Shachihata Cloud導入事例 根強く「紙の押印文化」がある企業でも、直感的にハンコを押すような感覚で使える
Shachihata Cloud - シヤチハタ株式会社
・不動産/建設/設備系
・従業員数 31〜50人
・営業
・部長・課長クラス
導入前の課題：契約締結に平均3〜5日。紙ベースの運用が営業活動の足かせに
―――まずは、Shachihata Cloud（シャチハタクラウド）導入前の業務状況と課題について教えてください。
導入前は、契約関連の業務をすべて紙ベースで行っていました。取引先との契約書、社内稟議書、NDA（秘密保持契約）など、あらゆる書類が紙でのやり取りでした。
最大の課題は、契約締結までの期間です。承認リレーや郵送のタイムラグにより、平均して3〜5営業日かかっていました。そのため、急ぎの契約に対応できなかったり、営業担当者が契約書を訪問先に持参し忘れて、わざわざ届けに行ったりといった非効率な事態も発生していました。
―――紙ならではのトラブルも発生していたのですね。
はい。契約書を忘れて取りに戻ったり届けたりすることで、本来行うべき営業活動や事務作業ができなくなるなど、業務への悪影響は無視できないものでした。こうした状況を改善し、業務スピードを上げる必要性を強く感じていました。
「紙の押印文化」をそのままデジタルへ。直感的な操作性が決め手に
―――電子契約システムの選定にあたり、どのような基準で比較検討されましたか？
検討時は、クラウドサイン、電子印鑑GMOサイン、Shachihata Cloudの3社を比較しました。重視したのは価格、UI・操作性、セキュリティ、そして何より「社員のITリテラシーにマッチするか」という点です。
―――その中で、Shachihata Cloudを選定された「決め手」は何でしたか？
「直感的に操作できること」、これに尽きます。 当社には長年続いてきた「紙の押印文化」があります。Shachihata CloudのUIは、その文化を理解した作りになっており、マニュアルを見なくても感覚的に操作ができます。これなら、社員が実務でスムーズに使えると判断しました。
また、承認ルートを柔軟に設定できる点も魅力でした。部署ごとの承認フローに合わせて簡単にカスタマイズできるため、既存の業務プロセスを大きく変える必要がありませんでした。他社と比較して圧倒的にコストパフォーマンスが高かった点も大きな要因です。
契約業務が数分で完了。年間数十万円のコスト削減も達成
―――導入後、業務効率はどのように変化しましたか？
劇的に改善されました。以前は3〜5営業日かかっていた契約締結が、即日から翌日には完了するようになりました。
1件あたりの作業時間で見ても、以前は作成から製本、郵送準備などで1人あたり5〜10分かかっていたものが、今では数分で全て完了します。営業が作成し、管理統括が一括して送付・保管するフローも定着し、社内確認や監査対応も非常にスムーズになりました。
―――コスト面での効果はいかがでしょうか？
印紙代、郵送費、紙代などを合わせると、年間で数十万円規模のコスト削減につながっていると試算しています。月額費用と比較しても、十分に費用に見合う効果が出ています。
―――現場の社員の方々の反応はいかがですか？
「圧倒的に楽になった」という声が多いですね。特に、出社しなくても出先から契約内容の確認や承認ができるようになった点は非常に好評です。
マニュアル整備で安定稼働へ。「機能面は満点」の評価
―――導入時、社内への浸透で苦労された点はありましたか？
導入直後は、電子契約で回しているにも関わらず、紙に出力して持ってくる社員も一部いました（笑）。長年の習慣を変えるのは簡単ではありませんでしたが、Googleスライドで「こういう時はこうする」という具体的なマニュアルを作成し、社内ポータルや共有ドライブで周知することで解決しました。現在は問い合わせもほとんどなく、安定稼働しています。
―――最後に、Shachihata Cloudの総合評価と、導入を検討している企業へのメッセージをお願いします。
評価としては、機能や操作性については文句なしの満点をつけてもいいと思っています。現場目線で本当に使いやすいツールです。
当社のように紙文化が根強い企業であっても、Shachihata Cloudなら直感的にハンコを押すような感覚で使えるため、社員の抵抗感も少なく、スムーズに導入できると思います。業務効率化の第一歩として、非常におすすめできるシステムです。
Shachihata Cloud - シヤチハタ株式会社
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