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人事評価のフィードバックのポイントは?やり方やコメント例、重要性、必要性

最終更新日時:
記事の情報は2022-05-20時点のものです。
社員のエンゲージメントを高め、生産性をアップさせる鍵を握る人事評価。成功している企業がある一方で、適切な人事評価に難儀している企業もあるようです。人事評価における理想的なフィードバック内容や評価のポイントを詳しく解説します。

人事評価におけるフィードバックの重要性

どんな企業でも社員の人事評価は必要ですが、評価の際にフィードバックを行っている企業は多くないようです。とくに中小企業の場合、一方的な評価だけで上司と部下の関係構築に意識を向けられていないケースがあります。やり方がわからなかったり、査定だけで終わっていたりする企業が多いようです。

適切なフィードバックを伴う人事評価は、社員のモチベーションを上げるだけでなく、管理者が一人ひとりの社員の課題と解決策を共有するのに役立ちます。たとえば、次のような恩恵があります。

人材育成につながる

人事評価のフィードバックを適切に行うことで、社員が自らの課題を客観的に把握できるようになるので、結果として人材育成につながります

管理者側がこれまでの経験やデータなどを元に、社員に対して的を射たアドバイスができれば、社員が自ら成長するきっかけになるでしょう。いわゆる自律型人間が育ちやすくなるメリットもあります。

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生産性向上につながる

評価の際にフィードバックを受けた部下は強みや弱みを把握できるようになり、結果的に業務の生産性向上につながります。

評価が芳しくない社員に対しては、一方的に叱責を加えるのではなく、具体的にどうすれば問題や課題が解決できるのか、社員とともに考える姿勢が重要です。そこから具体的に改善すべき点や必要なスキルなどを社員自らが考えられるように促すことで、その後の成長にもつながります。

人事評価の不満をなくす

フィードバックのある評価は、社員の人事評価への不満をなくすのに有効です。フィードバックを伴わない人事評価の場合、具体的にどんな点が評価に影響したのかがわからないため、どうしても不透明感や不平等感をおぼえる社員が出てくるでしょう。

フィードバックのない人事評価では管理側と社員側とで認識の乖離が生じやすく、とくに厳しい評価を受けた社員は、公正な評価がされなかったのではないかと疑心暗鬼になりかねません。フィードバックをすることで、双方の認識の齟齬をなくし社員は次の行動につなげられるようになります

人事評価への不満を解消する方法に関しては、こちらの記事でも解説しています。参考にしてください。

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人事評価で理想のフィードバック方法とは?

このように、人事評価では適切なフィードバックが極めて重要ですが、フィードバックの方法がわからないと感じている人も少なくないようです。理想的なフィードバックのために、重視すべきポイントを解説します。

アイスブレイクで緊張をほぐす

フィードバック面談では、いきなり評価結果の話を始めてはいけません。部下からすれば、どんなことを言われるか不安かもしれませんし、そもそも上司との面談は緊張するものです。

初めから本題に入るのではなく、天気やニュース、趣味、プライベートのことなど、軽い雑談から始めて緊張をほぐすことが大切です。

部下の話を聞く

フィードバックで管理者側は終始、部下の話を聞く態度でいることが重要です。一方的に仕事内容について批判したり叱責したりするのは必ず避けるべきで、ともに改善すべき点を見つけて具体的な解決策を考える必要があります。

そのために、先に部下の自己評価を聞きましょう。上司の評価を先に伝えてしまうと、その内容に影響され本心を話してくれない場合があります。まず先に自己評価を話してもらいましょう。聞く時は部下の顔をときどき見ながら適度に相づちを打ち、できるだけ話しやすい雰囲気を作ります。

ポジティブな内容の評価

部下の自己評価を聞いたら、ポジティブな評価から伝えましょう。プラスの内容から伝えることで、部下の方は話を聞きやすい状態になります。褒めるべきところは、積極的に褒める姿勢が重要です。

フィードバックのための評価シートを用いる企業と、そうではない企業がありますが、どちらもポジティブなところから伝える点に変わりはありません。

ネガティブな内容の評価

プラスの評価の後に、マイナスの評価部分を伝えます。このとき、必ず原因も伝えなければいけません。部下が理解・納得できるよう、マイナス評価の根拠を具体的事実や事例を使って詳しく説明します。なぜこの評価なのか、部下から質問があった場合にも、具体的な事実や数値なども出して回答できればベストです。

そして、フィードバック内容はこれまでの指導内容と整合性が取れていることが重要です。これまで伝えたことのない評価軸や評価基準を突然持ち出さないように注意しましょう。企業全体の社員教育の方針と合わないような内容を持ち出してしまうと、部下に不信感を持たれてしまうおそれがあります。

マイナス面を伝えたら、それを今後どう解決していくかを一緒に考えます。社員側に考えるように促し、管理者側も考えを伝えて、具体的な解決策や行動方針を明らかにしましょう。信頼関係の構築に努めることが大切です。

