中小企業向けビジネスチャット13選｜業務効率をぐっと改善する選び方と活用法

ビジネスチャットには多くの種類があり「どれを選べばいいか」迷いますよね。後から知ったサービスの方が適していることもよくあります。導入の失敗を避けるためにも、まずは各サービスの資料をBOXILでまとめて用意しましょう。
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中小企業が抱えるコミュニケーションの課題

ビジネスチャットの導入が注目されている一方で、ビジネスチャットを導入していない中小企業では、コミュニケーション面の課題として主に次のようなことが挙げられます。

• 情報共有が遅い
• コミュニケーションの漏れ・抜けがある
• 意思決定が遅い

情報共有が遅い

中小企業では、リソースの不足やITインフラの未整備が原因で、情報共有が遅れることが多々あります。たとえば、従業員が限られた人数で多くの業務をこなさなければならず、情報の整理や共有に時間を割く余裕がないことがあります。

また、最新のITツールやソフトウェアを導入せず、紙ベースで情報管理されていることもめずらしくありません。これにより、必要な情報を探すのに時間がかかり、業務効率が低下します。

さらに、メールでのやり取りが主流である場合、情報が分散しやすく、重要な情報が見落とされるリスクも高まります。

コミュニケーションの漏れ・抜けがある

中小企業では、部門間の連携不足や明確なコミュニケーションルールの欠如が原因で、コミュニケーションの漏れや抜けが発生しやすいです。たとえば、部門ごとに異なるツールを使用している場合、情報が一元管理されず、重要な情報が特定のメンバーに伝わらないことがあります。

また、会議の議事録が共有されない場合、会議で決定された事項が現場に伝わらず、実行に移されないこともあります。これにより、業務の進行が遅れたり、無駄な作業が発生したりする可能性があります。

さらに、コミュニケーションの漏れが原因で、顧客対応が遅れることもあり、顧客満足度の低下につながることもあります。

意思決定が遅い

中小企業では、意思決定プロセスの非効率やトップダウンの文化が原因で、意思決定が遅れることが多いです。たとえば、すべての決定を経営者が行うため、承認プロセスが長引くことがあります。経営者が多忙である場合、承認待ちの状態が続き、業務が停滞することもあります。

また、現場の意見が経営層に届きにくい場合、現場の実情に即した意思決定が行われず、結果として非効率な業務運営が続くこともあります。さらに、意思決定が遅れることで、競争力が低下し、市場の変化に迅速に対応できないリスクもあります。

ビジネスチャットを導入するメリット

中小企業がビジネスチャットを導入して得られるメリットは次のとおりです。

• コミュニケーションが活性化する
• 業務効率化を図れる
• 働き方改革が実現できる

コミュニケーションが活性化する

ビジネスチャットでは、リアルタイムでのメッセージ交換やグループチャットが可能なため、迅速かつ効率的にコミュニケーションを取れます。たとえば、プロジェクトの進捗状況を即座に共有したり、チームメンバー間での意見交換が活発になったりします。

さらに、ビデオ通話や音声通話機能を利用することで、リモートワーク中でも対面に近いコミュニケーションが可能となり、チームの一体感を維持できます。また、チャット履歴が残るため、過去のやり取りを簡単に参照でき、情報の漏れや誤解を防げます。

業務効率化を図れる

ビジネスチャットを導入することで、ファイル共有やタスク管理がスムーズに行えるようになり、業務の効率化が図れます。たとえば、必要な資料をすぐに共有できたり、タスクの進捗状況を一目で把握できたりします。

さらに、チャットボットを活用することで、定型業務の自動化が可能となり、従業員はより重要な業務に集中できます。プロジェクト管理ツールと連携することで、タスクの割り当てや進捗管理がシームレスに行え、プロジェクトの遅延を防げます。

また、検索機能を活用することで、必要な情報を迅速に見つけ出し、業務のスピードアップが期待できます。

働き方改革が実現できる

ビジネスチャットは、柔軟な働き方にも対応しているため、オフィス外でも簡単にコミュニケーションが取れたり、働く場所や時間にとらわれずに業務を進められたりすることで従業員のワークライフバランスが向上し、モチベーションや生産性の向上が期待できます。

さらに、ビジネスチャットを活用することで、育児や介護などの家庭の事情に合わせた働き方が可能となり、多様な人材の活躍を促進できます。また、災害時や緊急時にも柔軟に対応できるため、事業継続性の向上にも寄与します。

中小企業のビジネスチャット活用シーン

ビジネスチャットは単なる会話ツールにとどまらず、日々の業務や情報共有を支えるインフラとして活用できます。中小企業での具体的な活用シーンを紹介します。

部署間の情報共有や業務連携に活用

営業とバックオフィス、現場と管理部門など、異なる部署間での情報共有にビジネスチャットは有効です。リアルタイムで業務の進捗を共有したり、ファイルをその場でやり取りしたりできるため、電話やメールよりもスピーディな連携が可能です。

