大企業向け「請求書発行システム」おすすめ6選！選定のポイントと導入のメリット

大企業が抱える請求書作成の課題

大企業は取引先が多く、それに伴って請求書周りの業務負担が大きくなりがちです。大企業が抱えやすい請求書作成の課題として次のものがあげられます。

• 取引先が多いため請求書発行に時間がかかる
• 発行作業だけでなく入金確認にも労力がかかる

取引先が多いため請求書発行に時間がかかる

「大企業」といっても千人〜数万人まで規模の幅は広いですが、規模が大きくなるにつれて取引先も増えていくのが一般的でしょう。月間の取引社数が大小合わせて数百件にのぼるケースも珍しくありません。取引件数が増える、つまり請求書の発行枚数も増えます。請求書を作成・発行するためには従業員のリソースが必要であり、大きな時間と労力が必要です。

また、請求書発行では「フォーマット」の問題もあります。取引先によっては独自のフォーマットでの作成を求められたり、相手の支払い条件に合わせる必要があったりします。取引先によって対応内容が違えばそれだけミスも発生しやすく、修正作業にも時間がかかります。

発行作業だけでなく入金確認にも労力がかかる

大企業が抱える課題は請求書の発行だけではありません。毎月膨大な枚数の請求書を発行する、つまり入金確認にも時間がかかります。毎月すべての入金がスムーズに行われるとは限らず、入金遅延が起これば催促をしなければなりません。

また、請求した金額が実際に振り込まれたときには「消込（けしこみ）」の作業も必要です。スムーズな消込確認ができないことで遅延や未回収を見逃せば、最終的に自社のキャッシュフローに悪影響を与えます。

大企業が請求書発行システムを導入するメリット

大企業が請求書発行システムを導入するメリットとして次のものがあげられます。

• 請求書プロセス効率化によって生産性が高まる
• 入金消込の自動化に対応しているサービスもある
• 販売管理システムや会計ソフトと連携できる

請求書プロセス効率化によって生産性が高まる

請求書発行システムでは、請求書の作成から発行、送付といったプロセスを自動化できます。フォーマットにしたがって必要項目を入力し、ボタンをクリックするだけで簡単に請求書を発行できるシステムも多いです。

また電子発行だけでなく「郵送」にも対応し、郵送にかかる一連の作業をベンダー側が代行してくれる場合もあります。請求書の発行や送付業務をベンダーに任せることで自社の負担が軽減できるうえ、入力支援機能によって手作業によるミス軽減にもつながります。

発行した請求書はシステム上で一元管理でき、検索機能によって必要なときにすぐ取り出せます。ワンプラットフォームで作成から管理まで済ませられることは、生産性の飛躍的な向上につながるでしょう。

入金消込の自動化に対応しているサービスもある

請求書発行システムによっては、入金消込の自動化に対応しているものも。たとえば銀行口座やクレジットカードの入金データと連携し、入金消込作業を自動化するといった仕組みです。

入金消込の確認作業は、月間取引数の多い大企業にとっては大きな負担となります。それを自動化することで経理担当の負担は大幅に軽減されるでしょう。また、入金状況をリアルタイムで把握できるため、資金繰りの改善にもつながります。

販売管理システムや会計ソフトと連携できる

請求書発行システムによっては、会計ソフトや販売管理システムなど外部システムと連携できる場合もあります。たとえば、販売管理システムから出力した帳票データをもとに請求書を自動発行できたり、会計ソフトとの連携によって仕訳業務をシームレスにできたりといった使い方が可能です。

外部システムとの連携によって二重入力の手間を省けるため、さらなる業務効率化が期待できます。データは売上分析や顧客管理にも役立てられるでしょう。さらに、システム間の連携が取れていない場合、監査対応が煩雑になるリスクがあるため、システム導入は監査対応にも役立ちます。

