営業管理とは？営業組織の売上を向上させるポイントを解説

営業管理とは

営業管理とは、自社の戦略と売上目標にもとづいて営業活動を最適化するために行うマネジメントのことです。全体戦略を実行するための営業プロセスと行動計画を作成し、各々の社員がみずからの行動プロセスを計測しながら改善を繰り返します。

営業部門は設定された目標と現状を比較し、そのギャップを埋める施策を実施します。営業部門全体の動きを管理するうえで、一人ひとりの行動の最適化を図るのが営業管理です。

営業管理が必要な理由

営業管理が必要とされるのは、一人ひとりの営業担当者だけではなく、営業部門全体の活動を効率化することです。これが営業目標を達成するのにもっとも確実な方法です。

従来は部署全体の営業成績が、営業担当者の個人的なスキルや能力に依存していた企業も少なくありませんでした。そこで営業組織全体を効率化し、さらにスタープレイヤーのスキルやノウハウを共有して全体の成績の底上げすることで、営業目標を達成させようと考える企業が増えてきました。

たとえば営業担当者が、個別に管理していた営業情報を一元管理し、情報を営業部門全体で共有、アプローチの方法を統一することで成約率が上げられる施策を打ち出すといった管理方法です。次で紹介するSFAやCRMの導入はこういった営業管理を導入するための、一つの例といえます。

営業管理の管理項目

営業管理はPDCAのサイクルにもとづいており、主に8つの項目にわかれます。

それぞれの段階におけるポイントを細かく解説していきます。

目標管理（ギャップ管理）

目標管理とは、それぞれの営業担当が達成を目指す目標です。まず売上目標を設定し、目標を必ず達成する結果至上主義の考えを共有しましょう。KPI（重要業績評価指標）を設定するのもおすすめです。目標管理の評価指標としては、次のようなものを設定します。

• 1か月の売上金額
• 契約率や受注数
• アポイント数や商談化率

そして、設定した目標と現状を比較し、このギャップを埋めるための改善策を考えす。

ここで重要になるのは、目標の細分化です。

まず「営業部門の人間が何人いて、成約1件あたりの金額がいくらで、月ごとに営業先から何件の成約を取らなければならないか」のように、細かい目標を設定します。さらに、到達のために長期的な目標だけでなく、短期的な目標を具体的な数値で算出しましょう。

上司が部下に対して目標を設定する際には、いくつかのポイントがあります。まず、目標となる数字は、実績や経験などをベースに算出することで、納得感をもたせるのが大切です。また、簡単ではないものの頑張れば達成できる目標を設定することで、達成までのモチベーションを維持するのも重要です。

なおこのような管理のことを、予算と実績の差分を管理するため「予実管理」と呼ぶこともあります。

案件管理

目標を定めたら、目標を達成するためにどの案件を優先的にこなしていくのかを管理します。優先度を決める項目としては、次のようなものが挙げられます。

• 案件・顧客の基本情報
• 進捗状況
• 受注見込み
• 商談日や成約日など次のアポイントの期日
• 受注予定時期や予定金額

案件は膨大な量になることを考え、表を使って少しでも見やすくなるように工夫をしましょう。これらを比較し、優先順位を決定します。

多くの企業では、古くからMicrosoft Excel（エクセル）を使った案件管理が行われてきました。しかし近年はクラウド型の営業管理（営業支援）ツールであるSFAも普及しています。このほか、CRM（顧客管理システム）を使用するのいいでしょう。

CRMについてさらによく知りたい方は、次の記事を参考にしてください。

行動管理

優先的に扱う案件を定めたら、営業一人ひとりの行動の管理を行います。それぞれの案件に対してどのように行動を取っているかを分析し、どの程度の確率で成約・契約を得られたかを管理します。主な管理項目は次のとおりです。

• アプローチの数や案件数
• アポイント獲得数
• 提案・商談件数
• 受注・成約数

ここで重要になるのが、初めと終わりの数だけを見ないことです。たとえば案件数と成約数の2つの数字だけを見てしまうと、どこに問題点が存在するのかわからず、根本的な解決になりません。

すべての案件を一つひとつ、もしくはまとめて分析すると、どこかに問題点が見つかるかもしれません。どのフェーズを苦手としているかを行動管理で明確にし、対策を行いましょう。

