Zoho CRMの使い方 | 特徴・機能・事例なども紹介

Zoho CRMとは

Zohoは、全世界に多くのオンラインビジネスサービスを提供している非公開会社であり、Zoho CRMとはZohoが提供する、クラウド型顧客管理・営業支援サービスです。

一元管理された顧客情報、そして商談の発生からクロージングに至るまで、プロセスに応じた営業活動のサポートをします。
さまざまな機能を持っているにも関わらず低価格で利用ができるため、多くの導入実績を持っています。

そんなZoho CRMの特徴と主要な使い方、機能や導入事例をいくつか紹介します。

Zoho CRMの特徴

＜圧倒的な機能と低価格＞
Zoho CRMは、CRM、SFAとして必要な基本機能を網羅しています。

ユーザーインターフェースも自由にカスタマイズでき、スマホやタブレットからの活用も可能です。

そのため、場所を問わずして情報の更新や閲覧ができ、営業活動に専念できます。
顧客情報も一元管理しているため、たとえ営業担当が替わったとしても情報の引継ぎが容易です。

こうした圧倒的な機能を持ちながら、低価格というコストパフォーマンスから、Zohoサービスとして全世界4万5000社以上の実績があります。

＜活動の見える化×分析レポート＞
商談状況をZoho CRMにしっかり入力することで、活動の見える化が実現します。

グラフ形式で表示するダッシュボード機能により、トップマネジメント層にとっては売上の正確な予測ができ、商品別、担当者別などさまざまなビューでの分析レポートも容易に出力できます。

自由自在に集計するレポートをもとに仮説検証のサイクルスピードを速めることは、会社にとって非常に大きな武器となります。

＜マルチチャネル活用＞

Zoho CRMの大きな特徴としては、マルチチャネル活用が挙げられます。

活用法の内容として、まずメール・電話・ソーシャルメディア、チャットそして訪問などお客さまに対するありとあらゆる活動を、履歴としてすべて保存します。

そして一元管理された情報から見込み顧客を生み出したり、さらに次の営業活動の適切なタイミングを見出したりすることで、商談成立につながる行動を導きだします。

Zoho CRMをはじめとする、無料で使えるCRMをお探しの方は以下の記事をご覧ください。

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Zoho CRMの機能

もう少し、具体的にZoho CRMの各機能についてふれてみます。

見込み開拓

売上を向上させるためには、見込み顧客を獲得して商談化させ、効果的な営業活動を行い受注につなげなければなりません。

見込み顧客は、膨大な名刺情報や、セミナー参加者、そして既存顧客に至るまでさまざまなところに潜んでいます。

Zoho CRMでは、このようなデータを蓄積し、その中から傾向値を分析して、見込み顧客を開拓する支援を行います。そして次のステップとして、見込み顧客（リード）から、商談へ昇格できそうな顧客へ絞り込みします。

商談管理

商談化した案件は、クロージングに向けての進捗状況を、会社として統一認識された受注の確度（%）で管理します。そして、「商談状況において不足しているタスクは無いか」「競合の情報は入手しているか」「次回訪問予定日はいつかなど」詳細の情報も入力します。

次にすべきタスクを期限付きで登録しておくとメールで通知してくれます。もちろん売上予測金額に関わる価格、数量などもで記載することで、在庫管理にもつなげられます。

顧客管理

顧客情報は、先に記述したようにマルチチャネルを活用した情報を日々蓄積します。

基本情報のほかに、予算策定のプロセスなど営業活動を通じてでしか得られないような情報を蓄積することで顧客管理をより強固なものにできます。

また、商談ごとに担当者やキーマンが異なるケースもありるので、新たに得た情報はZoho CRMに入力して一元管理します。

たとえ、営業担当が替わったとしても、CRM上に顧客情報が完璧に保存されているため、スムーズに引継ぎをできます。

売上管理

商談状況に応じて、見積書や請求書の発行をスムーズに行えます。また、クロージング前の段階でも各種レポートを有効活用します。

たとえば、商談確度80%以上という堅い読みでの売上予測や、確度60%以上のチャレンジングな売上予測などさまざまなビューでレポート可能です。

そして、1年先、2年先の商談も入力することで、中長期計画や人材確保などといった会社としての大きな舵取りにも、レポートは大事なツールです。

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以下の記事では、CRMの代表的な3製品を機能や価格、評判などの面から比較しています。

Zoho CRMの活用方法

次にZoho CRMの登録方法と活用方法を、簡単に説明します。

基本的な使い方

会員登録の方法

Zoho CRMを利用するためには、会員登録が必要ですが登録は無料です。
Zohoのトップページから「今すぐ無料登録」をクリックします。ユーザー名、メールアドレス、パスワードを設定すると、入力したアドレスにメールが送られてきます。メール内のリンクをクリックして認証作業を行うと、使える状態となります。

会員登録を行うとZoho CRMすべての機能を利用できるエンタープライズプランの15日無料お試し期間がスタートします。期間終了後は自動的に無料プランへと移行され、一部機能に限定してそのままデータを残し無料で利用できます。

