在庫管理システムには多くの種類があり「どれを選べばいいか」迷いますよね。後から知ったサービスの方が適していることもよくあります。導入の失敗を避けるためにも、まずは各サービスの資料をBOXILでまとめて用意しましょう。
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スマートなテンプレートで取引先に好印象を
納品書は形式的で無機質な印象になりがちですが、スマートなデザインを採用することで、取引先に良い印象を与えるられます。
そこで本記事ではボクシルが作成した納品書のテンプレート（ひな形）を紹介します。
Excelで簡単に使える、さまざまなデザインの納品書フォーマットが無料でダウンロードできるので、ご活用ください。
納品書を発行できるクラウドサービスについては次の記事も参考にしてみてください。
納品書以外のテンプレートもご覧になりたい方はこちらをご覧ください。
Excelで使える無料納品書テンプレート
ボクシルでは、Excelで必要な箇所を記入するだけで簡単に納品書が発行できる無料のテンプレートをダウンロードできます。
4色×4種類のテンプレートの中からお好きなデザインのフォーマットをダウンロードして、本記事を参考に納品書を発行してください。
納品書無料テンプレート【パターン1】
右上の二本線が爽やかな印象を与え、見やすくまとめられています。
数量・単価を入力すれば、合計や消費税の計算も自動で行ってくれるため、だれでも簡単に納品書をつくれます。
情報欄に、担当者の氏名や捺印のできる項目を追加すれば、より使いやすくカスタマイズ可能です。
その他の色のダウンロードは次より
納品書無料テンプレート【パターン2】
入力項目などはパターン1と同一ながら、シンプルなラインが特徴的でどのようなシーンでも利用できるよう、彩度の低いビジネス向けの配色でデザインされています。
パターン1よりも、総額である「納品金額」に目がいくように工夫されており、税込合計金額の確認が重要な取引先に歓迎されるかもしれません。
その他の色のダウンロードは次より
納品書無料テンプレート【パターン3】
パターン2と基本的に同じフォーマットですが「納品書」という文字がセンターになり、見やすさを重視したシンプルなデザインになります。
その他の色のダウンロードは次より
納品書無料テンプレート【パターン4】
パターン2・3と同様のフォーマットながら、ヘッダー部分がデジタルグラデーションのようになっており、ポップなイメージを感じさせるデザインです。
BtoCのECサイトなど、堅苦しくならない納品書が最適な際に有効かもしれません。
その他の色のダウンロードは次より
納品書を1枚ずつ発行して送付するのは骨が折れませんか？
納品書発行システムなら、あらかじめ登録してある事業者に対して簡単に納品書を発行可能です。請求書や見積書にも対応しているほか、発行した書類の管理までできます。
そのような 納品書発行システムの比較はこちら にて解説しています。
納品書の役割と書き方
納品書は取引の際に必要となる書類であり、商品受取りの証明書にもなります。
しかし、納品書にどのような事項を記載すれば良いのか正確に理解されている方は少ないのではないでしょうか。
納品書が商品授受以外にどのような役割があるのか、書き方とともに解説していきましょう。
納品書が持つ2つの役割
納品書とは発注された商品が納品される際に添付される書類です。物品のやり取りがある場合は到着した際に商品と一緒に同梱されます。物品のない納品の場合は別途メールや郵送などで送付されます。納品書が持つ役割は2つあります。
売上計上時に必要
商品到着をもって売り上げ計上する企業にとって、納品書は売上計上時に必要で、小さな商品だけではなく、工事が完了したときや所有権が移動した場合にも納品書は発行されます。
注文内容の確認
売上計上のほかにも、納品書は注文どおりの商品が届いているかを確認する際にも役立ちます。発注どおりの商品、個数、サイズなどが間違っていないかどうか明確にできます。
商品が納品書の内容と異なる場合は、納品書と発注書を照らし合わせて確認されるため、納品書と請求書の金額は同一である必要があります。
納品書の書き方
次に納品書の書き方について紹介します。
納品書に必要な最低必須事項
納品書として有効な書類にするためには、国税庁が指定している6つの項目が記載されている必要があります。経理上、請求書との紐づけがされるため漏れがないように記載しましょう。
- 適格請求書発行事業者の氏名又は名称及び登録番号
- 取引年月日
