工数管理とは？失敗しない管理のやり方・おすすめ工数計算ツール

工数管理とは

工数管理とは、業務やプロジェクトに要した時間や人数を見える化し、常に確認できる状態にすることです。工数とは、業務完了までにかかる作業量を指し、作業時間×人数で計算します。必要な工数を把握することで、業務やプロジェクトのスムーズな進捗管理が可能です。

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工数管理の目的と必要性

工数管理は、企業が利益をあげるために必要です。企業がプロジェクトを進めていれば当然、売上やコストが発生します。利益最大化のためには、プロジェクト全体の収支把握はもちろん、無駄なコストを削減しなければなりません。

工数管理においては、作業時間や人数を把握できる、つまりコストを見える化できます。利益を最大化させるためにも、適切な工数管理は必要不可欠といえます。

工数管理に「意味がない」といわれる理由

企業が行う工数管理に対して「意味がない」と感じる従業員も一定数います。意味がないと思われる理由として次のものが考えられます。

• 手間がかかるだけで恩恵を感じられない
• 月末にまとめて工数を入力するので数値に正確性がない
• 赤字や目標未達成を回避するために数値をごまかしてしまう
• 管理者側と現場の従業員とで意識が異なる

工数の入力には手間がかかり、月末にまとめて行う企業もあるでしょう。しかし、まとめて工数入力を行った結果、数値に誤りが出たり、赤字回避のために故意に数値を変更したりするケースも出てきます。

間違った工数管理を行っていれば当然、従業員も「意味がない」と感じてしまいます。そうした状況を回避し、工数管理に意味をもたせるためにも、「正しい工数管理」が必要です。

工数管理のメリット

企業が工数管理を行うメリットとして次のものがあげられます。

• 負荷分散による生産性向上が期待できる
• 従業員のモチベーション向上につながる
• スケジュールを調整しやすくなる
• データ蓄積によって精度の高い計画を立てられる

負荷分散による生産性向上が期待できる

工数管理では、従業員それぞれの作業工数を見える化します。特定のメンバーに負荷が集中していないか、手の空いているメンバーはいないかなどを把握できるため、負荷の分散が可能です。作業分担が効率化されるため、チーム全体の生産性向上が期待できます。

従業員のモチベーション向上につながる

工数管理によって、従業員は「目標に向かってどの程度進んでいるか」「あとどのくらいで達成可能か」など進捗状況を細かく確認可能です。業務が着実に進んでいる実感を得やすいため、モチベーション向上につながります。

モチベーションが高まった結果、プロジェクトについて主体的に考える従業員も出てくるでしょう。

スケジュールを調整しやすくなる

正確な工数管理を行うことで、作業進捗の遅れといったスケジュールのズレを軽減できます。とくに大きなプロジェクトを進める場合、大勢の状況を把握しなければなりません。

工数管理によって各メンバーが担っている仕事量や進捗状況を把握できていれば、スケジュール調整もしやすくなります。トラブル時にイレギュラーな業務が発生しても迅速に対応可能です。

データ蓄積によって精度の高い計画を立てられる

工数管理を継続すると、プロジェクトに要する時間と人数のデータが蓄積されます。そのため、過去のプロジェクトと類似した案件が出てきた際、蓄積データをもとに精度の高い計画の立案が可能です。

プロジェクトだけでなく従業員個人の工数記録も確認できます。自身の作業スピードや問題点を振り返ることで、次のアクションにも効率的に取りかかれます。

工数管理の方法

工数管理の代表的な方法として次の2つがあげられます。

• Excelやスプレッドシートで管理する
• 工数管理ツールを使って管理する

Excelやスプレッドシートで管理する

Excelやスプレッドシートといった表計算ツールを使って工数管理する方法です。プロジェクト名や予定工数、開始日・終了時、実績工数などの項目を用意し、一覧表でまとめます。自社に合った形式にカスマイズできるうえ、すでにExcelやスプレッドシートを使っている場合はコストをかけずに始められます。

