製造業界向けナレッジマネジメントツールおすすめ比較！解決できる課題

製造業界で活用できるナレッジマネジメントツールの機能

ナレッジマネジメントツールとは、従業員の知識やスキルをデータとして保有し、他の社員と共有するためのツールです。ナレッジマネジメントツールを導入することで、従業員の知識やスキルの向上が可能となり、生産効率や業務効率の向上が期待できます。

ナレッジマネジメントツールの機能は、社内で発生した問題を従業員同士で共有し、解決に導けるヘルプデスク機能や、データを社内で共有できるメッセージ機能、ファイル共有機能などが代表的です。

製造業界では、ファイル共有やeラーニングなどの機能によって、知識やスキルの属進化の防止ができたりデータの共有を容易にできたりします。

ナレッジマネジメントツールの機能は、次の記事で詳しく紹介しています。

製造業界における課題

製造業界における人材の課題は次のとおりです。

• 技術承継が進んでいない
• 人材が不足している
• 人件費が高騰している

それぞれ解説します。

技術承継が進んでいない

少子高齢化が進む現代社会において次世代を担う若手社員が不足していることから、技術継承が進んでいないことが課題のひとつです。

技術を継承しようとしても継承する人材がおらず、若手社員がいたとしても人手不足から日々の業務に追われてしまい、人材育成に時間や人員をかけられないケースが多発しています。また、ベテランの従業員が定年退職することで技術継承が困難であるケースも少なくありません。

このように、技術やノウハウをスムーズに若手社員に継承し、知識やスキルの属人化を解消するためにシステムの構築やナレッジマネジメントが必要です。

人材が不足している

少子高齢化にともなって、さまざまな業界で人材不足が叫ばれており、製造業界ではとくに人材不足が深刻な業界のひとつです。

2022年版ものづくり白書によると、製造業の就業者数は約20年間で157万人減少しています。若年就業者数に限定すると約20年間で121万人減少です^※。

人手不足が続くことで一人ひとりの負荷が増え、労働環境の悪化につながったり離職率の増加につながったりする可能性があります。このような事態が続いてしまうと生産性が低下し、事業の縮小や倒産につながる可能性があるため、対策が必要です。

※出典：経済産業省「2022年版 ものづくり白書」（2024年11月28日閲覧）

人件費が高騰している

労働人口の減少によって売り手市場となったため、人件費が高騰している点も製造業の課題のひとつです。終身雇用が一般的ではなくなり、よい条件を提示してくれる企業を求めて転職することが珍しくなくなったため、優秀な人材を確保するためのコストが高騰しています。

安い給与では人材を確保するのが難しく、雇用できたとしてもすぐに離職してしまうため、給与を高くする必要があります。また、福利厚生や働き方の改善といった給与以外の面を充実させることも重要です。

製造業界の課題をナレッジマネジメントツールで解決できる理由

製造業界では、「技術継承が進んでいない」「人材が不足している」といった課題がありますが、ナレッジマネジメントツールを活用することでこのような課題を解決できる可能性があります。

課題を解決できる理由について、ナレッジマネジメントツールの機能や詳細とともに説明します。

属人化していた知識や情報、ノウハウを共有できる

ナレッジマネジメントツールでは、ファイル共有機能やメッセージ機能があるため、製造業界で起こりがちな知識が属人化してしまうといった課題を解決できます。

従来のマニュアル作成業務はメイン業務の片手間で行われるケースが多いです。そのため、場合によっては担当者だけが理解できるメモ書き程度でマニュアルが作成されてしまうことがあるため、他の従業員が業務を行えないことがあります。

しかし、ナレッジマネジメントツールを活用すると少ない作業でマニュアルを作成でき、さらにファイルの共有が容易に可能です。他の従業員がいつでも閲覧できる状態であるため、知識やスキルの属人化を防げます。

業務効率化と生産性向上に役立つ

ナレッジマネジメントツールを活用すると、導入前は手作業で行っていたテキストのデータ化作業を自動化できるため、業務効率化や生産性向上が可能です。自動化したデータはデータベースに蓄積されていくため、時間がたつにつれて業務効率化に役立つ情報は増えていきます。

また、ナレッジマネジメントツールは検索性にも優れているため、蓄積されたデータの迅速な発見が可能です。ExcelやWord、PDFといった形式にとらわれず、ファイル内の文字列を検索できるため、必要な情報をすぐに見つけられます。

ナレッジマネジメントツールを選ぶ際の注意点

ナレッジマネジメントツールを選ぶ際の注意点は次のとおりです。

• 利用目的を明確にする
• 使いやすさを確認する
• セキュリティ対策を確認する

それぞれ詳しく解説します。

利用目的を明確にする

利用目的を事前に明確にして目的に合ったツールを導入することが重要です。たとえば、社内からの問い合わせ対応を効率化したい場合はFAQページを作成できるツールを選ぶといいでしょう。また、従業員の知識やスキルの共有を目的とするのであれば、ストレージ容量が多いツールが効果的です。

