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人事評価システムとは?メリット・デメリット・機能・価格を解説

記事の情報は2021-07-29時点のものです。
人事評価システムとは企業の人事評価業務を円滑に進めるツールで、目標・進捗管理機能、MBO評価機能、360度評価機能、ワークフロー管理機能などを搭載しています。人事評価システムとは何か、メリットやデメリット、機能や価格、導入のポイントなどを踏まえながら総合的に解説します。

人事評価システムとは?

人事評価システムとは、人事評価業務の効率的な実施をサポートするITシステムのことを指します。近年は人事評価機能だけではなく、人事情報を統合的に管理したり、タレントマネジメント機能のように他の人事業務領域もカバーしたりするツールも誕生しています。

人事評価システムの機能

人事評価システムに一般的に付帯されていることが多いのが次の4つの機能です。それぞれの機能について詳しく説明します。

  • 目標・進捗管理機能
  • MBO評価機能
  • ソーシャル・360度評価機能
  • ワークフロー管理機能

目標・進捗管理機能

目標管理・進捗管理機能とは、設定された目標にどの程度近づいているか、どのように進行しているかチェックするための機能です。

評価を行う上司が、部署や個人ごとの目標について一覧で確認できます。従業員側は、定期的に入力することで進捗管理や振り返りにも利用できるため、蓄積した評価と照らし合わせて自身の成長にもつなげられます。

また、人事評価システムにより直接業務に関わらない人事部でも評価の状況が把握できますし、データの集計・分析も容易になるので管理業務が効率化されるでしょう。

MBO評価機能

MBOとは、企業理念や会社としての目標を各部門や従業員ごとの目標に反映させて、個人が目標を達成することによりボトムアップで会社としての理念や目標を達成しようとする目標管理手法のことを指します。

近年多くの企業が採用している目標管理手法のため、MBOを円滑に進めるために多くの人事評価システムがMBO評価機能を搭載しています。

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ソーシャル・360度評価機能

ソーシャル・360度評価は評価手法の一種です。評価者が1人しかいないのであれば、主観に評価が大きく影響され、不合理な評価・待遇が発生しえます。このような評価制度の弊害を防ぐために、上司だけではなく部下や同僚など複数の関係者が評価を行うのがソーシャル・360度評価という制度です。

360度評価も認知され始めている概念のため、人事評価システムに搭載されていることも多く、360度評価を重視したサービスや実施支援のツールも登場しています。

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ワークフロー管理機能

ワークフロー管理機能とは、人事評価の手続きがどこまで進んでいるかを可視化する機能のことを指します。

人事評価には面談や評価作成、シートの集計などさまざまなステップがありますし、従業員の数だけ手続きがあるのできちんと手続きの進捗を管理していなければ、評価に時間がかかったり、うっかり誰かの評価が漏れていたりといった事態が発生しえます。

このようなミスを防ぐために、ほとんどの人事評価システム・サービスはワークフロー管理機能を搭載しています。

人事評価システム導入のメリット

人事評価業務は組織の人材戦略に大きな与える業務である一方、評価面談を実施したり、評価シートを配布、回収して集計したり、さまざまな人材データを管理したりと何かと手間のかかる工程が存在します。

人事評価システムを活用すると、これらの業務にかかる手間を効率化できることによって、人事業務にまつわるコストの削減、評価スピードが向上できスピーディーな人材戦略における意思決定が可能となります。

人事評価システム導入の主要なメリットをまとめると次の3つです。それぞれについて詳しく説明します。

  • 人事評価手続きを効率化できる
  • 人事情報の一元管理を実現
  • 戦略的な人材配置の実現

人事評価手続きを効率化できる

人事評価では、評価面談の実施や書類作成をしなければなりませんし、データを集計・分析するのにも時間がかかります。このような手間は人事評価システムを活用することによって削減できます。

  • 人事評価システムのワークフロー機能:人事評価の進行状況が可視化される
  • 人事評価シートをオンライン化:紙の書類を回収したり、集計したりする手間がなくなる

