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組織活性化とは | 会社が目標を達成し発展し続けるために必要なこと

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組織活性化とは、組織に従事する人たちがイキイキと働き、目標達成のために効率的に物事を遂行することです。組織活性化による効果や、組織活性化のための施策とコツを紹介します。

企業の目的は「顧客の創造」とドラッカーは言っています。では、顧客を創造するためにはどうすれば良いのでしょうか。市場の変化を敏捷に捉え、更にその先を予測し、適応した価値を提供することです。そのためには、「資料が多い」「組織間に壁がある」「悪い情報が流れてこない」「形式的な会議が多い」などの、いわゆる大企業病を排除し、組織そのものが一個人のように「考え」「予測し」「能動的に動く」ことが必要となります。

組織活性化とは

組織活性化とは、その組織に従事する人たちがイキイキと働くことができて目的の遂行が効率的に行われることです。すなわち、企業の発展には欠かせない行為です。活性化といっても色々な方法があります。

組織活性化の効果

組織活性化による効果は、各構成員が「自分の達成目標」を通して会社の短期目標を確実に達成し、さらには市場の変化に敏感に反応し、タイムリーな「新製品の提供」あるいは「新サービスの提供」が「顧客の創造」を生み出し、企業の成長に貢献できることでしょう。

内部的には、現場のムダが取り払われ経費やロスが低減され効率が上がることによって「粗利」の増大を生み出します。また、各構成員の「目標」達成によって、「自己実現」が図られ「従業員満足度」の向上も期待できます。このような成果は、さらに組織を活性化させるので「企業成長のエンジン」とも言えますね。

組織活性化のための7つの施策

組織が活性化していれば、次のような状態になるでしょう。

  • 一人ひとりが「自分の業務目的」「達成目標」を的確に捉えていて迷いなく行動している
  • 問題が起これば直ちに部署を越えた関係者が集まり協働して問題解決に当たっている
  • 無駄な作業が少なく残業が少ない
  • 開発や事務などの間接部門では職場の各所で議論が行われている
  • 会議では批判的な意見ではなく肯定的で前向きな意見が大勢を占めている
  • 製造などの直接部門では活発に改善提案がされている
  • 不良率が下がっている
  • 整理整頓が行き届き明るい運域に満ちている
  • 失敗事例が共有化されている

この状態を実現するために取り組むべき、組織活性化のための7つの施策を紹介します。

組織活性化のために組織ビジョンを明確にする

まず、企業の生い立ちや歴史を踏まえたうえで、企業そのものの「ビジョン」「価値観」「理念」「コンプライアンスの考え方」などを定義する必要があります。これによって、企業のベクトルの方向を明確にするのです。

さらに、構成組織はこのベクトルを受けて、組織としての「存在意義」「達成目標」「重点施策」に展開します。これらの活動が、各構成員の「羅針盤」となり「進む方向」と「役割」を認識させ、各個人の迷いを払拭させてくれるんです。

ただし、市場の変化を注視し必要であれば「ベクトル変更」を遅滞なく行うことをお忘れなく。

組織活性化のためにリーダー自ら自分の言葉で発信する

策定した「ビジョン」「価値観」「理念」「達成目標」「重点施策」などのベクトルは、階層別にその組織のリーダーが、その組織の構成員を前に自分の言葉で説明する必要があります。

紙に書かれた「お題目」を眺めるだけでなくリーダーが思いを込めて伝えることで血となり肉となるのですから。もちろん、タイムリーな「中間状況」や「達成状況」、問題点や反省点を踏まえた「次への展開」などの発信も行いましょう。

組織活性化のために組織員各個の目標値を明確にする

組織のベクトルにリンクした構成員個人の目標値を設定しましょう。6か月単位の「業績目標」と「能力向上目標」の2本立てで、ちょっと背伸びをすれば手が届く高さのレベルがお勧めです。

目標設定時に、対象者が設定してきた「目標値」とリーダーの「期待値」をすり合わせることで、各個人のモチベーションが高まることでしょう。もちろん、成果についての申告、フィードバックも忘れないで下さいね。

組織活性化のために能動的なチームを創る

問題、課題を長期間解決せずにいるのも組織活性化を阻害するものです。状況に応じて「プロジェクトチーム」あるいは「タスクチーム」といった能動的なチームを編成するのも手です。

通常業務から思い切ってメンバーを外し、このチームに投入して短期間で問題を解決させるのです。もちろん、リーダーの権限と解決納期を明確にして公表し、通常業務に残る構成員の納得感を得なければなりません。

