マニュアル作成を効率化する方法│テンプレート・効率化ツール6選

マニュアル作成を効率化する方法

マニュアル作成を効率化する方法は、次のとおりです。

• 対象業務・読者対象・スケジュールを定める
• 構成を決めてから作成する
• 5W1Hを意識する
• 写真や図表を活用する
• 完璧を目指さない
• 社内で共通フォーマットを用意・作成しておく

それぞれ詳しく解説します。

対象業務・読者対象・スケジュールを定める

マニュアル作成を効率化する方法の1つが、対象業務や読者対象、スケジュールを明確に定めることです。

対象業務を特定することで、マニュアルに含めるべき内容を絞り込めます。たとえば、新入社員向けの基本的な業務手順を示すマニュアルか、もしくはベテラン社員向けの高度な技術マニュアルかによって、記載すべき内容や詳細さは大きく異なります。

読者対象を明確にすれば、適切な言葉遣いや説明の深さを調整できます。新入社員に向けたマニュアルならば基本的な用語の解説から始めたり、経験者向けならば専門的な内容に焦点を当てたりするなど、読者のレベルに合わせた記述が必要です。

さらに、スケジュールの設定によって、作成プロセスを効率的に管理できます。締め切りを設ければ不必要な情報収集や余計な推敲を避けられるため、必要十分な内容で、マニュアルを作成できるでしょう。

構成を決めてから作成する

マニュアル作成を効率化する方法として、構成を決めてから作成することが挙げられます。構成を事前に決めておけば、マニュアルの全体像を把握しやすくなるためです。

決定した構成に沿って本文を作成すれば、必要な項目がわかりやすくなり、記載漏れや内容の重複も避けられるでしょう。

なお、構成を決める際は、業務の流れに沿った論理的な順序を意識することが大切です。たとえば、準備・実行・確認・報告といった業務の流れに沿って見出しを構成すれば、読者が業務の全体像を理解しやすくなるでしょう。

構成作成の際に各章や節の内容を簡単に箇条書きにしておけば、執筆時の指針となり内容の脱線を防げます。また、この段階で必要な図表や参考資料のリストを作成しておくと、後の作業がスムーズになります。

5W1Hを意識する

マニュアルを効率的に作成するには、5W1Hを意識することが大切です。

5W1Hとは、Who・What・When・Where・Why・Howの頭文字を取った略称のことで、それぞれ次のように考慮します。

• Who：誰が行うのか、対象者や責任者を明確にする
• What：何を行うのか、具体的な作業内容や目的を明示する
• When：いつ行うのか、タイミングや頻度を指定する
• Where：どこで行うのか、作業場所や使用するシステムを特定する
• Why：なぜ行うのか、作業の意義や重要性を説明する
• How：どのように行うのか、具体的な手順や方法を詳述する

上記を意識して記載されたマニュアルは、読み手が必要な情報を素早く把握できるほか、マニュアルを読んだ後の追加質問や確認を減らす効果も期待できます。

写真や図表を活用する

写真や図表を活用するのも、マニュアルを効率的に作成するポイントです。複雑な手順や概念を説明するときに、文章だけでは伝わりにくい場合でも、写真や図表を用いることで読み手にとってわかりやすくなります。

また、文字だけのマニュアルと比べて、図表を入れることでマニュアルの理解度や記憶の定着を向上させられます。

たとえば、機器の操作手順を説明する際は、実際の操作画面のスクリーンショットを使用すれば、読者は具体的なイメージを掴みやすくなります。業務フローの説明では、フローチャートを使えば全体の流れを一目で把握できるでしょう。

ただし、画像やイラストを多く取り入れすぎると、マニュアルのデータが重くなる場合があります。保存場所に制約がある場合や、マニュアルの閲覧環境が整っていない場合は、画像やイラストデータを入れ過ぎないようにしましょう。

