中小企業向け「請求書受領サービス」おすすめ6選！選定のポイントと導入のメリットを解説！

中小企業が抱える請求書処理の課題

取引先が増えると請求書処理に手間と時間がかかり、本来のコア業務に支障が出かねません。中小企業が抱えやすい請求書の課題として次のものあげられます。

• 書類の管理に手間がかかる
• 紛失や遅延トラブルが多い

書類の管理に手間がかかる

紙ベースの請求書を保管している場合、書類を取引先ごとに区別し、棚に保管しなければならず、その管理に手間がかかります。取引済みの請求書でも、確認のために必要となる場合もあるでしょう。そういった場合に請求書がきちんと保管されていなければ、書類を探すのも大きな負担です。請求書の管理業務にリソースが割かれると、本来集中すべきコア業務にも支障が出てしまいます。

紛失や遅延トラブルが多い

紙ベースの請求書を扱っていると、紛失や遅延トラブルが起こりやすいです。たとえば「処理のプロセスで誰かが請求書を紛失してしまった」「郵送で受領しているので天候や配送会社の事情によって遅延が起こる」など。

また、社内での処理の遅れも問題となりやすいです。担当者が多忙で承認が滞ったり、確認作業に時間がかかることで、支払いが遅延するリスクが高まります。これらの問題は、自社の業務効率を妨げるだけでなく、取引先からの信頼にも影響を与えます。

そういったトラブルを防ぐためにも、紙ベースでなく「クラウド」での管理が求められます。

中小企業が請求書受領サービスを導入するメリット

中小企業が請求書受領サービスを導入するメリットとして次のものがあげられます。

• 請求書処理を効率化できる
• 紛失や遅延リスクを低減できる
• 法改正にもスムーズに対応できる

請求書処理を効率化できる

請求書受領サービスでは、受け取った請求書の自動処理やデータ化が可能です。多くの場合、AIによる自動読み込み機能があったり、ベンダーが変換や入力業務を担ってくれたりするため、経理部門の負担が軽減されます。

受領から申承認、支払いといったフローをオンラインで完結できるため、紙ベースでのやり取りと比べて大幅な業務効率化が可能です。手入力を減らせることでヒューマンエラーの削減にもつながります。

紛失や遅延リスクを低減できる

請求書受領サービスでは請求書を電子データで保管するため、紙ベースで起こりがちな「紛失」や「遅延」のリスクも大幅に軽減できます。なかには、請求書が受領されていない場合に通知される「リマインダー機能」が搭載されているサービスも。支払い遅延による取引先からの信頼損失を防止できます。

受領した請求書はクラウド上で一元管理が可能です。どの請求書がどこに保管されているのか、処理状況がどうなっているのか画面上ですぐに確認できます。これから売上を伸ばし、事業を拡大したい中小企業にとって取引先からの信頼損失は大きなダメージです。確実に請求書を受け取って管理し、信頼を積み重ねるためにも、請求書受領サービスは重要な存在といえます。

法改正にもスムーズに対応できる

多くの請求書受領サービスは法改正がされるたびに順次アップデートするため、利用企業側での対応は不要です。インボイス制度や電子帳簿保存法にもデフォルトで対応しているケースがほとんど。請求書の受領や管理において、法令やコンプライアンスに遵守した企業対応が可能です。

中小企業が請求書受領サービスを選定する際のポイント

中小企業が請求書受領サービスを選定する際は、いくつかのポイントが存在します。代表的なポイントについて解説します。

• 請求書受領サービスの種類や特徴を把握する
• 請求書の承認や支払いのワークフローがスムーズにできるか
• 会計ソフトと連携できるか

請求書受領サービスの種類や特徴を把握する

まずは請求書受領サービスの種類や特徴を知ることが大切です。サービスは大まかに次の3つに分類できます。

• 受領を代行するタイプ
• スキャン・OCRでデータ化するタイプ
• 取引先が入力するタイプ

工数を大きく削減したいなら「受領を代行するタイプ」、費用を抑えて電子化したいなら「スキャン・OCRでデータ化するタイプ」、取引先が入力対応してくれそうであれば「取引先が入力するタイプ」がおすすめです。