組織活性化のためにワイガヤと議論できる土壌を創る

構成員各個人の能力を足し算ではなく、掛け算で発揮させたいと思いませんか。

そのためには、職場のいたるところで、問題や課題に応じた「ワイワイガヤガヤ」と忌憚のない議論が巻き上がっていることが大事です。

そのためには、上司自ら現場サイドで現物を目の前にして各個人とざっくばらんな議論を始めて下さい。その積み重ねが、「議論できる土壌」を創り上げ、組織を活性化していくのです。

組織活性化のために権限委譲を徹底的に行う

組織活性化を実現する為の効果的な方法として「徹底的な権限委譲」があります。

タイムリーな「報連想」の場を設けることを前提に、人事権や高額な金銭処理権などの「譲れない権限」を明確にして、その他の「目標遂行計画」「他部門との交渉」や「トップへの報告」などは思い切って任せてしまうのです。

人材が大きく育ち、組織がいきいきと活動的になり、ひいては組織の目標必達につながることになります。

組織活性化のために風通しの良い風土を醸成する

「井の中の蛙大海を知らず」と言われるように、狭い世界しか知らなければ、思い上がりの強い、他部門を批判するような組織となってしまいます。

そうなると、組織効率も最低となり目標達成も望めません。これを避けるためには、上司が「悪い情報」も含めて可能な限りの情報を発信するとともに、構成員を適宜、市場、セミナーや展示会などに参加させ、外の風に晒すことです。

また、階層をできるだけ少なくし情報が短時間で末端まで伝わるようにすることも大事ですね。

企業別の組織活性化事例

組織活性化を成功させた事例:「ありがとうカード」

ある企業では、活性化の為に「ありがとうカード」というものを作ったそうです。ありがとうカードとは、「日常の些細な事にも仲間に感謝の気持ちを持ち、それをカードに記入して相手に渡す」といったもので、仲間同士で組織を活性化させる取り組みです。なかなか普段一緒に働いている仲間に感謝をしていても、照れくさかったりするので言葉には出しづらいですよね。カードに記入して渡されると、嬉しいですし仲間同士の絆も深まります。カードも見返したりできるので、モチベーション維持にもつながりますね。

組織活性化を成功させた事例:「月1の社長面談」

社長自ら毎月1回必ず社員と面談をしている企業もありました。ベンチャー企業ならまだしも、大手企業にもなるとなかなかそういった時間を捻出しづらい所ですが、「社員一人一人と向き合って、意見を聞きたい。」といった想いで始められたそうです。

その後のアンケートで、会社の社員満足度が向上したそうです。やはり、トップ自ら社員の声に耳を傾けるという事は非常に大切なことだと考えられます。

組織活性化のコツ1:期日管理と目標設定

成果を出すために、目標設定は必須となってきます。しかし目標設定が低すぎる・高すぎるといった「間違った目標設定」をしてしまってはモチベーションもあがりません。ですので、「頑張れば手が届きそう」というラインが理想です。

また、期日管理トプロセス確認は必ず行いましょう。頑張れば手の届くラインに目標を設定しても、「いつまでに」「何を」「どのように」すればいいか曖昧になってしまいます。

組織活性化のコツ2:業務効率化・働きやすい職場作り

2つ目のコツとして、業務効率化をし働きやすい職場作りをすることで組織活性化を図ることです。業務効率化とは簡単にいうと、現状業務のムダを減らす、もしくは廃止するということです。もう一度、業務内容全体を見直してみてください。必ず「これって本当は必要無いんじゃないだろうか?」といった業務が出てくるはずです。

ムダをなくすことによって、目標達成への道が近づけば社員の働きやすさもぐっとアップします。無理に足し算をしなくても引き算をすれば業務効率化に繋がります。これも組織活性化を行うコツのひとつです。

組織活性化のコツ3:モチベーションコントロール

やはり最後はよく耳にする「モチベーション」という部分。日本語に直すと「やる気」なんて言ったりしますよね。やる気を持続させる為には、「成功した自分をイメージさせる事」が大切です。

トップアスリートのフィギアスケート羽生結弦選手も「常に成功している自分をイメージしている」と言っています。羽生結弦選手は本番前には「自分はできる!」と何度も何度も音読をしているそうです。また、4回転ジャンプを跳ぶ時も「絶対飛ぶ!」と成功のイメージを常に心がけています。「できる!」と口に出す事は目には見えないものですが、自信(活性化)にもつながります。

組織活性化の必要性とそのための7施策のまとめ

組織活性化の「必要性」「効果」とそのための7施策を述べてきました。いずれも、そんなに難しいことではないと思われた事でしょう。ただし、いずれもその組織のリーダー(管理監督者)の立場では、相当な覚悟が必要となります。

「報連相」の場を設けたら、後は任すだけというのは、結構辛いものですよ。でも、組織の目標達成のため、及び将来の成長のために今日から始めてみませんか。

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