大企業が請求書発行システムを選定する際のポイント

大企業が請求書発行システムを選定する際は、いくつかのポイントが存在します。代表的なポイントは次のとおりです。

• 費用対効果を確認する
• 請求書以外の帳票に対応しているか
• 自社のセキュリティ要件を満たすか

費用対効果を確認する

請求書発行システムの導入には、初期費用や月額利用料などコストが発生します。その一方で、業務効率化による人件費の削減や、ミス削減による損失の回避といった効果も期待できます。

そのため、導入前に複数のシステムを比較検討し、自社の規模やニーズに合った費用対効果の高いシステムを選ぶことが重要です。無料トライアル期間があるシステムであれば、実際に使用感を試してから導入を検討できます。

請求書以外の帳票に対応しているか

請求書発行システムの中には請求書だけでなく、見積書や納品書、領収書など、多様な帳票の作成・発行に対応しているものもあります。自社の業務内容に合わせて、必要な帳票に対応しているシステムを選ぶことで、業務効率をさらに高められます。

自社のセキュリティ要件を満たすか

請求書には顧客情報や金額などの機密情報が含まれるため、セキュリティ対策は重要です。請求書発行システムを選ぶ際には、データの暗号化やアクセス権限の設定など、セキュリティ対策が十分に施されているか確認しましょう。

万が一の事態に備え、データのバックアップ体制が整っていることも確認することも大切です。情報セキュリティに関する国際規格であるISO27001を取得しているシステムであれば、安心して利用できるでしょう。

おすすめ請求書発行システムの比較表

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大企業におすすめの請求書発行システム6選

大企業におすすめの請求書発行システムを紹介します。

• 累計10,000社以上^※の導入実績をもつ請求書発行システム
• Webからメール、郵送、FAXまで送信方法の選択肢も多い
• 外部システムとのAPI連携機能も充実している

楽楽明細は、累計10,000社以上^※の導入実績を誇る請求書発行システムです。請求書をはじめ納品書、支払明細といった書類をWebで作成し、自動で取引先まで送付できます。書類の送付方法はWeb、メール添付、郵送、FAXを選択可能。希望の方法をクリックするだけで請求書が自動発行され、取引先も簡単に受け取れます。

帳票のレイアウトも柔軟に変更可能。書類に反映させる項目や位置などを自由にカスタマイズできるうえ、現在使っているフォーマットもそのまま再現できます。郵送で送付する場合は、チラシやお知らせなど関連書類もまとめて送付可能です。

基幹システムや販売管理システムといった外部システムとの連携機能も充実。APIによってデータベースを連携させることで、請求書発行のステータス確認や帳票データの取り込みなど柔軟な対応が可能です。

※出典：ラクス「楽楽明細 - 電子請求書発行システム | シェアNo.1」（2024年8月22日閲覧）

• 企業のスピーディーな意思決定を支援するサービスが充実
• CSVファイルを取り込むことで簡単に請求書を作成できる
• インボイス制度や電子帳簿保存法にも標準対応している

Bill Oneは、請求書業務を効率化させることで企業のスピーディーな意思決定を支援するサービスです。請求書の受け取りや支払い承認といった「受領」に関する機能がメインですが、2022年より「請求書発行機能」を開始。必要項目を入力したCSVファイルを取り込むことで簡単に請求書を作成できます。

電子発行のみならず郵送も選択可能。郵送業務はベンダー側が代行してくれるため依頼企業の工数はほとんどかかりません。インボイス制度や電子帳簿保存法にもデフォルトで対応。必要項目を入力することで「適格請求書」を発行可能です。また、届いた請求書は電子帳簿保存法の要件を満たしたうえで自動保存されます。作成した請求書や支払済み請求書の検索も簡単です。

• 導入実績は累計10,000社以上^※でサービス継続率も高い
• 取引先がオンライン対応していない場合の郵送代行も可能
• 申請承認や各種ファイルの取り込み、URL共有機能も搭載

バクラク請求書発行は、経費精算や請求書受領、ビジネスカードなどのサービスを提供する「バクラク」シリーズの請求書発行版です。シリーズ累計10,000社以上^※の導入実績があり、高いサービス継続率を誇ります。同サービスでは、請求書をはじめ納品書、見積書といった書類をWeb上で簡単に電子発行が可能。取引先がオンライン請求書に対応していない場合の郵送代行まで行っています。