完璧を目指さない

マニュアル作成を効率化する場合は、完璧を目指さないようにしましょう。マニュアルは一度作成すれば終わりではなく、更新し続けていくものだからです。

初めからすべての情報を盛り込んで完璧なマニュアルを作成しようとすると、膨大な時間がかかってしまいます。まずは、最低限の必要情報を盛り込んだ内容で作成し、実際に使用しながらフィードバックをして更新するのが効率的です。

また、完璧を目指さないことで、マニュアル作成の心理的負担も軽減されるでしょう。

社内で共通フォーマットを用意・作成しておく

マニュアル作成を継続的に効率化するには、社内で共通のフォーマットを用意するのが大切です。

フォーマットがあることで、次のようなメリットがあります。

• 作業時間を短縮できる
• 一貫性を確保できる
• マニュアルの品質を標準化できる
• 簡単に更新できる

基本的なレイアウトや構成が決まっていれば、作成者は作業時間を短縮でき、読み手側はマニュアルに慣れやすくなります。

また、情報の記載漏れを防ぎやすくなるほか、更新がしやすくなるのもメリットです。フォーマットを準備する場合、自作するのもいいですが、マニュアル作成ツールを利用すれば、さらに効率的なマニュアル作成が可能になるでしょう。

マニュアル作成の標準化に役立つテンプレートサイト3選

マニュアル作成の標準化に活用できるテンプレートサイトを紹介します。おすすめのサイトは次の3つです。

• bizocean
• bizroute
• Microsoft 365

それぞれ詳しく解説します。

bizocean

bizoceanは、企画書やビジネステンプレートが約32,000点公開されている書式テンプレートサイトです。操作マニュアルや労務・庶務業務マニュアル、共通業務マニュアルなど、さまざまなテンプレートを無料でダウンロードして使用できます。ファイル形式もPDFやWord、Excel、PowerPointなど、幅広い種類に対応しています。

bizroute

bizrouteは、ビジネスに役立つノウハウやツールを紹介するオンラインメディアです。総務や営業、人事といった企業の部門別のテンプレートが無料提供されており、WordやExcelのマニュアルテンプレートも用意されています。

Wordの業務マニュアルテンプレートも公開されています。テンプレートを活用した作成手順も記載されているため、効率的にマニュアルを作成できるでしょう。

Microsoft 365

Microsoft 365の公式サイトでは、さまざまなデザインのテンプレートが提供されています。マニュアルに関するテンプレートも豊富に用意されているほか、すべてのテンプレートをカスタマイズできるため、作成したいマニュアルに応じてデザインを応用できるのが魅力です。

マニュアル作成をより効率化するならツールの導入がおすすめ

マニュアル作成をより効率的に行うのであれば、マニュアル作成ツールの導入がおすすめです。

マニュアル作成ツールを用いることで、テンプレートでのフォーマットの統一や記載内容の自動入力機能など、マニュアル作成を効率化できます。

また、記載内容に変更があった場合でもすぐに更新して共有できるほか、画像や動画の挿入が容易な点も魅力です。

マニュアル作成ツールを利用する主なメリットは次のとおりです。

• マニュアル作成の標準化が容易になる
• 豊富なテンプレートを利用できる
• 動画や画像など多彩なデータを手軽に挿入できる

それぞれ詳しく解説します。

マニュアル作成の標準化が容易になる

マニュアル作成ツールを利用することで、マニュアル作成を簡単に標準化できます。従来の方法では、作成者ごとに異なるフォーマットやスタイルが用いられることで、マニュアルの品質や一貫性にばらつきが生じることがありました。

マニュアル作成ツールを導入すれば、統一されたテンプレートやフォーマットを使用でき、マニュアルの品質を保つことに役立ちます。

ツールによっては、操作手順の自動入力や動画字幕の自動生成機能が搭載されており、作成者のスキルに依存せずに質の高いマニュアルを作成可能です。

豊富なテンプレートを利用できる

マニュアル作成ツールを導入するメリットの1つが、豊富なテンプレートを利用できることです。白紙の状態からマニュアルを作成する手間が省けるため、効率的なマニュアル作成作業を進められます。