スケジュール管理

日々さまざまな人物とアポイントを取る営業担当者にとっては、今後のスケジュールを確認するのも重要です。スケジュール管理とは、顧客と打ち合わせをする日や会議が開かれる日時、期限の決められたタスクといった今後の時間の予定を記録する機能です。

今後の予定を記録することで、打ち合わせの抜けといったミスを減らし、スムーズに業務を進められます。また個々のスケージュールはチーム内での共有も可能です。チーム内でスケジュールを共有すれば、顧客から問い合わせがあった場合に、担当者がどこで何をしているかを伝えやすく、今後の予定を知ることでチーム連携も取りやすくなるでしょう。

商談管理

商談管理は、商談を売上につなげられるよう優先順位を決め、受注確度や進捗といった項目で管理します。受注の確度は商談のスコアリングで決めるのが特徴です。スコアリングとは、相手が商品に対してどれだけ興味関心を寄せているかを点数化したものです。

商談のプロセスごとに点数を決定し、これを足すことでランクづけを行い、適切なアプローチのタイミングを図ります。ただし、このスコアリングは営業担当者がみずから行うものであるため、正しく客観的な数値かは、定期的に確認する必要があるでしょう。

進捗管理

個別案件の進捗やステータス管理も営業管理においては必要です。まず営業の進捗を可視化することによって、停滞している案件を発見できます。またコミュニケーション履歴の情報から、止まっている理由を分析することで、管理者がサポートしながら営業担当が案件を進行できます。

止まっている理由はさまざまですが、なかには単純に営業がフォローするのを忘れているケースも考えられるでしょう。進捗が滞ってクレームになりかけている案件を営業が共有せずに、あとから発見されるケースも考えられます。

こういったケースを防ぎ、生産性の高い営業を実現するためには、営業の進捗状況が簡単に確認でき、管理者がいち早くアラートに気づける仕組みづくりが必要です。

顧客管理

属人化が起こりやすい営業活動において、顧客管理も重要な役割を果たします。顧客管理とは、顧客情報を一元的に管理し営業活動に役立てることです。

次のような顧客の基本的な情報から、売上、商談状況といった案件に関わる情報を管理します。

• 担当者や決裁者
• 企業情報
• 電話番号、メールアドレス
• 受注率
• 進行中の案件数
• 契約情報
• 案件の内容
• フォローアップの状況
• 問い合わせ履歴

顧客管理において必要なことは、必要な情報をすぐに見つけられるように情報を一元管理し、共有することです。

特定の担当者だけが情報を把握し属人化した状態になると、担当者の退職時に引き継ぎがスムーズにできず、顧客とのトラブルにもつながる場合もあります。属人化を防ぎ、担当者が不在でも対応が困難にならないように、顧客管理や情報共有が簡単にできる仕組みや体制が必要でしょう。

モチベーション管理

営業は他の部門に比べて出張や外出が多く、オフィスにはあまりいません。さらに営業の成績は数値として可視化しやすいため、結果次第では営業担当者一人ひとりのモチベーションの浮き沈みが大きくなりがちです。

もしモチベーションの下がっているメンバーがいた場合は、行動の詳細を確認し、原因を追究します。一つの例として成績に伸び悩んでいることが原因で、モチベーションを下げていたとします。そこで行動を確認し、たとえば受注確度の低い顧客にアプローチしていた場合は、どういった顧客であれば受注確度が高いかをアドバイスするといった、フォローを行いましょう。

また社内SNSを利用してコミュニケーションを図ったり、ミーティングを開いたりし、社員がモチベーションを維持できているかを定期的に確認するのも大切です。

営業部門のみならず、近年注目されている1on1ミーティングもモチベーション管理方法の一例といえるでしょう。1on1ミーティングについては次の記事で解説しています。こちらも参考にしてください。

人材育成管理

中長期的な計画になるため見落とされがちですが、人材育成管理も重要です。人材育成管理とは、各営業担当のスキルやノウハウ、経験を把握し成長をサポートすることです。

目標管理を中心に行うと属人化が進むため、営業部門全体で人材が育成できるよう管理を行います。ステップアップのために実力より少し高い案件を任せたり、トップセールスのノウハウを新人や若手に共有したりなどの対策が有効です。

またプレゼンテーションや商談ロープレ、資料作成などスキルを伸ばすための研修を行うのもいいでしょう。

営業チーム管理

近年では、営業チーム全体の案件管理も重要度を増しています。これはインターネットの普及により、インサイドセールスやインバウンドな手法の需要の高まりが原因です。インサイドセールスの需要が高まったことで、インサイドセールスとフィールドセールスが、それぞれ細分化される流れが強まっています。

