規程管理システム比較！おすすめサービスの機能や選び方・メリット

規程管理システムとは？

規程管理システムとは、企業がそれぞれ独自に定めた社内規程を一元管理するためのシステムです。社内規程は法的に作成が義務付けられている就業規則のほか、稟議規程や文書管理規程などが存在し、組織の活動を円滑に行うためのルールや手順が定められています。

一般的に作成されるものだけでも規程の数は非常に多く、作成・修正・管理には多くの工数がかかっている場合も多いでしょう。このように煩雑になりがちな規程を一元的に管理し、規程管理に関する業務を効率化できる点が規程管理システムの優れた点です。

規程管理システムの選び方

規程管理システムを選ぶ際は、次の流れで確認しましょう。

• 規程管理システムの導入目的を確認する
• 規程管理システムの機能を確認する
• 規程管理システムを導入する際の注意点を確認する
• 規程管理システムの料金・価格相場を確認する

規程管理システムの導入目的を確認する

規程管理システムの導入を検討する際は、まず導入目的を明確にしましょう。主な導入目的は次のとおりです。

導入目的	詳細
文書をシステム内で作成したい	文書作成機能があるシステムがおすすめ
文書の管理や閲覧を楽にしたい	文書検索に特化したシステムがおすすめ
法改正に簡単に対応したい	法改正対応機能をもつシステムがおすすめ
社内外に電子申請を行いたい	電子申請機能をもつシステムがおすすめ
文書の共有を便利に行いたい	クラウド型で閲覧しやすいシステムがおすすめ

規程管理システムの機能を確認する

規程管理システムでできること、利用できる機能は次のとおりです。上記の導入目的・課題をどのように解決できるか記載しているため、必要な機能を洗い出しましょう。

機能	詳細
規程文書の作成	表記揺れや規程の項番を自動で付与するなど、規定作成者が複数人いても統一したレイアウトで規程作成ができる機能
規程文書の管理や閲覧	システム内で整理して規程を管理し、目的の規程を検索・閲覧できる機能
規程に関する法改正への対応	法令が改正された際に法改正の内容を配信したり、自動で改正しなければならない規程を特定したりする機能
社内外への電子申請	規程の変更についての社内承認や、作成した規程を所轄の官公庁に電子申請できる機能
規程文書の共有	同じ拠点にいる従業員でも、支社や遠隔地にいる従業員でもWebを使い規程文書を共有できる機能

複数人で規程を作成する場合には、統一したレイアウトで見やすい規程が作成できる規程文書作成機能、頻繁に法改正が行われる業界では法改正対応機能や社内外への電子申請機能があるシステムがおすすめです。

規程管理システムを導入する際の注意点を確認する

規程管理システムを導入する際、失敗しないために次の項目も確認しておきましょう。

確認事項	詳細
システム内で規定作成ができるか	システム内で文書作成ができない場合は、外部ソフトで作成した文書のアップロードが必要です。ドキュメント形式の統一が必要になるため、やや煩雑になる場合が多いです。
クラウド型かオンプレミス型か	クラウド型は閲覧や共有に便利な一方、セキュリティ面でのリスクが多少生じます。オンプレミス型なら、自社のセキュリティが環境が整っているのであれば規程が外部に漏れる可能性は限りなく低いです。ただし、オンプレミス型は導入やランニングにかかるコストが高額になるデメリットがあります。
規程以外の書類管理が同一システムでできるか	規程以外の契約書や請求書などの書類管理も同一システムでできれば、導入コストや運用コストなどを削減できます。書類を管理業務では扱う書類にかかわらず似たような業務が発生しているため、基本的にはシステムで管理することで書類管理業務のムダを削減できます。
バージョン管理ができるか	編集の履歴や過去の規約、規約を変更したときの背景などを管理できる機能があれば、規程の先祖返りが発生しにくくなり効率的に規程をアップデートできます。
外国語への翻訳機能があるか	グローバル人材を採用する場合、規程を翻訳する作業が必要です。外国語への翻訳機能があれば、一つひとつ手作業で翻訳を行わずに済むため、グローバル人材の受け入れをよりスムーズに行えます。
バックアップ機能があるか	クラウド型でもオンプレミス型でも、バックアップ機能がなければ規程の文書データが消去されてしまうと当該規定の再作成が必要になります。オンプレの場合は社内でバックアップ体制が整っているか、クラウド型の場合はシステムの運営先でバックアップを行っているか、事前に確認が必要です。
既存システムと連携が可能か	すでに書類管理業務に関連したシステムを導入している場合、導入済みのシステムと連携が可能であることを確認しなければなりません。連携ができない場合、それぞれのシステムで書類を管理することになりかえって煩雑な管理になってしまう場合があります。

