在庫管理とは？在庫管理の基本とやり方・改善のコツ
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在庫管理とは
在庫管理とは、原材料・仕掛品・製品などの在庫を、生産や販売にあわせて最適な状態で供給できるように管理することです。
在庫とは、企業が販売目的で一時的に保管している商材だけではなく、将来的に現金化可能な原材料や部品、仕掛品といった流動資産を意味します。
Excelで在庫を管理している企業もあるものの、近年では、クラウド型の在庫管理システムを導入して、効率的に在庫管理を行う企業が増えています。
在庫管理と倉庫管理の違い
在庫管理と倉庫管理の違いは、担当する業務内容や管理する項目です。在庫管理では入荷や出荷の際に在庫を管理するのに対し、倉庫管理は倉庫内の在庫数量や人員、工数といった在庫以外の部分にも注目して業務を行います。
倉庫内の設備や人員まであわせて管理できるシステムを探している場合は、倉庫管理システム（WMS）の導入がおすすめです。
在庫管理の目的
在庫管理の目的は、在庫の適正な状態を保つことです。在庫の数量を適切に保てば、保管にかかるコストの削減に役立つほか、キャッシュフローも改善されます。
余剰在庫が多ければ多いほど、企業経営の資金繰りに悪影響を与えます。クオリティの高い製品と素早い対応が求められる現代では、在庫が足りないと顧客はすぐに競合他社へ流れてしまい、大きな機会損失をまねくでしょう。
在庫管理は、資金繰りの悪化を避けて経営の健全化を図るとともに、機会損失を排除して利益を最大化するため、企業にとって極めて重要な業務といえます。
在庫管理のメリット・効果
適切な在庫管理によって得られるメリット・効果は数多くあります。主なメリットは次のとおりです。
- 余剰在庫の縮小
- 欠品の減少
- キャッシュフローの改善
- 人件費の削減
- スペースの節約
- 管理コストの削減
- 生産性の向上
- 品質の安定化
余剰在庫の縮小
在庫管理によって在庫の数量を正確に把握することで、余剰在庫を減らすメリットがあります。在庫の管理が不透明な状況では、欠品を出さないために余分な仕入れを行うことは少なくありません。
しかしたとえば食品メーカーやスーパーといった食品の小売業では、商品・資材を保管できる期間に期限があるため、過剰に仕入れを行うと廃棄ロスが起こり、コストも余計にかかるでしょう。一方で在庫管理が徹底されれば、抱えるべき在庫数量を把握でき、必要最低限の数量だけでやりくりできるため廃棄ロスを防げます。
欠品の減少
在庫管理で在庫を可視化すれば、欠品が抑制されます。どのように保管されているのか、いつまでに販売すべきなのかがわからない状況においては、欠品が増えていく一方です。在庫の数量や種類、保管場所を正確に把握して欠品を減らすことで、販売の機会損失を防げます。
キャッシュフローの改善
在庫を削減できばキャッシュ（現金）が増加し、ひいては経営の安定につながります。
出荷や販売前の棚卸資産は現金化できないため、投資や経費の支払いにも使用できず融通の効かない資産として扱われます。しかし在庫管理によって余剰在庫を削減できれば、減価償却費もかからず、キャッシュフローが改善できるでしょう。
人件費の削減
管理されていない在庫を抱えていると、出荷や棚卸の際に商品を探す手間が増えます。在庫管理によって在庫状況を正確に知ることで、余分な人件費や残業代をカットできる点もメリットです。
スペースの節約
在庫管理には、余分な在庫の削減でデッドスペースを減少させる効果もあります。
在庫を置いている場所は、違う用途に利用できず利益を生みだしません。いらない在庫を排除し余剰スペースを確保できれば、他の有効な使いみちに回せます。
管理コストの削減
在庫が少なければ少ないほど、管理にかかるコストも減少します。
在庫は保有しているだけでも、棚卸や適切な保管業務が発生します。しかししっかり管理できれば、在庫を適切な数量に抑えられ余分な管理費用もかかりません。
また、スペースや人件費が削られると光熱費の減少にもつながるため、ただ単に在庫の位置や数量を把握するだけにとどまらないメリットを享受できるでしょう。
生産性向上