人事評価でフィードバックを行う際のポイント

次に、人事評価で理想のフィードバックを達成するために、管理者側が意識すべきポイントを説明します。

事前準備

人事評価の適切なフィードバックやアドバイスのためには、事前準備が欠かせません。どのように評価を伝えるのか、話す内容の整理や部下からの質問に対する回答を想定しておきます。管理職は何かと多忙ですが、限られた時間内で面談を成功させるため、事前に可能なことはなるべくやっておきましょう。

評価や査定をただ伝えるだけでなく、評価につながった理由や最も伝えたい内容を整理しておく必要があります。言葉の伝え方で相手の心情はまったく変わるため、厳しい言い方や批判的な口調の傾向にある方は、とくに注意してください。

場所

人事評価が行われる時期は、会議室をはじめとした面談を行う場所の確保が難しくなる可能性があります。早めにフィードバックを行う場所を確保しておきましょう。他の社員に人事評価の内容が聞かれないよう、クローズドな空間で行う必要があります

また、リモートワークの場合は、Web会議システムを利用することで場所を選ばず面談ができるはずです。

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時間

面談時間の確保も重要です。時間が短かったり、就業時間後の極端な時間に実施したりすると、社員側は時間の調整が難しくなるだけでなく、上司の印象が悪くなったり、評価が蔑ろにされていると感じたりするかもしれません。30分〜1時間を目安に、調整をつけやすい時間に面談を設定しましょう。

コメント内容

人事評価のフィードバックは事実に基づいて具体的な内容を伝えることが重要です。すでに説明したように、日ごろ指摘していることや、伝えている内容との乖離が発生するのはよくありません。管理者側の日ごろの言動と整合性をもたせるのは必須です。

態度や伝え方

伝え方も相手の心情に配慮しつつ、論理的に伝えるようにしましょう。言葉の選び方も慎重に考えておきます。言い方ひとつで部下のモチベーションが下がってしまうこともあります。丁寧な対応や適切な言葉遣いを心がけ、高圧的な態度にならないように注意しましょう。

課題の改善方法については、上司の意見を押し付けてはいけません。部下が自ら答えを導き出せるよう、効果的な質問を考えておきます。部下の意見もしっかり聞けるように、日ごろからコミュニケーションをとって話しやすい環境を作っておくことが重要です。

定期的に行うと効果的な1on1ミーティング

人事評価のフィードバックをより効果的なものにするために、1on1ミーティングの導入を検討してみましょう。

1on1を行う目的

1on1とは、上司と部下が1対1で定期的なミーティングを行う人事制度のことです。日々の業務において成功したことや失敗したことなどを話し合い、上司がフィードバックをすることで気づきを促し、さらなる成長につなげる目的があります

1on1を行うことで得られるメリット

1on1の実践によって、社員の組織に対する満足度を高められます。上司と部下のコミュニケーションが活性化し、さまざまな業務改善効果が期待できるほか、意思決定上の誤解も生じにくくなります。

また、社員個人が内省し成長する機会を多く得られます。具体的にどういうアプローチをとれば成長できるのか、自分なりに考えて試行錯誤する機会が増えるため、人材の育成につながるわけです。

上司は1on1ミーティングでのフィードバックを通じて、部下の能力を高め、自らの力で考え行動して目標達成できる人材に育てることができます。また、部下との信頼関係を深め、部下の抱える課題解決の糸口を見つけることにつながります。

1on1ミーティングに関しては、こちらの記事でも解説しています。参考にしてください。

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人事評価のフィードバックに役立つ人事評価システム

それでは、人事評価のフィードバックに活用できる人事評価システムを、いくつか紹介します。

カオナビ - 株式会社カオナビ

カオナビ
BOXIL SaaS AWARD 2022 人事・給与部門受賞
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ボクシルSaaSのデータを元に表示しています
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株式会社カオナビが提供するカオナビは、人材情報の「見える化」ができるタレントマネジメントシステムです。社員の情報を人材データベースに一元化することで、適材適所な人材配置や適切な人事評価を実現できます。評価シートへの上長からのコメント内容を記載する欄も設定可能なため、人事評価時のフィードバックを残しやすい環境にできるでしょう。

ボクシルでの評判
4/5
人事評価をするという意味ではこれまであまり言語化して表現してこなかった部分も評価者と被評価者が認識して改善しやすくなるツールです。他の部署やチームの目標やメンバーのことを知ることができる点でも有効だと感じました。 ただ、設定の問題だとは思いますが、項目に対して記入欄が小さく入力がしにくいと感じることがあります。
投稿者プロフィール
利用状況 : 利用中
投稿日 : 2020/11/30
利用アカウント数 : 101件〜200件
業界 : IT/通信/インターネット系

