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テレワークに活用できる人事評価システムは?解決すべき課題や評価方法のポイント

最終更新日時:
記事の情報は2021-08-20時点のものです。
テレワークにおける人事評価は課題が多い?本記事では、テレワーク時の人事評価の重要性や評価のポイントについて解説し、テレワークでも公平・公正な評価を実現するためのおすすめ人事評価システムについて紹介します。

テレワークにおける人事評価の重要性

2020年に、やむをえずテレワーク体制に移行した企業も多いでしょう。テレワークに移行して短期的に問題になるのは通信ネットワークや情報管理のことですが、中長期的にはテレワーク下で人事評価をどのように行うべきか?が重要な問題として挙がることが多いです。

多くの企業はオフィスで社員が勤務することを想定して評価制度を構築しています。よって、いざテレワークになると既存の評価制度でうまく対応できないケースが多々考えられます。

人事評価は従業員の会社への貢献を可視化し、給与分配や組織内における配置を決定するための重要な指標です。人事評価制度が機能しなくなると、次のようなデメリットが生まれてしまいます。

  • 成果を正しく評価できなくなり、給与や待遇などに納得感を得られない
  • 待遇への不満で従業員のモチベーションが低下する
  • 正しい人材配置ができず会社の成長にもつながらない

よって、急遽テレワークに対応せざるをえなかった企業は、人事評価を正しく運用できているか見直すべきです。

テレワークでの人事評価はなぜ難しいのか

そもそも、テレワークになるとなぜ人事評価制度が正しく運用できないおそれがあるのか、これら5つの原因に注目して解説します。

  • 勤務態度を評価しにくい
  • 勤務時間・成果を正確に把握しにくい
  • 面談や書類作成の諸手続きが遅れる
  • 評価方法・評価基準にムラがあることが多い
  • 前提となるコミュニケーションが不足する

勤務態度を評価しにくい

テレワーク下では物理的に顔を合わすことがないので、勤務態度を評価することは困難です。

多くの企業は定量評価基準とは別に、「会社の理念に合致した行動をしているか」「勤務態度が良好か」といった定性評価を設定しています。こういった評価はオフィスでの行動に基づいて行われますが、テレワーク時にはそれらが確認できません。

そのため、上司が勤務態度を評価しにくいので「評価に説得力がない」「そもそもどのように評価すれば良いのかわからない」といった事態が発生しがちになります。

勤務時間・成果を正確に把握しにくい

勤務態度だけではなく、勤務時間や成果を正確に評価するのも困難になります。

従業員が作業している様子をビデオ通話でずっと見張っていれば可能かもしれませんが、実質的には不可能です。実行するにしても作業効率が悪化してしまいます。仕事をしていると思っていても実はサボっているかもしれませんし、逆にサービス残業を把握できておらず業務量のコントロールが疎かになる可能性もあります。

また、従業員ごとの目標やKPIが設定されていない場合は、何をもって成果を出しているといえるのか、その成果が良いのか悪いのかを評価することは困難です。

結果としてそもそも部下がどのように働いているのか、どの程度成果を出しているかわからず上司が評価できないといったケースも考えられます。

これらの理由から、テレワーク時の行動をチェックするツールも登場しています。

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面談や書類作成の諸手続きが遅れる

テレワークになることによって、従来オフラインで実施していたこれらの作業が遅れ、人事評価そのものが滞ってしまう事例も考えられます。

従来の人事評価で実施していた作業
・人事評価シートの作成と提出
・面談日程の調整と実施
・賞与や昇格、人材配置といったさまざまな意思決定

また、前述のように評価者が対象をどのように評価すべきか悩むことによって書類提出が遅れて、人事評価全体が遅れてしまう可能性も危惧されます。

評価方法・評価基準にムラがあることが多い

人事評価は評価者の主観や基準に大きく影響されることも多いです。同じ従業員でも評価する上司によって人事評価が大きく変わったり、評価の基準解釈でバラツキが発生したりすることもあるでしょう。

これはテレワークでなくても発生しうることですが、テレワーク下では評価方法・評価基準のムラは特に人事評価に大きな影響を与えることが考えられます。

テレワークでコミュニケーションが少なくなることで判断基準が曖昧になり、判断する要素自体が乏しいので評価方法・判断基準のブレが大きくなってしまい、評価の納得性、公平性がいっそう損なわれる傾向があります。

前提となるコミュニケーションが不足する

無策なテレワークはコミュニケーション不足を引き起こします。

コミュニケーションは人事評価だけに限らず、業務の遂行や従業員の組織への愛着といった、さまざまなことに影響を与える非常に重要な要素です。

これまでオフィスで仕事をしていた組織が、ただパソコンを自宅に持ち帰ってテレワークをするようになった場合は、コミュニケーションや社内の体制がテレワークで対応できず、コミュニケーション不全に陥ってしまうことは往々にして考えられます。

