工数管理とは？失敗しない管理のやり方・おすすめ工数計算ツール

工数管理とは

「工数」とは、作業量を表す指標です。計算式にすると「工数＝作業時間×人」と表せます。単位は「人月（にんげつ）」であり、人月の意味は「1人が1か月で行える作業量」です。

たとえば多くの工場では、複数の製品を製造します。Aという製品を作る際にどれくらいの作業量（工数）が必要かを算出し、Bという製品に対しても同様に作業量（工数）を算出し、全体の工数を算出します。こうすることで、あらかじめ人員および機械の必要量の計算が可能です。

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工数管理の重要性

ではなぜ、工数管理が多くの企業で重要視されているのでしょうか。

工数管理の重要性とは、工数管理を適切に行うことで、企業にとって大きなメリットがいくつも得られることにあります。では、工数管理のメリットとは、具体的にどのようなものなのでしょうか。たとえば次が考えられます。

• 企業の収益性向上
• 生産効率の向上
• プロジェクト内およびプロジェクト間の情報共有円滑化

工数管理とは一般的に、プロジェクトや工場の部門など、複数人が関わる場面で用いられるものです。

複数の人がいる中で、仕事の作業量を見える化して管理することによって次のようなことが判断しやすくなります。

• どこにボトルネックがあるのか、
• 利益が低い原因は何なのか、
• どこに人員もしくは機械を配置すれば効果的なのか

何か改善策を講じ、導入してみた場合の効果も、工数管理により可視化され、検証可能となります。プロジェクトや部門ごとに工数を管理することで、経営上重要な情報を瞬時に得られるでしょう。工数の可視化により、無駄な工程やコストが発生していないかどうかも確認できます。

工数管理とは、企業の課題を発見・修正・解決しやすくするためのものです。結果として、売上や利益率の向上につながります。

工数管理ツールの導入目的

ここまで経営視点からのメリットを伝えてきました。また、工数管理には従業員にとってのメリットもあります。従業員にとって最も大きなメリットとは、モチベーションアップにつながることでしょう。

工数管理を行い、自分の作業効率が見える化された従業員は、自然と次のような考え方をするようになるはずです。

• 「ここに時間がかかってしまっているから、ツールを使って時短しよう」
• 「ここの作業量を増やせば、効率的に生産性を上げられる」

自分の作業が「見える化」されていなければ、どこを改善すべきか、どこに集中すべきか、などの判断はできません。工数管理により、作業を1工数ずつ「見える化」することは、従業員が自分から作業効率を考えるきっかけになるでしょう。

工数管理の方法

工数管理の方法は大きくわけて次の2種類です。

• 工数管理ツールを使用して管理する
• Excelやスプレッドシートを使用して管理する

それぞれについて解説します。

工数管理ツールを使用して管理する

工数管理ツールの導入目的で述べたとおり、工数管理ツールを利用すると業務効率アップが期待できます。

工数管理ツールは次のような企業におすすめです。

• Excelやスプレッドシートでの管理では工数が多く、手間がかかりすぎると感じている
• プロジェクトの進捗状況をグラフや表で可視化してすぐに把握したい
• 複数のプロジェクトを同時進行しており、全体の進捗状況が把握できる工数管理ソフトを探している
• 本格的に工数管理を行い精度の高さにこだわりたい

社内全体が使いこなせるようになるには時間がかかるものの、慣れてしまえば効率よく工数管理を行えます。

Excelやスプレッドシートを使用して管理する

普段から使用している、Excelやスプレッドシートの使用による工数管理も可能です。工数管理ツールのような費用もかからないので、現状のまま工数管理を行いたい場合にぴったりの方法だといえます。

ただし、コスト面に優れている反面、リアルタイムでの進捗確認や可視化には向いていません。スマートフォンで扱いにくいため、外出先からアクセスしにくい点もデメリットです。

Excelやスプレッドシートでの工数管理は次のような企業におすすめです。

• 日ごろから慣れているソフトをそのまま使って工数管理をしたい
• Excelの扱いに長けており、数式や関数を使いこなせている
• リアルタイムでの確認や可視化は必要としていない
• 簡単な進捗管理だけできれば十分だと考えている

プロジェクトの進捗のみを把握できればよい場合は、Excelやスプレッドシートでコストを抑えるのもひとつの方法です。とはいえ、タスク管理や予実管理まで行いたいなら、工数管理ツールの導入が必要となります。

失敗しない工数管理の手順

工数管理の手順は大きくわけて4段階あり、次の流れで進めます。

1. 責任者を決定し工程表を作成する
2. 実際の工数を入力する
3. 予定と実績を比較する
4. 工数管理データを分析する

それぞれについて解説していきます。

責任者を決定し工程表を作成する

まず、工程管理の責任者を決定しましょう。責任者はチームメンバー全体の工程管理を担当し、工程表を作成します。

工程表の作成は、慣れるまではあまり細かく設定しすぎないことがポイントです。従業員のスキルや業務のスピードを考え、余裕のあるスケジュールで作成します。

実際の工数を入力する

プロジェクトが開始したら、従業員に実際にかかった時間を記入してもらいます。責任者は毎日欠かさず入力されていること、工数の入力がズレていないかを確認し、工数入力の精度を上げましょう。

また、事前に作成した工程表と比べて進捗状況を把握することも大切です。

予定と実績を比較する

進捗状況を確認しながら、予定と実際のスケジュールにどのくらい差があるかを比較します。リアルタイムでチェックして、遅れが目立っているところがあれば、すぐに対応しましょう。

