受発注管理システムとは?メリットや機能・選び方ポイント
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目次を閉じる
- 受発注管理システムとは
- 受発注管理システムが求められるようになった背景
- 受発注管理システムの機能
- 受注者側の機能
- 発注者側の機能
- 受発注管理システムのメリット
- 受注者・発注者の負担軽減につながる
- 複数人でリアルタイム管理できる
- ヒューマンエラーが削減される
- ペーパーレス化によって管理負担が減る
- 利益を最大化できる
- 受発注管理システムのデメリット
- 初期費用や月額費用などコストがかかる
- 取引先に通知し、同意を得る必要がある
- システムの使い方に関する社内教育が必要
- クラウド型の受発注管理システムのおすすめ10選
- urutto(うるっと)
- トラミル
- fun order
- LOGILESS
- freee販売
- スマートマットクラウド
- TS-BASE 受発注
- SpreadOffice
- 楽楽B2B
- BtoB Web受発注システムMOS
- 受発注管理システムの失敗しない選び方
- 取引先にとって導入しやすいか
- モバイル端末に最適化されているか
- データ分析がしやすいか
- 本当に費用対効果があるか
- 同業の導入実績が豊富か
- セキュリティ対策は充実しているか
- サポート体制が整っているか
- 受発注管理システムの導入で業務効率化・利益向上を図ろう
受発注管理システムとは
受発注管理システムとは、製造業における「部品」や、飲食業における「食材」などの受注・発注を効率化できるシステムのことです。ECサイトでも広く利用されています。受発注管理システムでは、何の材料を、いつ、どのくらい受注または発注するのかを管理できます。
受発注管理システムが求められるようになった背景
従来では、電話やFAX、郵送などで受発注管理を行っていました。手作業で書類を作成して相手に送付したり、目視で在庫管理を行ったりと、大きな労力が必要でした。
インターネットが普及してからも、手作業での受発注管理を行っている企業が多くありました。しかし、手作業での受発注管理では、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーが起こりやすく、書類を「紙」で管理している場合、印刷の手間やコストもかかります。
現代では、インターネットやスマートフォン、ECサイト、クラウドサービスが当たり前に利用されています。それに伴い、「受発注管理システム」が次々と登場し、導入する企業も増えています。
受発注管理システムの機能
続いて、受発注管理システムの機能を紹介します。「受注者側」と「発注者側」それぞれの機能について解説します。
受注者側の機能
受発注管理システムにおける「受注者側」の機能は次のとおりです。
機能 | 内容 |
---|---|
受注管理 | 受注データを一元管理できる機能。企業ごとの受注方法に対応したシステムもある。 |
受注アラート | 受注をアラートで通知してくれる機能。システムの管理画面への表示やメール通知などが可能。 |
在庫管理 | 在庫の数や状態を整理できる機能。発注者にも在庫状況を知らせられる。 |
出荷管理 | 出荷状況を把握できる機能。発注者も出荷状況をチェックできる。 |
顧客管理 | 注文を受けた顧客の情報を管理できる機能。BtoBの場合は商談記録も残せる。 |
書類発行 | 納品書や請求書といった受注に必要な書類を発行できる機能。自動発行に対応しているためミスを軽減できる。 |
データ出力 | 受注データをCSVやPDFで出力できる機能。データの共有や分析がスムーズになる。 |
マルチチャネル対応 | 電話やメール、FAX、インターネットなど複数の受注チャネルを管理できる機能。 |
発注者側の機能
受発注管理システムにおける「発注者側」の機能は次のとおりです。
機能 | 内容 |
---|---|
発注内容のコピー | 発注内容をコピーすることで発注書の作成を簡略化できる機能。リピートや類似した発注をコピーできる。 |
発注状況の確認 | 発注状況をチェックできる機能。発注内容が受け付けられたか、出荷状況はどうか、到着予測はどのくらいになりそうかを把握可能。 |
リマインド設定 | 定期購入している材料の発注を忘れないように通知(リマインド)できる機能。発注漏れの防止に役立つ。 |
発注先管理 | 発注先の企業や店舗、Webサイトなどを管理できる機能。適切に管理することで、トラブル時の連絡がスムーズになる。 |
書類発行 | 発注書や伝票など発注に関する書類を発行できる機能。自動発行に対応しているケースが多い。 |
