タレントプールとは？メリットと導入事例・おすすめサービス

タレントプールとは

タレントプールとは、有望な人材を管理するデータベースのことを指します。採用候補者のデータを管理することによって効率的な採用活動が可能です。

たとえば、タレントプールの情報をベースに個別に必要な人材に声がけするといった手法を採用することによって、人材採用の効率化、中途社員の品質を担保できます。

また、現時点では採用に至らなかったものの、将来的に採用の可能性がある人材の情報をデータベースに蓄積しておき、将来の採用活動に役立てることもタレントプールの目的です。

タレントプールに使用できるクラウド型システムも開発されており、リーズナブルな価格でタレントプールを整備できます。

タレントプールが必要な理由

タレントプールが必要とされる背景を解説します。

• 労働人口の減少
• 働き方の多様化
• スペシャリスト人材の不足

なぜタレントプールが注目されるようになったのかをくわしく紹介します。

労働人口の減少

将来、日本では労働人口が大幅に減少すると見られています。労働人口の総数の減少だけでなく、少子高齢化の影響で年齢構成の急激な変化が問題となり、これにより特に若年層の労働者比率が下がることが予想されます。これは、若手を中心に置く産業にとって大きな打撃になるでしょう。

一方で、高齢者の労働人口は、その数と比率の両方で増加する見込みです。若手の減少を高齢者がどれほど補えるかが、労働力不足の解決において重要な要素になります。

さらに、日本では従来の「年功序列」や「終身雇用」の概念が変わりつつあり、労働改革を通じて雇用の多様化が進んでいます。これにより、人材の確保が以前よりも難しくなりました。

優秀な人材を将来的に採用する可能性を広げ、社内の限られたリソースを最大限に活用するために、タレントプールの構築は不可欠な戦略であるといえます。

働き方の多様化

日本の伝統的な年功序列や終身雇用の雇用体系は、根本的に変化しています。かつては正社員が大多数を占めていましたが、現在ではパートタイマー、契約社員、派遣社員などさまざまな雇用形態が企業内で一般的に見られるようになりました。このような労働市場の流動性の増加は、人材獲得をより複雑な課題にしています。

政府が推進する働き方改革により、労働者の働き方は多様化しました。多くの人が柔軟な労働条件やプライベートの充実を重視して、副業や業務委託、フリーランスといった正社員以外の働き方を選択しています。

特に、高いスキルを持つ人材は、どの職場でも価値を発揮できるため、仕事のやりがいや自由度を重視して新しい働き方を選ぶ傾向にあります。

このような人材を獲得するためには、長期的な視点から複数のアプローチが必要です。タレントプールを用いることで、人材のニーズに応じて繰り返しのアプローチが可能になり、多様な働き方が広がる現代社会に適した採用戦略といえます。

スペシャリスト人材の不足

デジタル化の進展や技術革新により、ITや自動車産業を中心に、スペシャリスト人材の不足が深刻化しています。ITエンジニアやデータサイエンティストなどの専門職は、その特有のスキルセットのために競争が激しく、採用が困難です。特に、日本における特定テクノロジーのプロフェッショナルは希少であり、人材不足の状況は今後も続くと予想されます。

企業は、スキルのギャップを埋め、優秀な人材を獲得するために、社内外からの適切な人材の特定と育成が求められています。タレントプールは、このような人材不足の状況において、企業が効率的に人材を確保するために不可欠な手段です。

タレントプールのメリット

タレントプールには大きく分けて次の3つのメリットがあります。

• 人材採用の効率化
• 採用の質が向上
• 採用コストの削減

それぞれについて詳しく説明します。

人材採用の効率化

人材採用は実際に採用、入社するまでに時間がかかります。特に時間がかかるのが求職者の母集団を形成する過程です。転職イベントに出展したり、エージェントを活用したりとさまざまな手法がありますが、どの施策もはじめてから数日～数か月は選考を進めるのに時間がかかります。

タレントプールを形成することで一定の母集団が存在する状態から採用活動をはじめられるため、選考ステップまでの時間を短縮できます。

＞＞採用方法の種類を新卒・中途別に解説 | 優秀人材を採用するには

採用の質が向上

人材をプールして継続的なコミュニケーションをとっている場合、求職者と企業はお互いのことが一定以上理解できている状態から選考を進められるため、ミスマッチが少なくなり採用の質が向上します。

実際に働き始めてからのギャップも少なくなるので、離職率の低下も期待できます。

採用コストの削減

人材採用の際にコストがかかるのが母集団の形成です。母集団を形成するために転職エージェントや求人Webサイト、転職イベントへの参加などの施策にはコストがかかり、転職志望者が効率的に増えるかも定かではありません。

タレントプールなら必要な人材をリストアップ、個別にアプローチするため、母集団を形成するためのコストはかからずに採用活動をはじめられます。

タレントプールのデメリット

タレントプールにはメリットだけでなくデメリットもあります。

コストがかかる

人材データベースを構築しなければならないので、一定のコストがかかります。ただし、社内でゼロから作らなくてもクラウド型のシステムも存在するので、それほど気にしなくてもよいでしょう。

ノウハウの蓄積が必要

タレントプールによる採用活動で難しいのが、転職を検討していないタイミングで声掛けしてもなかなか成約はしません。また、アプローチの仕方も工夫したほうがよいでしょう。これらについては社内におけるノウハウ蓄積が必要です。

タレントプールの運用方法

タレントプールを運用する際は次の4つのステップが必要です。

1. 企業が求める人材をプールする
2. プールした人材のデータベースを作成する
3. 候補者とコミュニケーションをとる
4. タイミングを見極めてリクルーティングする

