コピー完了

記事TOP

9割が脱ハンコできず、要因は“取引先” - 契約DX進めるためには

記事の情報は2022-06-01時点のものです。
押印をめぐる規制緩和が進む一方、足元では紙の契約書を廃止して電子契約へ移行することは難しいようで、いまだ9割が脱ハンコできていません。多くの人が挙げる要因は、取引先でした。

押印めぐる法改正進むも……

コロナ禍でリモートワークによる在宅勤務が広まった影響で、電子契約サービスの導入に弾みがつきました。5月には不動産契約をオンライン完結できる改正法が施行され、さまざまな業界で活用余地が拡大しています。

ところが足元では、紙の契約書から離れられない状況が続いています。Sansanが3月に実施した企業の契約業務に関する調査(※1)では、契約書に押印する業務を担当している人のうち、71.9%が押印出社を経験していました。さらに、そのうち68.6%はリモートワークが可能な条件で勤務している人でした。つまり、リモートワークができるにもかかわらず、押印だけの目的で出社せざるを得ない人がまだ大勢いるのです。

出典:Sansan / 企業の契約業務に関する実態調査

※1 Sansan『企業の契約業務に関する実態調査』,https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000302.000049627.html

紙の契約書はなかなか廃れない

Sansanは調査レポートのなかで、紙の契約書を廃止して電子契約へ移行することは難しく、それにともなって脱ハンコも困難、としました。

今も9割が押印をしている

取り扱っている契約書の形式を複数回答で尋ねたところ、「電子契約サービスで締結」が34.9%、「電子契約サービス以外の「PDF」や「自社独自のオンラインシステム」で締結」が19.7%で、電子契約が普及しつつあります。ただし、「紙で締結」は80.8%にのぼり、契約書の主流はまだ紙のようです。

出典:Sansan / 企業の契約業務に関する実態調査

そのため、90.4%の人が現在も物理的な印鑑での押印作業をしている、と回答しました。脱ハンコには遠い状況です。

脱ハンコは望み薄?

将来についてはどうでしょうか。押印作業を現在している人に「今後の契約業務で押印作業をなくすことができると思うか」と質問したところ、67.6%が「できると思う」、32.4%が「できないと思う」と答えました。

なくせないと思う人の挙げた理由は、以下のとおりです。デジタル化の遅れや経営層の無関心といった項目に比べ、「取引先から、紙での契約書締結を求められるから」という回答が多くなっています。

押印作業をなくせない理由 選択率
取引先から、紙での契約書締結を求められるから 56.6%
デジタル化するシステムが導入されていないから 37.3%
会社や経営層の関心が薄いから 22.2%
昔からそうなっているから 19.0%
法的に問題がありそうだから 18.4%
社内の業務フローを変えるのが面倒、難しいから 16.8%
上司/社内に、デジタルやITに弱い人が多いから 11.4%
社内の規則で決まっている/規則を変えられないから 8.5%
その他 7.3%

出典:Sansan / 企業の契約業務に関する実態調査

契約書の形式は取引先との関係で左右されてしまうため、自社が電子契約を推進していても、紙の完全な排除は難しそうです。

紙への依存で企業全体の効率が低下?

Sansanの調査によると、契約1件あたり平均31分の「押印に関連する作業」が発生していたそうです。そして、押印の必要な契約業務は月平均20件あったので、毎月10時間ほどが押印作業に使われる計算になります。脱ハンコが実現できたら、どれだけの時間が節約できるのでしょう。

さらに、押印作業は経営者や役職者にも負担なようです。押印作業が必要な人の67.9%が、「押印作業に、経営者・役員、役職者の業務時間が取られてしまっている」と回答しました。押印してもらう上司に出社してもらう必要が生ずるなど、紙の契約書は企業全体の効率を低下させています。

出典:Sansan / 企業の契約業務に関する実態調査

契約書で目立つデジタル化の遅れ

アドビは、企業の営業職が処理する主要業務について、デジタル化の状況を調査(※2)しました。ここでも、契約書のデジタル化遅れが目立っています。

※2 アドビ『業界別「営業業務のデジタル化状況」を調査』,https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000224.000041087.html