スペース節約や在庫の過不足がなくなることにより、生産性の向上につながるメリットもあります。管理が徹底されていることで、入庫や出庫にかかる作業時間が短縮できるだけでなく、在庫チェックやピッキングの人的ミスも減らせます。在庫管理は効率的な経営への第一歩ともいえるでしょう。
品質の安定化
在庫管理が適正化されれば、保管される資材・商品の品質も安定します。基本的に在庫は湿度や温度まで決められた厳重な管理でもされていない場合、紫外線や湿気などで少しずつ劣化します。また劣化の少ない資材・商品だったとしても、倉庫内でチリやほこりをかぶって異物混入を起こす可能性もあるでしょう。
しかし適正な在庫管理ができていれば、長期間保管されることがなくなるため、劣化の少ない状態で出荷でき、異物混入といったトラブルも未然に防げます。
在庫管理の方法
在庫管理の方法としては、主にExcelによる管理と、在庫管理システムによる管理が挙げられます。それぞれの特徴について紹介します。
Excelによる管理
Excelを使って商品の品番や数量、処理の日時を記録する管理方法です。Excelは基本的にパソコンに導入されていることが多いため、導入費用がかからず慣れれば誰でも操作できて導入しやすいのが特徴です。
ただし、手入力で記録を行うためヒューマンエラーが発生しやすく、リアルタイムで在庫のチェックができません。登録する商品数や在庫の量が多いと現場従業員の負担も大きいため、規模が小さく、在庫管理システムを導入するほどではない企業におすすめです。
在庫管理システムによる管理
在庫管理システムとは、在庫に関する情報を一元管理し、業務効率の向上を支援するシステムのことです。棚卸し機能や在庫分析機能といった機能があり、商品数や在庫数が多い場合でもスピーディーかつ正確にデータ管理が行えます。
ただし導入費用やランニングコストがかかり、Excelよりは慣れるまでに多少時間がかかります。在庫管理の規模が大きい、もしくはある程度コストをかけても業務効率化を図りたい会社におすすめです。
こちらの記事では、在庫管理システムの種類や、Excel・在庫管理システム・在庫管理アプリによる管理のメリット・デメリットについて、さらに詳しく紹介しています。気になる方は、こちらもあわせて参考にしてください。
在庫管理のやり方
在庫管理は、主に次のような業務を行います。
- 在庫の置き場所を決める
- 発注管理
- 入庫管理（荷受けし・検品・検収・入荷処理・棚上げ）
- 出庫管理（ピッキング・検品・出荷作業）
- 返品管理
- 棚卸（実数確認・期限切れ在庫の処理）
在庫の置き場所を決める
在庫の置き場所管理は、ロケーション管理ともよばれます。簡単にいえば、「この棚にはこの商品」と決めて、番号やIDなどで管理し、社内全体に情報を共有する管理方法のことです。
ロケーション管理には2種類あり、一つは在庫の置く位置を固定する固定ロケーション、もう一つは在庫の位置を変更するフリーロケーションです。
固定ロケーション
固定ロケーションとは、商品と保管場所が完全に固定されている在庫管理の手法のことです。固定ロケーションで管理された商品は、在庫がなくなると保管場所に商品がなくなるため、在庫切れが一目でわかるメリットがあります。
また、固定的に場所が決まっているため、ピッキングミスを防止可能です。反面、商品の在庫がない間は、保管スペースが空くことで無駄を生むのがデメリットです。この固定ロケーションはアナログでもできる方法であるため、中小企業に向いている方法といえるでしょう。
フリーロケーション
フリーロケーションは、商品と保管場所が固定されておらず、空いている場所に在庫を置く在庫管理の手法です。つまり、入庫したときに初めて在庫の置き場が決まるため、保管場所に無駄な空きがない状態を保てることが利点です。
ただしフリーロケーションには情報の記録・共有が常に求められます。そのため、フリーロケーションを採用する場合は、バーコード・QRコードとハンディターミナルによる管理が一般的です。
発注管理
在庫の発注方式には、定量発注方式と定期発注方式があります。
定量発注方式
定量発注方式は、在庫の数量が一定数以下になると在庫を発注する方式です。一度設定を決めてしまえば、自動的に同じ数量を発注するので、発注業務が効率化できます。ただし、発注数が決まっているので、急な需要の増減には対応できません。
