文書保管サービス | 自社の重要・機密文書管理に最適な7選
キャンペーン：無料トライアル実施中サービスをまとめてご紹介
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今回は人気のサービスの中でも、「無料トライアル期間」や「無料プラン」、その他特典があるサービスを厳選しピックアップしました。 |
業務で取り扱う破棄できない重要文書をオフィスに保管しておくと、活用できるはずのスペースが埋まってしまい手狭になります。かといって、文書を自社管理の倉庫に保管しようと思っても、セキュリティ面での不安や管理者のコストなどに不安がある。結果的にオフィスに置かれたまま、といった状況の企業も多いのではないでしょうか。
こうした状況を解決するために、今回は、文書保管にはどのようなサービスがあるのかについて解説し、オススメのサービスを7つ紹介します。
文書保管サービス紹介
ここでは、実際にオススメの文書保管のサービスを紹介していきます。それぞれのサービスには違いがあるので、自社にとって有効活用できるものを見つけてください。
最新のクラウド文書管理システムについても知りたい方はこちらをご覧ください。
住友倉庫
- Web情報管理システムによる管理体制
- お客様のオフィスまで集配サービス
- 専用の閲覧スペースを完備
住友倉庫は、ビジネス文書だけではなく、医療の文書なども保管をしているため、厳重なセキュリティのかかった倉庫で情報を保存しています。ここで保存していた文書の保存期間が終わったものに関して必要がなければ、すべて廃棄までをワンストップで行なってくれるので、取りに行って自分たちで廃棄する手間もかかりません。重要な書類を誰でも閲覧できてしまうオフィス内に置いておくことは危険ですので、重要な書類が多いのであれば、管理強化のために文書保管サービスを利用しましょう。
《価格》
初期費用：要お問い合わせ
月額利用料：要お問い合わせ
無料プラン：要お問い合わせ
SRI
- 必要な時に書類管理のプロが迅速の対応
- 指紋認証を必要とするセキュリティの高さ
- 原本を安全に保管したまま閲覧可能
SRIは、情報を確認したい際にも、毎回輸送する必要がなく、情報の書類の原本を管理センターで保管したまま、閲覧をすることができます。この際には、機密性の高い方法を使ってメールで受信をすることができるため、スピーディかつ安全にデータの内容を確認することができます。膨大な量の書類を扱う企業であれば、自社での管理をするよりもこちらに依頼をした方が管理コストも検索業務も省けるのでオススメです。
《価格》
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丸八倉庫
- 保管倉庫内に温熱感知器を装備
- 自分自身で在庫の保管状況を確認可能
- 保存期限切れ文書の溶解処分
丸八倉庫は、自社のオフィススペースを確保し、大事な文書を適切に管理することをサポートします。ここでは、保管した文書は月末になると、在庫表・保存の期日・指定廃棄日のチェックをして知らせてくれるため、自社で管理する必要がありません。書類の管理は面倒ですが、とても面倒なことなので、自社で行うのではなく文書保管サービスを利用するのがオススメです。
《価格》
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月額利用料：要お問い合わせ
無料プラン：要お問い合わせ
佐川急便
- 指紋認証を使った万全なセキュリティ
- 徹底された温度管理のもとの保存環境
- 廃棄の際は溶解処理
佐川急便は、文書の引き取り・保管・廃棄までをすべてワンストップで行なってくれるため、文書の管理に手間をかけたくない企業の人や、煩わしさを感じてしまっている方にオススメです。ここでの保管は、指紋認証・小動物にも反応する人感センサー・秒3コマ撮影できるカラーの防犯カメラのもと監視されているため、万全な状態で重要な書類を管理します。
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無料プラン：要お問い合わせ
旭倉庫
- 保管倉庫は耐震・耐火構造で災害時にも安心
- ウェブサイトやメールで簡単にオーダーできる
- バーコードシステムを使った管理体制
旭倉庫は、文書保管に多大な人件費や賃料を払ってしまっている企業のサポートをするために、企業にとって外注するメリットがあるサービスが数多く用意されています。それは、オフィスまでのお届けやお引き取りはもちろんのこと、忙しい時にはメールで簡単にオーダーできる仕組みがあるため、とても便利です。またここでは、耐震・耐火構造の倉庫で保管しているため、重要な文書は自社に置くよりも、安全に利用できます。
《価格》
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月額利用料：要お問い合わせ
無料プラン：要お問い合わせ
書類保管.com
- 1500社500万箱の実績
- 料金のシミュレーションがウェブサイトで可能
- 1箱の小ロットでも可能
書類保管.comは、1箱からでもお預けをすることができるので、中小企業や個人事業主の人でも利用しやすいサービスです。しかも価格も非常に安く、月額保管料は一ヶ月あたり100円／箱となっています。通常小ロットでの利用は割高になってしまうことの方が多いですが、ここに関しては割高になることなく、むしろ低価格で利用できるので、小ロットでの利用を探していた企業の方にオススメです。
《価格》
初期費用：500円／箱
月額利用料：100円／箱
無料プラン：要お問い合わせ
デジ倉
- 豊富な保管方法
- 必要な時に必要な文書をデータ化してメールで受信できる
- 保管から廃棄までのワンストップサービス
デジ倉は、預かる文書によって保管方法を変えることができます。例えば、重要文書であれば、専用の文書保管箱で保存し、各申込書類などはファイルに入れて冊子管理ができます。また、医療機関のカルテやレントゲンフィルムなどの特殊なデータの場合には、レントゲン専用の保管箱があるなど、それぞれの文書に適した保管方法で管理をすることができます。ここでは、保存期間を終えた文書に関しては、廃棄まで全て行ってくれるワンストップサービスもあるので、保存期間が終わったものは廃棄したいと考えている書類などを預けておくと便利です。
《価格》
初期費用：要お問い合わせ
月額利用料：18,000円（5箱）
無料プラン：要お問い合わせ
オフィスのスペースを有効活用するためにも文書保管サービスを利用しよう！
重要な文書だからという理由で、自社で管理している企業は多いと思いますが、日常的に使う文書でない場合には、無理にスペースを利用して自社で管理する必要はありません。今ではここで紹介したような文書保管サービスも充実しているため、自社で管理するよりも、安全かつ低価格で保管することができます。
今回ここで紹介している7つのサービスはどこも信頼できる企業ばかりですので、もし情報の漏洩が心配だったり、コストを抑えて管理されたい場合は、一度ここで紹介している企業のウェブサイトはご覧ください。ぜひこれを機会に、オフィスのスペースを有効活用し、余計なコストを使わないためにも文書保管サービスを利用してみましょう。
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