ファイリングのコツとは？仕事効率が劇的に上がる書類の保管方法

書類の整理、できていますか？

机の上が書類で散らかっていませんか。多忙を極める社会人はつい書類が溜まりがちで、机の上が散らかってしまうのは仕方がないように思えます。

しかしながら、仕事がデキる人はファイリングがうまく、机の上は整理されていることが多いです

そこで、本記事ではファイリングの基本について紹介します。デキる人を目指してファイリングの基本を覚えましょう。

また、次の記事では社内文書を簡単に電子化できるクラウド文書管理システムを紹介しています。ファイリングが面倒だと感じる方はペーパーレス化がおすすめです。クラウド型のサービスは導入のコストや手間が少ないので、ぜひ導入を検討してみましょう。

ファイリングが重要な理由

ファイリング、すなわち文書や資料の整理整頓は、ビジネスの生産性と効率を高めるうえで非常に重要な役割を果たします。まずは、ファイリングの重要性について詳しく解説します。

生産性の低下を防げる

ファイリングが適切に行われていないと、必要な文書や情報を探すために多くの時間を費やすことになるでしょう。

たとえば、重要な会議の直前に必要な資料を探すのに時間を費やし、準備不足の状態で会議に臨まざるを得なくなることがあります。これは明らかに生産性の低下を招く行為です。

あらかじめ適切なファイリングをすることで、文書やデータを素早く見つけ出せるようになります。カテゴリ分け、ラベリング、デジタル化された文書管理システムの活用など、さまざまな方法でファイリングを効率化できます。結果として、時間の浪費を防ぎ、業務の効率を大幅に向上できるでしょう。

物理的なセキュリティ対策にもなる

ファイリングは、文書やデータの物理的なセキュリティ対策にも役立ちます。

たとえば、重要な契約書や個人情報が含まれる文書を適切に保管しないと、紛失や盗難のリスクにさらされる可能性があるでしょう。

書類を適切にファイリングすることで、これらの重要文書を安全に保管できます。ロック付きのキャビネットや、アクセス制限のあるデジタルストレージなどを活用すれば、重要文書のセキュリティを確保できるでしょう。これにより、情報漏えいやデータ喪失のリスクを最小限に抑えられます。

オフィス内の空間を有効活用できる

適切なファイリングや、オフィス内の空間を効果的に活用することにもつながります。文書や資料が乱雑に積み上がっていると、オフィスは狭苦しく感じられ、作業効率も低下するでしょう。

たとえば、不要な文書を定期的に整理し、電子化することによって、物理的なストレージスペースを節約できます。また、ファイルキャビネットを効率的に配置し、文書の分類を明確にすることで、オフィス内の動線を改善し、より快適な作業環境を作り出せるでしょう。

覚えておきたい書類整理の基本

ファイリングを進める前に、まずは書類の整理から進める必要があります。次に、基本となる書類整理のポイントを紹介します。書類整理の基本を把握し、日々のファイリングをスムーズに行いましょう。

不要な書類は捨てる

ファイリングといった言葉からは矛盾に感じるかもしれませんが、ファイリングは「書類を捨てること」から始まります。本当に必要な書類かどうかが見極められる判断力をつけていくこともファイリングといえるでしょう。

オフィスに限らず家庭でも、いつか使うときがあるかもしれないと思い、取ってある書類が溜まっていませんか。多くは捨てても問題ないものがほとんどであり、後から「捨てなきゃ良かった」と後悔するものはないはずです。

必要のない書類のためにスペースを使うのは無駄でしょう。必要なもの、要らないもの、ある程度の期間は必要なものに分けることがファイリングのポイントです。

必要な書類はファイリング前に分類する

不要な書類の処分が終わったら、次に必要書類の分類を進めましょう。適切なファイリングを行うためには、必要な書類を事前に分類することが重要です。分類する方法はいくつかありますが、主な分類方法として次の4つが挙げられます。

時系列

時系列で整理する方法は、書類が作成された日付順に並べるものです。会議の議事録やプロジェクトの進捗報告書など、時系列で追いやすい書類に適しています。この方法により、特定の期間の書類を素早く見つけ出せます。

カテゴリー

カテゴリーで分類する方法は、書類の内容や種類にもとづいて整理するものです。たとえば、「財務関連」「人事関連」「プロジェクト別」など、書類の内容に応じて適切なフォルダや引き出しに分けることで、目的に応じた書類を簡単に取り出せるようになります。

使用頻度

使用頻度にもとづく分類は、どの程度の頻度で書類が必要になるかを考慮して整理します。頻繁に使う書類は手の届きやすい場所に、そうでないものはアーカイブとして保管場所を設けることが効果的です。

使用目的

使用目的にもとづく分類は、書類をどのような目的で使用するかに応じて整理する方法です。たとえば、顧客対応用の資料、社内報告用の資料など、使用シーンに応じて書類を分けることで、必要なタイミングで素早く取り出せるようになるでしょう。