定期発注方式
定期発注方式は、一定間隔で必要な数量の在庫を発注する方式です。急な需要の増減には対応しやすいものの、発注のたびにどの程度数量を仕入れるかを考える必要があります。
入庫管理
在庫の入庫管理とは、在庫を新たに入荷した際に伝票とともに荷受けし検品や検収、入荷処理の流れを経て、新たな在庫として登録することです。取引先から入庫した在庫だけでなく、企業内の他拠点から移動した在庫も管理を行わなければなりません。
入庫管理の方法は、ハンディターミナルによるバーコード読み取りやパソコンへの入力が一般的であり、納品書との照合や出庫する在庫との混合防止が必要です。
出庫管理
在庫の出庫管理とは、在庫の検品や伝票の添付、商品の発送、出庫処理の登録といった一連の作業のことです。入庫管理同様、他拠点へ移動した在庫も管理が必要です。出荷の検品をするだけでなく、包装といった出荷作業を含めることもあります。
棚卸
在庫管理の棚卸では、現在ある在庫の数量に間違いがないか、品質が損なわれていないかを現物確認します。バーコードやICタグ、ハンディターミナルを利用すれば、棚卸業務のミスも削減できます。
返品管理
在庫管理では、顧客からの返品や発注した材料の返品も管理しなければなりません。返品管理は入庫・出庫を伴う作業で、伝票や商品代金が絡むため、通常の在庫管理とは別の管理方法を行い、混乱が起きないようにしましょう。
在庫管理の課題
在庫管理の方法自体はシンプルであり、「現物と記録を一致させ、必要なときに迅速に移動できる」ようにしておくだけです。しかし多くの企業が在庫管理に悩みを抱えており、「あるはずのものがない」「記録が信じられない」など、現物管理が不十分で過剰な在庫に苦しめられています。
なぜこのようなことが起こってしまうのか、在庫管理の課題について説明します。
管理ルールの不統一
まず在庫管理に関するルールが徹底されていない、もしくは徹底されていても守られていないことが考えられます。
たとえば定められた場所に保管するべき在庫を、別の場所に移動したまま記録しない、入庫・出庫に関する所定の手続きをとっていないなどのケースがあれば、改善する必要があります。
人的ミス
リアルタイムに在庫状況を把握するため、システム導入をしても、それを操作する人間がミスをしては、在庫の整合性は取れないでしょう。
たとえば在庫が入荷しているのに入庫処理がされないと、せっかくの引き合いがあっても売り逃す可能性があります。また適切に出庫処理されなければ、ないはずの在庫が引き当てられることで、確認やキャンセルの連絡に手間がかかり、顧客満足度を低下させる恐れもあります。
意識の低さ
こうしたことが起こる原因として、在庫管理の重要さがすべてのスタッフに共有されていない、つまり在庫管理に対する意識の低さが挙げられるでしょう。
一つひとつは細かなことでも、積み重ねれば大きな問題に発展し、結果的に経営基盤が揺らぐことにもなりかねないのです。
管理精度が低くなりやすい
在庫管理を紙とデータで行っていると、管理精度が低くなりやすいのも課題の一つです。紙で在庫数や仕入れ個数を確認し、これをパソコンに転記する方法では、ルールや意識が徹底されていたとしても二重入力や入力ミスが発生しやすく、データと現物にずれが生じます。
これを繰り返すと在庫データの信用性がなくなり、上司や営業担当者が再度在庫チェックを行うといった二度手間が発生します。在庫の状況を把握するのに時間がかかるため、多店舗で在庫の連携を行っていると連携ミスも生じやすいでしょう。
在庫不足や過剰在庫が発生しやすい
在庫管理の精度が低く在庫のチェックに時間がかかると、管理状況が不透明で適正な在庫管理を行えないため、在庫不足や過剰在庫が発生しやすくなります。前述したように在庫不足は機会損失をまねき、過剰在庫は廃棄ロスやスペース・管理コストの増加につながります。
適正な在庫管理を実現するためには、なるべくリアルタイムで在庫数の確認ができるよう工夫を行う必要があるでしょう。
在庫管理運用のコツ
在庫管理のコツは5Sを徹底すること、棚卸のスパンを短くすること、システム導入などが挙げられます。
5S管理の徹底
