マニュアル作成を効率化する方法│テンプレート・効率化ツール6選

見やすいマニュアルを作るうえで大切な5大要素

見やすいマニュアルを作るうえで意識したい5つの要素を紹介します。マニュアル作成を効率化するためにも次のポイントを意識しましょう。

• 誰でも理解できる内容か
• 構成が整理されているか
• 統一性や一貫性があるか
• 定期的にアップデートされているか
• 社内リソースに余裕があるか

誰でも理解できる内容か

マニュアルは多くの従業員が読むため、誰でも理解しやすい内容かチェックしましょう。具体的に意識したいポイントは次のとおりです。

• 専門用語を多用していないか
• 図表やグラフなどが使われているか
• マニュアル自体が冗長でないか

業界によっては専門用語を使わざるを得ない場面もあるかと思いますが、できるだけ言葉を噛み砕いて、誰でも理解できる表現を心がけましょう。用語解説や注釈を付け加えたり、テキストだけでなく図表やグラフを用いたり、不必要な情報を省いて簡潔にまとめたりと、マニュアル自体が見やすくなる工夫が大切です。

構成が整理されているか

マニュアルには「構成力」も求められます。大切な情報が書かれていても、知りたい情報がすぐに見つからなければ、従業員も離脱してしまうでしょう。そのため、章立てやセクションを整理し、従業員にとって使いやすいマニュアルを作成することが大切です。

統一性や一貫性があるか

マニュアルのデザインやレイアウトに統一性や一貫性があるかも重要なポイントです。統一性や一貫性を決める要素として、フォントの書式やサイズ、背景のカラー、段組みなどがあげられます。デザインやレイアウトが統一されていれば従業員の混乱を防げるため、内容の理解も早いです。

定期的にアップデートされているか

時間をかけてマニュアルを作り込んだものの、そのまま更新せずに放置している、といったケースも少なくありません。マニュアルの内容が企業の成長に追い付いていなければ、従業員は古い情報を覚えてしまい、業務も非効率になります。組織全体の生産性を高めるためにも、変更履歴を残したうえで、マニュアルを定期的にアップデートしましょう。

社内リソースに余裕があるか

マニュアルの効率的な作成や運用には、人材や時間など、一定以上の社内リソースが必要です。操作手順に詳しい人材やデザインやレイアウトに精通している人材など、従業員の協力が必須といえます。

必要な人材がいても、コア業務が忙しくてマニュアル作成にコミットできないといったケースもあるでしょう。マニュアル作成・運営において「人材がいるか」「時間があるか」をチェックしてみてください。

効率よくマニュアルを作成するためのコツ

質の高いマニュアルを効率よく作るためには、どういった点を意識すべきなのでしょうか。効率よくマニュアルを作るコツをお伝えします。

• 対象となる「読者」と「業務」を決める
• 正確な作成スケジュールを定める
• 本文の前に必ず「構成」を作成する
• 5W1Hを意識する
• テキストは簡潔にまとめ写真や図表を用いる
• 社内で共通フォーマットを用意しておく
• 完璧を目指さない

対象となる「読者」と「業務」を決める

まずは、誰に対して、何が書かれたマニュアルを作成するのか決めましょう。いわば、対象となる「読者」と「業務」の決定です。マニュアルの目的は、従業員のリテラシーや知識・スキルを向上させることですが、「誰に向けたマニュアルなのか」で書くべき内容も異なります。

たとえば、「新卒向け」であれば基本的な手順や操作を盛り込むべきで、「ベテラン向け」であれば専門知識をメインに記載すべきでしょう。対象となる読者を決めれば、言葉遣いや説明の深さも調整できます。

正確な作成スケジュールを定める

対象となる読者と業務が決まったら、次にスケジュールを定めます。マニュアル作成に必要なトータルの作業量を見積もり、いつまでに作成を完了させるのか決めましょう。「締め切り」の設定はマニュアル作成を効率よく進めるために重要です。

期限が決まっていることで不必要な情報収集や推敲を避けられます。正確なスケジュールと締め切りが決まっていれば、担当者も「どのタイミングで何をすべきか」を考えられ、スムーズに動けるようになります。

本文の前に必ず「構成」を作成する

マニュアルの方向性やスケジュールが定まったからといって、本文を作成するのは尚早です。本文の前に必ず「構成」を作成しましょう。全体の骨子を作成することで、マニュアルの全体像を掴めるうえ、以降の作業をシステマチックに進められます。とくに構成作成で意識したいポイントは次のとおりです。

