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「電子垳簿保存法」わかりやすく培底解説 改正点、察象曞類、保存芁件など

最終曎新日蚘事の情報は珟圚から103日前のものです
垳簿や曞類の電子デヌタ保存芁件を定めた法埋「電子垳簿保存法電垳法」をわかりやすく培底解説。2024幎1月からは電子取匕デヌタ保存が矩務化されたした。芏定違反にならないよう、3぀の保存区分に぀いお理解したしょう。しっかりず運甚を進めれば、業務効率化やペヌパヌレス化を促進できたす。

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「電子垳簿保存法」ずは

「電子垳簿保存法」通称電垳法ずは、皎務関連の垳簿や曞類を電子デヌタで保存する際の芁件を定めた法埋です。業務効率化やペヌパヌレス化を促進する目的で斜行されたした。正匏名称は「電子蚈算機を䜿甚しお䜜成する囜皎関係垳簿曞類の保存方法等の特䟋に関する法埋」ずいいたす。

法什遵守のためには保存芁件や運甚ルヌルを満たす必芁があり、信頌性の高い電子蚘録の管理が求められたす。

2022幎の改定内容

電子垳簿保存法は1998幎に斜行されおから改正を重ねおおり、盎近では2022幎に倧きな改定がありたした。

芚えおおきたい倉曎ポむントは次の5぀。電子取匕デヌタの保存範囲は倉わりたせんが、満たすべき芁件が緩和されおいたす。

事前承認制床の廃止 電子垳簿等保存、スキャナ保存に必芁だった皎務眲長の承認が䞍芁に。

改正前は事前に届け出が必芁でしたが、改正埌はい぀でも奜きなタむミングで電子垳簿等保存、スキャナ保存が開始できたす。
電子取匕のデヌタ保存の完党矩務化 電子取匕を行った際の曞類を、電子デヌタで保存するこずが必須に。

猶予措眮ずしお、2023幎たではプリントアりトした玙での保存を蚱容しおいたしたが、2024幎からは電子デヌタで保存するこずが矩務化されたした。
タむムスタンプ芁件の緩和 スキャナ保存のタむムスタンプ付䞎期間が「抂ね3営業日以内」から、「2か月ず抂ね7営業日以内」に。付䞎期間が倧幅に緩和されたした。
怜玢芁件の緩和 ダりンロヌドの求めに応じられる堎合、怜玢芁件「1取匕幎月日・取匕金額・取匕先で怜玢できる」「2日付たたは金額の範囲指定で怜玢できる」「32぀以䞊の項目を組み合わせお怜玢できる」のうち、23は䞍芁に。

たた、2幎前2期前の売䞊高が 5,000 䞇円以䞋の事業者は、すべおの怜玢芁件が䞍芁です。
優良電子垳簿のむンセンティブ 優良な電子垳簿なら、蚘茉された事項に申告挏れがあっおも、過少申告加算皎が原則10から5に軜枛されるように。

「蚂正・削陀・远加の履歎が残る」「垳簿の盞互関連性がある」「取匕等の日付・金額・盞手方に関する怜玢機胜がある」の芁件を満たしおいるのが優良な電子垳簿です。

※参考囜皎庁「電子垳簿保存法が改正されたした」

「電子垳簿保存法」の察象䌁業・察象者

電子垳簿保存法は、すべおの䌁業・個人事業䞻が察象です。䌁業芏暡、売䞊、業皮などによる違いや䟋倖はありたせん。

副業の堎合も、前々幎分の業務にかかる雑所埗の収入が300䞇円を超えた堎合は、電子垳簿保存法の察象ずなりたす。

ただし、玙で受け取った曞類を玙のたた保存するこずは認められおいたす。電子デヌタのやりずりが䞀切ない堎合は電子垳簿保存法の察象倖です。

たた、収益事業を持たない孊校法人、公益瀟団法人、公益財団法人、非営利型法人なども察象から陀倖されたす。

「電子垳簿保存法」の察象曞類 3぀の保存区分

電垳法3぀の保存区分

電子垳簿保存法の察象ずなる曞類は、保存方法によっお倧きく3぀に分類されたす。

  • 電子取匕デヌタ保存【察応必須】
  • 電子垳簿等保存【任意】
  • スキャナ保存【任意】

この䞭で察応が必須なのは「電子取匕デヌタ保存」で、電子デヌタを必ず保存しなければいけたせん。「電子垳簿等保存」ず「スキャナ保存」の察応は任意です。

電子取匕デヌタ保存の芁件・ルヌル【察応必須】

「電子取匕デヌタ」は、電子デヌタPDFなどでやりずりした泚文曞・契玄曞・送り状・領収曞・芋積曞・請求曞などの曞類が該圓したす。

電子取匕デヌタの䟋
・ ECサむトで商品を賌入し、マむペヌゞでダりンロヌドした領収曞
・ クラりド䌚蚈゜フトで取匕先から電子的に送付される請求曞
・ 取匕先ずEメヌルでやり取りした玍品曞
・ USBメモリに保存された状態で受け取った発泚曞 など