こうした人事評価の手続きに関する手間を解消することによって、人事評価に必要な人件費や時間を削減、他のクリエイティブな仕事に時間を割けます。

人事情報の一元管理を実現

人事情報を一元管理できることも人事評価システム活用のメリットです。

人事には従業員の名前や所属だけではなく資格やスキル、経歴以外にも多くの情報が含まれており、これらの情報を管理することは強い組織作りにおいて重要なテーマです。

人事評価システムの中には人事評価だけでなく人事管理機能を持ったシステムもありますし、人事管理システムと連携できるものもあります。こういったシステムを活用することにより人事情報を管理して、必要に合わせて素早く情報を引き出せるようになります。

戦略的な人材配置の実現

戦略的な人材配置を実現し、会社として一丸となって業績をあげられることも人事評価システムのメリットです。

評価に手間がかかりすぎて現場の従業員が丁寧な評価作業を行ってくれなかったり、適当な評価をしていたりすれば、評価されるべき人間が評価されず、組織として最適な人材配置ができなくなります。

人事評価システムを活用することにより評価に関わる手間やデータ分析にかかる手間を削減し、評価者が評価自体に集中することで正確な評価を実現。評価の分析結果を元に、経営陣が人材配置の意思決定を下せば組織の最適化が可能となります。


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人事評価システム導入のデメリット

人事評価システムの導入には大きなメリットがありますが、同時にいくつかのデメリットもあります。これら3つの主なデメリットについて説明します。

  • 人事評価制度・手続きの見直しが必要
  • 評価シートといった帳票をそのまま移行できるとは限らない
  • コスト・他のシステムとの連携を考慮しなければならない

人事評価制度・手続きの見直しが必要

人事評価システムの導入にあたっては、既存の人事評価制度や手続きの見直しを同時に行う必要があります。既存の人事評価システムについて人事評価制度が対応していないケースがあるからです。よって、システムと人事評価制度が適合するかの事前チェック、人事制度の見直しなどが必要です。

もっとも、これは人事制度を見直す良い機会にもなります。特にテレワークやジョブ型雇用のように人事制度に関する新しいトレンドが発生している昨今においては既存の人事評価制度が老朽化しており、従業員の働きを正しく評価できない、魅力的な人材を採用できないといったトラブルも発生しがちです。

人事評価システムの見直し、入れ替えをきっかけに人事評価制度のありかたそのものを見直すことによってより良い体制に移行できるかもしれません。

【関連記事】テレワークに活用できる人事評価システムは?

既存の評価シートをそのまま移行できるとは限らない

既存の評価シートのフォーマットを、そのままシステムに移行できるとは限らないのも人事評価システムを導入するデメリットの1つです。もちろん、人事評価システムは導入時にヒアリングをし、シートや運用のカスタマイズを提案してくれるので、安心しましょう。

ただし、複雑な人事評価制度や評価手法を採用している場合、完全に一緒にはできない可能性も考えておく必要はあります。

また、評価シートのデータを移行できるのかといった問題もあります。データの蓄積が一度途切れてしまうと、評価の推移が途中で検証できなくなる可能性もあります。

コスト・他のシステムとの連携を考慮しなければならない

人事評価システムを導入するにあたって検討しなければならないことはありますが、システムそのものの機能や使いやすさとは別にコスト・他のシステムとの連携も重要な要素になります。

人事評価システムは導入費用、運用費用ともに一定以上のコストが必要になるので、小規模事業者の場合コストパフォーマンスが悪いと感じるかもしれません。

また、人事評価機能だけを持ったシステムを単体で使用することは想定しがたく、人事管理やタレントマネジメントシステムといった他のシステムと連携して使用するのが一般です。このときにシステム間の連携ができていないと、人の手を介す必要があるので入力ミスや人件費が発生することも想定されます。

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人事評価システムの導入事例

多くの企業が人事評価システムを導入していますが、「ベアーズ」「トリドールホールディングス」「生活クラブ」の3社の事例から人事評価システムを導入することの意義について考察します。

ベアーズ

家事代行サービスを展開しているベアーズでは、上司によって人事評価に偏りが出る問題を改善するために人事評価システムの導入に踏み切りました。

人事評価システムを導入後、組織内に浸透させていくフェーズでも、導入前より人事評価制度を通じたより双方向性のあるコミュニケーションをとれるようになったとのことです。

このように、システム導入を実施することにより今まで不明瞭だった評価基準を明らかにしようとする動きが生まれ、適切な評価をするために重要なコミュニケーションの改善につながることもあるでしょう。