請求書の承認や支払いのワークフローがスムーズにできるか

請求書受領サービスを選ぶ際には、請求書の承認や支払いのワークフローが円滑にできるかも重要なポイントです。

たとえば、複数の承認者や支払い担当者を指定できるか、ワークフローのカスタマイズが可能かなどを検討します。スムーズなワークフローを確立することで、業務の効率化やミスの削減につながります。

会計ソフトと連携できるか

請求書受領サービスの中には、会計ソフトと連携できるものもあります。たとえば、受け取った請求書の内容をもとに仕訳データを作成し、会計ソフトに自動反映させるといった使い方です。請求書を見ながら会計ソフトに手入力するのは大きな負担となります。

経理部門が手薄だったり、事業成長によって取引先が一気に増えたりする中小企業にとって請求書や会計といった「事務作業」は負担となりやすいです。取引先が増えるにつれてコア業務が圧迫されかねません。互いを連携させることで会計負担が軽減し、全体の生産性向上を図れます。

請求書受領サービスの比較表

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中小企業におすすめの請求書受領サービス6選

中小企業におすすめの請求書受領サービスを紹介します。

• 紙からメール、ダウンロードなど多くの形式に対応している
• 誰がどこまで請求処理しているのか一覧で見える化できる
• 紙やExcelと比べて作業工数が5分の1^※に削減される

TOKIUMインボイスは、250社以上^※の上場企業が導入する請求書受領サービスです。紙ベースからメール、FAX、ダウンロード形式などさまざまな形式の請求書に対応している同サービス。開封からスキャン、入力業務まで請求書の煩わしい業務をワンストップで担ってくれます。

請求書の支払い状況は管理画面にて一元管理が可能です。誰がどこまで処理しているのか一覧画面で確認できるため、滞りなく支払いができます。取引先からの問い合わせには専門チームが対応するため、請求書に関わるコミュニケーションコストを大幅に削減可能です。

同社の調査によると、TOKIUMインボイスで管理を行うと、紙やExcelと比べて作業工数が5分の1に削減^※されるといいます。インボイス制度や電子帳簿保存法にもデフォルトで対応しているため、法改正にもスピーディーな対応が可能です。

※出典：TOKIUM「支払い漏れをなくせる請求書受領サービス- TOKIUMインボイス」（2024年8月22日閲覧）

• 複数の取引先から届いた請求書を一任管理してくれる
• 依頼企業はオンライン形式で請求書を受け取れる
• 請求書のデータ化制度は99.9%^※と高い

Bill Oneは、請求書業務を効率化させることで企業の意思決定スピードを向上させるサービスです。複数の取引先から届いた請求書を一任で管理するため、依頼企業はすべてオンライン形式で受け取れます。受け取った請求書はクラウドでの一元管理が可能です。請求書の回覧や支払いの承認といったプロセスもBill One側で完結。複数の拠点や部門で受け取った請求書も同じプラットフォーム上で管理できます。

インボイス制度や電子帳簿保存法にも標準対応しており、法改正があった場合の対応もスピーディーです。請求書のデータ化精度は99.9%^※と極めて高く、適格請求書の要件も自動でチェックしてくれます。また、シングルサイトオンやIPアドレス制限、二要素認証などセキュリティ対策も強固です。

※出典：Sansan「請求書受領から、月次決算を加速する - Bill One」（2024年8月22日閲覧）

• シリーズ累計で10,000社^※の導入実績があるサービス
• AIによる請求書の自動スキャン機能を搭載している
• 請求書の受領や支払い状況は「レポート」で見える化

バクラク請求書受取は、株式会社LayerXが運営する請求書受領サービスです。請求書受領をはじめ経費精算、ワークフローなどシリーズ累計での導入実績は10,000社^※にのぼります。同サービスには、「手作業をゼロに」のコンセプトのもと、AIによる請求書の自動スキャン機能を搭載。過去に入力された仕訳データを学習することで、自動入力補完を行ってくれます。