規程管理システムの料金・価格相場を確認する

規程管理システム導入時にかかる費用には、主に次のようなものが挙げられます。具体的な料金を公開していないサービスが多いため、詳しくは資料請求をして各提供企業に問い合わせしましょう。

費用	詳細
初期費用（クラウド・オンプレミス共通）	初期設定やサーバーのセットアップ、ユーザーの設定カスタマイズなどにかかる費用。
月額費用（クラウド型）	システム利用料。クラウド型の月額費用の算出方法については後述。
買い切り費用（オンプレミス型）	クラウド型と異なり継続費用は発生しない一方、比較的高額な費用が初期費用とともにかかる。

クラウド型の月額費用は次のように算出される場合が多いです。従量課金の場合は、あらかじめ規程の文書数や利用者数を把握することで、想定される料金が算出できます。

費用	詳細
固定の月額料金	規程文書の数、システムを利用するユーザーの数にかかわらず、一定のコストが発生する。
登録する規定数による従量課金	システムに登録する規程や文書の数によって課金される。
利用者のアカウント数による従量課金	利用者のアカウント数増加にともない、課金される。

一般企業向け社内規程管理システム5選

文書の作成・閲覧・管理だけではなく、セキュリティ機能やAI機能を搭載した一般企業の利用に向いている社内規程システムを5選紹介します。

• 複合機で電子化した規程の登録も可能
• ワークフロー機能による承認・公開・閲覧が可能
• 規程の改定に関わる人や全社員へ簡単に通知できる機能も

楽々Document Plusは社内規程のほか、契約書・ISO文書・営業報告・図面など幅広い書類を管理することに強みがあります。年に複数回実施する顧客アンケートの結果をもとに、UIやUXをはじめとしたシステムの改善にも力を入れており、サポート体制が非常に手厚いことも特徴です。

• 特許取得の独自AI搭載で、規定作成や文書検索をサポート
• コメント機能を利用し作成や編集を効率化
• システム上で法改正情報を受け取り、直接編集が可能

LAWGUEの特徴は特許取得済みのAI機能を搭載し、AIが規定作成や編集、検索や閲覧のサポートをすることです。規程だけではなく契約書もLAWGUE内で管理できるため、1つのシステムで文書管理業務全般を効率化できる点もLAWGUEのメリットです。

• 京都大学と共同研究のAIで契約を管理
• 国内トップの研究者機関出身者や米国大手テック出身者による専門のAI研究部門
• ISMS取得や第三者機関による脆弱性診断によって強固なセキュリティを実現

LegalForceキャビネはAI研究を専門とする部門をもち、京都大学と共同研究したAIで規程を含む文書管理をサポートするシステムです。AIによる文書審査のプラットフォームであるLegalForceも同時に活用することで、AIによる自動レビューを受けながら就業規程や賃金規程などの作成も行えます。期限設定リマインド機能により、意図せぬ自動更新や更新漏れを防止可能です。

システム ディ規程管理システム

• 東証「スタンダード市場」上場企業が運営していて信頼度が抜群
• 大手企業から学校法人や医療法人まで幅広い業界に対応
• グループ企業各社での利用も可能で各社ごとに閲覧権限を設定できる

システム ディ規程管理システムは金融機関や大手航空会社、有名私立大学などで採用されている幅広い業界に対応可能な規程管理システムです。

1つのシステムで多くのグループ企業の規程を管理できるうえに、それぞれのグループの閲覧権限を設定することで、ユーザーに必要な規程のみ閲覧を許可できます。システム ディ規程管理システムを利用すれば、親会社が包括的にグループの規程を管理できるため、グループ内の規程を効率よく管理できます。

