もあるからです。

最低契約期間やプランの変更条件なども含め、事前に確認することが大切です。労務管理システムの料金は、ユーザー1人ごとに課金する月額従量課金タイプか、プランごとに上限のユーザー数が決められている月額固定費用の2つがあります。相場はユーザー1人あたり月300～600円程度で、他にも月額利用料や初期費用がかかる場合もあります。

なお、無料プランはさまざまな制限があるため、ニーズが制限内に収まり切らない可能性もあるでしょう。この場合は、有料システムの無料トライアルを活用し使用感や効果を確認するのがおすすめです。

無料ツールを利用する際のメリットとデメリット

無料の労務管理システムを利用する際には、メリットとデメリットを理解したうえで、ニーズにあったツールを選択することが重要です。次に、無料ツールを利用する際のメリットとデメリットについて詳しく解説します。

無料ツールを利用する際のメリット

無料の労務管理システムを利用することで、次のようなメリットがあります。

コスト削減が可能

無料ツールを利用することで、初期費用や月額費用を抑えられるでしょう。とくに、スタートアップ企業や小規模事業者にとっては、コスト削減が重要な課題であり、無料ツールの活用は大きなメリットといえます。

導入のハードルが低い

無料ツールは、一般的に導入のハードルが低く、簡単に利用を開始できます。システムの設定や従業員へのアカウント発行など、煩雑な作業が不要な場合も多く、スムーズに運用を開始できるでしょう。

基本的な機能は十分

無料ツールでも、労務管理に必要な基本的な機能は十分に備えています。勤怠管理や休暇管理、シフト管理など、中小企業の労務管理に必要な機能を無料で利用できるため、効率的な運用が可能です。

トライアルとして活用できる

無料ツールを利用することで、本格的な導入前にシステムの使い勝手を確認できます。実際に運用してみることで、自社にあったシステムかどうかを判断できるため、導入リスクを軽減できるでしょう。

無料ツールを利用する際のデメリット

一方で、無料ツールを利用する際には、次のようなデメリットがあることも理解する必要があります。

機能に制限がある

無料ツールでは、有料プランと比べて機能を制限している場合が多いです。たとえば、勤怠データの保存期間が短い、シフト作成の自動化ができない、労働時間の分析機能が利用できないなど、運用に必要な機能を制限されている可能性があります。

サポートが限定的

無料ツールでは、有料プランと比べてサポート体制が限定的な場合もあります。問い合わせ対応の時間が短い、電話サポートがない、専任の担当者がいないなど、トラブル発生時の対応に不安を感じるかもしれません。

データ保存に制限がある

無料ツールでは、データの保存期間や容量を制限している場合があります。長期的なデータ保存が必要な場合や、大量のデータを扱う必要がある場合には、無料ツールでは対応が難しいでしょう。

カスタマイズが難しい

無料ツールでは、自社の運用にあわせたカスタマイズが難しい場合もあります。無料の範囲では勤怠ルールや承認フローなど、自社独自の運用にあわせた設定ができない可能性もあります。

無料と有料の違いは？よくある機能制限

無料の労務管理システムでよくある機能の制限をまとめました。

登録人数や機能・サポートの制限

労務管理システムの無料プランでは、登録できる従業員数を制限している場合が多いです。たとえば、SmartHRでは従業員数30名、ジョブカン労務HRでは、無料お試し期間終了後利用可能な従業員数は5名に制限されています。オフィスステーション労務ライトは利用人数の利用制限がないものの、オフィスステーション労務を利用していなければ基本的な労務管理機能は利用できません。

また無料プランの場合に利用可能なサポートは、ヘルプページのみか、チャットサポートの利用は無料お試し期間中のみといった制限があります。

電子申請の利用制限

無料プランでは、電子申請に利用制限がかかっていることも多いです。そのため、労務手続きや給与明細の作成、人事管理までの基本的な機能は無料ですが、残業の承認や申請、ワークフローなどの機能は使えない可能性が高いでしょう。

