安否確認にもおすすめのビジネスチャット4選！導入メリット・注意点
ビジネスチャットの各サービス資料を厳選。無料でダウンロード可能です。効率的な情報共有、タスク管理、リモートワークなどさまざまな目的で導入されるビジネスチャットの比較にお役立てください。
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企業における安否確認の重要性
安否確認は、従業員の安全・安心を確保するため、また、事業の継続性を確保するために必要なものです。災害発生時には、企業として安全配慮義務があります。
企業においては、次のような理由から安全確認が重要だといえます。
- 従業員の安全・安心を確保する
- 事業の継続性を確保する
- 安全配慮義務がある
従業員の安全・安心を確保する
安否確認は、緊急時に従業員の安全・安心を確保するための重要な取り組みです。
安否確認は、単に生存確認を行うだけでなく、従業員の状況を把握し、必要な支援を提供するための手段となります。 被災状況やけがの状態、避難場所などを把握することで、適切な救援活動や情報提供が可能です。
事業の継続性を確保する
安否確認を通じて、災害発生後の事業に対してどのような判断をするのかを判断する必要があります。また、従業員の安否が確認できれば、事業継続計画に基づいて、速やかに業務を再開したり、代替手段を講じられたりします。
さらに、緊急対応可能な従業員の状況を把握することで、システムに不具合が出ている場合にも迅速な復旧体制を構築できます。
安全配慮義務がある
企業には労働契約法第5条によって、従業員の安全を確保する義務があります。災害などの非常時には、この義務がよりいっそう重要となります。
安否確認において、災害や緊急事態発生時に労働者の生死を確認することは、迅速な救助活動を行うためにも重要です。また、安否確認によって労働者の心身の状況を把握することで、必要な支援の提供や安心して働ける環境ような働きかけも可能になります。
安否確認の主な方法
企業が行う安否確認の方法には、電話やメール、専用のシステムなど、さまざまな方法があります。それぞれの安否確認方法の特徴やメリット、デメリットについて把握しておきましょう。
電話
従来から用いられているため使い慣れている方も多く、場所を問わずに連絡を取れます。しかし、災害時など電話がつながりにくい場合や、確認漏れが発生する恐れがあります。
メール
電話と同様に場所を問わずに連絡が可能です。履歴を残せるメリットがありますが、返信が遅れたり、確認が漏れたりすることも考えられます。
安否確認システム
安否確認のためのシステムで、緊急時の連絡や安否確認をスピーディーに行えます。専用のシステムのため、日常での利用がなく、いざという時にスムーズに使えるか、ログインに手間取らないかなどの懸念が挙げられます。
ビジネスチャット
近年急速に普及している方法で、グループチャット機能や安否確認機能を利用して従業員に安否確認を行えます。また、既読機能により確認漏れを防ぐ効果も期待できます。
ビジネスチャットを利用すれば、メールや電話よりも迅速に情報を共有できます。また、グループ機能を利用することで、特定の部署やチームにのみ連絡も可能です。
ビジネスチャットで安否確認を行うメリット
ビジネスチャットを利用した安否確認には、次のようなメリットがあります。
- 一斉連絡が可能
- 普段の業務でも活用できる
- 連絡漏れを防止できる
一斉連絡が可能
ビジネスチャットでは、一度に全員にメッセージを送れます。災害時や緊急時には、いかに迅速にメッセージを送れるかが重要です。ビジネスチャットを使えば、短時間で多くの従業員に情報を伝えられます。
また、グループ機能を利用することで、特定の部署やチームにのみ連絡も可能です。
普段の業務でも活用できる
ビジネスチャットは、災害時や緊急時以外にも、普段の業務でのコミュニケーションに活用できます。
安否確認のために新たに導入するのではなく、日ごろの業務で活用しながらいざという時の安否確認にも利用できることで、操作性に慣れているため緊急時もスムーズに連絡を取りやすいメリットがあります。
連絡漏れを防止できる
ビジネスチャットは、一斉連絡が可能なため、緊急時や重要事項の連絡漏れを防げます。全員に確実に情報を共有できるため、重要な情報を共有する必要がある安否確認においては、非常に有効な手段となります。
安否確認もできるおすすめのビジネスチャット
安否確認機能を備えたおすすめのビジネスチャットを紹介します。普段の業務に役立つ機能から安否確認をスムーズに行える昨日まで幅広く備えているものを厳選しました。これから導入を検討されている方はぜひ参考にしてください。
TAGSは、チャット機能に特化したビジネスチャットツールです。シンプルな画面で直感的な操作が可能なため、ITツールを使い慣れていない場合にもスムーズな利用が可能です。
システム連携BOTにより、災害時の安否確認の一斉連絡や、自動集計が可能です。
elganaは、シンプルな操作性と高いカスタマイズ性が特徴のビジネスチャットです。シンプルな機能で初心者でも使いやすい仕様です。安否確認サービスとの連携が可能で、災害時の安否確認の配信と自動集計が可能です。
緊急時の安否確認テンプレートや一斉送信機能があり、必要に応じて個別に音声通話やチャットでの連絡も可能できます。
WowTalkは、ビジネスチャットとしての基本機能に加え、ビデオ会議や掲示板、日報、タスク管理などビジネスに必要な多数の機能を備えたビジネスチャットツールです。
安否確認機能では、一斉送信や確認状況の把握のほか、震度5弱以上の地震が発生した場合に、対象の地域を登録している従業員に対しての安否確認を自動送信します。
direct - 株式会社 L is B（エルイズビー）
directは、ビジネスチャットとしての基本機能の他、プロジェクト管理やタスク管理機能など、多機能を備えた国産のビジネスチャットツールです。
災害発生時にボットが自動で安否確認を送る機能が備わっており、災害時の一斉連絡に活用できます。
ビジネスチャットで安否確認を行う際の注意点
ビジネスチャットを導入する際は、次の点に注意して運用を行いましょう。
安否確認時のルールや報告事項を決めておく
安否確認をスムーズに行うためには、事前にルールや報告事項を決めておくことが重要です。非常時に迅速かつ適切な対応が可能となります。
現在の状況や怪我の有無、避難場所やその他の緊急連絡先など、あらかじめ報告する内容を決めておくことで、安否確認をスムーズに行えます。
日ごろから予行訓練を実施する
安否確認が必要となる非常時にも、迅速に連絡ができるように、日ごろから予行訓練を行い、システムの使い方を徹底することが重要です。
事前に訓練を行っていることで、従業員はもちろん管理する側もいざというときの操作に迷うことがなくなります。
安否確認もできるビジネスチャットで緊急時の対応も万全に
ビジネスチャットを利用した安否確認は、迅速かつ効率的な連絡が可能です。また、普段の業務でも活用できるため、新たなシステムを導入する必要がなく、業務効率化やコミュニケーションの活性化も期待できます。
また、安否確認を行う際には、事前のルール作りや予行訓練が重要です。ビジネスチャットは多くあり、機能や特徴がそれぞれ異なります。自社に最適なツールを導入するためにも比較検討することをおすすめします。