データ出力 | 受注管理と同じように、発注データをCSVやPDFで出力できる機能。共有や分析に役立つ。 |
発注レポート | 発注の個数や金額をレポートにまとめる機能。発注にムダがないかチェックできる。 |
受発注管理システムのメリット
受発注管理システムを導入するメリットとして、次のものがあげられます。
- 発注者・受注者の負担軽減につながる
- 複数人でリアルタイム管理できる
- ヒューマンエラーが削減される
- ペーパーレス化によって管理負担が減る
- 利益を最大化できる
受注者・発注者の負担軽減につながる
従来の方法では、在庫や納品に関する取引先とのやり取りや確認作業など、1回の受発注で多くのタスクが発生していました。受発注管理システムを導入すれば、書類を自動で作成できたり、リピート発注の業務を簡略化できたりと、受注者・発注者双方の負担が大幅に軽減されます。
複数人でリアルタイム管理できる
システムでは、受発注履歴や顧客情報など、あらゆるデータをリアルタイム管理できます。クラウド型のシステムであれば、複数人での同時操作が可能です。誰かが受発注内容を入力すれば、内容がシステムに自動反映されます。常に最新の情報を見られるうえ、互いに受発注内容を把握し合うことで、ミスの防止にもつながります。
ヒューマンエラーが削減される
電話やFAX、メールなど従来の受発注管理では、入力や計算のミス、確認漏れなどヒューマンエラーが起こりやすいです。その点、受発注管理システムでは、在庫数の計算や書類の作成を自動で行ってくれます。さまざまなプロセを自動化・効率化できるため、ヒューマンエラーのリスクを最小限に抑えられます。
ペーパーレス化によって管理負担が減る
電話やFAX、メールによる受発注管理では、大量の「紙」を必要とします。納品書や請求書、発注書、伝票など受発注管理にはさまざまな書類が必要です。書類の作成に時間がかかるうえ、書類が膨大にあれば管理の負担も大きくなります。
受発注管理システムを導入すれば、書類をデジタル化し、システム上に書類データを集約可能です。ペーパーレス化によって書類の管理負担が軽減されるうえ、保管スペースや印刷コストの問題も解消できます。
利益を最大化できる
受発注管理システムを導入することで、在庫数や顧客の注文履歴など、あらゆる情報を「リアルタイム」で把握できます。数値や傾向が正確に掴めるため、「どのくらいの発注や受注がされるか」を予測可能です。正確な受発注予測によって廃棄率を下げられれば、原価率も抑えられます。結果、利益の最大化につながります。
受発注管理システムのデメリット
受発注管理システムには多くのメリットがある一方で、デメリットも存在します。とくに次の点には注意しましょう。
- 初期費用や月額費用などコストがかかる
- 取引先に通知し、同意を得る必要がある
- システムの使い方に関する社内教育が必要
初期費用や月額費用などコストがかかる
受発注管理システムには、初期費用や月額費用などのコストがかかります。初期費用は、無料〜数十万円とシステムによって幅が広いです。月額費用は50,000円前後が相場といえます。利用規模や必要機能によって料金は大きく異なるため、公式ページや直接の問い合わせで確認しましょう。
取引先に通知し、同意を得る必要がある
受発注管理システムを導入する場合、従来の方法からシステム管理に移行しなければなりません。そのため、取引先からの同意も必要です。もし同意なしでシステムを導入し、取引先がシステム非対応だった場合、そもそも取引ができないといった事態につながりかねません。
そのため、先方への「通知」と「同意の獲得」が必要です。取引先がシステムに対応している場合でも、互いに良好な関係を保つために、システム利用の同意を得ておきましょう。
システムの使い方に関する社内教育が必要
ただ単に受発注管理システムを導入するだけでは、社内に浸透しません。システムを定着させるためには、社内教育が必要不可欠です。たとえば、システムの使い方の研修を実施する、システムを利用した業務フローのマニュアルを作成するといった対応があげられます。
従業員からの理解を得るためにも、受発注管理システムを導入することになった背景や、導入の目的についても周知しましょう。
クラウド型の受発注管理システムのおすすめ10選
続いて、クラウド型の受発注管理システムを紹介します。
urutto(うるっと) - 株式会社カンナート
- BtoBとBtoCの両方に対応したクラウド受発注管理システム
- 業務フローに合わせて柔軟にカスタマイズが可能
- 「法人向け」と「一般向け」の2つの販路を棲み分けて管理できる