請求書の振込データも自動作成が可能です。請求書の受領や支払い状況は「レポート」にて見える化できるため、受領漏れや支払い漏れのリスクを最小限に抑えられます。インボイス制度や電子帳簿保存法にもデフォルトで対応。適格請求書の要件判定も自動で行ってくれます。

※出典：LayerX「請求書受領サービスは【バクラク請求書受取】無料お試し可のクラウド型システム」（2024年8月22日閲覧）

• 手間と時間のかかる請求書業務をワンストップで対応してくれる
• 事前稟議と請求書を紐付けることで業務をオンラインで完結できる
• シリーズ製品をはじめ30種類を超える^※会計ソフトとの連携が可能

マネーフォワード クラウド債務支払は、会計や人事労務、電子契約など個人・企業のバックグラウンド業務を支援する「マネーフォワード」シリーズの請求書受領版です。事前稟議から受領・データ化、申請承認、振込、管理まで、請求書の管理業務をワンストップで対応してくれます。

事前稟議と請求書を紐付けることでオンライン上で業務を完結できるうえ、状況に応じた柔軟なワークフローを実現。郵送やメール、Webアップロードといった形式の請求書を受領・データ化できます。会計ソフトとの連携機能も充実。シリーズ製品である「マネーフォワード クラウド会計」をはじめ30種類を超える^※会計ソフトとの連携実績があります。インボイス制度や電子帳簿保存法にもデフォルトで対応しています。

※出典：マネーフォワード「債務管理システム マネーフォワード クラウド債務支払」（2024年8月22日閲覧）

• 請求書の受領から申請承認、支払いまで全プロセスを電子化
• 入力業務はBPOが代行してくれるため大幅な工数削減につながる
• 請求書は形式を問わずオンライン形式に変換される

Concur Invoiceは、企業における面倒な請求書管理業務を自動化してくれるサービスです。請求書の受領をはじめ申請承認、支払いまで一連のプロセスをすべて電子化します。請求書を紙ベースやPDFで受け取った場合はAI-OCRによって自動で読み取りを実施。入力業務はBPO（専門業者へのアウトソーシング）で代行してくれるため、請求書の管理工数を大幅に削減できます。

請求書はどのような形式で受け取ってもオンライン形式に変換してくれるため、いつでもモバイル電子承認が可能です。インボイス制度や電子帳簿保存法にも標準対応しています。

• インボイス制度・電子帳簿保存法に対応したクラウド型サービス
• AI-OCRで請求書を読み取りそのまま支払依頼書を作成できる
• 権限管理やログ管理、2段階認証などセキュリティも強固

請求QUICKは、SBIビジネス・ソリューション株式会社が運営するクラウド型の請求書受領サービスです。インボイス制度や電子帳簿保存法にも対応しており、受け取ったファイルをシステム上にアップロードするだけで請求書を一元管理が可能。アップロードされた請求書はワンクリックでAI-OCRが読み取り、そのまま支払依頼書の作成に移れます。

専用のメールアドレスを用いれば、受け取った請求書を自動でアップロードされる設定も可能です。承認フローではハンコなしのオンラインで完結。インターネットに接続されていれば場所を問わずに請求書を管理できます。権限管理やログ管理、2段階認証などセキュリティ体制も強固です。

比較検討して自社に合った請求書受領サービスを選ぼう

請求書受領サービスには、中小企業における請求書業務の負担軽減や業務効率化に役立つさまざまな機能・サービスが含まれています。これから売上を伸ばしたい、事業を拡大したい中小企業にとって「取引先からの信頼」は重要なので、サービスを導入し、着実に信頼を積み重ねることが大切です。サービスを選定する際は、次のポイントを意識して選びましょう。

• 請求書受領サービスの種類や特徴を把握する
• 請求書の承認や支払いのワークフローがスムーズにできるか
• 会計ソフトと連携できるか

ボクシルでは各サービスの口コミが多く寄せられているので、選定の際はサービス資料とあわせてチェックするとよいでしょう。

請求書受領サービスは次の記事でも詳しく紹介しています。