サービスによって業務内容に応じたさまざまな形式が用意されており、操作手順書、業務フロー図、チェックリストなど、用途に応じたテンプレートを選択できます。

テンプレートの利用によって、マニュアルの構成やデザインに悩むことなく、必要な情報を埋めていくだけで完成度の高いマニュアルを作成可能です。

動画や画像など多彩なデータを手軽に挿入できる

マニュアル作成ツールを利用すれば、動画や画像などの多彩なデータを手軽にマニュアルに挿入できます。これにより、視覚的にわかりやすいマニュアルを作成でき、読者の理解が深まりやすくなるでしょう。

とくに、操作手順や作業手順を説明する際には、文章だけでは伝わりにくい部分があります。そこで、動画や画像で補足することで、直感的に理解しやすいマニュアルにアップデート可能です。

たとえば、機器の操作方法を説明する際には、操作画面のスクリーンショットや操作動画を挿入することで、読者は具体的なイメージを掴みやすくなります。業務フローを説明する際には、フローチャートや図表を用いることで、全体の流れを一目で把握できます。

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おすすめマニュアル作成ツール6選

Teachme Bizは、誰でも簡単にマニュアルを作成・共有・運用できるツールです。動画のトリミングや字幕の追加、図形やテキストを用いた要点の強調が可能で、他の編集アプリを使用することなく、システム内で質の高いマニュアル作成を完結できます。20言語に対応した自動翻訳機能もあり、グローバルな企業でも活用しやすいでしょう。

Video BRAINは、誰でも簡単に動画編集ができるマニュアル作成ツールです。動画の撮影から編集、共有までを一貫して行えるため、操作手順や業務フローをわかりやすいビジュアルで伝えられます。字幕の追加やトリミング、エフェクトの挿入などが簡単に行えるため、よりわかりやすい動画マニュアルを作成できます。

ココミテは、シンプルで使いやすいマニュアル作成ツールです。初心者でも直感的に操作できるレイアウトが特徴で、画像や動画の挿入も簡単です。マニュアルの閲覧履歴やフィードバック機能の活用によって、利用状況の把握や、マニュアルの継続的な改善や更新に役立ちます。

ManualForceは、最新AIが搭載されたマニュアル自動作成ツールです。ブラウザ上やデスクトップ上の操作手順を自動的に記録し、AIと連携してマニュアルが自動作成できます。視認性と品質の高いマニュアルを作成できるほか、一度の操作でマニュアルを自動で生成できるため、マニュアル作成にかかる時間を大幅に削減できます。

NotePMは、ドキュメント管理とマニュアル作成を一体化したツールです。Markdown形式での記述が可能で、画像や動画の挿入も簡単です。タグ付けや検索機能が充実しているため、利用者が必要な情報にスムーズにアクセスできます。マニュアルの活用状況がレポートでわかるため、よく見られているマニュアルや社員の活用状況などを可視化します。

Dojoは、マニュアル作成を大幅に効率化する自動作成機能が搭載されたツールです。対象のアプリケーションやシステムを操作するだけで、画面を自動的にキャプチャし、操作内容をテキストとして保存可能。豊富なテンプレートや、スマートフォンでのマニュアル作成ができることによって、クオリティの高いマニュアルを誰でも作成できるでしょう。

マニュアル作成の方法を整備して効率化しよう

マニュアル作成を効率化するためには、いくつかのコツがあります。社内で共通のフォーマットを準備しておけば、質の高いマニュアルを誰でも作成できるようになるでしょう。

さらなる効率化を目指したい場合は、マニュアル作成ツールの導入をおすすめします。作成業務の効率化に加えて、写真や動画を用いたわかりやすいマニュアルを作成できます。

マニュアル作成ツールは次の記事でも詳しく紹介しています。