システムギア規程管理システム

• 最短3か月で運用を開始できる
• 規程の新旧対照表をワンクリックで自動生成できるため比較が容易
• 規程編集時に関連する規程もピックアップして改定漏れを防止

システムギア規程管理システムの大きな特徴は、導入から本格稼働までのスピード感です。管理文書の数によって前後することはありつつも、最短3か月で導入できる点は、スピード感を重視して規程管理システムを導入したい企業には嬉しいポイントです。

社労士向け規程管理システム3選

企業から依頼を受けて規程を作成することが多い、社労士向けの規程管理システムを3選紹介します。

KiteRa Pro

• 事前に設定された質問に回答するだけで顧問先に合わせた規程を作成
• 条文内の参照番号を自動補正して修正のヌケモレを防止
• e-Govを利用し就業規則や36協定届への電子申請も可能

KiteRa Proは、顧問先から依頼を受けて規程を作成する社労士向けの機能を多く搭載した就業規則管理システムです。KiteRaに在籍中の社労士が作成した汎用的な規程を利用し、雛形を編集することで顧問先に最適な規程を作成できます。

質問に回答するだけで規程が作成できるほか、e-Govを利用して必要な規程や届出の電子申請を行えることも、KiteRa Proの便利なポイントです。

スマート規程管理 by LAWGUE

• 条項を解説する機能やAIのレビューアシストで作成がより便利に
• 新日本法規出版提供の規程や過去の規程を参考できるから文書作成が効率化できる
• 規定作成には労働分野に精通した弁護士が監修した雛形を利用可能

スマート規程管理は一般企業向けの規程管理システムで、紹介したLAWGUEがサポートする社労士向けの規程管理システムです。法律や法令に関連した書籍を中心に取り扱う出版社が規程作成・管理の業務をサポートしてくれるため、抜群の安心感で規程関連業務を行えます。

規程管理システム PSR社労士版

• 1つの契約で複数の企業の規程管理ができるためコスパよく規程管理が可能
• 届出が必要な書類の次回提出日をアラートとして設定し届出の遅れを防止
• 法改正時にもアラートを設定し、改定が必要な規程に自動でアラートを表示できる

規程管理システム PSR社労士版は、1つの契約で複数の企業の規程管理ができるため、できるだけ契約数を増やさずに複数企業の規程を管理したい社労士に向いているシステムです。1つのシステムで多くの企業の規程を管理できるため、サービス品質の均一化、コンサル業務の標準化にも役立ちます。

規程管理システムのメリット

規程管理システムのメリットには次のようなものがあります。それぞれのメリットについて、詳しく解説します。

• 文書業務の効率化
• 優れた規程の作成
• ペーパーレス化によるコスト削減
• 内部統制の強化
• 法改正対応の簡略化

文書業務の効率化

規程管理システムを導入すれば文書の作成・保管・閲覧・共有など、文書業務に関わるすべてのフェーズで業務の効率化が図れます。

たとえば、規程の保管は紙から電子データになるため保管のスペースは不要になります。また、規程を閲覧する場合も、紙で規程を保管している場合には規程を探すだけで多くの時間と労力がムダになっていましたが、システムを導入すればパソコンからシステムにアクセスするだけで簡単に閲覧が可能です。システム内で文書の検索も可能なため、目的の規程や文書を探す手間もかかりません。

従来の紙による規程管理を行っていた際に発生していた多くのムダを削減し、規程を含む多くの文書管理業務の効率化を図れる点が規程管理システムの大きなメリットです。

優れた規程の作成

規程管理システムを導入すれば、優れた規程を手間なく作成可能です。

規程管理システムを利用して文書の作成・編集を行う場合、社労士や弁護士が監修した信頼性の高い雛形を利用できる場合も多いでしょう。さらに、AI搭載のシステムならAIが作成補助を行いレビューのサポートをし、表記揺れや参照する条文番号を自動で修正可能です。

規程を人の手で作成・編集する際には条文の位置を編集した場合、項番を手動で変更せねばならず、位置を編集した条文を参照していた部分もすべて手作業による変更が必要でした。しかし、AI搭載の規程管理システムを導入すれば、細かい項番変更や参照条文の変更は自動で行ってくれるため、変更すべき部分を残している誤った規程を作成することはなくなるでしょう。