ファイリングの方法

ファイリングの方法は多岐にわたり、それぞれの方法が特定のニーズや状況に適しています。次に、主要なファイリング方法と特徴について詳しく解説します。

バーティカルタイプ

バーティカルタイプのファイリングは、縦型のフォルダーやファイルキャビネットを使用する方法です。この方式は、書類を立てて収納するため、省スペースで多くの書類を整理できます。各フォルダーにはラベルを貼り、書類の内容を一目で識別できるようにするのが一般的です。

たとえば、プロジェクトごとや部署ごとにフォルダーを分け、必要な書類を迅速に取り出せるように整理したい場面で適しています。オフィスの限られたスペースを有効活用したい場合、とくに役立ちます。

バインダータイプ

バインダータイプのファイリングは、リングバインダーを使用して書類を整理する方法です。バインダーを使用することで、書類を一冊にまとめられ、取り外しや追加が容易になります。

たとえば、頻繁に更新が必要なマニュアルやプロセスドキュメントの管理に適しています。また、バインダーには分類ごとのインデックスを挿入すれば、書類の検索効率を高められるでしょう。

ボックスタイプ

ボックスタイプのファイリングは、書類を箱やファイルボックスに収納する方法です。アーカイブ用の書類や、一時的に保管する書類の管理に適しています。ボックスには内容が示されているラベルを貼り、必要な書類をすぐに見つけられるようにすると良いでしょう。

とくに、長期間保管する書類や、一定期間ごとに整理を行う書類に適しており、書類の保管と管理を効率的に行えます。

スキャンタイプ

スキャンタイプのファイリングは、書類をデジタル化し、電子的に保存する方法です。スキャナーを使用して紙の書類をデジタルデータに変換し、クラウドサービスや内部サーバーに保存します。

この方法は、物理的なスペースをほとんど使用せず、遠隔地からでもアクセス可能なため、非常に効率的です。また、デジタル化された書類は検索機能を用いて素早く見つけ出せ、バックアップも容易に行えます。

たとえば、重要な契約書や会議の議事録、各種マニュアルなど、頻繁に参照する書類をスキャンして電子ファイルとして保管することで、迅速な情報共有とアクセスが可能になるでしょう。

書類を分類するための代表的な方法

文書管理やファイリングには、ツミアゲ式、ワリツケ式といった異なる分類方法があります。各方法には特徴と適したシーンがあり、これらを理解し適切に選択することが重要です。

ツミアゲ方式

ツミアゲ方式は、実務担当者が現場のニーズに応じて小分類を作成し、それを中分類、大分類へと順次まとめていく方式です。

このボトムアップ方式は、各部署で発生する固有の文書を分類するのに適しています。実務担当者がルールを設定し、現場の要望を反映できるため、実務と文書分類の間の乖離を防げます。

ただし、組織全体での情報共有は困難であり、新しいルールの導入時は全員の同意が必要になるでしょう。

ワリツケ方式

ワリツケ方式では、管理部署が組織内の業務を分析し、大分類から始めて中分類、小分類へと文書をグループ分けするトップダウン方式です。

膨大な文書を管理する場合に有効で、組織全体で統一された基準による分類が可能です。これにより、情報共有が円滑になり、部署異動時にも新たなルールを覚える必要がないため業務の効率が上がります。

しかし、実務担当者のニーズと乖離する場合もあるため、運用には注意が必要です。

ハイブリット方式

ハイブリット方式はワリツケ方式とツミアゲ方式を組み合わせた方法で、両方のメリットを取り入れています。

上位階層の分類はワリツケ方式で統一し、下位階層の分類はツミアゲ方式で実務担当者が自由に設定できるようにします。これにより、組織全体での一貫性を保ちつつ、現場の実務ニーズにも柔軟に対応できるでしょう。

バランスの取れた文書分類方法として、とくに大規模な組織や複数部署が関与するプロジェクトで有効です。

失敗しないファイリングのコツ9選

ファイリングのコツはさまざまですが、次の9点を押さえておくことで、効果的なファイリングが実現できるでしょう。

保管場所を確保する

ファイリングの最初のステップは、適切な保管場所を確保することです。書類の量や種類に応じて、ファイルキャビネット、棚、引き出し、またはデジタルストレージスペースを準備しましょう。

たとえば、頻繁に参照する書類は手の届く範囲に、アーカイブする書類はオフィスの隅やクラウドストレージに保管するといった具合にできると、分別がしやすく管理も効率よく行えます。

中身がわかりやすい名前をつける

必要な書類を選別し、時系列やカテゴリー別などで分類したら、書類の内容により使いやすい名前をつけて書類を振り分けましょう。

管理したい書類のなかには、まだファイルしないで手元に置いておきたい書類、緊急性のある書類などもあるでしょう。これらの書類は中身が良く見えるクリアホルダーに入れておき、どのような状況の書類なのかがわかるように、「未処理」「処理中」「処理済」などとラベルをつけて分類するのがベストです。