実際に、SmartHRやジョブカン労務HRの無料プランでは、手続き書類の電子申請の利用が制限されています。

データ保存の利用制限

無料プランでは、データの保存期間や容量に制限がある場合もあるでしょう。たとえばSmartHRやジョブカン労務HRの無料プランでは、データ保存の利用ができない、または日数に制限があります。

出勤記録といったデータは、法律的な面からいえば3年間の保管が義務付けられています。そのため無料プランを利用する場合には、日常的なコピーや印刷などの作業が必要不可欠です。

他にも、大量のデータを扱う必要がある場合は、無料サービスでは対応が難しいでしょう。

セキュリティ対策に差がある

情報セキュリティの重要性が高まる中、無料サービスではセキュリティ機能が十分でない場合もあります。たとえば、二要素認証といった高度な認証機能がない、アクセス制御が詳細に設定できない、暗号化の強度が低いなどの機能制限が考えられるでしょう。

有料サービスなら、高度なセキュリティ機能を利用でき、機密情報の漏えいリスクを軽減できます。また、国際的なセキュリティ基準の認証を取得しているサービスもあり、安心して利用できるでしょう。

無料ツールの利用に適した業種や企業規模の例

無料の労務管理システムは、一部の業種や企業規模に対してとくに適しています。次に、無料ツールの利用に適した業種や企業規模の例を具体的に紹介します。

スタートアップ企業

スタートアップ企業は、限られた資金の中で効率的に事業を運営する必要があるため、無料の労務管理システムの利用に適しているでしょう。初期費用を抑えつつ、労務管理の効率化を図れるため、貴重な資金を他の事業活動に充てられます。

たとえば、ITベンチャー企業やSES企業では、エンジニアの勤怠管理にシステムを活用することで、プロジェクト管理の効率化を図れます。また、人件費の計算や労働時間の把握を自動化することで、バックオフィス業務の負担を軽減できるでしょう。

小規模事業者

従業員数が少ない小規模事業者にとっても、無料の労務管理システムは有用です。少人数での運用では、専任の労務担当者を置くことが難しく、経営者自身が労務管理を行う場合が多いです。しかしシステムを活用することで、業務の効率化と正確性の向上を図れます。

たとえば、飲食店や小売店では、シフト管理と勤怠管理を一元的に行うことで、人件費の最適化と従業員の働き方の改善を実現できます。また、従業員からの休暇申請をシステム上で管理することで、申請漏れや計算ミスを防止できるでしょう。

フリーランスや個人事業主

フリーランスや個人事業主も、無料の労務管理システムの利用に適しています。自身の労働時間や報酬を管理することで、適切な請求書の作成や税務申告が可能になるでしょう。

たとえば、Webデザイナーやライターなどのクリエイターは、プロジェクト単位での作業時間の記録や請求書の作成にシステムを活用することで、業務の効率化と正確性の向上を図れます。また、経費の管理や確定申告の準備にも役立つでしょう。

NPOや社会福祉法人

資金的な制約が大きいNPOや社会福祉法人でも、無料の労務管理システムを活用することで、業務の効率化を図れます。限られた資金の中で、スタッフやボランティアの労務管理を適切に行うことが求められるため、システムの導入は大きなメリットといえるでしょう。

たとえば、高齢者支援施設では、スタッフのシフト管理と勤怠管理にシステムを活用することで、ツールの質の維持と労務コストの最適化を実現できます。また、ボランティアの活動時間の記録や交通費の精算にもシステムを活用することで、運営の透明性を高めることにつながります。

有料ツールを検討するべきケース

企業の状況やツールに求めていることによっては、無料プランやフリーソフトでは叶えられないケースが存在します。有料ツールを検討したほうがよいケースをまとめているため、参考にしてください。

従業員人数が多い

有料プランでは人数が無制限で利用できるのに対し、無料プランでは人数制限をかけられていることがほとんどです。従業員人数が少規模な企業では問題ありませんが、一定以上の人数の場合は、有料ツールをおすすめします。

幅広い業務の効率化を行いたい場合

労務管理の効率化だけでなく、人事評価や給与計算、社会保険手続きなど、幅広い業務の効率化を行いたい場合は、有料ツールの導入が適しています。無料ツールでは、提供される機能が限定的な場合も多いため、総合的な人事労務管理を行うことは難しいでしょう。