社外との契約がネックに

営業職の処理する主な業務を「社外との契約書」「経費精算」「社内稟議書類」「日報などの報告書」「出退勤記録」の5種類に分け、紙で処理しているか調べたところ、「社外との契約書」については30.5%が「紙の書類に担当者の判子や手書きサインで対応している」、32.0%が「紙の書類に社印で対応している」と答え、62.5%が紙で処理していました。

ほかの業務を紙で処理していた割合は、「経費精算」が52.4%、「社内稟議書類」が45.8%、「日報などの報告書」が40.3%、「出退勤記録」が36.2%です。

やはり、社内だけで完結しない契約書は、デジタル化の推進が難しいのでしょう。

出典:アドビ / 業界別「営業業務のデジタル化状況」を調査

電子署名にもハードル

アドビは、電子署名/電子サインについても調べています。それによると、調査対象5業務のいずれかで電子署名/電子サインを使っている人は、利用メリットとして「テレワークができるようになった」(31.9%)ことをもっとも多く挙げました。

契約を電子契約で行うようにすれば、手続きを電子署名で済ませられるので押印が不要になり、業務効率の改善に直結しそうです。

また、電子署名/電子サインを利用しようとして困ったことの上位は、「取引先で採用されていない(締結を認めていない)」(29.2%)、「取引先が使い方を分かっていない」(26.1%)でした。

ここでも、取引先との関係がデジタル化の足かせになっています。

出典:アドビ / 業界別「営業業務のデジタル化状況」を調査

好循環で一気に普及するか

このように導入の難しい電子契約ですが、利用する企業は増えています。

日本情報経済社会推進協会(JIPDEC)とアイ・ティ・アール(ITR)の調査(※3)によると、電子契約を利用している企業の割合は、2022年1月時点で69.7%です。2021年1月の67.2%に比べると、利用率がわずかながら高くなりました。

また、「電子契約の利用に向けて準備・検討中」は14.7%(2021年1月調査は17.7%)あり、増えていくことは間違いありません。

出典:JIPDEC、ITR / JIPDECとITRが『企業IT利活用動向調査2022』の速報結果を発表

実は、ペーパーレス化やDX(デジタルトランスフォーメーション)でも、電子契約導入と同じような現象がみられました。

職場や業務の改革に積極的な企業では、たとえばペーパーレス化のメリットがさらにペーパーレスを推進するといった具合に、好循環が生まれます。DXについては、大企業が取引先にもDX推進を求める結果、中小企業もDXの必要性を認識する、といったことが起きています。

電子契約も、導入した企業がメリットを感じ、取引先に使うよう求める動きが広がれば、避けていても利用を迫られるでしょう。そうなれば、数年後には電子契約が当たり前になっているかもしれません。

※3 JIPDEC、ITR『JIPDECとITRが『企業IT利活用動向調査2022』の速報結果を発表』,https://www.itr.co.jp/company/press/220317pr.html

電子契約とは?契約書を電子化するメリット・仕組み・締結方法など紹介
電子契約とは、契約書を電子文書に置き換え、インターネット上で電子署名を施し契約を締結する契約方式です。紙契約との違...
詳細を見る
【2022年最新】電子契約システム比較24選!料金や導入事例 無料トライアルあり
【比較あり】電子契約サービスの代表的システム徹底比較!普及率・シェア、料金をはじめ「相手方もアカウント登録が必要か...
詳細を見る
電子印鑑とは?電子署名との違いや法的効力、無料で押印する方法
企業のテレワークやペーパーレスを推進できる電子印鑑とは何か?電子署名との違いやメリット、法的効力といった基本知識を...
詳細を見る
電子署名とは? 基礎知識と仕組みやメリット、電子サインとの違い
電子署名とは、公開鍵暗号基盤を使った電子契約の真正性と非改ざんを証明する電子的な署名のことです。電子的に本人認証を...
詳細を見る
電子契約システム選び方ガイド
電子契約システム
選び方ガイド
この記事が良かったら、いいね!をしてください!最新情報をお届けします!
御社のサービスを
ボクシルに掲載しませんか?
累計掲載実績700社超
BOXIL会員数130,000人超
電子契約システムの最近更新された記事