ただし、複数のプロジェクトを1つのファイルで管理すると動作が重くなるので注意が必要です。プロジェクトごとにファイルを作成しなければならず、結果的に工数管理自体に労力がかかってしまう場合があります。

Googleスプレッドシートでの工数管理については次の記事で解説しています。詳しく知りたい方はご覧ください。

工数管理ツールを使って管理する

工数管理の専用ツールを導入する方法です。用意された項目にしたがって入力するだけで簡単に工数管理ができます。

カード形式でタスクが表示されたり、スケジュールを一覧で確認できたりと、視認性・操作性にも優れているのが特徴です。ツールによっては工数の予実をグラフで分析できるものも。社内定着に時間はかかるものの、Excelやスプレッドシートと比べて効率的な工数管理が可能です。

工数管理の手順

工数管理は次の手順で進めます。

• 責任者を決めて工数表を作成する
• 実際にかかった工数を入力する
• データの集計と改善を行う

責任者を決めて工数表を作成する

まずは工数管理の責任者を決めて、工数表を作成します。工数表は各メンバーがそれぞれが入力するため、見やすく、使いやすいことが重要です。

責任者が工数表の入力の仕方や使い方のルールを設定し、従業員のスキルやスケジュールを見ながら作成します。イレギュラーが発生した場合にも迅速に対応できるよう、スケジュールは余裕をもたせるのがポイントです。

実際にかかった工数を入力する

業務を実行した後、実際にかかった工数を表に入力します。工数入力時は、できるだけ正確に入力するのがポイントです。たとえば、業務全体の完了に15時間かかった場合、業務のどこの部分に何時間かかったか割り振って入力します。

なお工数の時間を、勤務時間ぴったりに合わせるのか、余裕をもたせるために勤務時間を少なく見積もるのか、といったルールも定めておきましょう。

データの集計と改善を行う

最後に、入力した工数データの集計を行います。プロジェクト全体の工数や、特定の業務にかかった工数などデータを細かく確認しましょう。改善点を洗い出し、グラスやレポートを作ると、次回プロジェクトの工数の精度が高まります。

データの集計や改善を自力で行うのは労力がかかるため、工数管理ツールがおすすめです。プロジェクトの進捗をリアルタイムで見られるうえ、都度グラフやレポートで分析をしながら軌道修正できます。

工数管理を進める際の注意点

工数管理を進める際の注意点として、次のものがあげられます。

• 工数の入力自体に時間をかけないようにする
• 社内に定着するまでに時間がかかる

工数の入力自体に時間をかけないようにする

正確な工数管理をするには、従業員の作業時間や進捗状況などを、できるだけ細かく入力する必要があります。その際、業務効率化のための工数管理なのに、工数の入力自体に時間がかかってしまえば本末転倒です。従業員がスピーディーに工数を入力できるよう、入力の仕方やルールを設定し、浸透させる必要があります。

社内に定着するまでに時間がかかる

工数管理を導入しても、従業員が工数入力の仕方やルールを理解し、スムーズに使えるまでに時間がかかります。経営陣や責任者側が、工数管理の運営体制を整えるのにも時間を要するでしょう。

無事に導入できても、従業員によっては「やらされている」と思う人が出てくるかもしれません。従業員に工数表を主体的に使ってもらうためにも、工数管理を行う目的や意義の周知も必要です。

工数管理ツールとは？

工数管理ツールとは、文字どおり「工数管理」を円滑に進めるための機能が揃ったツールです。代表的な機能として次のものがあげられます。

機能	詳細
工数状況の管理機能	プロジェクトやタスクの作業時間や進捗状況、そのほか必要情報を入力し、管理できる機能
リマインダー機能	プロジェクトやタスクの期限を設定し、期限が迫ると従業員にリマインドされる機能
集計・分析機能	入力された工数データをもとに、プロジェクトやタスクの進捗状況、実際にかかった時間などを集計・分析できる機能。グラフやレポートで閲覧可能
予算管理機能	プロジェクト単位の予算を管理できる機能。予算と実績の管理、原価計算機能などが備わっている場合もある