顧客情報の入力

すべてを一気に利用するのは困難ですので、CRMの基本となる顧客情報の入力をしてみます。もっともイメージしやすいのは、名刺情報を入力することでしょう。

Zoho CRMでは、顧客を「見込み客」「連絡先」「取引先」の3つに分類します。見込み客には、まだ商談が発生しておらず顧客情報のみを取得した人を登録します。連絡先には、商談が発生した人、受注実績のある顧客が入ります。見込み客が商談に発展した場合は、連絡先に顧客情報が移動されます。取引先には、外注先やパートナー企業などが登録されます。

見込み客/連絡先/取引先タブから新しい見込み客/連絡先/取引先をクリックし、各種入力後に保存して完了です。またExcelやCSV形式データからインポートして、一気に入力することも可能です。Zoho CRMはWebサイトやブログと連携可能のため、たとえば、資料ダウンロードやお問い合わせフォームから自動的に見込み客として登録することもできます。

情報の一元管理

いざ取引先が登録されると、マルチチャネル活用でも記載したように、さまざまな情報を付加することが可能です。営業活動は訪問だけに限らず、電話やメールなど多岐の方法があります。

たとえば、名刺の裏に手書きで書いていたような重要事項を、どんどんCRMに蓄積していきます。
営業活動で得た貴重な情報を、自分だけの知識とすることなく、会社の資産としてデータ化することが重要です。

担当者の所属部内での権限や、プライベートな情報などを蓄積することが、商談確度をあげる大きな要素となるかもしれません。

カスタマイズ

Zoho CRMは、企業ごとに項目の追加や変更など行うことで、自由なカスタマイズができることも特徴です。

たとえば、立場や所属する部署によっては、見たいポイントなどが異なります。

そのため、事業部に応じたレイアウト変更やトップ層向けの表示なども柔軟に対応可能です。
また、Zoho CRMの中でも、頻繁に行うようなアクションを自動実行するカスタムボタンを作成することで、作業の効率化を図るといったカスタマイズも可能です。

外部アプリケーションとの連携

CRMを成功させるためには、データを蓄積しなければなりません。そのために外部アプリケーションと連携させることも想定されています。

たとえばG SuiteユーザーはGoogleアカウントでサインインすることで、連絡先をCRMと同期し、Google Dogs上のファイルを一元管理できます。また、Microsoft Outlookを利用している場合でも、プラグインを活用することで断続性のない同期が可能です。

Zoho CRMの導入事例

それでは実際にZoho CRMを導入し活用している企業の事例を3つほどご紹介します。

サラヤ

課題：日本本社と海外諸国との円滑な情報共有

海外諸国との情報共有のため、Salesforceを導入したが、ITリテラシーが低いことから使いこなせず、データの蓄積が進まなかった。
現場に易しいユーザーインターフェース変更にも大きな投資を伴うため、ツールの見直しが急務の課題だった。

効果：低コストで、海外拠点との情報共有が実現

Zoho CRMは低コストかつシンプルな画面で、かつスマホからも入力可能。入力が容易となったことで情報共有が進み、最新の情報をグローバルで把握することが可能に。
現場の一体感も生まれ、グローバル企業としてステージアップにつながった。

スカイコム

課題：案件数の増大によるExcel管理の限界

従来から案件をExcelで管理していたが、半期に1,000件を超えるなどの事情で限界を感じ、本格CRMの検討を開始。
しかし、当時のCRMでは営業マンへ過度な負担がかかり、かつ自社に応じたカスタマイズにも高価な投資が必要のため、採用に踏み切れなかった。

効果：正確かつ迅速な案件管理、売上予測を実現

Zoho CRMは、ITリテラシーが低くても使え、初期投資も抑えられた。
営業マンにとっては、スマホからでも「ホウレンソウ」が可能になるなど案件管理手間が激減し、トップ層はリアルタイムの売上予測が可能となるなど、それぞれの立場に応じたメリットを享受できた。

ネットプロテクションズ

課題：Excelでの問い合わせ対応管理ができない

同社のサービス「NP後払い」の導入企業が着実に増加し、カスタマーサポートの問い合わせ対応管理に、Excelを活用していたが、請求件数が月2,000件を超えて対応が難しくなった。
そこで、スモールスタートでき、柔軟にカスタマイズ可能なCRMの検討を開始した。

効果：正確な対応管理に加えて業務フロー改善

Zoho CRM導入後、請求件数10,000件に及ぶも業務を問題なく柔軟にこなしている。現場が主導となってカスタマイズを実施することで、問い合わせデータをきちんと管理することに加えて、業務フロー改善という新たなメリットも生まれた。

Zoho CRMは厳しい競争に打ち勝つ武器となる？

ここまでZoho CRMの機能から使い方、導入事例を紹介しました。
CRM/SFAは多くのメリットを得られますが、データ入力が大きな負荷となり、導入してもうまく活用されない場合も多いのが実情です。

しかし、クラウドサービスの普及など、スマホを利用して外部からデータ入力が簡単にできる時代となりました。こうした背景の下、Zoho CRMは、低価格、高機能、容易なカスタマイズ性などから注目されています。

これからの企業競争に負けないために、かつて導入を検討した企業であっても、今から再検討しても遅くはないでしょう。

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