遂行するプロセスがチームによって異なるため、インサイドセールスからフィールドセールスへの案件引き継ぎといった管理も多くなります。営業管理としては、これをどれだけスムーズに行えるかが重要です。

営業管理のメリット

営業管理の主なメリットは次の5つです。

• 目標の明確化と共有
• 営業ナレッジの共有
• 属人化を防止できる
• 業務の効率化
• 営業活動の可視化

それぞれのメリットについて詳しく説明します。

目標の明確化と共有

営業管理を行うと、目指すべきゴールがはっきりとするため、そこに向かうためには何を行うべきか自然と理解できます。また目標が明確であるとチームで共有しやすく、一体になって営業活動を行えるようになるでしょう。

より共有しやすい環境をつくるには、情報が一元管理できる営業管理ツールの導入がおすすめです。

営業ナレッジの共有

営業管理を行うことで、営業ナレッジを部署全体で共有できます。ナレッジとは企業や個人が独自に取得した知識やノウハウのことです。

たとえば過去の成功事例や失敗事例が共有されれば、類似した案件を現在担当している案件の参考にできます。こういったナレッジがあれば、経験の少ない新人でも売上をつくりやすく、チーム全体の業績アップにつなげられるでしょう。売上がつくれるようになれば、従業員のモチベーションアップにもつなげやすくなります。

属人化を防止できる

営業管理は業務の属人化を防ぐのにも役立ちます。前述したようにこれまで個人だけで抱えていた知識・ノウハウを共有すれば、個人に依存した営業活動の防止につながります。また担当者の不在時に顧客から連絡があった場合でも、管理情報を確認することで、違う担当者でもスムーズに対応可能です。

加えて営業部門においては、退職時に特定の担当者の保有していた顧客情報がもち逃げされるケースが見られます。しかし営業管理ではこれらの顧客情報をすべて営業部門内で共有されるため、もち逃げが未然に防止でき、スムーズに業務の引き継ぎを行えるでしょう。

業務の効率化

営業管理を行うと、担当者の業務効率化につながります。たとえば、クラウド型の営業管理ツールは、スマートフォンやタブレットを含めた多様なデバイスで操作が可能です。

管理ツールを使用すれば、移動中の時間を使った営業日報の作成も容易にできるでしょう。報告のためだけに会社に戻る必要もなくなるため、紙で管理を行っていた場合と比べ、事務作業を大幅に効率化できます。結果として、本来なすべきコア業務により集中できるでしょう。

また、ツールを導入してデータ管理をすれば、顧客からの問い合わせがあった際にすばやく回答ができるといったように、幅広い場面で業務の効率化につながります。

営業活動の可視化

業務が属人化し、案件や顧客の情報を共有できていない状態も、営業部門においてよくある課題の一つです。しかし営業管理を行うと、顧客情報がチーム全体で共有でき、顧客とのトラブルを未然に防げます。

営業履歴や案件の状況、ステータスなどをチームでデータ管理・共有ができるため、部署全体でスムーズに情報を活用可能です。またたとえば別の顧客情報をチェックし、そこから新たな商機を見つけられることもあります。

上司にとっても状況や経緯を把握しやすくなり、適切なアドバイスや指示を与えるなど、営業プロセスの最適化にもつながるでしょう。

効率的な営業管理のポイント

効率的な営業管理を行うためのポイントは次のとおりです。

• 現場に合ったマネジメント手法を選択する
• 実績・行動を評価する指標づくり
• ワークフローを作成する
• コミュニケーションを徹底する
• 営業組織に情報共有する文化を醸成する
• 営業支援システムを活用する

現場に合ったマネジメント手法を選択する

企業によって適切なマネジメント手法は変わります。他社でうまくいっているからといって、同じように導入しても機能しないケースは少なくありません。

よい事例を取り入れることは重要ですが、そこから自社の職場環境に合うように変化させることも大事です。取り入れた施策がうまくいかない場合、すぐに止めてしまうのではなく、試行錯誤を繰り返して最適な形に変えていく視点をもちましょう。とくにSFAやCRMの導入に関しては、他者の失敗事例から学びつつ柔軟な運用を心がけることが重要です。