5Sとは、製造業で業務効率を促進するための5つの行動、「整理・整頓・清掃・清潔・しつけ」の頭文字を取って総称した言葉です。在庫管理においても基礎となる行動で、作業効率を上げて業務改善を行うのが目的です。
整理整頓は、不要なものを処分しものの置き場所を決めることで、在庫チェックやピッキングがしやすい環境づくりを構築できます。清掃・清潔はアイテムが劣化しにくい保管環境を維持し、定期的な点検によって劣化したアイテムを廃棄することで、アイテムの品質維持・向上が期待できるでしょう。しつけについては次の見出しで詳しく紹介します。
管理ルールの策定と徹底
5Sを従業員に継続してもらうには5Sに関する管理ルールを策定、徹底した実行が必要です。適切な在庫管理を行っていく意味や重要性をすべてのスタッフと共有し、マニュアルを作成して、従業員への教育を実施しましょう。
在庫管理の方法自体はシンプルですが、在庫管理の適正化には細かいルールが必要で、それを実際に現場で日々実施するのは面倒なことです。そのためスタッフに業務・ルールの一つひとつに意味があることを理解してもらい、常に啓蒙することが重要です。
棚卸の間隔を短縮
現物とシステムのデータで乖離が生じる場合、在庫管理のプロセス自体になんらかの問題があることも考えられます。こうした問題を特定して改善していくためにも、短い間隔で棚卸を行うのは有効な手段です。
これによって、問題の原因を究明するまでの時間を短縮し、常に改善を目指した対策が行えるようになります。また紙とExcelで管理を行っている場合、棚卸の間隔が短くなれば在庫管理の精度が上がりリアルタイムに近い在庫数が把握できるため、欠品や過剰在庫を防ぎやすくなるでしょう。
在庫分析を定期的に行う
定期的に在庫分析を行うことで、在庫量や需要を予測しやすくなるため、欠品や過剰在庫を予防できます。在庫分析でよく行われる方法としては、ABC分析や在庫回転率があります。
ABC分析
ABC分析とは在庫の出荷量や売り上げを分析し、売り上げの高い在庫を優先的に管理する方法です。アイテムを売上高や利益にもとづいてA・B・Cの3種類に分類し、Aを重点的に管理、Bは中間で管理、Cは管理をゆるめます。これにより、限られた管理のリースを価値の高いアイテムに集められるため、多くの利益が生み出せます。
在庫回転率
在庫回転率とは、一定期間中にどの程度在庫の入れ替わりが起こっているかを示す指標です。売上高と平均在庫から算出されるもので、適切な回転率は会社や業界によっても異なります。
回転率が低ければ長期間抱えている在庫であり、経年劣化といったリスクの高い在庫であるとわかるでしょう。ただし、高額な商品や季節に関連した商品の場合、回転率は低い方がいい場合もあります。
先入れ先出しを徹底する
先入れ先出しとは、在庫管理手法の一つで入庫が古い順から出荷する方法です。先入れ先出しを行うことで商品の品質を一定に保ち、廃棄ロスを防止できます。劣化しやすい商品や、食品のような賞味期限が関係するアイテムでは、とくに重要なアプローチといえるでしょう。
在庫管理システムの導入
複雑化した在庫管理を効率化し、確実なものとしていくためには、在庫管理システムの導入がもっとも有効です。
在庫管理システムは在庫管理業務の多くを自動化でき、ハンディターミナルやバーコード・QRコードを活用すれば、ピッキングや在庫チェックにかかる時間も短縮できます。
導入する場合、小売業は販売管理システムと連携できるもの、製造業は生産管理システムや、調達管理システムと連携できるシステムが望ましいでしょう。
在庫管理システムのメリット
在庫管理システムのメリットとしては、作業品質の向上や作業の効率化、欠品・余剰在庫の解消などが挙げられます。それぞれ詳しく紹介します。
作業品質の向上
在庫管理システムを導入すれば、作業品質を向上させ在庫管理の精度を高められます。前述したように、在庫管理システムは在庫管理業務の多くを自動化でき、ハンディターミナルとの連携で、バーコード・QRコードを使った在庫チェックやピッキングも可能です。
そのためExcel管理で起こりがちな転記や目視カウントによるヒューマンエラーをなくして、正確な在庫数が把握できます。
作業の効率化