工数管理ツールを比較検討したい方は、次の記事をご覧ください。

工数管理ツールのメリット

工数管理ツールを使うことには、次のようなメリットがあります。

• 工数状況をリアルタイムで把握できる
• ヒューマンエラーが起こりにくくなる
• 勤怠との紐付けによって入力の手間を省ける
• クラウド型なら場所を問わずに利用できる

工数状況をリアルタイムで把握できる

工数管理ツールでは、従業員が入力した工数を画面上でリアルタイムで把握できます。必要な項目だけをピックアップしての自動集計も可能です。工数をリアルタイムに把握できれば、プロジェクトがどこまで進んでいるのか、次の業務にはいつごろ取りかかれそうかなど、現状把握の解像度が高まります。

ヒューマンエラーが起こりにくくなる

基本的に工数管理ツールでは、他人の工数は入力できません。メンバーそれぞれが工数を入力するうえ、ツールが入力補助を行ってくれるため、誤入力や誤削除といったヒューマンエラーを防げます。入力漏れを知らせるアラート機能を使えば、入力忘れの防止も可能です。

勤怠との紐付けによって入力の手間を省ける

工数管理ツールの中には、勤怠管理機能が備わっていたり、勤怠システムと連携できたりするツールもあります。勤怠状況と紐付けられれば、工数と勤怠の不一致を防げたり、従業員も1つのツールで工数と勤怠を入力・確認できたりと便利です。企業や責任者側の負担も軽減できます。

クラウド型なら場所を問わずに利用できる

クラウド型の工数管理ツールを導入すれば、オンラインで操作ができます。インターネットにさえつながれば場所を問わずに利用可能です。従業員はオフィスにいなくても工数を入力できるため、テレワークやフレックスタイムなど新しい働き方にも対応できます。

BOXILは、数あるプロジェクト管理ツール・工数管理ツールの料金や機能を比較し、各サービスの料金・機能を一覧にした『比較表』を独自調査して作成しました。

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工数管理ツールのデメリット

工数管理ツールには多くのメリットがある反面、デメリットもあります。とくに次の4つには注意しましょう。

• ツールの導入や運用にコストがかかる
• 使い方やルールに関する教育が必要
• 既存ツールと機能が重複する場合がある
• 動作が遅くなる可能性がある

ツールの導入や運用にコストがかかる

工数管理ツールの多くは、初期費用や月額費用といったコストがかかります。ツールによって異なりますが、「1ユーザーあたり月額500円」「ユーザー数◯名までで月額2万円」などです。クラウド型かオンプレミス型か、従業員数、オプション機能の利用有無、などによって費用は異なります。自社の予算を踏まえながら慎重に検討しましょう。

使い方やルールに関する教育が必要

全社にいきなりツールを導入しても、定着は難しいでしょう。なかにはITツールに慣れていない、抵抗のある従業員もいます。ツールを定着させるためには、従業員の理解を得たうえで、ツールの使い方やルールに関する教育を行わなければなりません。

使い方の指導や体制構築のサポートをしてくれるベンダーもあるので、そういった支援も活用しながら、社内定着を図りましょう。

既存ツールと機能が重複する場合がある

勤怠管理や給与管理、プロジェクト管理、スケジュール管理など既存ツールを利用している場合、それらのツールと機能が重複する可能性があります。入力作業が二度手間になれば従業員の負担も大きくなり、結局工数管理ツールが定着しない、といった事態にもつながりかねません。

入力内容が既存ツールと被っていないか、もし被っているなら同一システムに集約できないか、なども考慮しましょう。

動作が遅くなる可能性がある

クラウド型の工数管理ツールはインターネット環境に依存するため、インターネットにつながりにくい場所で作業すれば、動作が遅くなります。また、ユーザー側のインターネット環境だけでなく、ベンダー側の管理状況にも左右されるのも難点です。