• 業務内容が「時系列」で並ぶように作る
• 機能よりも業務の「目的」ごとに作る
• マニュアルの冒頭に目次やセクションを記載する
• 主要な見出しだけでなく小見出しも設定する

業務プロセスの場合は、時系列に従って記載するのが一般的です。しかし、ただ文章を書くだけでは読者も見にくいため、目次やセクション、見出しを活用しましょう。

5W1Hを意識する

マニュアル作成を効率よく進めるためには「5W1H」を意識しましょう。5W1Hとは、WhoやWhatなどの頭文字を取った用語で、「誰が」「何を」「いつ」「どこで」「なぜ」「どのように」を示した用語です。マニュアル作成では次のように置き換えられます。

5W1H	マニュアル作成における意味
Who（誰が）	誰が行うのか、対象者や責任者を明確にする
What（何を）	何を行うのか、具体的な作業内容や目的を明示する
When（いつ）	いつ行うのか、タイミングや頻度を指定する
Where（どこで）	どこで行うのか、作業場所や使用するシステムを特定する
Why（なぜ）	なぜ行うのか、作業の意義や重要性を説明する
How（どのように）	どのように行うのか、具体的な手順や方法を詳述する

これらを意識したマニュアルは、読み手が必要な情報をすばやく把握できるほか、マニュアルを読んだ後の追加質問や確認を減らす効果も期待できます。

テキストは簡潔にまとめ写真や図表を用いる

業務マニュアルは紙またはデジタルで作りますが、基本的には「テキスト」がメインです。文章が冗長では読者も離脱してしまうため、専門用語を避けつつ、簡潔にまとめましょう。

テキストで伝わりにくい部分は、写真や図表を用いてください。写真や図表を使うことで読者の視覚的な理解を促せます。たとえば次のような例があります。

• 複雑な操作手順がある場合は記号やイラストを使ってみる
• ビジネスアプリの使い方をスクリーンショットを入れながら説明する
• 業務全体をフローチャートで見える化する

業務プロセスを説明する場合は、フローチャートを作成するのがおすすめです。フローチャートとは、業務の流れや手順、処理方法などを示した図のことで、チャートを見ることで業務プロセスを俯瞰的に理解できます。

フローチャートについては次の記事で詳しく解説しています。

社内で共通フォーマットを用意しておく

マニュアル作成を効率化させるためには、フォーマットを統一させるのがおすすめです。社内で共通フォーマットを用意しておけば、以降のマニュアル作成もスムーズに進みます。フォーマットを作る際は次のポイントを意識してみてください。

• WordやExcelなど出力方式を決めておく
• 目次やセクションを分ける基準を決めておく
• 基本となるデザインやレイアウトを決めておく

フォーマットがあれば、次回以降のマニュアル作成が効率化されるだけでなく、品質や一貫性も確保できます。また、統一性や一貫性があれば、従業員に「安心感」や「慣れ」が生まれ、マニュアル自体が定着しやすくなるでしょう。ほかにも、マニュアルの更新がしやすくなる、情報漏えいリスクを抑えられるといったメリットがあります。

完璧を目指さない

効率よくマニュアルを作りたいなら、最初から完璧を目指さないようにしましょう。なぜなら、マニュアルは更新し続けるものだからです。

本来要らないはずの業務内容をはじめ、デザインやレイアウト、言い回しのディティールなど、細かいことに気を配るとキリがありません。マニュアル作成に膨大な時間を投下しなければならず、担当者も疲弊してしまうでしょう。もちろん、最終的には完璧なマニュアルを目指すべきですが、最初から完璧を求める必要はありません。

まずは必要最小限の情報だけを盛り込み、実際に使ってみてフィードバックをし、更新するのが効率的です。

マニュアル作成をより効率化するならツールの導入がおすすめ

自社でマニュアル作成を効率化させる方法をお伝えしましたが、社内リソースだけでは限界が見えてくる場合もあります。

社内リソースを削減し、さらなる効率化を図りたい場合は、マニュアル作成ツールの導入がおすすめです。マニュアルを早く作成できることに加えて、ツールによっては共有や運用までも効率化できます。マニュアル作成ツールの代表的な機能は次のとおりです。

機能	詳細
マニュアルの「作成」に関する機能	パソコンやスマートフォンでのテキスト入力や画像・動画の編集、パソコン画面のキャプチャ反映、外国語翻訳、AIによる自動作成などの機能があげられる。
マニュアルの「共有」に関する機能	マニュアルURLの生成、QRコードの生成、検索機能、ポータルページ、閲覧や編集権限の設定といった機能があげられる。
マニュアルの「運用」に関する機能	従業員の理解度テストやトレーニングといったマニュアルの定着を図れる機能、フィードバックやコメントなどマニュアルの更新に役立つ機能などがあげられる。