出典:あしたのチーム「人事評価システムの導入事例「社員のモチベーションを保つ公平かつ適正な評価を」(2021年7月29日参照)

トリドールホールディングス

丸亀製麺を運営しているトリドールホールディングスでは、元々人事データの管理にはエクセルを活用していました。人事制度を構築するにあたりデータを蓄積していく必要が発生し、人事のシステムとしてHRBrainを導入し、システム内に人事評価の内容を蓄積、分析することによって人材開発に関するインサイトの発見に役立てようとしていました。

この事例のように、人事制度構築や改善のためにも評価データの蓄積は必要であり、蓄積ができた結果として人材データの一元化にもつながります。

出典:HRBrain「データドリブンな人材育成・組織開発を実現。HRBrainを活用した攻めの戦略人事とは」(2021年7月29日参照)

生活クラブ

高齢者向け社会福祉事業、保育事業、障害児支援事業などを行っている生活クラブでは職員1,700人の人事評価を円滑にミスなく実施するために人事評価ナビゲーターというシステムを導入しました。

同システムはPCに慣れていない職員でも使いやすいシステムで、遠隔で本部と職員が一緒の画面を見ながら操作ができる機能が盛り込まれており、現場へ浸透しやすかったとのことです。

同システムが浸透した結果、シートの郵送だけで数日かかっていた作業がほぼリアルタイムで完了するようになり、紙の作業も減って人事評価業務が効率化できました。

人事評価システムによる最大のメリットを最大限享受できるのは、やはり人事評価システムを導入する意義として大きなものがあるでしょう。

出典:日本経営「人事評価Navigator 導入事例 社会福祉法人生活クラブ様」(2021年7月29日参照)

人事評価システム導入のポイント

人事評価システム導入のポイントは次の5つです。人事評価は組織づくりの根幹となりえる業務なので、導入前の丁寧な準備が重要です。

  • 導入目的・時期を明確にする
  • 人事評価制度も合わせて見直しを行う
  • 評価プロセス・運用ルールを決めておく
  • 評価結果の活用方法について決定する
  • 従業員に使い方を周知する

導入目的・時期を明確にする

導入目的・時期を明確化する必要があります。目的は人事評価業務の効率化や制度自体の刷新にあると考えられますが、具体的に現状の評価制度にどのような問題点があるのか、改善するためにはどのような機能が必要なのかを整理してください。

それさえ決めていれば、数多あるシステムの中から人事評価システムを選定する際の基準ができ、スムーズなシステム選定が可能になります。もちろん、人事評価業務の改定は全社に影響がある重要な変更なので、いつごろから変更していつまでに従業員に告知するのかプロジェクトの計画、時期も明確にしなければなりません。

人事評価制度も合わせて見直しを行う

人事評価システムを刷新する際は人事評価制度自体の見直しも行うべきです。変則的な人事評価制度だとシステム上で再現できないかもしれませんし、近年のリモートワークが求められる労働環境においては既存の人事評価制度では対応できなくなっていることも多いです。

人事評価制度も合わせて見直して、人事評価制度とシステムのバランスについて見直し会社組織の在り方について検討した方が、より効果的なシステムの導入が可能になるでしょう。

評価プロセス・運用ルールを決めておく

良いコンセプトの人事評価制度と、それを実現できるシステムであったとしても、評価プロセス・運用ルールが不明確であると、うまく制度が機能しない可能性があります。

評価制度の見直し、システムの選定、導入準備と並行してどのような評価プロセスにするのか、運用ルールにするのかについては時間をかけて考えておいた方が、スムーズに人事評価制度を現場に導入できます。

評価結果の活用方法について決定する

せっかくの評価制度でも従業員に調査結果が還元されないのであれば、ほとんど意味はありません。評価結果を何に活用するのかについては明確にする必要があります。

人事評価の結果が従業員に与える大きな影響としては昇給や昇進がありますが、それだけではなく評価の結果および理由、改善すべき点についてもきちんと各従業員にフィードバックしましょう。

評価結果をどのように分析、活用して組織・従業員個々の能力改善に取り組むのか一定の方針は考えておくべきです。

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従業員に使い方を周知する

従業員は本業の合間に人事評価を行います。よって評価者によっては煩わしいと感じるかもしれませんし、新しいシステムだとつい億劫になり評価がおざなりになるかもしれません。