HRBrain - 株式会社HRBrain

HRBrain
BOXIL SaaS AWARD 2021 Autumn 人事・給与部門受賞
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ボクシルSaaSのデータを元に表示しています
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株式会社HRBrainが提供するHRBrainは人事評価から人材データの活用、そしてタレントマネジメントまで幅広く活用できるクラウド型の人事評価システムです。自社の状況に応じて柔軟なカスタマイズが可能で、必要な情報をすぐに取得・共有できます。一人ひとりの社員のスキルや保持している資格、あるいは将来のキャリア希望などを考慮しつつ、 優秀な人材の抜擢や人材配置の検討が可能です。

ボクシルでの評判
4/5
エクセルやスプレッドシートで管理をせざるをえなかった環境を、システム化されているため、視認性が極端に向上した。半期ごと、四半期ごとに評価をおこなうこともでき、おざなりになりがちな上長や部門長からのフィードバックもコメントが残るので、当人の成果を確認しやすい。
投稿者プロフィール
利用状況 : 利用中
投稿日 : 2020/09/10
利用アカウント数 : 51件〜100件
業界 : 医療系

あしたのクラウドHR - 株式会社あしたのチーム

あしたのクラウドHR
BOXIL SaaS AWARD 2021 Autumn 人事・給与部門受賞
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ボクシルSaaSのデータを元に表示しています
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株式会社あしたのチーム提供で4,000社以上の導入実績をもっているあしたのクラウドHRは、社員のデータベースから目標設定、人事評価まで一元的に管理できるクラウドサービスです。豊富な機能によりワークフローの改善から評価と給与の調整、ビッグデータを活用した目標添削機能など、珍しい技術を搭載しているのが特徴です。ベンダーによる人事評価の構築や運用支援サービスも利用できます。

※出典:あしたのチーム「あしたのクラウドHR」(2022年4月27日閲覧)

ボクシルでの評判
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目標設定・評価・面談・査定・給与・賞与・給与決定通知書発行・期日管理及び評価分析・甘辛分析等の人事評価制度の運用と社員情報・組織図・組織図シミュレーションまでを一括管理できる。 目標設定ではAIによる自動添削機能があり、社員の目標設定力向上・成果に繋がる具体的な行動改善・変容の目標設定の実現を後押しし、人財育成に繋がる運用が実現可能。 面談での再三再四の指摘といった記録も残り、企業防衛にも資する。
投稿者プロフィール
利用状況 : 利用中
投稿日 : 2020/10/27
利用アカウント数 : 2件〜10件
業界 : コンサルティング・専門サービス

HRMOSタレントマネジメント - 株式会社ビズリーチ

HRMOSタレントマネジメント
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ボクシルSaaSのデータを元に表示しています
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HRMOSは株式会社ビズリーチが提供している、人材管理から人事評価、そして上司と部下による1on1ミーティングの支援まで活用できるクラウド型の人材管理システムです。社員の適切なフィードバックや、強みを活かした人材配置にすることで業務効率化や社員のエンゲージメントの向上を実現できます。組織の課題に合わせてプランを選択可能です。

評価ポイント - 株式会社シーグリーン

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ボクシルSaaSのデータを元に表示しています
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株式会社シーグリーンが提供する評価ポイントは、社員の仕事へのモチベーションと日々の活動を見える化し、組織全体の生産性の向上を実現できるクラウド型人事評価運用サービスです。社員の業務への貢献を定量的に把握し、リアルタイム評価や360度評価によって人事評価の体制を構築します。コミュニケーターが社員の悩みや不満を見える化する支援もしてくれるため、フィードバックのやり方がわからない企業にもおすすめです。

WiMS/SaaS人事考課システム - 株式会社 ソリューション・アンド・テクノロジー

株式会社 ソリューション・アンド・テクノロジーが提供するWiMS/SaaS人事考課システムは、テレワークや在宅勤務にも対応している人事考課システムです。ジョブ型雇用の評価制度やコンピテンシー評価、MBO評価などにも広く活用でき、社員の評価設定やフィードバック面談など、部下とのコミュニケーションを加味した運用設計を支援してくれます。人事給与システムや勤怠管理システムとの連携も可能です。

P-TH+ - AJS株式会社

P-TH+はあらゆる業界・ビジネス規模の人事評価に活用できる人事評価システムです。自社の評価制度を変更することなく、既存のワークフローと評価シートをシステム化できるのが特徴で、WebとExcelを連動することにより、人事部門が使い慣れたインターフェースで人事評価業務を遂行可能です。オンプレミス型とクラウド型から、自社に合った方を選択できます。

フィードバックを行い人事評価を意味あるものに

人事評価のフィードバックのポイントを解説しました。フィードバックを伴わない人事評価は部下の不満を招いてしまう恐れがあります。必ず事実に基づいた適切なフィードバックを評価に盛り込むようにしましょう。評価や伝え方の順番も大事です。

フィードバックや評価の蓄積を容易にし、手助けをする人事評価システムも活用しつつ、部下の話に傾聴し、高圧的にならないように評価を伝えるようにしてください。日ごろから部下と話しやすい雰囲気を作っておくのも管理者の役割と言えます。

注目の人事評価システム、サービス資料まとめ

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