工程表と勤怠管理表など複数のスケジュールを統合して工数管理を行い、複数体制で進捗をチェックします。進捗の遅れにも気づきやすく、早めの対応が可能です。

工数管理データを分析する

工数管理のデータがある程度蓄積されたら、分析を行いましょう。プロジェクト全体から個人単位まで、さまざまな粒度から多角的に分析してみてください。

分析によって、利益が低い原因や効率の悪い業務などが浮き彫りになります。結果をもとに改善策を打ち出し、PDCAを繰り返していきましょう。

工数管理のデータと分析結果は従業員に共有し、改善点のフィードバックを行い、今後の業務効率化に活かしてもらいます。

クラウド工数管理ツールのメリット

業務改善を進め、生産性を高めるために有効なのが工数管理です。ただ、工数管理そのものに手間や時間がかかっては本末転倒。そこで注目を集めているのが、工数管理ツールです。特に昨今は、クラウド型の工数管理ツールの導入をすすめる企業が増えています。

クラウド型工数管理ツールを導入するメリットは次の3つです。

• 初期コストを抑えられる
• いつでも好きなときに入力できる
• さまざまな角度で分析できる

それぞれのメリットについて説明します。

初期コストを抑えられる

クラウド型のサービスは、ソフトやライセンスを購入や、サーバーを準備する必要がないので、初期費用を抑えられます。

また、無料プランを用意しているサービスも多く、少人数のチームなら。

有料のものであれば、利用状況(人数やデータ量)に応じて、月額利用料を支払う形になります。ある程度ランニングコストは発生しますが、常に最新のソフトを使えますし、パソコンの買い替えの際も問題なく引き継げます。

いつでも好きなときに入力できる

インターネットにつながった機器があれば、デバイスを問わず利用できるのがクラウド型ツールのメリットです。出先での業務もすぐに記録できるので、工数入力についての手間を削減できます。

さまざまな角度で分析できる

入力したデータをすぐに分析できます。Excelを使用する場合は、関数や数式の知識が必要ですが、ツールを使えばワンクリックで可能です。

工数全体を誰でも見える化できるので、業務改善意識を向上することにも役立ちます。

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クラウド工数管理ツールのデメリット

クラウド工数管理ツールの導入では、次のような問題が起こる場合もあります。

• 入力項目が多く時間がかかる
• 動作が遅い可能性がある

デメリットは把握しておき、サービス選定時にはトライアルや無料プランで使用感や見やすさなどを確認しましょう。

入力項目が多く時間がかかる

ソフトを買い取るオンプレミス型と違って、クラウド型の場合は自社仕様にカスタマイズが行いにくいです。そのため、簡略化できる項目も入力が必要となり、作業に煩雑さを感じる可能性があります。

工数管理を続けるためのコツは、できる限り入力フォームがシンプルで、負担が少ないこと必要最低限の項目で稼働できるツールを見極めて導入するようにしましょう。

動作が遅い可能性がある

クラウド型のツールは、クラウドサーバー上にあるソフトを使う形態です。そのため、パソコンにインストールしたソフトに比べて、レスポンスが遅い…と感じる場合があります。

レスポンスの悪さは、そのままストレスにつながるため、導入前の使用期間で、操作感は確認しておきましょう。

工数管理ツールの導入に失敗しないためのポイント

業務効率を改善し、現場の生産性を向上させるために、工数管理ツールの導入を検討している企業は多いです。工数管理ツールの導入を検討する際は、次のポイントを確認しておきましょう。

• クラウドサービスかオンプレミスかを決める
• ガントチャートやテンプレートなど、使える機能を比較する
• 料金プランや運用コストを確認する
• セキュリティはしっかりしているか
• 使いやすいインターフェースか

プロジェクト管理ツールの導入で失敗しないために、気になるサービスは上記のポイントで比較してください。

2015年10月に実施された調査によると、プロジェクト管理ツール(工数管理ツール)を導入している企業は、全体の22.6%でした。2014年からの1年間で5ポイント上昇しているようで、今後も工数管理ツールの導入は進んでいきそうです。

まずはクラウド型のツールがおすすめ

「導入は考えているけれど、ハードルが高くて断念している」企業には、クラウド型の工数管理ツールをおすすめします。クラウド型とは、インターネットを通じて操作できる、扱いやすいツールです。初期費用もほぼかからず、ITに詳しくない人でも簡単に扱える特徴があります。

業務改善・生産性向上が声高に叫ばれているのは、業務実態を見える化して、PDCAサイクルを適切に回すことが求められているからです。そのようなとき、誰でも手軽に扱えて、保守や運用の手間もかからないクラウド型の工数管理ツールは、業務改善を効率的に進めるための必須アイテムともいえるでしょう。

特にインターフェースおよび対応デバイスは重要です。工数入力は現場スタッフが担うことが多いので、入力者の負荷をいかに少なくできるか、現場に設置しているPCで使えるかなどは、入念に確認しましょう。

また、ボクシルでは工数管理に利用できるサービスの資料を一括でダウンロードできます。下記リンクより利用してください。

次の記事では、これから工数管理ツールを導入される方に向けて、導入に失敗しないための比較ポイントをお伝えしています。

工数管理におすすめのツール・サービス

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工数管理を効率化するために

工数管理とは、企業にとっても従業員にとっても、さまざまなメリットがあります。工数をしっかり把握・管理している企業は多く、ツールごとの管理手法や管理項目も多種多様です。

下記の記事で工数管理のツールについて詳しくまとめているので合わせてご覧ください。

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