業務改善はなぜ必要か | 方法・進め方はどうするべき？

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なぜ業務改善が求められているのか

近年、今までより業務改善が注目を集めています。その理由は、働き方改革で残業ができなくなり、短い時間で仕事をこなさなければならなくなったからです。業務改善による仕事の効率化は今では必須になっています。

しかし、いきなり業務改善と言われても、具体的なやり方が分からないという方がいらっしゃると思います。

そこで今回は業務改善の方法とその進め方をご紹介します。

業務改善の進め方・方法

目的・目標の確立

最初に行うべきことは、なぜ業務改善を行うのか、そして、業務改善を行ううえでどのような目標設定をして取り組むのかを明確にしましょう。

この2つがはっきりしていなければ、取り組みが曖昧になってしまうので、最初に社内で明確なものを決めましょう。

業務の見える化

次に、現状がどういう状況かという把握が必要です。
現状をはっきりさせることで、今行われている業務をすべて見える化できます。

そのため、現在社内でどのような業務が行われているのかを明確にしましょう。

問題点を洗い出す

次に、現状を把握したところで、どこにどんな問題があるかを洗い出しましょう。
現状を棚卸しすること で見えてくる問題点や浮き彫りになる問題があるはずです。

これまで気付くことのできていなかった問題点を一気に洗い出しましょう。

改善計画書の作成

社内の改善が必要な部分を把握することができたら、次はそれらの問題点をどのように改善するのか？という改善計画書の作成を行いましょう。

問題となる業務は廃止すべきなのか？それとも、もっと実用的な作業に変換するべきか？などを検討し、改善計画書の作成を行います。

優先順位を付ける

具体的に行う対策が明確になったところで、次に緊急度と重要度の2つの基準で優先順位をつけていきます。

この優先順位が正しく設定されていないと、改善の結果が出るのが遅くなってしまうので、最短距離で結果を出すためにも、緊急度と重要度の2つの基準で優先順位をつけましょう。

マニュアル化

最後にこの流れすべてをマニュアル化し、定期的に業務改善のチェックを誰もが行えるようにしましょう。社内の業務改善は、一人一人が意識を持って取り組まなければ変わることはできません。

全員がマニュアル化したものを理解しておけば、いつでも確認ができるので、業務改善マニュアルを作成しましょう。

マニュアル作成については、以下の記事もご覧ください。

業務改善で職場環境を向上させよう！

以上が業務改善の方法とその進め方と、業務の効率化についてでした。
日々目の前の仕事に追われてしまい、なかなか業務改善を行う意識を持っている企業は多くありません。

しかし、業務改善をすることによって、余計な仕事をする必要がなくなるので、自分たちの負担が減ることにつながります。業務改善は、職場の協力なくして実現できないので、是非これを機会に業務改善マニュアルの作成を行い、職場環境を向上させましょう！

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