マニュアル作成ツールを導入するメリット

マニュアル作成ツールを導入するメリットとして次のものがあります。

• マニュアル作成の負担が軽減される
• マニュアルの品質を平準化しやすい
• 探す手間がほとんどかからない
• スピーディーな情報共有が可能
• 作業効率化によってコストが削減される

マニュアル作成の負担が軽減される

マニュアル作成ツールには、テンプレートが豊富に用意されていたり、画像のトリミングや拡大・縮小を自動で行ってくれたりと、作業効率化を図れる機能が豊富です。テロップが自動で挿入される機能や、ほかの言語に自動翻訳してくれる機能などが搭載されたツールもあります。作業時間が短縮されるため担当者の負担軽減につながります。

マニュアルの品質を平準化しやすい

ツールを使わず自前でマニュアルを作る場合、担当者の個性が出たり、確保できる時間の兼ね合いで品質にムラが生まれたりするケースがあります。マニュアル作成ツールでは、テンプレートや自動化機能によって「マニュアルの属人化」や「品質のムラ」を解消可能です。

作成手順やルールを共有しておけば、担当者が休みだった場合でも、代わりの従業員がマニュアル作成にあたれます。

探す手間がほとんどかからない

紙のマニュアルの場合、その都度棚からマニュアルを見つけて、さらに見たいページを探さなければなりません。その点ツールでは、システム上にマニュアルが一覧でまとめられており、キーワード検索によってマニュアルを即座に発見可能です。

インターフェースや操作性に富んだツールであれば数クリックで目的のマニュアルにたどり着けるでしょう。探す手間がかからないことは生産性にも大きく寄与します。

スピーディーな情報共有が可能

多くのマニュアル作成ツールには、「共有」に関する機能が付いています。マニュアルのURLやQRコードを生成する機能が代表的です。生成したURLやQRコードを、メールやチャットなどで相手に送るだけで共有できます。

スマートフォンやタブレットなどモバイル端末に対応したツールであれば、従業員はその場でマニュアルを確認できます。スピーディーな情報共有によるチーム全体の生産性アップが期待できるでしょう。

作業効率化によってコストが削減される

マニュアル作成ツールではメールやQRコードで簡単にマニュアルを共有できるため、これまで発生していた「紙代」や「印刷コスト」を削減可能です。金銭的なコストはもちろん、印刷や製本にかかっていた手間も省けます。

ただし、ツールを導入した場合でも利用料がかかるので、しっかりと費用対効果を検討したうえで導入しましょう。

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おすすめマニュアル作成ツール6選

続いて、おすすめのマニュアル作成ツールを紹介します。

• マニュアルの作成から共有、運営までワンストップで行える
• テンプレートに従ってテキストや画像を挿入するだけで作成できる
• 20言語^※に対応しているため外国人スタッフがいる企業も安心

Teachme Biz（ティーチミー ビズ）は、「手順が見える、伝わる、拡がる」をコンセプトとするマニュアル作成ツールです。多種多様な機能によって、マニュアルの作成から共有、運営までワンストップで行えます。テンプレートに従ってテキストを入力したり、画像や動画を挿入したりするだけでマニュアル作成が可能です。

20言語^※に対応した「自動翻訳機能」も搭載されているので、外国人スタッフを雇用する企業にもおすすめといえます。PDF共有からQRコード出力、動画共有などマニュアルの共有方法もさまざまです。また、「アクセスログ機能」によって、作成・共有後のマニュアルが社内できちんと使われているのかも確認できます。

※出典：スタディスト「Teachme Biz｜マニュアル作成・共有システム」（2024年10月27日閲覧）

• 3,500以上^※のテンプレートから「動画マニュアル」を作れるツール
• 画像や映像、BGM、アニメーションなど1,000万点^※を超える素材
• 「ChatGPT」による編集サポート機能も搭載している

Video BRAIN（ビデオ ブレイン）は、「動画」によって社内教育や社内コミュニケーションを促進させられるツールです。業務マニュアル作成ツールとして多くの企業が活用しています。3,500以上^※の動画テンプレートを公開しており、テンプレートに従ってテキストや素材を入れるだけで動画作成が可能です。「業務マニュアル」はもちろん「採用・求人」「商品サービス紹介」など、シーンに合わせた多種多様なテンプレートが用意されています。