実績・行動を評価する指標づくり

現場に合ったマネジメントに関して具体的に着手べきなのが、営業の実績・行動の評価基準を明確にすることです。

たとえば、新規営業中心の場合は、架電のコール数やアポ率、そこからの成約率を重点的にチェックした方がいいでしょう。一方ルート営業中心の場合は、顧客当たりの年間購入単価や粗利額で評価する方がよいかもしれません。

マネジメント手法や評価を選択するにあたっては、自然と実績・行動で評価する指標を追求するものです。そのため、どのような指標を営業担当に意識してもらうのか、指標をどのように測定するのか、誰が改善提案をするのかについて考えてください。

ワークフローを作成する

複雑な営業プロセスを正確に、かつ効率的に進めるにはワークフローの作成は欠かせません。ワークフローとは、業務の流れをわかりやすく可視化する機能のことです。営業管理のためには、どういったプロセスで顧客にアプローチし、クロージングに至るのかを明確にする必要があります。

営業担当者の一人ひとりが好き勝手に営業するのは非効率的であり、営業部署全体でも足並みをそろえられません。

しかししっかりしたワークフローを作成すれば、営業プロセスのどの部分に問題があるかが判断できるため、ボトルネックを解消しやすくなります。営業組織全体の成績を上げるためには管理ワークフローを作成し、営業担当者一人ひとりが頭に入れることが重要です。

コミュニケーションを徹底する

上述のモチベーション管理でも触れたように、営業部門は個人の動機づけが成績に大きく関わってきます。管理者は一人ひとりとコミュニケーションを取りながら、社員のモチベーションをなるべく高い水準で維持できるように工夫すべきです。

モチベーションを向上させるには、個人の自己実現の欲求や承認欲求を満たす必要があります。達成感が得られる機会を増やしたり、生産性が上げられる業務環境を整えたりしましょう。

仕事の優先順位をつけられるようなタスク管理も大切です。社員と対話しながら、何が動機づけに関わっているのかを把握するのも管理者の役割といえます。

営業組織に情報共有する文化を醸成する

これまで営業管理をきちんと実施していなかった組織の場合、営業管理のボトルネックになるのが情報共有です。

営業担当者は、自身が進めている営業案件をシステムに登録しない、営業にいってフェーズが変わっているのにステータスを変更していないなどのケースがよくあります。これは重要な情報がコミュニケーション履歴から抜け落ちているため、引き継ぎがスムーズに進まずトラブルに発展する危険性があります。

このようなケースに陥らないためにも、組織として情報を共有する文化の醸成が必要です。営業日報や営業システムなどを使って情報を共有する制度・仕組みの構築や、評価制度の中に営業情報の共有を項目として加えるなどの制度の見直しを行いましょう。また悪いこともいいことも情報共有すること自体を褒めて、情報共有しやすい文化をつくるのも重要です。

営業支援システムを活用する

効率的な営業管理にはSFAやCRMなど営業管理ツールの導入が欠かせません。自社に合ったシステムを導入すれば、より戦略的に営業目標を達成できるだけでなく、営業プロセス上に発生した課題も発見しやすくなります。

Excel（エクセル）による管理だけでは、営業担当者の行動プロセスの見える化は難しいでしょう。しかしシステムを導入すれば見える化も簡単に実現し、業務改善もスムーズに行えます。

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次の記事ではおすすめの営業支援ツール（SFA）を一覧で紹介し、口コミや料金、機能を比較しています。ぜひ参考にしてください。

Excel管理と営業管理システムの違い

営業管理システムとは、CRMやSFAといった営業部門の情報管理を支援できるシステムのことです。営業管理を行うには、Excel（エクセル）を使用した管理方法と、営業管理システムを使用した方法があります。

それぞれの詳細と違いを次の項目で説明します。

Excel管理

営業管理を行っている会社の中には、CRMやSFAといった営業管理ツールではなく、Excel（エクセル）やGoogleスプレッドシートで管理しているケースも数多く存在します。

エクセル管理のメリットはなんといっても、普段使い慣れているため現場に浸透しやすいことです。また新規でシステムを購入しなくてもいいため、システム費用を抑えられます。エクセル・スプレッドシートともに、無料でテンプレートが公開されているのも便利です。スプレッドシートは、オリジナルのテンプレートがつくれる機能もあります。

