大企業向け「請求書発行システム」おすすめ6選！選定のポイントと導入のメリット

大企業が抱える請求書作成の課題

請求書発行システムを導入していない大企業が請求書作成で抱えている課題についてまとめました。あなたの企業でも同様の課題を抱えていれば、大企業向けの請求書発行システムで解決できる可能性があります。

取引先が多く、請求書の作成・発行の手間が大きい

大企業では、取引先の数が膨大になりがちです。そのため、請求書の作成・発行作業に多くの従業員が携わり、時間と労力を費やしています。

また、取引先ごとに異なる請求書のフォーマットや支払い条件に対応する場合もあるため、ミスが発生しやすく、修正作業にも時間がかかります。

入金確認に時間がかかっている

大企業では請求書発行後に、入金状況を確認する作業も大きな負担です。入金が遅れている取引先への督促や、入金消込作業に時間がかかり、支払いの遅延や、未回収リスクの増大につながることもあります。

大企業が請求書発行システムを導入するメリット

大企業が請求書発行システムを導入して得られるメリットは次のとおりです。

請求書の作成から送付までを効率化できる

請求書発行システムを導入することで、請求書の作成、発行、送付といった一連の作業を自動化できます。これにより、手作業によるミスを防ぎ、業務効率を大幅に向上させられます。

また、請求書のテンプレート機能や、過去の請求書データの参照機能を活用することで、さらにスピーディーな請求書作成が可能です。

入金消込の自動化に対応しているサービスもある

一部の請求書発行システムでは、銀行口座やクレジットカードの入金データと連携し、入金消込作業を自動化できます。これにより、入金確認の手間を削減し、経理担当者の負担を軽減できます。

また、入金状況をリアルタイムで把握できるため、資金繰りの改善にもつながります。

請求書のデータを会計ソフトや販売管理システムと連携できる

多くの請求書発行システムは、会計ソフトや販売管理システムとの連携機能を備えています。請求書データをこれらのシステムと連携することで、二重入力の手間を省き、データの一元管理を実現できます。

また、請求書データに基づいた売上分析や、顧客管理にも役立てられます。

大企業が請求書発行システムを選定する際のポイント

大企業が請求書発行システムを選定する際は、いくつかのポイントが存在します。代表的なポイントについて解説します。

費用対効果を確認する

請求書発行システムの導入は、初期費用や月額利用料などコストが発生します。その一方で、業務効率化による人件費の削減や、ミス削減による損失の回避といった効果も期待できます。

そのため、導入前に複数のシステムを比較検討し、自社の規模やニーズに合った費用対効果の高いシステムを選ぶことが重要です。無料トライアル期間があるシステムであれば、実際に使用感を試してから導入を検討できます。

請求書以外に、見積書や納品書など多様な帳票に対応しているか

請求書発行システムの中には、請求書だけでなく、見積書や納品書、領収書など、多様な帳票の作成・発行に対応しているものもあります。自社の業務内容に合わせて、必要な帳票に対応しているシステムを選ぶことで、業務効率をさらに高められます。

自社のセキュリティ要件を満たすか

請求書には顧客情報や金額などの機密情報が含まれるため、セキュリティ対策は重要です。請求書発行システムを選ぶ際には、データの暗号化やアクセス権限の設定など、セキュリティ対策が十分に施されているか確認しましょう。

万が一の事態に備え、データのバックアップ体制が整っていることも確認することも大切です。情報セキュリティに関する国際規格であるISO27001を取得しているシステムであれば、安心して利用できるでしょう。

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大企業におすすめの請求書発行システム6選

大企業におすすめの請求書発行システムを紹介します。

楽楽明細は、請求書や納品書、支払明細などの帳票をWeb上で発行し、自動で取引先まで届ける請求書発行システムです。楽楽明細は次のような特徴があります。

• 現在使っているフォーマットを再現できる
• 複数の請求書を1か所にまとめて送付できる
• 請求データ取込後の即時発行や予約発行ができる

Bill Oneは、請求書の発行と受領に対応する請求書発行システムです。Bill Oneは次のような特徴があります。

• メール一括発行や郵送代行などに対応
• 開封状況確認やリマインド通知ができる
• シングルサインオン対応・2要素認証・IPアドレス制限などのセキュリティ体制

バクラク請求書発行は、会社が発行するさまざまな書類を簡単に電子送付できるサービスです。バクラク請求書発行は次のような特徴があります。

• 帳票は個別作成・PDFファイル取込・CSVファイルから一括作成などに対応
• 記載項目やレイアウトも柔軟にカスタマイズできる
• 書類テンプレートごとに閲覧や操作権限の制御ができる

invoiceAgentは、文書管理や電子取引など、企業でやり取りされる帳票の集約管理、配信をサポートする電子帳票プラットフォームです。invoiceAgentは次のような特徴があります。

• 請求書といった帳票の配信と受信をワンプラットフォームで一括管理
• 受領した請求書の適格請求書発行事業者の登録確認が可能
• 配信フォルダへのアップロード、PDFファイルの分割や配信を自動化

@Tovasは、請求書や注文書などのさまざまな書類の電子配信ができる請求書発行システムです。@Tovasは次のような特徴があります。

• FAX、ファイル送信、郵送など送信手段の変更不要
• 送信履歴やユーザー権限を一括管理できる
• SSLによる暗号化や、ウイルスチェックを実施している

Paidは、請求業務の手間解消と未回収リスクの低減ができる後払い決済サービスです。Paidは次のような特徴があります。

• 与信審査から請求書発行、入金管理、督促などの業務を代行
• 遅延や未払いが発生したらPaidが代金を支払う
• 取引先の支払能力調査や反社チェックも代行

サービス選びは比較して検討しよう

請求書発行システムを選ぶ際は、自社の状況に合った機能が備わっているか、他システムとの連携が可能か、運用コストはどの程度かなどを踏まえて検討することが重要です。あわせて各サービスの口コミなども見ておくとよいでしょう。

請求書発行システムは、次の記事でも詳しく紹介しています。