ペーパーレス化によるコスト削減

規程を紙で管理している企業が規程管理システムを導入すれば、紙による文書管理で発生していたムダなコストが削減できます。

たとえば、本社から支社に規程を共有するシーンを、紙で行う場合とシステムを利用する場合で考えてみましょう。

紙で規程を共有する場合、本社では支社に規程を共有するため、支社の数だけ規程を印刷・郵送する必要があり、紙代・インク代・郵送費などがかかります。支社では本社から送られた規程を保管しなければならず、文書の数が多くなれば保管するスペースも広いものが必要となり、スペース確保に費用がかかります。

一方、規程管理システムで規程を共有する際は、本社はシステムの閲覧指示を出すだけで共有が完了し、支社も紙文書の保管スペースが不要になるため、それぞれ紙での共有時にかかっていたコストの削減が可能です。

このように、規程管理システムを導入すれば直接的なコストメリットがあることも覚えておきましょう。

内部統制の強化

規程管理システムを導入することにより、内部統制が強化されることもメリットの1つです。

企業が作成する文書にはさまざまなものがあり、社外の人が閲覧してはならないものも多いでしょう。しかし、紙で文書を管理している場合、持ち出しが容易で紛失や盗難のリスクが高い状態といえます。

規程管理システムには文書の閲覧権限を設定できるものやダウンロードや印刷を禁止できるもの、印刷時に透かしを入れられるものなどがあり、内部統制が強化されます。

組織の運営に重要なセキュリティを強化できる点でも規程管理システムにはメリットがあるといえるでしょう。

法改正対応の簡略化

規程を運用するうえで大きな労力となることが法改正への対応です。規程管理システムを導入すれば、法改正対応を簡略化できる場合が多いでしょう。

規程管理システムの中には、法改正が行われた際にアラートをあげるもの、改正内容をもとに自動で改定が必要な規程にアラートを表示できるものなどがあります。法改正に強みをもつ規程管理システムを導入することで、これまで対応に大きな労力がかかっていた法改正にも簡単に対応可能です。

規程管理システムのデメリット

規程管理システムのデメリットには、次のようなものがあります。

• システム導入のコスト
• 運用体制構築の手間

デメリットとデメリットを回避するための方法について、詳しく確認しましょう。

システム導入のコスト

規程管理システムを導入する際には費用が必要となり、導入コストをデメリットと感じられる場合があるでしょう。

しかし、規程管理システムは導入により直接的なコストメリットがあるケースも多いでしょう。たとえば紙で規程を管理している場合にかかる管理スペースのコストを削減できたり、支社に共有する場合にかかる印刷費や郵送費を削減できたりします。

また、直接的なコストメリットだけではなく、従業員の手間が減ることで間接的に人件費を削減できることも、システム導入の際には考慮しなければなりません。文書業務の効率化によって残業代が削減できれば、全社的に大きなコストカットになるでしょう。

このように、システム導入にかかる費用だけではなく、導入後のコストカット効果も考慮に入れてシステム導入を検討しましょう。

運用体制構築の手間

新しいシステムを導入する場合、運用体制を構築することが手間を考慮しシステム導入に踏み切れないケースも多いです。しかし、一時的に発生するシステム導入の手間と、継続的に発生している紙による文書管理の手間を比較し、どちらを優先すべきかを考慮する必要があります。

文書管理の手間がまだ大きくない場合には、わざわざシステムを導入することでムダな手間を増やす必要はありません。一方、文書の作成や検索にムダな時間や手間がかかっている場合には、一時的にシステム運用体制を構築する手間がかかったとしても、システムを導入する価値があります。

システム導入、および導入にともなう運用体制の構築の手間をどのように判断すべきかは、企業ごとに変わるため、現状と今後の文書管理の手間を踏まえてシステム導入を検討しましょう。

規程管理システムで業務を効率化しよう

規程管理システムは規程を一元管理し業務を効率化、法改正の簡略化、内部統制の強化などのメリットがあるシステムです。これまで紙で規定を管理する企業で、規定の作成から周知、保管までの業務を効率化したい場合におすすめのサービスです。

選定の際は次のポイントに注意して選ぶことをおすすめします。

• システム導入の目的や課題を解決できる機能をもっているシステムか
• 現在の業務体制で発生しているムダなコストと比較してメリットがあるか
• 規定の修正や法改正に柔軟に対応できる機能があるか

規程管理サービスをより深く検討したい方は、サービス資料を請求してそれぞれの規程管理システムを比較しましょう。