自社のフォーマットに合わせて、レイアウトも柔軟に設定可能です。ほかにも作成した請求書の申請・承認機能やPDF、CSVでの取り込み機能、URL共有機能なども利用できます。インボイス制度や電子帳簿保存法にも標準対応しており、制度に準拠した作成や管理が可能です。

※出典：LayerX「AIが請求書入力を代行最速処理で決算早期化」（2024年8月22日閲覧）

• 帳票の発行・受領・管理を効率化できる電子帳票プラットフォーム
• Reppol（デジタルインボイスの規格）のデータ送受信にも対応している
• 相手が適格請求書発行事業者かどうかの確認もできる

invoiceAgentは、株式会社日立システムズが運営する電子帳票プラットフォームです。請求書をはじめとする帳票の発行・受領・管理を効率化できます。請求書発行では自社のフォーマットを反映させたうえで、インボイス制度や電子帳簿保存法に則した対応が可能です。Reppol（デジタルインボイスの規格）のデータ送受信にも対応しています。

発行と受領の両方を同じプラットフォームで管理できるため、請求書業務の大幅な工数削減が可能です。受領では、相手が適格請求書発行事業者かどうかの確認もできます。

• 帳票の配信を自動化・電子化してワンクリックで自動送信できる
• 電子ファイルからFAX、郵送までさまざまな送信形式に対応
• 通信暗号化やウイルスチェック、情報トレーサビリティなどセキュリティも強固

@Tovasは、コクヨ株式会社が提供するクラウド型の電子帳票配信システムです。同システムでは、請求書や納品書、注文書といった帳票の配信を自動化・電子化し、ワンクリックで自動送信できます。Webやメールといった電子ファイルはもちろん、FAX、郵送まで送信形式もさまざまです。帳票の販売会社として100年の歴史をもつコクヨ。@Tovasには、これまでの経験や実績を活かした豊富なノウハウが詰まっています。

専任スタッフによるサポート体制も充実。帳票に関する悩みをヒアリングし、課題に合わせた最適なプランを提案してくれます。セキュリティ体制も強固です。すべてのデータ通信にSSL暗号化とウイルスチェックを実施。情報トレーサビリティ（いつ、誰が、何を、どうしたか、どうなったかを記録する手法）も取り入れているため万全です。

• 請求書業務をワンストップで代行するBtoB決済サービス
• 支払い遅延や未回収が起きた場合でも100%^※の保証が付帯
• 与信の難しい相手でも審査のプロが正確かつスピーディーに判断

Paidは、「請求業務の手間と未回収リスクをゼロに」をコンセプトとするBtoB決済サービスです。請求書発行はもちろん与信管理、代金回収、入金確認、催促まで、手間のかかる請求書業務をワンストップで代行してくれます。

支払い遅延や未回収が発生した場合でも代金を100%^※保証。未回収リスク防止によって企業は積極的に事業拡大、新規開拓を進められます。与信管理の品質も高いです。中小企業や個人事業主といった与信の難しい相手でも、審査のプロが正確かつスピーディーに判断します。

※出典：ラクーンフィナンシャル「BtoB後払い/企業間決済・請求代行『Paid（ペイド）』」（2024年8月22日閲覧）

比較検討して自社に合った請求書発行システムを選ぼう

大企業は取引先の数が多いため、それだけ請求書業務の負担も大きくなりやすいです。請求書発行システムでは、請求書の作成や発行のほか、郵送代行、消込自動化など、経理担当の負担軽減・業務効率化につながる多くのサービスを利用できます。サービスを選定する際は、次のポイントを意識して選びましょう。

• 費用対効果を確認する
• 請求書以外の帳票に対応しているか
• 自社のセキュリティ要件を満たすか

請求書発行システムの選び方はシステム比較については次の記事で詳しく解説しています。