データを長期保存したい場合

勤怠データや人事情報を長期的に保存し、分析に活用したい場合も、有料ツールの導入が適しています。無料ツールでは、データの保存期間や容量を制限している場合が多く、長期的なデータ活用が難しいです。

一方で出勤記録といったデータは、法律上3年間の保管が義務付けられているため、日常的にコピーや印刷などを行わなければなりません。このような作業をこまめにやることが難しい場合は、有料ツールをおすすめします。

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無料ツールから有料ツールへの移行方法と注意点

事業の成長に伴い、無料の労務管理システムから有料ツールへ移行する際には、適切な方法と注意点を理解しておきましょう。次に、無料ツールから有料ツールへの移行方法と注意点について詳しく説明します。

移行の必要性を見極める

まず、無料ツールから有料ツールへの移行の必要性を見極めることが重要です。従業員数の増加や業務の複雑化に伴い、無料ツールでは対応が難しくなった場合は、移行を検討する必要があります。

たとえば、勤怠管理や休暇管理に加えて、人事評価や給与計算など、より高度な機能が必要になった場合は、有料ツールへの移行が適しているでしょう。また、長期的なデータ保存や詳細なアクセス権限の設定など、セキュリティ面での要件が高くなった場合も、移行を検討すべきです。

移行先のツールを選定する

移行の必要性が確認できたら、次は移行先のツールを選定しましょう。無料ツールと同じベンダーの有料プランに移行する場合は、データの移行がスムーズに行えるメリットがあります。一方、他のベンダーのツールに移行する場合は、機能や料金体系を詳細に比較検討する必要があります。

移行先のツールを選定する際は、業務内容や規模にあった機能が提供されているか、料金体系が予算にあっているか、サポート体制が充実しているかなどを確認しましょう。また、データ移行の方法や費用についても、事前に確認することが重要です。

移行スケジュールを立てる

移行先のツールが決まったら、移行スケジュールを立てます。データ移行やシステムの切り替え、従業員へのトレーニングなど、移行に必要な作業を洗い出し、適切な時期に実施できるよう計画を立てましょう。

とくに、データ移行は移行プロジェクトの中で最も重要な作業です。移行元と移行先のシステム間でデータ形式が異なる場合は、データ変換作業が必要になります。また、移行後のデータの整合性チェックも欠かせません。十分な時間を確保し、慎重に作業を進めることが大切です。

従業員への周知と教育を行う

無料ツールから有料ツールへの移行では、従業員への周知と教育が欠かせません。新しいシステムの導入目的や利用方法について、丁寧に説明することが重要です。

たとえば、勤怠管理の方法が変更になる場合は、打刻方法や申請方法など、具体的な操作手順を示す必要があります。また、新しい機能の活用方法についても、具体例を交えて説明することで、従業員の理解を深められるでしょう。

移行後のフォローアップを行う

無料ツールから有料ツールへの移行が完了しても、移行後のフォローアップは必要です。新しいシステムの利用状況を確認し、従業員からの質問や要望に迅速に対応することが求められます。

定期的に利用状況をモニタリングし、システムの運用改善や追加のトレーニングが必要な場合は、速やかに対応しましょう。また、有料ツールの機能アップデートや新機能の追加にも注目し、積極的に活用することで、さらなる業務効率化を図れます。

無料労務管理システムでコストを抑えて効率化

無料労務管理システムは、一部制限はあるもののコストを抑えて労務管理ができるため、従業員数が少ない企業や、電子申請業務を効率化させたい方はぜひ検討してください。選定の際は次のポイントに注意して選ぶのをおすすめします。

• 無料労務管理システムの導入目的を確認する
• 無料労務管理システムの機能を確認する
• 無料労務管理システムを導入する際の注意点を確認する
• 無料労務管理システムの料金・価格相場を確認する

労務管理ツールのサービスをより深く検討したい方は、サービス資料を請求し比較するとよいでしょう。

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