テレワーク下におけるコミュニケーション不全は本章であげている、すべての要因に通ずる真因になりえるので早急な対策が必要です。既存のツールだけでなく、Web会議システムに代表されるコミュニケーションツールの導入から始めるのもいいでしょう。

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テレワーク下における人事評価のポイント

テレワーク下で人事評価制度を有効に機能させるためのポイントは次の5つです。

  • 直接・間接部門は分けて考える
  • わかりやすい評価項目・基準にする
  • システムやプロセスをテレワークに対応した形にする
  • 1on1のように上司・部下が相談する場を設ける
  • コミュニケーションを図る機会を設ける

それぞれのポイントについて詳しく説明します。

直接・間接部門は分けて考える

テレワーク下の人事評価では直接部門、間接部門を分けて考える必要があります。

  • 直接部門:営業・マーケティングのような成果が明確に測定できる
  • 間接部門:経理や総務のように会社運営には重要でも成果が測定しづらい

テレワーク下の人事評価では勤務態度のように曖昧な評価基準をできるだけ排して、定量化できる成果のような客観的指標をベースに評価していくべきですが、何をもって成果とするのかは部門ごとに異なるはずです。

直接部門と間接部門では成果の定義の仕方が大きく異なるので、人事評価制度自体も変化が必要だと考えられます。

わかりやすい評価項目・基準にする

評価項目・基準をわかりやすくすることもテレワーク下の人事評価制度では必要です。テレワーク下で定性評価を実施する際は、評価項目と基準を対面での人事評価以上に厳密にする必要があります。

たとえば、「ビジネスマナー」を評価する場合、さらに細分化して、挨拶の声の大きさ、頻度などのように分解して具体的にどのような項目を評価するのかを明確にするべきですし、1〜5までの5段階評価だとすれば5が具体的にどのような状態のことを指すのか人事評価制度を構築する側が提示する必要があります。

従来の評価制度で項目と基準を明確にしていると考えていても、一度テレワーク下でもきちんと評価できる項目や基準になのかは見直すべきです。

システムやプロセスをテレワークに対応した形にする

テレワーク下で通常の人事評価の手続きをすると、評価シートの流通や、面談の仕方などに支障をきたす可能性も考えられます。テレワーク下ではそれに対応したシステムやプロセスを構築することが求められます。

評価面談がオンラインで完結するようにオンライン会議システムを導入したり、クラウド型の人事評価システムを活用したりするで評価シートを完全にオンライン化し、オフィスに出社しない、面談しなくても手続きが完結するようなオペレーションへの見直しが必要です。

人事評価の項目や基準を明確にするのと同時に、インフラも整備し、せっかくなので人事評価制度自体を一新するような気持でテレワーク下の人事評価制度の構築に臨むべきです。

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1on1のように上司・部下が相談する場を設ける

テレワーク下ではオフィスで上司・部下が毎日顔を突き合わすことが少なくなるので、上司が正しい評価を下していても、部下側はコミュニケーション不足ゆえに「能力や努力が正しく認められていないのではないか?」と疑心暗鬼になる可能性もあります。

こうした疑いを取り除くためにも上司・部下の関係性を単なる評価者・被評価者にするのではなく1on1のような仕組みを導入して、上司は部下を目標に導く存在として定義、良好な関係性を構築するための仕組みづくりが必要となります。

年に数回の人事評価のときに膝を突き合わせて働き方やキャリアについて相談するのではなく、オンラインで最低でも月1,2回程度の1on1の時間を確保することにより、信頼関係を構築、評価にも納得感を持たせられるようになります。

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コミュニケーションを図る機会を設ける

テレワーク下においては組織内のコミュニケーション量自体が絶対的に不足するので、人事評価に限らず組織を円滑に運営するためには本質的なコミュニケーションを意図的に発生させる仕組みづくりが必要になります。

たとえば、1on1を導入して上司・部下が話し合う時間を意図的に作ったり、あえてグループごとに出勤日を作ったり、Zoom飲み会などのイベントを開催したりといった手法が考えられます。

すべての業務をテレワークで完結させなければならないわけではないので、意図的に従業員同士が交流できる場を会社側で作り、それを通じてコミュニケーションを実施することによりテレワーク下で不足しがちなコミュニケーション量を確保する必要があるでしょう。

テレワークにおける人事評価の事例

コロナウイルスの感染拡大以前からテレワークに挑戦し成果をあげていた企業も数多くありますし、テレワーク下における人事評価の成功事例も数多あります。それらの成功事例の中から事例を紹介します。