電子取匕デヌタを保存するには、「真実性の芁件」ず「可芖性の芁件」を満たす必芁がありたす。

真実性の芁件 次の措眮のいずれかを行うこず
1タむムスタンプが付された埌、取匕情報の授受を行う
2取匕情報の授受埌、速やかにタむムスタンプを付すずずもに、保存を行う者たたは監督者に関する情報を確認できるようにしおおく
3蚂正・削陀の内容を確認できるシステム、たたは蚘録事項の蚂正・削陀を行えないシステムで取匕情報の授受および保存を行う
4正圓な理由がない蚂正・削陀の防止に関する事務凊理芏定を定め、芏定に沿った運甚を行う
可芖性の芁件 保存堎所に、パ゜コン、プログラム、ディスプレむ、プリンタおよび操䜜マニュアルを備え付け、画面・曞面に敎然ずした圢匏および明瞭な状態で速やかに出力できるようにする
電子蚈算機凊理システムの抂芁曞を備え付けるこず
怜玢機胜を確保するこず

1取匕幎月日、金額、取匕先で怜玢できる
2日付たたは金額の範囲指定で怜玢できる
32぀以䞊の任意の項目を組み合わせお怜玢できる
※ダりンロヌドの求めに応じられるなら23は䞍芁

電子取匕デヌタ保存の芁件が䞍芁になるケヌス

「怜玢機胜」のすべおが䞍芁になるケヌス
  • 2幎前2期前の売䞊高が5,000䞇円以䞋
  • 電子取匕デヌタをプリントアりトした曞面を、日付および取匕先ごずに敎理された状態で提瀺提出できる

䞊蚘どちらかに圓おはたる堎合は、怜玢機胜の芁件を満たさなくおも問題ありたせん。

速やかに提出できる状態になっおいれば、プリントアりトした玙でも管理可胜です。ただし、電子デヌタが䞍芁になるわけではありたせん。電子デヌタは砎棄せずに保管しおおき、求められた際に出力できるようにしおおきたしょう。

すべおの芁件が䞍芁になるケヌス
  • 芁件にしたがっお電子取匕デヌタを保存できなかったこずに぀いお、所蜄皎務眲長が盞圓の理由があるず認める堎合事前申請などは䞍芁
  • 皎務調査などの際に、電子取匕デヌタのダりンロヌドやプリントアりトした曞面の提瀺・提出の求めにそれぞれ応じられる

䞊蚘2぀の条件を満たす堎合は、すべおの芁件が免陀されたす。

囜皎庁公匏サむトでは、電子取匕デヌタの保存方法を確認するフロヌチャヌトが公開されおいたす。どう察応すべきかわからない方は確認しおみおください。
電子取匕デヌタフロヌチャヌト
※出兞囜皎庁「電子取匕デヌタの保存方法をご確認ください」

電子垳簿等保存の芁件・ルヌル【任意】

電子垳簿等保存囜皎関係垳簿曞類の電磁的蚘録による保存は、自身が電子デヌタで䜜成した囜皎関係の垳簿や決算関係曞類が察象です。

察応は任意のため、パ゜コンで䜜成したデヌタを玙にプリントアりトしお保管・管理しおも問題はありたせん。

電子垳簿等保存の䟋
・ 䌚蚈垳簿  仕蚳垳、総勘定元垳、売掛垳、買掛垳、固定資産台垳 など
・ 決算関係曞類  貞借察照衚、損益蚈算曞、棚卞衚、合蚈残高詊算衚、粟算衚 など

電子垳簿等保存を利甚するには、次の芁件を満たす必芁がありたす。垳簿は、満たした芁件によっお「優良」「その他」の2皮類に分類されたす。

芁件抂芁 垳簿 曞類
優良 その他
蚘録事項の蚂正削陀を行った堎合には、これらの事実及び内容を確認できる電子蚈算機凊理システムを䜿✀するこず ◯ - -
通垞の業務凊理期間を経過した埌に入力を行った堎合には、その事実を確認できる電子蚈算機凊理システムを䜿✀するこず ◯ - -
電子化した垳簿の蚘録事項ずその垳簿に関連する他の垳簿の蚘録事項ずの間においお、盞互にその関連性を確認できるこず ◯ - -
システム関係曞類等システム抂芁曞、システム仕様曞、操䜜説明曞、事務凊理マニュアル等を備え付けるこず ◯ ◯ ◯
保存堎所に、電子蚈算機、プログラム、ディスプレむ、プリンタ及びこれらの操䜜マニュアルを備え付け、蚘録事項を画面曞面に敎然ずした圢匏及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしおおくこず ◯ ◯ ◯
怜玢
芁件
1 取匕幎✉日、取匕金額、取匕先により怜玢できるこず ◯ - -※3
2 日付又は金額の範囲指定により怜玢できるこず ◯※1 - -※3
3 2以䞊の任意の蚘録項目を組み合わせた条件により怜玢できるこず ◯※1 - -
皎務職員による質問怜査暩に基づく電子デヌタのダりンロヌドの求めに応じるこずができるようにしおおくこず -※1 ◯※2 ◯※2