サーバーの環境整備やアップデートなどもすべてベンダーに委ねられるため、場合によってはツールにアクセスできない、一定期間ツールを利用できない、といった事態も起こり得ます。

工数管理ツールの導入に失敗しないためのポイント

最後に、工数管理ツールの導入に失敗しないためのポイントを5つ紹介します。

• 入力の手間が少ないか
• インターフェースに優れているか
• クラウド型かオンプレミス型か
• サポート体制は充実しているか
• 無料トライアルはあるか

入力の手間が少ないか

工数管理ツールではさまざまな入力項目を設定できます。しかし項目を増やしすぎた結果、従業員にとっての入力の負担が大きくならないよう注意が必要です。既存ツールを利用している場合は、入力が二度手間にならないかも確認しておきましょう。社内にツールを定着させたい場合、従業員ができるだけ少ない負担で利用できることが重要といえます。

インターフェースに優れているか

操作しやすい、見やすいといったツールのインターフェースも重要です。たとえば、工数状況の一覧をトップページで確認できる、目的のページに少ないクリック数でたどり着ける、など。従業員と責任者の両方にとって使いやすいインターフェースであるかチェックしましょう。

クラウド型かオンプレミス型か

工数管理ツールは大きく「クラウド型」と「オンプレミス型」に分類できます。クラウド型はインターネット通じて利用できる形式、オンプレミス型は自社のサーバーやデータセンター内で稼働させる形式です。

クラウド型は、Webブラウザから場所を問わずにアクセスできますが、インターネット環境やベンダー側の管理状況に左右されるのが難点といえます。

一方のオンプレミス型は、自社の内部ネットワークを利用するためセキュリティが強固で、動作も遅れにくいのがメリットです。ただし、クラウド型と比べて導入や運用のコストが高いのが難点といえます。

クラウド型とオンプレミス型は両方にメリットとデメリットがあるので、自社の状況に合った形式を選びましょう。

サポート体制は充実しているか

工数管理ツールを選ぶ際は、ベンダー側のサポート体制も重要なポイントです。サポート体制の例として次のものがあげられます。

• 電話やメール、チャットなどでの相談窓口
• ツールの導入支援
• ツールが定着するまでの伴走支援
• 運用時のトラブル対応
• 活用方法のセミナーや説明会など

24時間365日対応の相談窓口がある、担当者がツール定着まで伴走してくれる、など手厚いサポートを提供しているツールもあります。工数管理ツールの導入が初めての場合は、できるだけサポート体制が充実しているツールを選ぶのがおすすめです。

無料トライアルはあるか

工数管理ツール導入時は、無料トライアルでお試し利用をして、最終的に自社に合ったツールを導入するのがおすすめです。そのため、ツールが無料トライアルを提供しているか確認しましょう。

無料トライアルでは、有料プランの内容を一定期間無料で利用できるケースが多いです。ツールによっては、そもそも無料で使えるフリープランを提供しているものも。まずは無料トライアルや無料プランを使いながら、最終的に1つのツールに絞り込みましょう。

正しい工数管理を図って利益最大化につなげよう

工数管理には、従業員への負荷分散による生産性向上やモチベーション向上、精度の高い計画を立案できるなど多くのメリットがあります。しかしながら「工数管理には意味がない」といった声もあり、間違った工数管理をしないよう注意が必要です。

従業員の負担を減らし、より効率的に工数管理をしたい企業には工数管理ツールがおすすめ。工数管理ツールを選定する際は次のポイントに注意して選ぶことをおすすめします。

• 入力の手間が少ないか
• インターフェースに優れているか
• クラウド型かオンプレミス型か
• サポート体制は充実しているか
• 無料トライアルはあるか

自社に合った工数管理ツールを選ぶには、各サービスの内容を比較することが重要です。気になるサービスの資料をダウンロードして自社に合うのか検討してみましょう。

工数管理におすすめのツール・サービス

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工数管理を効率化するために

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