urutto(うるっと)は、BtoBとBtoCの両方に対応したクラウド型の受発注管理システムです。シンプルにまとまった画面で簡単に受発注管理ができるうえ、利用企業の業務フローに合わせて柔軟にカスタマイズが可能です。送料やカテゴリー、配送先、インボイス対応、消費税計算など細部まで設定できます。
あらゆる注文情報がシステムに集約されるほか、倉庫システムとの自動連携も可能です。オンライン上で受注から請求までをワンストップで完結できます。また、「法人向け」と「一般向け」の2つ販路がある場合も、それぞれを棲み分けて受発注管理が可能です。
トラミル - 株式会社クレオ
- 企業における「購買プロセス」を統制管理できるシステム
- 購買のタイミングやコストの最適化によってキャッシュフローを改善できる
- 電子帳簿保存法やインボイス制度にもデフォルトで対応
トラミルは、購入承認から発注処理、検収、支払依頼まで、企業における「購買プロセス」をワンストップで管理できるシステムです。取引の進捗を見える化することで、購入の頻度や金額などをコントロールできます。集中購買と分散購買のタイミングを見極めたり、不必要な購買を避けてコスト調整をしたりといった使い方が可能です。
同システムでは、企業が現在利用している「基幹システム」と連携できます。予算や在庫、債権、支払などの管理システムと連携でき、データの一元管理が可能です。電子帳簿保存法やインボイス制度にもデフォルトで対応しています。
fun order - 株式会社バージョン・ラボ
- 自社ECサイトから大手ECモール、電話からの受注を一元管理
- 複数ネットショップからの受注も1つのシステムに集約できる
- サンクスメールの自動送信やギフト注文対応などの機能も搭載
fun order(ファンオーダー)は、ECに特化したクラウド型の受注管理システムです。自社ECサイトをはじめ、楽天市場やAmazon、Yahoo!ショッピングといったECモール、電話からの受注を一元管理できます。受注管理の基本業務に加えて、定期購入や販売促進の管理、出荷の自動振り分けなどが可能です。
複数のネットショップから同時に注文を受けても、1つのシステムから受注管理ができます。受注の内容やステータスもすぐに検索可能です。ほかにも、注文確定時のサンクスメールの自動送信、ギフト注文への対応など、EC運営に役立つ機能が揃っています。
- 「受注管理」と「倉庫管理」を一体化させた管理システム
- スムーズな倉庫連携によって90%以上※の自動出荷率を実現
- 大手ECモールやカートなど多種多様なECサービスと連携
LOGILESS(ロジレス)は、ECサイトにおける「受注管理」と「倉庫管理」を一体化させた管理システムです。1,300社以上※が導入しており、ECサイトにおける受注から出荷までのプロセスを自動化できます。
倉庫とのスムーズな連携によって90%以上※の自動出荷率を実現しています。10分に1回※の間隔で注文データが倉庫事業者に共有され、システム上から自動出荷指示が可能です。複数倉庫がある場合、よりユーザーの居住地域に近い倉庫から出荷できます。
同システムでは、楽天市場やAmazonといった大手ECモール、ShopifyやBASEなど ECカートと連携可能です。ヤマト運輸や日本郵便などの「送り状発行システム」とも連携できます。
※出典:ロジレス「EC自動出荷システム LOGILESS (ロジレス) | 自動出荷率90%以上」(2025年1月27日閲覧)
- クラウドサービス「freee(フリー)」によるBtoB向け販売管理システム
- 取引の引き合いから、請求書、支払いまでの情報をシステムに集約できる
- 帳票発行や入出金の状況もステータスとして表示される
freee販売は、会計や人事労務など企業のバックオフィス業務を支援するクラウドサービス「freee(フリー)」の販売管理版です。BtoB向けのシステムで、在庫確認や注文といった取引の引き合いから、請求書、支払いまでの情報を1つのプラットフォームで管理できます。売上や原価、粗利率などの自動計算にも対応しており、横断的なレポート作成・分析が可能です。
帳票発行や入出金の状況もステータスとして表示されるため、引き合いの取りこぼしを防げます。また、会計システムや電子契約、経費精算など、さまざまな外部システムと連携可能です。
スマートマットクラウド - 株式会社スマートショッピング
- 化学や製薬、インフラ、自動車業界などで導入される在庫管理システム
- 特殊技術が組み込まれた「スマートマット」の設置で在庫管理を最適化
- A6〜A3サイズ、500kg耐荷マット、マルチマットなどマットの形態はさまざま