色分けで視覚的にわかりやすくする

可能であればフォルダーやラベルに色分けを施し、視覚的に区別しやすくすることで、必要な書類を素早く見つけられるようになります。

たとえば、青色を財務関連、赤色を人事関連、黄色をプロジェクト関連の書類とするなど、色を使ってカテゴリーを識別しやすくすることで、ラベルやファイル名を読まなくても瞬時に把握でき、整理整頓が効果的に進められるでしょう。

書類やファイルは立てて管理する

バーティカルタイプのファイリングを採用し、書類やファイルを立てて管理することで、スペースを節約し、書類も素早く取り出せます。ファイルボックスやマガジンファイルを使用することで、書類を整理しやすくし、視認性も高められるでしょう。

後回しにしない

書類を受け取ったら、まず必要なものかどうかを判断しましょう。後でファイルしようと思って放置しておくと、書類は知らずのうちに溜まってしまいます。もし、必要のないものだと判断したら迷わず捨てるようにしましょう。

ファイリングできないものは別途まとめる

作成中の資料や必要かどうか判断ができないような資料は、ファイリングが困難です。このような資料や書類は未完成の資料用、捨てるか判断が難しいもの、といったようなファイルを用意します。

資料や書類を机の上に置きっぱなしにするのではなく、ファイリングできないものはできないもの同士でまとめると、机の上が整理されるでしょう。

保管期限が切れた書類は順次破棄していく

ファイリングをした書類のなかには、不要になった書類が溜まることもあるでしょう。保管期限が切れた書類は定期的に確認し、必要なくなったものは適切に破棄することが大切です。

たとえば、法的な保管期限が切れた契約書や古い記録類は、セキュリティを考慮してシュレッダーで処理するといった対応が必要です。

定期的にファイリングの内容を見直す

定期的にファイリングした書類全体を見直すことで、整理の状態を維持し、効率を高められるでしょう。年に一度や四半期ごとにファイルを見直し、必要なものだけを残すことで、スペースを有効活用できます。

電子化してシステム上で管理する

デジタル化が進んでいる現代では、スキャンして書類を電子化し、システム上で管理することも増えています。これにより、物理的なスペースを節約し、リモートアクセスや共有が容易になるでしょう。

たとえば、重要な契約書や会議記録をスキャンし、クラウドベースのドキュメント管理システムに保存することで、場所を選ばずにアクセス可能になります。

ただし、パソコンやクラウド上へのデータ保存はクリック数回で簡単にできるため、どんどん溜まってしまいがちです。そのため、必要のないものはすぐに削除しましょう。とくに、1年以上利用していない書類は必要のない可能性が高いです。

しかし、この処分の時期については職種により異なるので、いつ処分するかといったルールを決めておくと良いでしょう。それでも処分の判断に迷うときには、上司の意見を聞いてみることが大切です。

ファイリングをする際の注意点

効果的なファイリングを実行するためには、いくつかの重要な注意点を理解する必要があります。最後に、ファイリングの際に考慮すべきポイントを具体的に紹介します。

分類を細分化しすぎない

ファイリングを行う際にありがちなミスとして挙げられるのが、分類を過度に細かくしすぎることです。

細かすぎる分類は逆に整理を難しくし、必要な書類を見つけるのが時間を要する原因になります。

たとえば、財務関連の書類を「請求書」「領収書」「経費報告書」といった具合に細かく分けるのではなく、「財務」の一つのカテゴリーとしてまとめる方が合理的です。

分類は大まかにし、必要に応じてサブカテゴリーを設ける程度に留めるのが良いでしょう。

ファイリングはこまめに行う

ファイリングは、定期的に、たとえば週に一度や月に一度など、小まめに行うことが重要です。

書類が大量に溜まってから整理を始めると、作業が困難になりがちです。定期的にファイリングを行うことで、書類の山を防ぎ、必要な書類がすぐに見つかるようになります。

また、書類の整理を定期的に行うことは、仕事の進行状況を確認する良い機会にもなるでしょう。

使用頻度の高い書類はファイリングしない

日常的によく使う書類は、ファイリングしてしまうと取り出すのが面倒になる可能性があります。

たとえば、現在進行中のプロジェクト関連の書類や、頻繁に参照するリファレンス資料は、手の届く場所に置いておくのが望ましいです。デスクの近くや、オフィスの共有スペースに置いておくことで、必要なタイミングで素早くアクセスできるようにしましょう。

このように、使用頻度に応じて保管場所を選ぶことが、効率的なファイリングのための重要なポイントです。

コツコツとファイリングをして仕事効率を上げよう

日ごろからファイリングが徹底していれば、書類探しに無駄な時間を費やすこともなく、必要な書類をサッと出せるため仕事の効率化につながります。書類を捨てるか捨てないか、どこにファイルするかといった判断を先延ばしにせず、できることはすぐに実行してみましょう。

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