このような使い方をすることで、部署ごとに情報が分断される「縦割り」の課題を解消できます。情報の流れが滑らかになれば、社内全体の意思決定も早まり、組織としての動きもよりスムーズになります。

現場スタッフとのスムーズなやり取りに活用

外回りの営業担当や店舗スタッフなど、オフィスにいない従業員との連絡にもビジネスチャットは適しています。スマートフォンからでも簡単にアクセスできるため、報告・連絡・相談がチャット上で完結します。

このような活用によって、電話がつながらない、報告が遅れるといった現場特有のコミュニケーション課題を改善できるでしょう。現場の声がリアルタイムで届くことで、対応のスピードも向上します。

社内連絡や全体アナウンスの効率化に活用

全社員に向けたお知らせや業務連絡も、ビジネスチャットであれば一斉に、かつ確実に届けられます。既読確認機能があれば、誰が内容を確認したかも把握しやすいです。

これにより、伝達漏れや周知ミスといった社内連絡のトラブルを防げます。少人数で複数の業務を兼任しているような中小企業でも、情報共有の効率が格段に上がります。

ビジネスチャットを選定する際のポイント

中小企業がビジネスチャットを選定する際は、いくつかの基準が存在します。代表的な基準について解説します。

予算と規模に合ったプランか

ビジネスチャットを選ぶ際には、コストパフォーマンスを最大化するため、予算と規模に合ったプランかどうかを確認することが重要です。中小企業では、限られた予算内で最大の効果を得ることが求められます。

たとえば、従業員数に応じた料金体系や、必要な機能が含まれているかを確認しておきましょう。無料トライアルやスケーラブルなプランがあると、導入後のコスト管理がしやすくなります。

また、長期契約による割引や、追加機能のオプションがあるかも検討ポイントです。これにより、企業の成長に合わせて柔軟に対応できるプランを選べます。

必要な機能を備えているか

業務効率を向上させるため、必要な機能を備えているかどうかを確認することが重要です。中小企業では、限られたリソースで最大の効果を発揮するために、機能の充実が求められます。

たとえば、ファイル共有機能やタスク管理機能、ビデオ通話機能などが含まれているかを確認しておきましょう。

さらに、他の業務ツールとの連携が可能かどうかも重要なポイントです。たとえば、プロジェクト管理ツールやカレンダーアプリとの連携がスムーズに行えると、業務の効率化がいっそう進みます。

また、モバイルアプリの対応状況や、ユーザーインターフェースの使いやすさも考慮することで、従業員の利用率の向上にもつなげられます。

セキュリティ対策が万全か

ビジネスチャットを選ぶ際には、情報漏えいを防ぐため、セキュリティ対策が万全かどうかを確認することが重要です。特に中小企業では、限られたリソースで高いセキュリティを維持することが求められます。

たとえば、データの暗号化や二要素認証、アクセス制限機能などが備わっているかを確認しておきましょう。

特に、機密情報を扱う場合は、セキュリティレベルの高いツールを選ぶことが求められます。また、定期的なセキュリティアップデートや、サポート体制が整っているかも重要なポイントです。これにより、最新の脅威に対しても迅速に対応できる環境を整えられます。

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中小企業におすすめのビジネスチャット13選

中小企業におすすめのビジネスチャットを紹介します。

Quipは、Salesforceとのリアルタイムデータ同期が可能な高度なドキュメント作成・コラボレーションツールが利用できるビジネスチャットです。

Quipは次のような特徴があります。

• Salesforceと双方向にデータを同期できる
• リアルタイムでのコメント、共有、編集が可能
• カスタマイズ可能なテンプレートが利用可能

elgana（エルガナ）は、あらゆる業種で利用できる直感的な操作が可能で、サポートが充実したビジネスチャットです。

elgana（エルガナ）は次のような特徴があります。

• 高いセキュリティとプライバシー保護
• ToDo整理や情報管理をスムーズに行える
• 業務に合わせたテンプレート作成が可能

CrewWorksは、業務に紐づく情報ややり取りを一元管理できるビジネスコミュニケーションツールです。

CrewWorksは次のような特徴があります。

• ビジネスチャットやタスク管理、ファイル共有、Web会議などの機能を搭載
• タスクの進捗やチャットの内容など関連情報を自動で整理してナレッジ化
• タスクやファイルに備え付けのチャットルームでやり取り可能