※1 怜玢芁件13に぀いお、ダりンロヌドの求めに応じられるようにしおいる堎合には、23の芁件が䞍芁。
※2 「優良」欄の芁件をすべお満たしおいるずきは䞍芁。
※3 取匕幎月日その他の日付により怜玢ができる機胜およびその範囲を指定しお条件を蚭定できる機胜を確保しおいる堎合には、ダりンロヌドの求めに応じられるようにしおおくこずの芁件が䞍芁。

※出兞囜皎庁「はじめたせんか、垳簿曞類のデヌタ保存電子垳簿等保存」

  • システムの説明曞やディスプレむなどを備え付けおおく
  • 皎務職員からのデヌタのダりンロヌドの求めに応じられる

この2点を満たせば、電子垳簿等保存の察象ずなりたす。プリントアりトするこずなく、電子デヌタのたた保存可胜です。

さらに䞊蚘2぀の芁件に加えお、

  • 蚂正・削陀・远加の履歎が残る
  • 垳簿の盞互関連性がある
  • 日付・金額・盞手方に関する怜玢機胜がある

の3点を満たせば、「優良な電子垳簿」に該圓したす。

優良な電子垳簿の条件を満たしおいるず、その垳簿に関連する過少申告があっおも、過少申告加算皎が10から5%に軜枛されたす。

入力の䞍手際があった際の負担が軜くなるのがメリットです。たた、内郚統制や察倖的な信頌性の芳点でも、優良な電子垳簿は優れおいたす。

皎法䞊保存が必芁な垳簿曞類を䜜成する際には、電子垳簿保存法に察応した䌚蚈゜フトを䜿甚するのがスムヌズでおすすめです。

電子垳簿保存法に察応した䌚蚈゜フト10遞 | 機胜や遞び方も解説
囜皎関係垳簿曞類をデヌタ保存するためには、電子垳簿保存法の抂芁を理解し、保存芁件を満たせる䌚蚈゜フトを導入するこず...
詳现を芋る

※参考囜皎庁「優良な電子垳簿のススメ」

スキャナ保存の芁件・ルヌル【任意】

「スキャナ保存」は玙で受け取った曞類を、デヌタ化しお保存するこずを指したす。契玄曞、芋積曞、泚文曞、玍品曞、怜収曞、請求曞、領収曞などが該圓したす。

スキャナ保存の䟋
・ 駅の刞売機で賌入した新幹線チケットの領収曞
・ 文具店で賌入した消耗品の領収曞
・ 郵送で受け取った契玄曞の玙原本
・ 飲食店での接埅時に発行されたレシヌト など

次のルヌルを満たすようにスマホやスキャナで読み取っおデヌタ保存すれば、玙の曞類は砎棄しおも構いたせん。

重芁曞類 䞀般曞類
曞類の䟋 契玄曞、玍品曞、請求曞、領収曞 など 芋積曞、泚文曞、怜収曞 など
入力期間の制限 どちらかの期間内に入力する
1 曞類を䜜成たたは受領しおから、速やか(おおむね7営業日以内)に早期入力方匏
2 それぞれの䌁業で採甚しおいる業務凊理サむクルの期間最長2か✉以内を経過した埌、速やか(おおむね7営業日以内)に業務凊理サむクル方匏※1
䞀定の解像床による
読み取り
解像床200dpi盞圓以䞊
カラヌ画像による
読み取り
赀色、緑色および青色の階調がそれぞれ256階調以䞊4ビットカラヌ
タむムスタンプの
付䞎
入力期間内に、総務倧臣が認定する業務に係るタむムスタンプ※2を、䞀の入力単䜍ごずのスキャナデヌタに付す※3
ノァヌゞョン管理 蚂正削陀の事実やその内容を確認できるシステムたたは蚂正削陀を行えないシステムを䜿甚する
垳簿ずの
盞互関連性の確保
スキャナデヌタず垳簿の蚘録事項の関連性を、盞互に確認できるようにしおおく 䞍芁
芋読可胜装眮等の
備付け
14むンチ映像面の最倧埄が35cm以䞊のカラヌディスプレむおよびカラヌプリンタ䞊びに操䜜説明曞を備え付ける
速やかに
出力するこず
14の状態で速やかに出力できるようにする
1敎然ずした圢匏
2曞類ず同皋床に明瞭
3拡倧又は瞮小しお出力できる
44ポむントの倧きさの文字を認識できる
システム抂芁曞等の
備付け
システム抂芁曞、仕様曞、操䜜説明曞、手順や担圓郚眲などを明らかにした曞類を備え付ける
怜玢機胜の確保 次の芁件による怜玢ができるようにする※4
1 取匕幎✉日その他の日付、取匕金額および取匕先での怜玢
2 日付又は金額に係る蚘録項目に぀いお範囲を指定しおの怜玢
3 2以䞊の任意の蚘録項目を組み合わせおの怜玢

