進捗共有におすすめのタスク管理ツール10選！選び方とスムーズに進めるコツ

進捗共有とは

進捗共有とは、プロジェクトやタスクの進捗状況を関係者間で共有することを指します。進捗共有を行うことで、プロジェクトの進捗状況を把握し、問題点や課題を早期に発見・対処可能です。

また、チームメンバー間のコミュニケーションを促進し、協力体制を強化することにつながるのも特徴です。進捗共有には、定期的な会議やミーティングでの報告、管理ツールの活用など、さまざまな方法があります。

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タスクの進捗共有をするメリット

タスクの進捗を共有することで、次のようなメリットが得られます。

プロジェクトの遅れや優先順位がより明確になる

タスクの進捗状況を共有することで、プロジェクト全体の進捗が可視化されます。そのため、進捗遅延やタスクの滞りなどが発生している場合にも原因を特定し、早急に対処可能です。

この情報をもとに、スケジュールの調整や優先順位の見直しを行え、プロジェクトをスムーズに進められます。

問題点や課題の早期発見・対処が可能になる

タスクの進捗状況を共有する際に、問題点や課題もあわせて共有することで、早期の発見と対処が可能になります。メンバーが直面している障害や、予期せぬ事態などを把握し、チーム全体で解決策の検討が可能です。

また、特定のメンバーに作業が偏っていないか、適切な負荷分散ができているかの判断もできます。作業量の偏りが発見された場合、タスクの再割り当てやサポートをしてあげるといった、適切な対策を行えます。

コミュニケーションの活性化とチームワークの強化

進捗共有の場を設けることで、メンバー間のコミュニケーション活性化に貢献するのもメリットです。タスクの状況や課題について話しあうことで、情報共有やアイデア交換が促進されます。

また、お互いの進捗状況を理解することで、チームワークが強化され、メンバー間の信頼関係が構築されます。

進捗共有ができるタスク管理ツールの選び方

進捗共有に最適なタスク管理ツールを選ぶためには、次のポイントを考慮して選びましょう。

• 管理しやすい仕様か
• 必要な機能は備わっているか
• 他のツールとの連携が可能か
• 価格とコストパフォマンスは適切か

タスク管理しやすい仕様か

タスク管理ツールは、直感的に操作できるシンプルな仕様であることが重要です。メンバーがスムーズに利用できるツールを選ぶことで、導入効果を高められます。

プロジェクト管理ツールやタスク管理ツールは、タスクの進捗管理を主にカンバン方式か、ガントチャート方式で管理します。

• カンバン方式：タスクカードや付箋のようなものをドラッグ&ドロップで操作して、該当するステータスの位置へ移動させる
• ガントチャート方式：プロジェクトをツリー形式で確認でき、全体の流れやスケジュールを把握できる

それぞれの特徴や使い勝手が異なるため、求めるタスク管理の方法やプロジェクトの特徴から、どちらのタイプが管理しやすいかを確認して選びましょう。

必要な機能は備わっているか

タスク管理ツールには、タスク登録、進捗管理、ファイル共有、コメント機能など、さまざまな機能が搭載されています。プロジェクトの規模やニーズにあった機能が備わったツールを選ぶことが重要です。

たとえば、タスクの優先順位を設定できるか、コメントやファイルの共有ができるかなど、具体的な機能をリストアップして比較しましょう。

また、スマートフォンやタブレットで使用するシーンがある場合は、対応しているデバイスも確認しておくとよいです。

他ツールとの連携が可能か

タスク管理ツールが、すでに使用している他のツールと連携できるかどうかも重要なポイントです。

たとえば、Slack、Microsoft Teams、Google Workspaceなどのコミュニケーションツールと連携できれば、情報共有やコラボレーションがよりスムーズになります。連携可能なツールの有無や連携方法を確認しましょう。

価格とコストパフォーマンス

タスク管理ツールの価格は、ユーザー数や機能によって異なります。ニーズにあった機能をもち、コストパフォーマンスに優れたツールを選ぶことが重要です。

無料プランや試用期間があるツールを活用し、実際に使用してみてから判断するのもおすすめです。

おすすめのプロジェクト管理・タスク管理ツール

進捗共有を効果的に行うためには、ツールの導入が欠かせません。次に、進捗共有におすすめのプロジェクト管理・タスク管理ツールを9つ紹介します。

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• 誰でも使える直感的なデザインでチームの共同作業を促進
• 業務管理に必要な機能がオールインワン
• 利用人数に依存しない企業単位の料金プラン