それぞれのステップについて詳しく説明します。

企業が求める人材をプールする

まずはプールに登録する母集団の形成が必要です。母集団はさまざまな手法で形成できます。

母集団の例は次のとおりです。

• 過去の退職者に再び働いてほしい人
• FacebookやLinkedInなどのSNSでコンタクトをとった人
• イベントや勉強会で興味を持ってくれた人

また、母集団形成は一度実施すれば終了ではなく、定期的に集団のスクリーニングが必要です。

プールした人材のデータベースを作成する

プールした人材は後で検索しやすいようにデータベースを作成します。

簡易的なものであればExcelでもデータベースは制作可能です。ただし、一定以上の人材を管理したり、効率的に活用したりするのであれば採用管理システムを導入して管理したほうがいいでしょう。

採用管理システムを活用することによって、プールの中から望ましい人材を検索できたり、コミュニケーション状況を簡単にチェックできたりと採用を進めるうえでさまざまな業務を効率化できます。

候補者とコミュニケーションをとる

採用活動をしていない場合でも、普段から自社のことを意識してくれるように候補者とコミュニケーションをとっておくと、採用枠が空いたときにスムーズに採用活動を進められます。

たとえば、メルマガやSNSへの投稿など各媒体を通じての情報発信を行う、手間をかけられるのであれば個別にメールで連絡をとる、イベントを開催して自社のことを知ってもらうといった活動方法があります。

タイミングを見極めてリクルーティングする

採用ポジションに空きが出たときや新しく優秀な人材を採用したいときに、タレントプールから最適な候補者をピックアップ、コンタクトをとりリクルーティングします。

採用を成功させるためには、日ごろからコミュニケーションをとる、複数の候補者に対して優先順位をつけて選考する必要があります。

タレントプールの導入事例

タレントプールを活用して採用活動を効率化している企業として挙げられるのが、アメリカのIT企業である「DELL」です。

DELLでは採用サイトに具体的な選考に対する申し込みフォームとは別に、希望条件にあった新着求人情報をいち早く受け取れるジョブアラートへの登録フォームも用意しています。

ジョブアラートに登録してもらうことによって、求職者は素早く希望する求人に空きが出たことを認識でき、DELL側も求人広告費を使用せずに母集団の形成が可能です。

タレントプールを活用するポイント

タレントプールを効果的に活用するために押さえておきたいポイントは次の3つです。

• 定期的にコンタクトを取る
• 情報を常に最新の状態にする
• 候補者のためになる情報を提供する

定期的にコンタクトを取る

タレントプールを活用した採用活動を成功させるためには、定期的な情報提供とコミュニケーションを通じて、候補者との関係を維持することが非常に重要です。

タレントプールに名を連ねる候補者は、将来的に転職を検討しているものの、現時点では積極的に動いていない人が多いのが特徴です。企業からの継続的な接触がなければ、採用を検討する際につながりが失われてしまうリスクがあります。そのため、採用の際にスムーズに連絡を取れるような関係性を築くためにも、定期的なアプローチが必要です。

たとえば、毎月オープンオフィスを開催して候補者を招待する、ランチミーティングでの交流を深めるなど、さまざまな方法を用いて関係を強化することが考えられます。

情報を常に最新の状態にする

タレントプールを効果的に活用するためには、保持している人材データの常時更新が必要です。データが古いとその有効性が失われてしまいます。

また、登録された人材情報は時間がたつにつれて変化するため、SNSやメールを通じて定期的に人材にコンタクトを取り、情報を最新の状態に保つ必要があります。

しかし、人材データが増加することで、その管理や更新に多大な時間が必要となり、結果として採用コストが増加することも考慮しておきましょう。そのため、企業が求める人材を明確にし、マッチする候補者に絞り込むことが重要です。

求める人材像に最適化されたデータベースを維持するには、候補者の選別が必要です。事業や組織の変化に伴い、求める人材像が変わった場合には、その定義の更新も忘れないようにしましょう。

候補者のためになる情報を提供する

定期的なアプローチを行う際には、受け手の関心を引くコンテンツの提供が重要です。もし興味深い情報を提供できていなければ、メールマガジンの購読解除やSNSでのブロック、最悪の場合はクレームを受ける可能性もあります。

そのような事態になると、将来的にその候補者にアプローチする機会を失ってしまうことになります。そのため、候補者が継続的に関心を持ち続けるような情報を発信することが不可欠です。
タレントプール内でのグループ分けを活用し、各グループの関心に合わせた内容を提供することが望ましいでしょう。メールマガジンの発行や特別なイベントへの招待など、情報コンテンツを工夫し魅力的にすることも効果的です。

タレントプールにおすすめのサービス

Excelを使用するよりも専用のシステムを活用したほうが効率的なタレントプールが可能です。タレントプールを行ううえでおすすめのツールを紹介します。

• 大手企業にも豊富な導入実績あり
• データ分析を元にした戦略的な採用活動が可能となる
• セミナー・運用方法提案などサポートが充実している

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※出典：TalentCloud「TalentCloud」（2024年1月27日閲覧）

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タレントプールで効率的な採用活動を

採用には手間とコストがかかりますが、タレントプールを活用して母集団を管理すれば、素早く採用できてコストも抑えられます。

Excelを利用して無料でタレントプールを構築できますが、人材データベースの情報管理、コミュニケーション履歴のチェックなどをしたいのならば、採用管理システムの導入がおすすめです。

おすすめ採用管理システム

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