画像や映像、BGM、アニメーションなど商用利用できる素材も豊富です。マニュアル作成にあたって、合計1,000万点以上^※の素材を制限なく利用できます。また同ツールには「ChatGPT」が標準搭載されており、AIによる編集サポートも利用可能です。対話型のAIがマニュアルの構成やテロップ文章などのアイデアを出してくれます。

※出典：オープンエイト「法人シェアNo.1 ビジネス動画編集クラウド | Video BRAIN（ビデオブレイン）」（2024年10月27日閲覧）

• レイアウトに従って編集を進めるだけでマニュアルを作成できる
• スマートフォンやタブレットでもマニュアルの作成や共有が容易
• ユーザーやグループに応じてアクセス権限も柔軟に設定できる

COCOMITE（ココミテ）は、わかりやすいマニュアルを簡単かつスピーディーに作成できるツールです。ツール内に用意されたレイアウトに従って入力や編集を進めるだけで、Wordや Excel、PowerPointなど多種多様なタイプのマニュアルを作成できます。パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットなどモバイル端末でも作成や共有が可能です。

マニュアルの共有と管理にも強く、共有ではファイルやフォルダのURLを取得し、対象ユーザーに送信するだけで完了します。管理では、最大5階層までマニュアルをフォルダ分け可能です。ユーザーやグループに応じてアクセス権限も柔軟に設定できます。それぞれの従業員に適したマニュアルを共有できるうえ、セキュリティ向上にもつながるでしょう。

• 「AIによるマニュアルの自動作成」が強みのツール
• 操作手順を録画することでマニュアル作成を効率化させる
• ISMSをはじめセキュリティやガバナンス強化機能も充実

ManualForce（マニュアルフォース）は、Orange Moon株式会社が運営する「AIによるマニュアルの自動作成」が強みのマニュアル作成ツールです。録画をオンにし、マニュアルにしたい手順を操作します。その後録画をオフにすれば、マニュアルが自動作成されます。

AIによる自動作成のみならず、説明文やスクリーンショットの手動修正も可能です。人間の記憶に基づいた手入力でなく、操作手順の録画に基づいた自動作成ができるため、抜け漏れのない正確なマニュアルを作れます。

プランは「個人向け」と「法人向け」が用意されており、大企業の導入実績も豊富です。ISMS（情報セキュリティマネジメントに関する認証）を取得しているほか、セキュリティやガバナンス強化のできる機能が充実しています。

• 12,000社以上^※が登録するマニュアル作成ツール
• 豊富なテンプレートと高機能エディタによる作成が可能
• グループウェアとしても利用できる

NotePM（ノートピーエム）は、社内におけるマニュアル作成やナレッジ管理に強いツールです。登録企業は12,000社^※を突破し、金融からIT、教育、小売など多くの業界で利用されています。マニュアル作成では、豊富なテンプレートと高機能エディタが用意されており、直感的な操作で自由度の高いマニュアルを作成可能です。「画像編集機能」によって矢印や吹き出しなども自由に追加・編集できます。

作成したマニュアルは、NotePMのプラットフォームに貼り付けるだけでユーザーに共有可能です。また同ツールは、グループウェアとしても活用でき、マニュアルや日報、議事録などに対して「コメント」や「いいね」を付けられます。社内コミュニケーション促進にも役立つでしょう。

※出典：プロジェクト・モード「NotePM - 社内wikiでナレッジ共有・マニュアル作成」（2024年10月27日閲覧）

• マニュアルの作成から共有、更新までをカバーしている
• WordやExcel、HTML5、MP4など多種多様な出力形式に対応
• ヘルプデスクやセミナーなどサポート体制も充実している

Dojo（ドージョー）は、株式会社テンダが運営する業務マニュアル作成ツールです。マニュアルの作成をはじめ、共有、更新までカバーしています。素材やテンプレートが豊富なうえ、パソコン操作のキャプチャーをもとに簡単にマニュアルを作成可能です。

WordやExcel、PowerPointなどの「静的出力」から、HTML5（動画や音声、アニメーションなどを実装できるHTML）やMP4（動画や音声などのマルチーデータを格納できるストレージ）などの「動的出力」まで、出力方式も多岐にわたります。

また、アフターサポート体制も万全です。ツールの使用方法やトラブル時に相談できるヘルプデスクをはじめ、基本操作の無料セミナー、コンテンツ作成代行、コンサルティングなど充実しています。