Backlogは、国内企業で広く利用されている国産のタスク管理ツールです。シンプルで使いやすく、ツール導入が初めての場合や、パソコン操作に慣れていない方でも直感的に使えるプロジェクト管理・タスク管理ツールです。

初期費用は無料で、プランごとに料金が異なります。

• タスクやプロジェクト、全社目標の進捗状況を可視化
• リストやカレンダー、タイムラインなどでプロジェクトを整理
• GmailやSlack、Microsoft Teamsなど多様なツールと連携可能

Asanaは、Web制作や官公庁、銀行など、業界問わず導入実績をもつプロジェクト管理ツールです。個々のタスク管理から、プロジェクトの状態、設定したゴールへの進捗状況まで一元管理できます。

無料から利用でき、最大10名までのコラボレーションに利用できるほか、有料プランは複数部門をまたがるプロジェクト管理やタイムトラッキングなどの機能を備えています。

• 業務タスクの振り分けや進捗管理、業務の数値管理までカバー
• 管理部門、ルーティンワークのタスク管理に特化
• 部門を横断したタスク全体の進捗を把握可能

0-PHASEは、フローの決まった業務タスクの進捗状況を数値化し、業務課題の洗い出しをサポートするタスク管理ツールです。チェックリストや通知機能により、複数年に1度発生するような定例業務も自動でタスク化し抜け漏れを防ぎながら管理できます。

部門間を横断したタスクフローも作成でき、お互いの進捗状況を可視化したり、タスクの完了件数や時間などを数値で管理したりが可能です。カレンダーから、タスクの偏りやすいタイミングも把握でき、全体の業務負荷のバランス調整にも役立ちます。

• 目標設定から、プロジェクト、プロセス、日常的なタスクに至るまで調整を実現
• 直感的な操作が可能
• マーケティングやクリエイティブの全プロセスを一元的に管理

monday.comは、ビジュアル性に優れたタスク管理ツールです。ボードとカードを使ってタスクを管理し、ドラッグ&ドロップで簡単にタスクの移動や整理ができます。また、リアルタイムで情報が更新されるため、スピーディーな情報共有や確認が可能です。

• レポートの自動生成で資料作成が不要
• 予定工数と実績をグラフで可視化
• 進捗・品質・コストの指標健全性が横断的にチェック可能

Lychee Redmineは、タスク管理だけでなく、時間管理やリソース管理もできる、多機能なプロジェクト管理ツールです。また、ガントチャート機能を使って、プロジェクトのスケジュールも視覚的に把握できます。

• AIによるネクストタスクの自動提案
• ワークフローや言語などにあわせてカスタマイズ可能
• すべてのチームの作業を単一のタイムラインで追跡

Jiraは、ソフトウェア開発チーム向けのプロジェクト管理ツールです。タスクの追跡、バグの管理、新機能の開発など、開発プロジェクト全体を一元管理できます。

ドラッグ&ドロップで簡単に操作でき、自動化も行えるため、管理の手間がかからず、業務時間の削減や業務効率化を促します。

• Google カレンダーやOutlook上でも入力可能
• プロジェクト、メンバー、業務項目単位でリアルタイム集計
• 勤怠管理ツールとの連携で、工数と勤怠の一致も確認可能

クラウドログは、工数管理からプロジェクト管理まで幅広く対応するツールです。働き方やプロジェクトの損益を数値やグラフにして可視化し、生産性の向上をサポートします。

英語・中国語にも対応しているため、外国人従業員を抱える企業にもおすすめです。

• プロジェクトの進行状況や課題を視覚化
• 小規模から大規模まで、あらゆるプロジェクトの管理に対応
• プロジェクトの優先順位付けから工程計画、リソース管理までサポート

Sciformaは、プロジェクト管理およびタスク管理をサポートするソリューションです。プロジェクトのステータスや課題を視覚化する機能に優れており、タスクレベルでリソースのスケジューリングやリスク、コストなどを管理できます。