ただし、一方でエクセル管理には大きな欠点があります。情報を同時に更新できないことと、複雑な情報を管理できないことです。情報の同時更新はスプレッドシートを活用すれば回避できますが、複雑な情報の管理はシステムを使用せざるを得ません。

たとえば、顧客ごとにコミュニケーション履歴を何十回分も記録したい、経理システムのデータと顧客データを紐づけたい場合エクセル・スプレッドシートでは対応困難です。しかしシステムを利用すれば、こういった複雑な情報も管理しやすく、かつ各営業の成果やさまざまな指標を自動的にレポーティング可能です。

SFA・CRM

SFAは「Sales Force Automation（セールス・フォース・オートメーション）」の略で、営業支援システムのことをいいます。案件管理や商談管理、スケジュール管理といった営業管理に必要な項目を、効率よく管理可能です。また営業日報・週報の作成や共有活動時間の分析・レポート作成、法人営業向けの顧客管理なども行えます。

一方CRMは「Customer Relationship Management」の略で、顧客管理システムのことです。担当者や法人の情報、商談状況、問い合わせ履歴といったデータ管理を一元化できます。CRMを導入すれば、エクセルでは困難だったレポートの出力やデータの集計、分類やグループわけ、複数の情報を紐づけなどが簡単にできます。またデータをリアルタイムで共有できるため、エクセルを使用した顧客管理の欠点を補えることがメリットです。

エクセルでの営業管理に限界を感じている企業は、安価なシステムも存在するため、営業管理ツールの導入検討をおすすめします。

営業管理における今後の展望

これからの営業担当者には、顧客からの信頼に加えて「顧客がどういったベネフィットを得られるか」を、論理的に伝える力が求められるでしょう。従来、日本では多くの企業で「営業力は人間力である」と思われていました。営業担当者のトークや人間性を信頼し、契約を結んでもらうケースが多かったからです。

しかしながら、欧米的な合理主義の定着や技術の進歩による選択肢の増加により、営業担当者のトークや力量だけでなく、論理性も重要になりました。一方で顧客にとってのメリットやベネフィットは、事前に情報を精査しなければわからないケースもあります。そのためSFAを利用しながら営業担当者同士で情報を共有し、最適なタイミングでクロージングをする必要があるでしょう。顧客に対していかに柔軟なアプローチができるかが鍵です。

営業管理と資料づくり

これからは営業管理をするマネジメント層を資料づくりから解放する、営業の状況が一目でわかるような仕組みづくりは必要です。マネージャーは現場からのたたきあげであるケースが多く、現在資料づくりがこのような管理職者を困らせています。

今月どの営業が何件アポイントを獲得して訪問したのか、商品別の販売状況はどうなのか、など管理職がさまざまな指標や売上データなどを探し回り、資料をつくっているケースも数多く存在します。

もちろん営業管理者が本質的に求められるのは、資料づくりではありません。たたき上げであれば営業の営業ロープレにつき合ったり、トークスクリプトを使って営業の平準化やレベルアップに時間を割いたりした方が、組織全体の営業効率はよくなります。営業チームの生産性を高めるためにも、資料づくりが不要な環境は不可欠です。

営業管理から始めるデータにもとづいた経営

営業管理はただ営業組織や業務を管理するのではなく、会社全体の業務執行を管理する際の布石としても有効に機能するでしょう。「営業」はただ独立した業務ではなく、社内のさまざまな部署に関わっているからです。

たとえば、工場の場合では営業が注文を取ってくるかもしれません。しかし顧客に頼まれた製品をつくるのは製造部門、在庫を発送するのは倉庫、見込み客を集めるのはマーケティング、請求書を発行するのは経理です。このように、営業を管理することはさまざまな部署の業務に波及します。

営業管理には営業支援システム（SFA）が効果的

SFA導入をすれば、「すべての営業活動の可視化・データにもとづいた精度の高い営業」が可能になり、上記で解説した営業における管理項目を効率的にチェックできるようになります。

運や勘、根性といったもので結果を求めるだけでなく、科学的で自動化されたプロセスにもとづき、営業管理を行うことが成功への近道です。営業支援ツール（SFA）といったものを活用し、適切な営業管理を行って売上アップを目指しましょう。

次の表では、おすすめのSFAの機能や価格を徹底比較しました。ぜひ自社に合ったシステムを選び、営業活動の効率化に役立ててください。

注目のSFA（営業支援システム）、サービス資料まとめ

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