ChatLuckは、セキュリティに優れたエンタープライズに対応した高度なカスタマイズ機能を提供するビジネスチャットです。

ChatLuckは次のような特徴があります。

• 高度なセキュリティ機能を提供
• カスタマイズ可能なチャットルーム
• チームでの共同作業の効率を向上

LINE WORKSは、LINEとシームレスに連携でき、直感的で使いやすいビジネスチャットです。

LINE WORKSは次のような特徴があります。

• LINEユーザーとのシームレスな連携が可能
• スタンプを使ったコミュニケーションが可能
• メッセージ、メール、カレンダー、ファイル共有など充実した機能

Chatworkは、シンプルで効率的なビジネスチャットを提供し、特に中小企業に適したツールです。

Chatworkは次のような特徴があります。

• タスク管理機能が内蔵
• グループチャットと個別メッセージ機能
• 安価な料金プラン

kintoneは、プロジェクト管理と業務プロセスの効率化に特化したビジネスチャットです。

kintoneは次のような特徴があります。

• プロジェクト管理ツールとの統合
• リアルタイムでのデータ共有と編集
• タスク管理や進捗状況の見える化

Microsoft Teamsは、Office 365と統合された強力なビジネスチャットツールです。Microsoft Teamsは次のような特徴があります。

• Office 365とのシームレスな統合
• リアルタイムでの共同編集機能
• 高度なビデオ会議機能

Slackは、豊富なアプリ統合とカスタマイズ機能を持つビジネスチャットツールです。

Slackは次のような特徴があります。

• 多数のアプリと統合可能
• チャンネルを使った会話整理機能
• リアルタイムでのメッセージ検索機能

directは、スピーディーなコミュニケーションと効率的なタスク管理を実現するビジネスチャットです。

directは次のような特徴があります。

• リアルタイムでのチャットとメッセージ
• タスク管理と進捗追跡機能
• 災害時の安否確認にも利用できる位置情報共有

LumAppsは、ソーシャルコラボレーションと情報共有を強化するビジネスチャットです。

LumAppsは次のような特徴があります。

• ソーシャルフィードによる情報共有
• インタラクティブなダッシュボード
• モバイルアプリでのアクセス

WowTalkは、ビデオ会議やチャット機能、タスク管理など幅広い機能を備えたビジネスチャットです。

WowTalkは次のような特徴があります。

• 22か国語の翻訳に対応したトーク機能
• ファイル共有と共同編集機能
• テンプレートを使った日報作成機能

Talknoteは、チームのコミュニケーションをシンプルかつ効率的にするビジネスチャットです。

Talknoteは次のような特徴があります。

• リアルタイムでのチャットと通知
• ハッシュタグ機能による情報整理
• タスク管理と進捗確認機能

ビジネスチャットを導入する際の注意点

ビジネスチャットは便利なツールですが、使い方や社内体制によっては逆効果になることもあります。中小企業が気をつけたい3つのポイントを紹介します。

社内での使い方のルール整備が必要

ビジネスチャットを効果的に活用するためには、使い方のルールを明確にすることが重要です。たとえばメンションや通知の使い方、業務と私用の線引きなど、基本的な運用ルールを決めましょう。

ルールがないまま使い始めると、チャットが乱立して情報が埋もれたり、必要なやり取りが見落とされたりする可能性があります。チャットの通知が頻繁で業務の妨げになったり、プライベートの時間を邪魔したりする恐れもあります。業務の効率化を目的に導入したはずが、かえって混乱や負担を増やす結果になりかねません。

ITリテラシーの差によって活用に差が出る

ビジネスチャットの導入時には、従業員のITスキルにばらつきがあることを前提にした対応が求められます。特に若手社員とベテラン社員では、ツールに対する慣れや抵抗感に差があるケースが多いです。

十分なサポートや研修がないと、使いこなせない社員が情報共有から取り残されてしまいます。これにより、組織内に情報格差が生まれ、円滑なコミュニケーションが阻害される恐れもあります。

情報漏えいリスクへの備えが求められる

ビジネスチャットは情報伝達が手軽である反面、誤送信やアカウントの乗っ取りなどによる情報漏えいリスクも伴います。特に機密情報を扱う場面では、セキュリティ対策が不可欠です。

セキュリティへの意識が不十分だと、重要な情報が外部に流出する可能性があります。結果として、信用の低下や取引先とのトラブルに発展するリスクも否定できません。

機能・価格・安全性で選ぶビジネスチャット

ビジネスチャットを選ぶ際は、予算と規模に合ったプランか、必要な機能を備えているか、セキュリティ対策が強固か、などを踏まえて検討することが重要です。

ボクシルでは各サービスの口コミが多く寄せられているので、選定の際はサービス資料とあわせてチェックすることをおすすめします。

ビジネスチャットは、次の記事でも詳しく紹介しています。

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