在庫管理システムは作業の効率化も図れます。在庫管理システムは一度入力を行うと転記や集計、分析などがすべて自動で行われるため、従業員の手間を省けます。また棚卸・ピッキング作業においても、ハンディターミナルで自動読み取り・登録ができるため、作業時間の削減が可能です。
クラウド型のシステムであれば、時間や場所を問わずシステムにアクセスし、在庫状況を確認できるため、さらに効率的な確認や作業ができるでしょう。人材不足や、残業時間の削減にも役立つシステムです。
リアルタイムで在庫数を把握できる
在庫管理システムでは入出庫管理やピッキング時に商品の登録を行うと、自動で在庫の増減を計算・記録できるため、常にリアルタイムで在庫数を把握できます。これにより急激な在庫の減りといった異変や、在庫が抱える課題に気づきやすく、トラブルに発展する前に、早めの対策が打ち出せます。
欠品・余剰在庫の解消
在庫数をリアルタイムで把握できることは、欠品・余剰在庫の解消にもつながります。在庫がどの程度減っているかが常に一目でわかり、スピーディーに発注がかけられるからです。在庫管理システムのなかには、一定の在庫数を下回るとアラートを出すシステムもあり、うっかり欠品を出すこともありません。
また在庫状況の推移を分析できる機能もあり、需要の予測がしやすいため、本来の目的である「適切な在庫数量のマネジメント」を実現できるでしょう。
在庫管理システムの選び方
在庫管理システム導入を検討する場合は、次の点に注意するとよいでしょう。
- 現場の要件に対応できるか
- 在庫の登録方法
- カスタマイズ性
- 必要な機器
それぞれのポイントについて説明します。
現場の要件に対応できるか
在庫管理の対象となる商材や管理場所などから、現場の要件に対応できる在庫管理システムを選びましょう。食品卸業であれば賞味期限の管理、アパレル業であれば色違いが管理できるなど、業種によって在庫管理のソフトウェア要件は異なります。
また在庫管理システムの導入形態も重要です。在庫管理システムは大きくわけてクラウド型とオンプレミス型の2種類があります。クラウド型はオンラインからシステムを利用するタイプで、初期コストがかからず、時間や場所を問わずにシステムを利用できます。
オンプレミス型は自社サーバーにシステムを直接構築するタイプで、カスタマイズ性が高く大規模なシステムもつくりやすいのが特徴です。現在の主流はクラウド型ですが、このようにそれぞれメリットがあるため、自社の要件やニーズに合った形態を選びましょう。
在庫の登録方法
在庫管理システムの商品登録方法も重要なポイントです。品数や品種が多ければ、ハンディーターミナルと連携した、バーコード・QRコード入力の方がヒューマンエラーは少ないため、おすすめです。
ただし在庫管理システムのなかには、スマートフォンとアプリを使って商品登録・在庫チェックができるものもあるため、どういった登録方法が選べるか、また自社に最適か検討しましょう。
カスタマイズ性
商品が増えてくると、項目を増やす必要が出ます。カスタマイズ性に優れた在庫管理システムであれば、都度課題にあわせて柔軟にシステムを変えられます。
ただしカスタマイズで追加料金が必要になる場合や、自社でカスタマイズしなければならないシステムもあるので、事前に確認しましょう。
必要な機器
オンプレミス型の在庫管理システムの場合、サーバーや設備は、自社で用意する必要があります。クラウド型の在庫管理システムの場合、これらは基本的に不要です。またバーコードやQRコードによる管理を行いたい場合は、ハンディーターミナル・スマートフォンといった読み取り機器や、コードを印刷する印字機器が必要です。
在庫管理システム以外のツールも検討を
在庫管理は、適切な在庫数量を確保して管理コストも削減できるため、入荷や出荷作業が多い倉庫で役立つ手法です。在庫管理業務をさらに効率的に、ミスなく実行するならば在庫管理システムの導入は欠かせません。
しかし、用途や現場の要件によっては在庫管理システムではなく、倉庫管理システムをはじめとする他のツールも検討するといいかもしれません。
これらのなかには、在庫管理もできるシステムがあるため、導入を検討する際にはあわせてチェックしましょう。
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