ナレッジマネジメントツールには多くの種類があり「どれを選べばいいか」迷いますよね。後から知ったサービスの方が適していることもよくあります。導入の失敗を避けるためにも、まずは各サービスの資料をBOXILでまとめて用意しましょう。
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大企業が抱えるナレッジ共有の課題
ナレッジマネジメントツールを導入していない大企業がナレッジ共有で抱えている課題についてまとめました。あなたの企業でも同様の課題を抱えていれば、大企業向けのナレッジマネジメントツールで解決できる可能性があります。
社内で扱う情報量が多く、管理できていない
大企業では、日々の業務で膨大な量の情報が生まれます。会議の議事録、営業資料、顧客情報、技術文書など、その種類は多岐にわたります。
しかし、これらの情報を適切に整理・管理できていないケースがあります。ファイルサーバーや個人のPCに分散して保存されていたり、最新版の特定が困難であったりと、必要な情報を探すだけでも多大な時間がかかることもあるでしょう。
結果として、過去のノウハウや成功事例が埋もれてしまい、業務効率の低下や意思決定の遅れにつながる恐れがあります。
部門数が多く、部門間の情報共有が不足している
大企業は事業規模が大きいため、部門ごとに業務内容や専門性が異なります。そのため、部門間で連携が必要な場面でも、情報共有がスムーズに行われないことがあります。
たとえば、営業部門が獲得した顧客ニーズが開発部門に伝わらず、製品開発に反映されない、といったケースが挙げられます。このような状況は、部門間の連携不足を生み、企業全体の成長を阻害する要因になりかねません。
大企業がナレッジマネジメントツールを導入するメリット
大企業がナレッジマネジメントツールを導入して得られるメリットは次のとおりです。
共有事項やナレッジを一元管理できる
ナレッジマネジメントツールを導入することで、社内に点在していた情報やノウハウを一つのプラットフォームに集約できます。これにより、情報を探す手間が省け、必要な情報に素早くアクセスできるようになります。
また、ツールの検索機能を活用すれば、キーワードやタグなどから目的の情報も見つけ出せます。さらに、バージョン管理機能を使えば、情報の更新履歴を把握し、常に最新の情報を確認できます。
部門間の情報共有をスムーズにできる
ナレッジマネジメントツールは、部門間の情報共有を促進する上で有効な手段です。たとえば、ある部門で作成された資料やノウハウを、他の部門が簡単に閲覧・活用できるようになります。
また、ツール上でコメントやディスカッションができる機能を使えば、部門を超えたコミュニケーションを活発化させられます。これにより、部門間の連携が強化され、新たなアイデアやイノベーションが生まれる可能性も高まります。
大企業がナレッジマネジメントツールを選定する際のポイント
大企業がナレッジマネジメントツールを選定する際は、いくつかのポイントが存在します。代表的なポイントについて解説します。
管理したい情報に対応しているか
ナレッジマネジメントツールには、テキストだけでなく、画像、動画、音声など、さまざまな形式の情報を管理できるものがあります。自社で扱う情報の種類や量に合わせて、適切な機能を備えたツールを選ぶことが重要です。
たとえば、技術文書や設計図などを多く扱う場合は、CADデータや図面に対応したツールが適しているでしょう。また、動画コンテンツを共有したい場合は、動画のアップロードや再生に対応したツールを選ぶ必要があります。
検索・閲覧・編集がしやすいか
ナレッジマネジメントツールに蓄積された情報を効率的に活用するためには、検索性、閲覧性、編集性が重要です。キーワード検索だけでなく、タグやカテゴリによる絞り込み検索ができると便利です。
また、スマートフォンやタブレットからもアクセスできるツールであれば、場所を選ばず情報を確認できます。さらに、複数人で同時に編集できる機能があれば、共同作業もスムーズに進められます。
ツールに蓄積されるデータを分析できるか
ナレッジマネジメントツールの中には、蓄積されたデータを分析し、可視化する機能を備えたものがあります。たとえば、どの情報が頻繁に閲覧されているか、どのキーワードで検索されているか、といったデータを確認できます。
これらの情報を分析することで、社員のニーズや関心事を把握し、より効果的な情報共有やナレッジ活用につなげられます。
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大企業におすすめのナレッジマネジメントツール11選
大企業におすすめのナレッジマネジメントツールを紹介します。
Zendesk
Zendeskは、企業の規模や業界に関係なく導入・運用がしやすいカスタマーサポートソフトウェアです。Zendeskは、次のような特徴があります。
- 顧客からのすべての連絡を自動で一元管理するチケット機能で、内容や連絡方法に関係なく状態・情報をすぐに把握
