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内定通知書テンプレート - 無料 | Wordを埋めるだけで簡単作成

最終更新日時:
内定通知書のテンプレートを無料でダウンロードできます。Wordの項目を埋めればすぐに利用できるので急ぎの方にもおすすめです。内定通知書に書くべき項目も紹介します。

次の記事では内定通知書に関連して採用通知書について紹介しています。

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内定通知書テンプレート(無料)

ボクシルではExcelで必要な箇所を記入するだけで簡単に内定通知書が作成できる、無料のテンプレートをダウンロードできます。4種類のテンプレートから好きなデザインのテンプレートをダウンロードし、内定通知書を発行しましょう。

人事部1 人事部2 代表取締役1 代表取締役2
提出書類・期限 出社時の概要 誓約書の提出 提出書類・期限
内定通知書テンプレート 人事部1 内定通知書テンプレート 人事部2 内定通知書テンプレート 代表取締役1 内定通知書テンプレート 代表取締役2

内定通知書以外のテンプレートも見たい方は下記一覧ページから確認できます。

内定通知書テンプレートの詳細

それぞれの内定通知書を詳しく見ていきましょう。

内定通知書テンプレート(人事部 - 提出書類・期限)

一般的な内定通知書のテンプレートです。提出書類や、書類の提出期限を指定する際に使えます。

内定通知書テンプレート(人事部 - 提出書類・期限)

内定通知書テンプレート(人事部 - 出社時の概要)

パターン1よりも出社時の情報が見やすくなっています。こちらのテンプレートは出社日や持ち物なども指定可能です。

内定通知書テンプレート(人事部 - 出社時の概要)

内定通知書テンプレート(代表取締役 - 誓約書の提出)

代表取締役の方のお名前入りです。

内定通知書テンプレート(代表取締役 - 誓約書の提出)

内定通知書テンプレート(代表取締役 - 提出書類・期限)

こちらも代表取締役の方のお名前入りです。あらかじめ内定時の必要書類提出日時の連絡をしてある場合はこちらを使いましょう。

内定通知書テンプレート(代表取締役 - 提出書類・期限)

ボクシルでは、他にも多くのビジネステンプレートをご用意しています。他のテンプレートをご覧になりたい方は次のページをご覧ください。


「内定通知書を一枚ずつ発行するのはめんどう…」
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内定通知書の記載項目

内定通知書とは、応募者に対して企業側が雇う意向があることを正式に伝える書類です。企業は内定通知書を発行する義務はありませんが、発行すると法的な効力をもちます。

新卒採用の場合も中途採用の場合も同じように使用されますが、通知から入社まで数か月期間を置く場合に一般的に使われます。内定通知書と採用通知書について知りたい方はこちらの記事をご覧ください。

内定通知書は簡潔にわかりやすく記載するべきですが、記載するいくつかの項目があります、13項目にまとめたのであらかじめ確認しておきましょう。

タイトル

このタイトルは、ほとんどの企業で「内定通知書」や「採用内定のお知らせ」としているようです。必ず何の書類かわかる様にタイトルは大き目の文字で中央に置きましょう。

日付

企業によりますが一般的には書類を発行した日、書類を送付する日を記入します。いつの時点で発行されたのかわかるように、企業の規定にしたがって必ず記載するようにしましょう。

宛名

採用者(応募者)の宛名は間違えてはいけません。名前や漢字の間違いがないか、必ず確認するようにしましょう。個人宛に送るので、名前の最後には「様」をつけましょう。

差出人名

差出人は企業の社長名で出すことが多いです。会社名は株式会社を省略せずに正式名称を記載し、社長名は「代表取締役 社長 〇〇〇〇」と記載します。「人事部」からの発行であると記載することもあります。

会社の社判を押す場合は、差出人の部分に押すようにしましょう。

季節の挨拶

手紙や書面でよく使用される「拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」などといった挨拶から始まります。「時下」はすべての季節で使用することができ、「現在、この頃」という意味を持ちます。

まずは季節の挨拶から書き始め、求人に応募してもらえたことや採用試験に来てもらえたことに対して感謝の言葉を記載しましょう。

採用決定の内容

この項目がこの内定通知書の重要なポイントで、採用が決定したという記載が必要です。「慎重に選考を行った結果、貴殿を採用することを決定しましたのでお知らせいたします。」という内容でよいでしょう。

同封書類の有無

採用内定通知書と一緒に「内定承諾書」「入社承諾書」「誓約書」などを同封している書類がある場合は、書類の名称も記載します。同封する場合は、「入社承諾書 1通」のように記載します。

同封書類の返送期限

同封書類に返送期限がある場合は、返送期日を明確に記載します。

返信先の宛先

返信用封筒に記載していた場合でも、念のために返信先の住所や宛先を記載しておきます。

今後のスケジュール

入社式、入社前研修、オリエンテーション、入社手続きなど、応募者の参加が必要な今後のスケジュールも記載しておきましょう。

お祝いの言葉と挨拶

本文の最後には締めとなる挨拶やお祝いの言葉、学業や健康への気遣いなどを書き締めの挨拶とします。

結語

頭語が「拝啓」であれば結語は「敬具」となります。結語とは本文の内容がそこまでとわかる言葉です。

問い合わせ先

内定通知書にできる限りのことは簡潔に記載しますが、応募者が不明点を問い合わせできる連絡先となる部署名や担当者、電話番号を記載しておきます。多くの場合、人事部の担当者の連絡先を記載します。

内定通知書を発行する際の注意点

ここまで内定通知書のテンプレートや書き方、作成方法について解説しました。通知を送付する前に確認しておきたい注意点についても紹介します。

書類送付後は企業側から内定取り消しは行えない

前述のとおり、企業は内定通知書を発行する義務はありません。しかし発行すると法的な効力をもちます。内定通知書を発行したのにもかかわらず応募者に対して企業側が一方的に内定を取り消した場合、労働契約法の第十六条に違反してしまいます。

しかし応募者側(雇われる側)は「大学を卒業できなかった」などの理由で2週間前に告知すれば、取り消しが可能です。

条件や給与は労働条件通知書

内定通知書とは別に、労働条件通知書というものを企業は発行しなければなりません。労働契約の期間や就業場所、業務内容以外にも、始業・終業時刻、休憩時間、休日・休暇、賃金の計算方法・締日支払日、解雇を含む退職に関する事項などが細かく記載されます。

労働基準法によって、「企業は労働条件を通知する義務がある」ということが定められています。署名と捺印をしたものを2通用意し、企業側と労働者がそれぞれ保管します。

メールや電話で通知した場合も書類を別途郵送する

内定通知をメールや電話で行う企業も多いです。通知書を作成して郵送するタイムラグが発生する前に、応募者には内定である意向を少しでも早く伝えることでほかの企業に遅れをとるのを防げます。

メールや電話で伝えた場合にも、正式な書面として応募者に郵送するのが一般的です。内定通知書だけではなく、内定承諾書や労働条件通知書など、必要書類もまとめて一緒に送りましょう。

内定通知書のテンプレートを活用しよう

内定通知書の作成は義務ではありませんが、入社まで期間があく場合作成するのが一般的です。テンプレートを使えば簡単に作成できますので、ぜひBOXILビジネステンプレートの無料テンプレートをご利用ください。

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