こういった事態を防ぐためにも新システムや評価制度に関する従業員への周知徹底は必要です。具体的な使い方を研修し、マニュアルを作成するのはもちろんのこと、なぜこの評価制度が必要なのか、評価者が人事評価に取り組むことにどのような意義があるのかなどについてもしっかり説明すべきです。

人事評価の歴史と人事評価システムの活用

人事評価という考えは突然誕生したわけではなく、組織が団結し成果をあげるための制度として長年悪戦苦闘してきた成果です。

また、人事評価システムも人事評価業務をサポートするためのツールとしてさまざまな改良が日々行われています。人事評価制度の歴史から現在の人事評価システムが抱える問題点まで、人事評価にまつわるトピックを総ざらいします。

人事評価の歴史

日本において人事評価という概念に特に注目が集まり始めたのはバブル崩壊以降です。

日本では戦後、多くの企業が終身雇用、年功序列の人事制度を構築しており、従業員一人ひとりの働きを明確に評価しなければならないといった考え方はあまり強くはありませんでした。

しかし、バブル崩壊以降、日本経済の右肩上がりの成長神話は終わり、社員の出した成果に応じて昇給、昇進をすべきだといった成果主義の考え方が徐々に海外から輸入されてきて、あらためて成果をどのように評価すべきなのかという問題が発生。

ただし、純粋に成果だけで評価をしようとすると従業員各自が自身の成果のみに固執して部下を育成しない、結果として年功序列のときより組織力が弱くなるといった事態も発生していました。

アメリカの人事評価制度を輸入する日本

加えて、2000年代以降は少子高齢化により優秀な人材を確保することも難しくなってきたので日本企業では人材をどのように評価すべきかという問題が深刻化します。

日本企業の多くはアメリカ企業の人事評価制度を参考に自社の制度をブラッシュアップすることによりこの局面を乗り切ろうとしました。

たとえば、現在でもよく人事評価制度において採用されている「コンピテンシー評価」「MBO制度」「360度評価」のような概念はこの時期にアメリカから輸入されてきた制度で今でも多くの企業が採用しています。

IT技術の進歩と人事評価システム

2000年代にアメリカの人事制度の輸入と同時に多くの日本企業が実行したのが人事評価のシステム化です。

人事評価の概念だけならばセミナーに参加し、書籍を読めば理解できますが、実際に会社に導入しようとするとシステム化した方が現場に浸透しやすいうえに、人事担当者の業務負荷も削減できるからです。

また、2010年代には通信技術の進歩によって今まで各社が自社サーバーを保有してシステムを管理していたのが、クラウドによるサーバー不要のシステム導入が可能となりました。結果、人事評価システムを導入するコストや手間は以前と比べると格段に低くなり、現在では、中小企業を含めて多くの企業に浸透しつつあります。

人事評価システムの今後と課題

中小企業を含めて多くの企業に浸透しつつある人事評価システムですが近年はさらなる進化を遂げようとしています。

以前からテレワークを推進する風潮はありました。しかし、コロナウイルス騒動以降在宅勤務を奨励する風潮が急速に高まり、クラウド型の人事評価システムに期待される役割がますます重要になっています。

また、人事評価システムだけに限らず人事業務全般について、HRとテクノロジーを組み合わせたHRTechと呼ばれる技術が無数に開発されており、日々世界の人事業務システムは進化しています。

人事評価システムについても、AIが人間の下した人事評価のブレを補正したり、従業員の最適な人材配置、離職の兆候を人間に提示してくれたりといったように今後さらなる進化が期待されています。

人事評価システムで人事評価業務を効率的に正確に

人事評価システムとは、企業が行う人事評価業務をサポートするツールであり、人事評価制度の発展とともに進化するシステムです。

現代のシステムにおいては目標・進捗管理機能、MBO評価機能、ソーシャル・360度評価機能、ワークフロー管理機能などが搭載されていますが、今後HRTechの進化とともにさらに便利なシステムが出現することも考えられます。

人事評価システムの導入を検討している場合は、人事評価制度自体の改善も並行して考えられると、より効果的な人事評価が可能になるでしょう。

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