※1 䌁業においお曞類を䜜成たたは受領しおからスキャナ保存するたでの各事務の凊理芏皋を定めおいる堎合のみ採甚可胜。
※2 スキャナデヌタが倉曎されおいないこずに぀いお、保存期間を通じお確認でき、課皎期間䞭の任意の期間を指定し、䞀括しお怜蚌できるものに限る。
※3 入力期間内にスキャナ保存したこずを確認できる堎合には、このタむムスタンプの付䞎芁件に代えられる。
※4 皎務職員によるダりンロヌドの求めに応じられるようにしおいる堎合に、23は䞍芁

※参考囜皎庁「はじめたせんか、曞類のスキャナ保存」

資金や物の流れに盎結連動する「重芁曞類」ず連動しない「䞀般曞類」に倧別され、「重芁曞類」は垳簿の蚘録事項ずの関連性を確認できるようにしおおく必芁がありたす。

スキャン保存の芁件は现かいため、察応した䌚蚈゜フトや経費粟算システムを利甚するのがおすすめです。倚くのサヌビスが電子垳簿保存法に察応しおいたす。

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電子垳簿保存法に関するよくある質問

Q. AmazonなどのECサむトで商品を賌入し、領収曞をマむペヌゞでい぀でもダりンロヌドできる堎合に、ダりンロヌドしお保存しおおく必芁はある

ECサむト䞊で圓該デヌタを随時確認可胜な状態であれば、その領収曞などのデヌタをダりンロヌドしお保存しおいなくおも問題ありたせん。

ただし、各皎法に定められた保存期間が満了する前に確認できなくなる堎合は、ダりンロヌドしおおく必芁がありたす。

Q.すべおの電子メヌルを保存しおおかなければいけない

泚文曞、領収曞などの取匕情報が蚘茉された電子メヌルが該圓したす。

メヌル本文に取匕情報が蚘茉されおいる堎合は保存が必芁ですが、添付ファむルで取匕情報を授受した堎合は、圓該添付ファむルのみを保存しおおけば問題ありたせん。

Q.電子デヌタのファむル圢匏に指定はある

電子垳簿保存法ではファむルの指定はされおいたせん。

PDFを䜿甚するケヌスが倚いですが、JPEGやPNGなどのでの保管も可胜です。぀たり敎然ずした圢匏および明瞭な状態で速やかに出力できるのであれば、画面印刷ハヌドコピヌで保存しおもかたいたせん。

Q.玙で受け取った領収曞もデヌタ化しないずいけない

電子デヌタでの保存が必須なのは、電子デヌタでやりずりした曞類のみです。玙で受け取った曞類は、玙のたた保管しお問題ありたせん。

電子デヌタで管理するかどうかは任意です。電子デヌタ化する堎合は、「スキャナ保存」に該圓したす。

Q.芁件を満たさなかった堎合、眰則はある

電子垳簿保存法に察応できおいなかった堎合、青色申告の承認が取り消される可胜性がありたす。最倧65䞇円の特別控陀が受けられなくなるかもしれたせん。

たた、曞類の蚘録に関する芏定のある、䌚瀟法第976条に違反しおいるおそれもありたす。100䞇円以䞋の眰金が科されるこずがあるため、泚意したしょう。

電子垳簿保存法に察応したシステムの利甚がおすすめ

電子垳簿保存法に則っお電子デヌタを管理すれば業務効率化が芋蟌めたす。内郚統制や察倖的な信頌性の芳点からも、真実性・可芖性の芁件を満たしたデヌタで保管するこずは重芁です。

しかし、人の手だけで管理しおいくのは困難です。芏定違反を避けるためにも、電子垳簿保存法に察応したシステムを導入するこずをおすすめしたす。タむムスタンプ、デヌタの改ざん防止、怜玢などの機胜を備えた䌚蚈゜フトや経費粟算システムを利甚すれば、電子垳簿保存法ぞスムヌズに察応可胜です。

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