GMOペポパ

GMOペポパでは2020年1月より新人事評価をスタート、全職種共通の等級要件を作り職種間の評価に関する垣根を取り払うようにしました。

その後、コロナウイルスの感染拡大により会社はリモート体制に移行、人事評価もオンライン体制に移行しました。結果としてはリモートワークになったことがかえって1on1をスムーズに進める効果があったのではないか、とのことです。

普段からSlack、GitHubなどを活用して仕事のログをきちんと残す文化があったので、それで拾いきれないものを面談でキャッチアップする形で1on1を実施しているとのことです。

そして、人事評価・面談に関する資料は全従業員に公開しており、それを見ながら各従業員が自身に足りないものを発見したり、他の評価者のコメントを見て評価の参考にしたりするのが可能になったようです。

出典:ペパボHRブログ
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テレワークで活用できる人事評価システム

テレワーク下で人事評価制度を機能させるためには、どこからでも簡単にアクセスできるクラウド型の人事評価システムの導入を検討すべきです。テレワークで活用できる人事評価システムの中から、おすすめのシステムを5つ紹介します。

カオナビ - 株式会社カオナビ

カオナビ
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  • 2,000社以上がカオナビを導入
  • MBO、360度評価、OKRなどさまざまな評価手法に対応
  • 使いやすいインターフェース

カオナビは2,000社以上が導入している人事評価システムです。MBOや360度評価、OKRなどの評価手法に対応可能であり、現場社員が使いやすいインターフェースをモットーに開発されています。評価の甘辛調整機能や人材データベース連携機能も備えていて、評価やフィードバックの履歴を蓄積することによりテレワークでの人事評価の精度を高められます。

カオナビ公式サイトより 2021年2月末時点での導入実績

HRMOS タレントマネジメント - 株式会社ビズリーチ

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  • 人事情報を一元化できる
  • 日常業務を自動化、ワークフローも柔軟に設計可能
  • 1on1支援、組織サーベイなど機能も充実

HRMOSは1on1支援機能や組織診断サーベイといった、テレワーク時に積極的に利用したい機能が多く搭載されている人事評価システムです。評価シートは柔軟に設計可能で、評価シートの配布、評価の進捗確認、未提出者へのリマインドもすべてシステム上で実施できます。人事情報管理機能も備えているため、人事業務全般の効率化に貢献してくれるでしょう。

HRBrain - 株式会社HRBrain

HRBrain
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  • 1,000社以上への導入実績
  • 目的や制度に応じて柔軟にカスタマイズ可能
  • 導入後も中長期的にサポートしてくれる

HRBrainは中長期的に人事評価制度の運用をサポートしてくれる人事評価システムで、自走型組織へのアップデート、ジョブ型の推進をサポートしてくれます。評価はシステム上で完結するのでテレワークでも活用できます。また、人事評価制度設計コンサルが制度設計のサポートをしてくれて、タレントマネジメントの仕組みの構築支援も可能です。

※HRBrain公式サイト 人事評価コンサルティングより2021年7月時点

あしたのクラウドHR - 株式会社あしたのチーム

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  • 人事評価構築・運用を含めて支援
  • API連携で他のシステムと連携できる
  • 評価データと社員情報を一元管理、給与シミュレーションも

あしたのクラウドHRは全国3,500社以上への導入実績に裏打ちされた人事評価制度構築・運用のノウハウがある人事評価システムです。システム導入だけではなく人事評価制度構築・運用からの支援サービスも提供しています。Slack、KING OF TIMEなど各種のシステムとのAPI連携も可能で、会社全体でのテレワークを促進する効果が期待できます。

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タレントパレット - 株式会社プラスアルファ・コンサルティング

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  • あらゆる評価シートに柔軟に対応
  • 評価フローを効率化できる
  • 人材の見える化が可能

タレントパレットはMBO、コンピテンシー、360度評価などの評価方法に対応可能な人事評価システムです。評価調整、評価分布の確認機能も搭載されているため、評価結果の分析も効率化できます。また、人事評価だけではなく人事データも管理でき、テレワーク時の人材の配置、研修、採用といった意思決定にも活用できます。

テレワークに対応した人事評価制度の構築も重要に

テレワーク下においては、ただインフラを整備し、社員の勤務体制を変えるだけではなくテレワークに対応した評価制度も構築しなければなりません。

オフィスへの勤務を前提として人事評価制度は従業員感のコミュニケーションに依存していたり、評価の項目や基準が曖昧だったりするのでテレワークになると有効に機能しないことが多いからです。

本記事で説明したようなポイントを踏まえ、クラウド型の人事評価システムを導入してニューノーマルな人事評価体制を構築してください。

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