スマートマットクラウドは、化学や製薬、インフラ、自動車など多種多様な業界で導入されている、クラウド型の在庫管理システムです。倉庫に、特殊技術が組み込まれた「スマートマット」を設置し、その上に在庫を置くことで、在庫管理を自動化します。ネジ類の小物や端子、医薬品、液体の原材料などの管理資材に対応可能です。
在庫状況はオンラインで把握でき、在庫の増減による通知・自動発注に対応しています。在庫量を最適化できるため、不足や過剰を防止可能です。経営におけるキャッシュフロー改善にも役立ちます。スマートマットは、A6〜A3、500kgに耐えられるマット、複数の資材に対応したマルチマットなどから選択可能です。
TS-BASE 受発注 - 竹田印刷株式会社
- 受注から発注、物流、配送までに対応したBtoB向け受発注管理システム
- 50種類以上※の機能を自由にカスタマイズできる
- ヤマト運輸や佐川急便などの「送り状発行システム」とも連携可能
TS-BASE 受発注は、受注から発注、物流、配送までをワンストップで行える、BtoBに特化した受発注管理システムです。受発注データの管理から注文サイトの管理、マスタ管理、データ分析、倉庫業務の自動化など機能は多岐にわたります。50種類以上※の機能を自由にカスタマイズでき、必要に応じて追加機能の開発も可能です。
注文者向けのWebサイトデザインも柔軟に変更でき、スマートフォンにも最適化されています。ヤマト運輸や佐川急便、日本郵便などの「送り状発行システム」とも連携可能です。
※出典:竹田印刷「TS-BASE受発注 - 受発注管理・在庫管理システム」(2025年1月27日閲覧)
SpreadOffice - 株式会社スプレッドオフィス
- 帳票の作成・発行を軸にペーパーレス化を促進するクラウドサービス
- 帳票作成だけでなく、業務フローに合わせた受発注管理にも対応
- 使い方の電話相談や印影の編集代行サービスも提供
SpreadOffice(スプレッドオフィス)は、「帳票の作成・発行」を軸に、企業のペーパーレス化を促進するクラウドサービスです。自社情報や取引先、帳票内容を入力するだけで、Excelや PDF形式で簡単に帳票を出力できます。帳票作成だけでなく、受発注管理も可能です。見積もりからの受注処理、請求処理など、フローに合わせて受発注業務を管理できます。
システムの使い方に関する電話相談や、帳票で利用する印影の編集代行サービスも提供しています。「受発注業務の中でも帳票作成に困っている」といった方におすすめのサービスです。
- 電話やFAXを「Web」に置き換えることで受発注管理を効率化
- 発注側のフロントページのデザインも柔軟に変えられる
- メール配信や営業支援など販売促進につながる機能も搭載
楽楽B2Bは、電話やFAXといった従来の受発注業務を「Web」に置き換えることで効率化を図るシステムです。BtoBの受発注管理に特化しており、受注側の管理画面はもちろん、発注側のフロントページのデザインも柔軟にカスタマイズできます。受注者・発注者双方にとって使いやすいシステムの運用が可能です。
受発注管理の基本機能に加えて、メール配信や営業支援などの機能も搭載されています。「受発注を切り口に販売促進、自社の利益向上につなげたい」といった企業におすすめのサービスです。
BtoB Web受発注システムMOS - 株式会社アクロスソリューションズ
- 「圧倒的な発注者視点」がコンセプトのBtoB受発注管理システム
- PCAクラウドやSMILEなど基幹システムとのデータ連携
- スマートフォンやタブレットに最適化されている
MOS(モス)は、「圧倒的な発注者視点」をコンセプトとする、BtoB向けのクラウド受発注管理システムです。あらゆる受注情報をシステムで一元管理できるうえ、自社のフローに合わせて柔軟にカスタマイズが可能です。PCAクラウドやSMILEなど基幹システムとのデータ連携によって、受発注データ管理の効率化を図れます。
発注側はインストールや難しい設定なしで始められ、スマートフォンやタブレットから簡単に発注ができます。手軽で簡単に利用できることから、システム切り替えの同意も得やすいでしょう。営業とシステムエンジニアによる電話・訪問サポートも付帯しているため、初めてシステムを導入する企業にもおすすめです。
受発注管理システムをさらに詳しく比較したい方は、次の記事をご覧ください。口コミ評判で人気の受発注管理システムを多く紹介しています。
受発注管理システムの失敗しない選び方
最後に、受発注管理システムの失敗しない選び方を紹介します。システムを選ぶ際は、次の7つを意識しましょう。
- 取引先にとって導入しやすいか
- モバイル端末に最適化されているか
- データ分析がしやすいか
- 本当に費用対効果があるか
- 同業の導入実績が豊富か
- セキュリティ対策は充実しているか