- FAQ構築やWebチャット設置などカスタマーサポートに必要な機能が豊富
- 長年のノウハウと数十億の実際のカスタマーサービスデータに基づいたCX特化AIで、より迅速で適切なサポートを提供
SolutionDesk
SolutionDeskは、AI機能を搭載したナレッジマネジメントツールです。SolutionDeskは次のような特徴があります。
- ChatGPTといった生成AIを導入し、業務効率や品質を飛躍的に向上させる
- Webフォームで受けた問い合わせはチケットとチャットが紐づいた案件管理で、抜け漏れなく管理
- FAQに加え、マニュアルや通達、対応履歴、個人のノウハウなど、あらゆるナレッジを統合的に管理可能
NotePM
NotePMは、社内ドキュメントを一元管理できるナレッジ共有ツールです。NotePMは次のような特徴があります。
- ファイルの中身も全文検索可能
- 会社規模に応じて共有範囲を柔軟に設定できる
- 社内のデータを守る安心のセキュリティ対策
Video Questor
Video Questorは、動画コンテンツを解析して指示に応じた文章を生成できる生成AIツールです。Video Questorは、次のような特徴があります。
- 動画内容の要約や質問応答、マニュアル作成、アンケート作成に対応
- 指示出しはチャットに入力するだけ
- 多言語対応なので外国語の動画から日本語の文章生成も可能
Video BRAIN
Video BRAINは、クラウド型のAI動画編集サービスです。Video BRAINは次のような特徴があります。
- ナレーション生成機能を活用で多様な音声データからナレーションを挿入できる
- 3,500以上の動画テンプレートからシーンに合わせた動画制作が可能
- AIによる自動編集機能のほかに便利な編集機能が多数搭載
JUST.DB
JUST.DBは、業種や業界問わず、必要な業務システムをスムーズに構築できるクラウドデータベースです。JUST.DBは次のような特徴があります。
- 完全ノーコードで構築できる仕様で、複雑な処理も自動で実行できる
- 操作が簡単で属人化を防ぎながら自社に合わせた要件に対応できる
- 拡張性やカスタマイズ性が高く、自社の使い勝手に合わせてナレッジを共有できる
Commune for Work
Commune for Workは、社内やパートナーコミュニケーションを変革するコミュニティプラットフォームです。Commune for Workは次のような特徴があります。
- フロー型の情報発信とストックコンテンツの作成・管理を1か所で行える
- ゲーミフィケーションやカスタム絵文字機能で感情報酬を設計
- 30日間アクセスのないユーザーに自動で通知を送るといった設定が可能
匠KIBIT
匠KIBITは、製造業における熟練技術者の知見を組織知として蓄積するシステムです。匠KIBITは次のような特徴があります。
- 質問者が入力した質問に対し、最大15個まで回答候補を表示
- 微妙なニュアンスを捉えるAI KIBITで、人から人への伝承に限りなく近い技能継承を実現
- 蓄積されたナレッジを分析し、今まで気が付かなかった傾向や別々の技術の関連性の発掘が可能
Helpfeel（ヘルプフィール）
Helpfeel（ヘルプフィール）は、欲しい情報がすぐ見つかり、ユーザーにもCS担当者にも優しい質問ページを簡単に構築できるAIシステムです。Helpfeel（ヘルプフィール）は次のような特徴があります。
- 独自の技術意図予測検索によって、精度の高い検索が可能
- 素早い応答速度と柔軟な編集環境を実現
- 生成AIを活用することで自己解決を高める
DocBase
DocBaseは、Wikiのように文書を簡単に書ける情報共有ツールです。DocBaseは次のような特徴があります。
- エディタはシンプルで無駄な機能がなく、気軽に投稿できる
- 情報セキュリティの国際標準規格「ISO 27001（ISMS）」認証を取得
- Markdownに対応し、入力補助機能で簡単にきれいなドキュメントを作成できる
Qast
Qastは、社内に埋もれた個人の経験や知識を企業のナレッジとして引き出し、ナレッジマネジメントを成功に導くクラウドサービスです。Qastは次のような特徴があります。
- AIが情報収集や管理、検索、運用を効率化し大規模利用を支援
- 詳しい⼈を可視化し「誰に聞けば？」を解決
- 疑問起点でナレッジが集まり手厚いサポートで定着を促進
サービス選びは比較して検討しよう
ナレッジマネジメントツールを選ぶ際は、自社の状況に合った機能が備わっているか、他システムとの連携が可能か、運用コストはどの程度かなどを踏まえて検討することが重要です。あわせて各サービスの口コミなども見ておくとよいでしょう。
ナレッジマネジメントツールは次の記事でも詳しく紹介しています。
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