複数のプロジェクトの同時管理に利用でき、権限レベルに沿ったアクセス管理やタスクへのリソース割り当てを行え、柔軟なプロジェクト管理をサポートしてくれます。

• シンプルな操作と見やすい画面でタスクを俯瞰
• 多彩なスケジュール管理方式
• タスクを細かく管理

Jootoは、カンバン方式のタスク管理を採用しており、ドラッグ&ドロップでの簡単操作でタスクの移動や整理ができるタスク管理ツールです。

リアルタイムで情報が更新されるため、チーム全体の進捗状況を一目で確認できます。

• カンバン方式のプロジェクト管理ツール
• 無料プランでもメンバー数、タスク数は無制限
• 感覚的な操作でタスクを細かく管理

Trelloは、ビジュアル性に優れたタスク管理ツールです。ボードとカードを使ってタスクを管理し、ドラッグ&ドロップで簡単にタスクの移動や整理ができます。

また、リアルタイムで情報が更新されるため、チーム全体の進捗状況を一目で確認できる点も特徴です。

管理ツールによる進捗共有をスムーズに進めるコツ

管理ツールをただ導入しただけでは、思うように進捗共有がいかないかもしれません。タスク管理ツールを使って進捗共有をスムーズに進めるには、いくつかのコツがあります。

次に、効果的な進捗共有を行うためのコツを紹介します。

運用ルールを明確にする

タスク管理ツールを導入した後は、運用ルールを明確にすることも重要です。タスクの登録方法、ステータスの更新タイミング、コメントの使い方など、チーム内で統一されたルールを設けましょう。

ルールを明文化し、全員で共有することで、ツールの効果的な活用と一貫性のある運用が可能になります。

また、タスクには優先順位を付けることが大切です。優先度の高いタスクに注力することで、プロジェクト全体の進捗を効率的に進められます。

タスクは細分化・具体化して設定する

タスクを細分化し、具体的に設定することで、誰が見ても進捗状況がわかりやすくなります。大きなタスクを小さなサブタスクに分割し、それぞれの担当者とデッドラインを明確にしましょう。

具体的なタスクであれば、進捗の把握や達成度の評価がしやすくなります。また、細分化されたタスクは、メンバーにとっても取り組みやすく、モチベーションの維持にもつながります。

定期的な振り返りと改善を行う

タスク管理ツールを導入した後も、定期的な振り返りと改善を行うことが重要です。ツールの活用状況を確認し、課題や改善点を洗い出します。

必要に応じて、ツールの設定や運用ルールの見直しを行い、より効果的な活用を目指しましょう。また、チームメンバーからのフィードバックを収集し、継続的な改善に役立てることも重要です。

タスク管理ツールの無料版と有料版の違い

タスク管理ツールには、無料版と有料版があり、それぞれの違いは次のとおりです。ただ単に進捗管理や共有がしたい場合は、もちろん無料版でも基本的なことは可能です。しかし、求めるニーズによっては機能不足に悩まされてしまいます。

それぞれの違いを理解し、ニーズにあったプランを選択しましょう。

特徴	無料版の制限	有料版のメリット
機能の制限	ガントチャート、カスタムフィールド、タイムトラッキングなどが利用不可	すべての高度な機能にアクセス可能
ユーザー数の制限	利用可能なユーザー数が制限されている	ユーザー数無制限、または大幅に上限が引き上げられる
ストレージ容量	添付ファイル用のストレージが制限されている	増加したストレージ容量でより多くのファイルを管理可能
サポート体制	オンラインヘルプやフォーラムのみ	専任サポートチームによるメールや電話での対応
セキュリティ機能	基本的なセキュリティのみ提供され、高度なオプションが限定	高度なセキュリティ機能（二要素認証、IP制限など）を提供
カスタマイズ性	ツールのカスタマイズが制限されている	高度なカスタマイズオプションを利用して業務に最適化

タスク管理ツールの導入で進捗共有をスムーズに進めよう

進捗共有は、チームワークを強化し、プロジェクトの成功を導くために欠かせない要素です。タスク管理ツールを活用することで、進捗共有を効率化し、チーム全体の目標達成に貢献できます。

進捗共有がしやすいツールを選ぶためには、それぞれ比較検討して選ぶことが近道です。タスク管理ツールを導入して、業務効率化やクオリティ向上を目指しましょう。

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