- 取引内容（軽減税率の対象品目である旨）
- 税率ごとに区分して合計した対価の額（税抜き又は税込み）及び適用税率
- 税率ごとに区分した消費税額等
- 書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称
※出典：国税庁「 適格請求書等保存方式の概要 」（2025年8月22日閲覧）
上記6点の記載がない場合、納品書として認められません。
取引先が見やすい納品書に必要な10の事項
先ほど紹介した国税庁が指定している5つの事項だけでは、取引先が「依頼したとおりの納品がすべてされているか」理解しにくい部分があります。納品時に安心して受領してもらうためにも、取引先がわかりやすい納品書の書き方を紹介します。
納品先の企業・担当者名
商品を納品する取引先の会社名や屋号、担当者がいる場合は担当者の名前を記載します。こうすることで、担当ではない先方社員の手元に渡った際にも、適切に届けられます。
納品日
配送で商品を納品するケースでは、出荷日が納品日とされることが多くなります。取引先が理解しているのであれば問題ありません。
月末の発送の場合は納品日が月をまたいでしまうことで、計上月がずれてしまう可能性もあります。取引先にあらかじめ確認しておきましょう。
納品番号
商品に不備があった場合の返品、交換の際、特定の取引を明確にする意味でも、それぞれの納品書にはユニーク番号となる「一定の法則に従った通し番号」を割り振ることが望ましいでしょう。
取引先や取引回数がいくつもある場合、照会しやすくなります。
また、納品番号が見積書や請求書と紐づいていれば、経理作業の時も管理しやすくなります。
納品者の企業・担当者名と連絡先
納品書を発行した企業名や担当者名を取引先にわかりやすいように記載しましょう。納品物に関して不明点があった場合に、すぐ連絡が取りやすいように電話番号の記載も忘れずに行いましょう。
納品者の社印
社印は捺印していない場合もありますが、「会社として承認している」意味もこめて捺印している会社もあります。社印を捺印する場合ははっきり見える位置に捺印しましょう。一般的には角印で問題ありません。
合計金額の明確な記載
請求書と紐づけられる合計金額はわかりやすく記載しましょう。
小計と合計金額の記載文字が同じ大きさだとわかりにくいこともあるため、合計金額は税込金額を見えやすい場所に大きめの字で記載すると良いでしょう。
商品名は略さずに正式名称で記載
商品名を記載する場合は正式名称を記載します。社内管理で使われるようなアルファベットのみの略語などは避けましょう。文字数に制限がある場合は取引先にわかりやすいように記載します。
商品の「数量・単価・金額・小計」
商品個数を納品書と物品を照らし合わせて行われることが多いです。商品の数量や単価・金額・小計は間違いがないように記載します。小計はExcel関数を使うと間違いをなくせるでしょう。
消費税の記載を忘れず
消費税が外税の場合は、記載が必要です。消費税が内税の場合でも取引先が売上計上や処理しやすいように、内税金額を書いておくと良いでしょう。軽減税率が適用される場合も明記します。
備考
商品のことで何か伝えたい場合や、取引の際に交わした約束などを記載できます。見積書に記載した備考がないかも確認しておきます。
納品書の送り方
納品書の送り方は物品がある場合は同梱して送ります。納品書に対してクライアントの承認が欲しい場合、「納品受領書」や「検収書」もあわせて送り、サインや捺印をもらって返送してもらうようにしましょう。
郵送ではなくPDFにしてメールで送れます。その場合はExcelやワードファイルではなく、改ざんできないPDFに転換するのを忘れずに行いましょう。
納品書を発行して確実な取引を
納品書は取引先・クライアントに対して、「商品や納品物を納品した」エビデンスです。個人間ではそれほど気にしない納品書ですが、法人間での取引の際に注意すべき点は多くあります。
特にフリーランスや個人事業主の方では「納品書を作成していない」方がいるかもしれませんが、納品したことを証明できるため自分の身を守るためにも発行をおすすめします。
納品書は無料テンプレートを活用するのがおすすめ
取引先・クライアントの支払いサイトも考慮した自社の売上計上など、気を配るべき箇所も多々あります。納品書はテンプレートやフォーマットをを元に確実な管理を行うことで、普段の取引をよりスムーズにできるでしょう。
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