ツールを選ぶ際は同じ職種や業種の企業がどのツールを利用しているかをリサーチするのも効果的です。似た課題を抱えた企業が利用しているツールを導入することで、効果的に活用できる可能性が高まります。

使いやすさを確認する

ナレッジマネジメントツールを選ぶ際は、画面や操作方法が直感的で誰にでも使いこなせるかを確認することが重要です。操作方法が複雑だったり画面の情報がわかりにくかったりすると、扱うのが面倒になってしまい、導入しても想定していた効果が得られない可能性があります。

プログラミングの知識なしでもページの作成ができる、AI学習が不必要であるといった、誰もが扱えるツールを導入することで、ナレッジマネジメントツールのメリットを充分に得られます。

失敗しない選び方をするには、無料トライアルを利用したりサービスの営業担当者に使用方法を尋ねたりするといいでしょう。

セキュリティ対策を確認する

ナレッジマネジメントツールは重要な情報を扱うため、どのようなセキュリティ対策をとっているかを確認することが重要です。顧客情報や機密情報が外部に漏れてしまうと、顧客の信頼を失ったり企業イメージが低下したりします。そのため、業績悪化につながる可能性があり、場合によっては損害賠償が発生するかもしれません。

また、事故の対応は本来の業務を停止して対処に当たらなければなりません。対応している間は業務が進まないため、機会損失や生産性の低下につながり、業績悪化の可能性があります。

このような事態を防ぐために、データセンターの信頼性や、サーバーのセキュリティがどのような対策をしているかを導入前に確認することが重要です。

おすすめナレッジマネジメントツールの比較表

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また、一覧で料金・機能を比較したい方にはBOXILが作成した比較表がおすすめです。各社サービスを一覧で比較したい方は、下のリンクよりダウンロードしてください。

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製造業界向けナレッジマネジメントツールおすすめ比較

NotePMは、マニュアルや業務ナレッジが簡単に作成可能で、検索も容易なナレッジマネジメントツールです。高機能かつ直感的に利用できるエディタに加えてテンプレート機能があるため、誰にでも簡単にわかりやすいマニュアルやノウハウを作成できます。

また、キーワードの入力をするだけでWord、Excel、PowerPoint、PDFといった形式の異なるファイルの中身を検索可能です。欲しい情報をすぐに見つけられるため、業務の効率化につながります。

AppSuite は、誰でも簡単に業務アプリを作成できるナレッジマネジメントツールです。クリック操作だけで業務アプリの作成が可能で、プログラミングの知識は必要ありません。

また、豊富なテンプレートがあるため、イメージした業務アプリの作成がしやすい点もメリットです。AppSuiteに蓄積されたデータを集計し、グラフ化して共有できるため、異なる部署間でデータを活用できます。

Qastは、豊富な機能とシンプルな操作性を備えたナレッジマネジメントツールです。シンプルでわかりやすい画面設計であるため、直感的な操作が可能です。ナレッジをもつ社員が知識やスキルを共有しやすいようにユーザータグ機能やQ&A機能があります。さらに、共有した知識やノウハウがどの程度見られているかを確認するための分析機能も充実しています。

ナレッジコンサルタントがサポートしてくれる点も魅力のひとつです。導入の検討段階からツールの定着に至るまで専門のコンサルタントがサポートしてくれます。

flouuは、社内に散らばった情報を集約し効果的にナレッジマネジメントを行えるツールです。クラウドサービスであるため、リアルタイムでドキュメントの編集ができ、共有が可能です。

ドキュメント単位のチャット機能や閲覧状況の把握、ドキュメントのシェアができるため、社内のコミュニケーションの効率化が可能です。また、情報セキュリティマネジメントである国際認証のISMSを取得しており、他にもさまざまなセキュリティ対策を施しているため、安心して利用できます。

Stockは、情報管理やタスク管理、メッセージ機能などを可能な限り簡単に扱えるようにしたナレッジマネジメントツールです。スマホやタブレットで撮影した画像を1ボタンでストックできます。また、ダウンロードすることなくプレビューで情報を確認ができ、バックアップも自動です。

セキュリティはすべてのデータを暗号化することで行われます。また、Stockに関するサポートも充実しており、ツールが定着しやすいのが特徴です。

製造業界向けナレッジマネジメントツールで知識の属人化を解決しよう

ナレッジマネジメントツールは従業員の知識やスキルをデータ化し、他の社員と共有するためのツールです。ツールを導入することで従業員全体の知識やスキルの向上や業務効率の向上が期待できます。

また、データ化作業を自動化する機能や高度な検索機能があるため、技術継承が進んでいない、人材が不足しているといった問題の解決に役立ちます。

ナレッジマネジメントツールを導入する際は各ツールを比較し、気になるツールの資料をダウンロードして自社に合うのか検討してみましょう。