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採用通知書とは - 内定通知書との違い | 記載項目・同封すべき書類

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採用通知書は、企業が求職者へ内定を許諾する際に発行する書類です。まぎらわしい内定通知書との違いや記載すべき項目、同封が必要な書類について解説します。テンプレートをダウンロードページも紹介。

採用通知書とは

採用通知書とは、企業が求職者に対して採用する旨を連絡するための書類です。企業に発行する義務はなく、法的な効力も持ちません。しかし採用通知書を送ることで、求職者へ採用をアピールでき入社の許諾が取れないケースを減らせます。

内定通知書との違い

内定通知書とは、企業が求職者へ内定を知らせるための書類です。発行する義務はないものの、発行したら法的な効力をもつのが採用通知書との違いです。もし、内定通知書を出したのちに内定を取り消した場合、労働契約法の第十六条に違反することとなります。

不採用通知書とは

不採用通知書は、求職者へ不採用となった連絡をするための書類で、書面にて発行する必要はなくメールでも連絡しても差し支えありません。履歴書をはじめ面接時に受け取った書類を返却する企業もあります。いずれにしても忘れずに連絡をいれることで失礼にあたらないように注意しましょう。

労働条件通知書との違い

採用が決まった人に渡す書面として「労働条件通知書」も存在します。こちらは、採用ではなく労働条件を連絡するための書類です。労働条件通知書は労働基準法の第十五条にて労働者への明示が義務付けられています。

企業によっては「採用通知書 兼 労働条件通知書」として、採用通知書と労働条件通知書をまとめて交付する場合もあります。採用通知書は法定書面ではないため、両者を兼ねた書類を作っても法的には問題ありません。しかし、2つの書類は目的が異なるため別途作成するのが妥当でしょう。

採用通知書・内定通知書のテンプレート

内定通知書のテンプレートは次の記事にて紹介しています。内定通知書用のテンプレートではあるものの、表題を変更すれば採用通知書へも応用可能です。例文や書き方はテンプレートにて確認できるので、採用通知書や内定通知書を用意する際には参考にしてはいかがでしょうか。

採用通知書に記載する項目

採用通知書は、法定書面ではないため、企業ごとに内容を自由に定められます。一般には、次の項目が含まれています。

  • 日付
  • 社名、代表取締役の氏名
  • 採用試験への応募のお礼
  • 採用が内定したという知らせ
  • 同封している書類の内容
  • 返送書類の期限
  • 入社日(未定の場合は、別途連絡する旨)
  • 人事担当者の連絡先

また、労働条件に関する事項(契約期間、勤務地、勤務時間、休暇、給与、保険、退職など)についての項目を取り入れる場合もあります。

労働条件通知書に記載する項目

労働条件通知書には次の内容を記載する必要があります。採用通知書は採用を連絡する書類、労働条件通知書は労働条件を明記した書類として内容をわけることをおすすめします。

  • 労働契約の期間
  • 就業場所・従事業務
  • 始業・終業の時刻など
  • 賃金の決定・計算・支払い方法
  • 退職・解雇に関する事項

制度に合わせて昇給、退職手当、賞与、安全遠征、職業訓練、災害補償、表彰・制裁、求職の併記も必要です。自社の状況と照らし合わせて文面を調整しましょう。

採用通知書の郵送に必要な書類

採用通知書は、採用活動が終了し内定を言い渡したらできる限り早く送付します。内定の電話連絡→通知書の送付がスムーズに行くように、あらかじめ準備しておきましょう。

採用通知書

採用通知書を送ることで求職者に採用を知らせます。同封の入社承諾書・入社誓約書の締め切り、来社日時、担当者の連絡先などを忘れずに記入しましょう。

入社承諾書・入社誓約書

採用通知書と同じ封筒に、入社承諾書、入社誓約書を同封します。採用通知を渡すだけでは企業が一方的に入社を受け入れただけで、求職者の意思を確認できないためです。特別な理由がない限り内定を辞退しないこと、会社の機密情報を漏えいさせないことなどを書類にてとりまとめます。

入社承諾書・入社誓約書に記載する項目は次のとおりです。入社承諾書と入社誓約書をわけて発行する場合は、入社するまでの期間にかかる内容を入社承諾書へ、入社後の契約に内容を入社誓約書へ記載するよう文面をつくります。

  • 日付
  • 社名、代表取締役の氏名
  • 入社承諾の旨
  • 入社日
  • 宣誓事項
  • そのほか労働条件(必要があれば)
  • 求職者の氏名記入欄
  • 捺印の欄
  • 保証人氏名と捺印(必要があれば)

送付した書面に、求職者が署名・捺印をして返却されれば書類が成立します。返信用封筒も忘れずに同封しましょう。また、必ずしも書面でやりとりする必要はなくメールで連絡しても可能です。その場合でも、書類の形で約束が残るように留意しましょう。

採用通知書はいつまで - 1週間以内に送付

採用通知書は、採用を決定してから1週間以内を目安に送付しましょう。可能であれば1週間といわずすぐに送るのが理想です。求職者は入社する企業を決めるまで就職活動を続けるため、早期に連絡することで企業への熱意が冷める前に承諾を受け取れます。確実に採用するためにもなるべく早く、遅くても1週間以内に送付するよう心がけましょう。

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