マニュアル作成の標準化に役立つテンプレートサイト3選

続いて、マニュアル作成の標準化に活用できるテンプレートサイトを紹介します。

bizocean

bizocean（ビズオーシャン）は、企画書やビジネステンプレートが約32,000点公開されている書式テンプレートサイトです。操作マニュアルや労務・庶務業務マニュアル、共通業務マニュアルなど、さまざまなテンプレートを無料でダウンロードして使用できます。ファイル形式もPDFやWord、Excel、PowerPointなど、幅広い種類に対応しています。

※出典：トライベック「【bizocean(ビズオーシャン)】テンプレートとハウツーを共有、業務効率を支援する」（2024年10月27日閲覧）

bizroute

bizroute（ビズルート）は、ビジネスに役立つノウハウやツールを紹介するオンラインメディアです。総務や営業、人事といった部門別のテンプレートが無料提供されており、WordやExcelのマニュアルテンプレートも用意されています。

Wordの業務マニュアルテンプレートも公開されています。テンプレートを活用した作成手順も記載されているため、効率的にマニュアルを作成できるでしょう。

Microsoft 365

Microsoft 365の公式サイトでは、さまざまなデザインのテンプレートが提供されています。マニュアルに関するテンプレートも豊富に用意されているほか、すべてのテンプレートをカスタマイズできるため、作成したいマニュアルに応じてデザインを応用できるのが魅力です。

マニュアル作成ツールの選び方

マニュアル作成ツールを選ぶ際は次のポイントを意識しましょう。

• 導入目的に合った機能が搭載されているか
• 誰でも使いやすいインターフェースか
• セキュリティは強固か
• サポート体制は充実しているか

導入目的に合った機能が搭載されているか

まずは、何のためにツールを導入するのか、ツールで何を実現したいのかといった「導入目的」を明確にしましょう。

たとえば、「設備や機械の使い方を動画を使って教えたい」なら、動画マニュアルに強いツールを選ぶのがよいです。「マニュアルを通して従業員のスキルを定着させたい」なら、進捗や学習レベルを把握・レポーティングできるツールがよいでしょう。

導入目的を明確にしたうえで、それに合った機能が搭載されたツールを選ぶことが大切です。

誰でも使いやすいインターフェースか

マニュアルは多くの従業員が目を通すため、誰でも使いやすいインターフェースであるか確認しましょう。たとえば次のようなポイントがあげられます。

• スマートフォンやタブレットなどモバイル対応している
• 送られたURLをクリックするだけでマニュアルを見られる
• 名称や関連ワードですぐにマニュアルを検索できる

マニュアルの「作りやすさ」だけでなく、閲覧する従業員にとっての「見やすさ」「使いやすさ」も考えられたツールを選びましょう。

セキュリティは強固か

マニュアル作成ツールは、インターネット経由で利用する「クラウド形式」のものも多いです。もちろん各ベンダーはセキュリティ対策を講じていますが、クラウド型である以上、情報漏えいのリスクはゼロではありません。自社の身を守るためにも、各ベンダーのセキュリティ体制もチェックしましょう。たとえば次のような対策があげられます。

• IPアドレス制限や通信・データの暗号化
• マニュアルの閲覧権限・編集権限の設定
• ユーザー認証やアクセスログの管理
• ISOやISMSなどセキュリティ規格の認証有無

各ツールの公式ページを見たり、直接の問い合わたりして、どのようなセキュリティ対策が施されているのか確認しましょう。

サポート体制は充実しているか

マニュアル作成ツールは、導入だけでなく「定着」させる必要があります。ITツールに慣れていない従業員がいる中でマニュアル作成ツールを定着させるのは大変です。そこで重要となるのが、ベンダーによるサポート体制です。たとえば次のようなサポート内容があげられます。

• 操作方法の不明点やトラブルが起きたときに相談できるヘルプセンター
• ツールの使い方に関するセミナーや講習会の開催
• 専任担当によるツール導入・定着のための伴走支援

ツールを初めて導入する場合は、「使い方がわからない」「なかなか定着しない」といった悩みが生まれやすいです。スムーズな導入・定着を図るためにも、ベンダーがどのようなサポート体制を提供しているのか確認しましょう。

マニュアル作成の方法を整備して効率化しよう

マニュアル作成を効率化するためには、誰に対してどのような内容を伝えたいのか明確にすることが大切です。そのうえでスケジュールを決め、構成作成を進めます。社内で共通のフォーマットを準備しておけば、質の高いマニュアルを誰でも作成できるようになるでしょう。

さらなる効率化を目指したい場合は、マニュアル作成ツールがおすすめです。ツールを導入することで、マニュアルの作成だけでなく「共有」や「管理」もスムーズに行えます。

マニュアル作成ツールについては次の記事で解説しています。