- サポート体制が整っているか
取引先にとって導入しやすいか
自社はもちろん、取引先にとって導入しやすいシステムかどうかが重要です。たとえば、自社が受注する側、取引先が発注する側で、システムで受注を効率化できるとします。その際、受注管理画面の使いやすさだけでなく、発注者側の操作性も意識しましょう。
具体的には、発注側のフロントページのデザインを自由に変更できる、スマートフォンに最適化されている、などがあげられます。取引先がストレスなく快適に利用できるシステムかどうか、入念にチェックしましょう。
モバイル端末に最適化されているか
「導入しやすいか」に関連して、スマートフォンやタブレットなどモバイル端末に最適化されているか(=レスポンシブ対応)も重要なポイントです。モバイル端末に最適化されていれば、発注や在庫確認、書類発行などの業務をスマートフォンで行えます。
業務効率化が図れるほか、毎回パソコンを開いて受発注の状況を確認しなければならないといった、担当者の負担を減らせます。また、スマートフォンで手軽に利用できれば、取引先の負担も少なく済むため、同意も得やすくなるでしょう。
データ分析がしやすいか
受発注業務を効率化するためには、「データ分析のしやすさ」も重要なポイントです。受発注管理システムには、多くの場合、データ分析機能が備わっています。売上の推移や仕入金額、よく売れている商品、曜日ごとの受発注件数など、分析できる項目はさまざまです。項目が多くても分析結果が見づらいとストレスになります。
そのため、ワンクリックでレポートを出力できたり、在庫の不足や過剰を一目で把握できたりと、分析のしやすさを確認しましょう。
本当に費用対効果があるか
受発注管理システムは、導入するだけで数十万円かかるケースも珍しくありません。導入後も、月額費用として50,000円前後かかるケースが多いです。
システム導入で業務効率化は期待できるものの、コストに対して本当に売上が伸びるのか考える必要があります。単純に考えると、1か月50,000円のコストがかかる場合、50,000円以上の売上アップが必要です。
50,000円を下回る場合、費用対効果があるとはいえません。本当に費用対効果があるのか、あらためて確認してみてください。
同業の導入実績が豊富か
受発注管理システムは、「ECサイト特化型」や「メーカー特化型」など、さまざまな種類に分けられます。システムを選ぶ際は、自社と同業の導入実績があるか確認しましょう。同業の実績がある、つまりノウハウも豊富といえます。
知見が豊富な担当者も多く在籍しているため、システムの活用方法や、受発注を軸とした経営改善のアドバイスなど、より具体的に教えてくれるでしょう。
セキュリティ対策は充実しているか
受発注管理では、顧客データを管理したり、書類発行時に住所や振込先を入力したりと、個人情報を多く扱います。そのため、システムのセキュリティ対策も確認しましょう。対策の例は次のとおりです。
- データや通信の暗号化
- 多要素認証
- セキュリティに関する認証の取得
- ぜい弱性診断
- データのバックアップ
情報漏えいを防ぐための対策はもちろん、データが消失してしまった際のバックアップ体制があると安心です。公式ページや直接の問い合わせで確認しましょう。
サポート体制が整っているか
受発注管理システムを導入した後、システムに不具合が起きたり、活用に困ったりすることも多いです。そのため、ベンダーによるサポート体制も確認しましょう。具体的な内容として、次のものがあげられます。
- 電話やメール、チャットによる相談窓口
- 訪問による使い方、トラブルなどのサポート
- 専任担当者による導入〜定着までの伴走支援
初めてシステムを導入する場合は、専任担当者による伴走サポートがあると安心といえます。契約内容にサポートが含まれているのか、あるいはオプションなのかも確認しましょう。
受発注管理システムの導入で業務効率化・利益向上を図ろう
受発注管理システムには、受発注状況をリアルタイムで把握できる、在庫管理や書類作成が自動化されるといったメリットがあります。受注者と発注者の双方の負担が軽減されるうえ、数値や傾向を正確に把握できるため、最終的には自社の利益向上につながります。
受発注管理システムを選ぶ際は、次のポイントを意識しましょう。
- 取引先にとって導入しやすいか
- モバイル端末に最適化されているか
- データ分析がしやすいか
- 本当に費用対効果があるか
- 同業の導入実績が豊富か
- セキュリティ対策は充実しているか
- サポート体制が整っているか
上記を踏まえたうえで、複数社を比較検討することが大切です。機能や料金を比較したうえで、自社に合った受発注管理システムを選びましょう。