顧客管理をエクセルからCRMへ移行すべき5つの理由、手順・ステップを解説

エクセルでの顧客管理は、長く使われてきた手法です。しかしデータベースの作成・フォームの作成・集計などに時間がかかり、改善する必要性を感じている人も多いと思います。

最近は便利な顧客管理システムが多数リリースされ、データ管理はもちろん、分析・検索などにおいても手軽に使えるものが増えています。ボクシルでは、エクセルで管理するよりも、効率的かつ運用しやすい顧客管理システム（CRM）に移行すべき理由と手順を解説します。

エクセルで顧客管理するメリット

編集がしやすい

エクセルで顧客管理する最大のメリットは、編集がしやすいことです。エクセルは自由に行や列を増やせるため、急に追加したい項目が増えた際にも、すぐに対応できます。

特に顧客管理を始めたばかりは、項目の増減はするものなので、定型業務を自動化できるマクロの技術は必要とせずに作成できます。スタートアップや中小企業などで、管理する顧客数がさほどでない場合は、エクセルは効果的な方法といえるでしょう。

汎用的で誰でも使える

マイクロソフトのエクセルは、企業が持っているパソコンであれば、最初から導入されている場合が多く、手軽に雛型を作成できます。そのため、顧客管理のために追加費用をかけずに管理を始められます。

直感的にわかりやすい

エクセルのデータは縦と横の二次元での表形式であるため、パッと見てすぐに情報を確認できます。そのため、数万程度の顧客の最低限の情報管理だけであれば、十分問題なく利用できます。

エクセルで顧客管理するデメリット

エクセルにはメリットが存在する反面、同様にデメリットもいくつか存在しています。

共有が困難

エクセルはオフラインでの利用がメインであるため、もしそのデータを共有したい場合に手間がかかります。

また、複数の担当者で編集管理をしていた場合、別の担当者がデータを上書きしてしまい、情報が書き換えられてしまう可能性もあります。

最近はテレワークやリモートワークが推進されたことにより、オフィス以外で働く機会が増えました。すると顧客データに社外からアクセスしなくてはならないケースもあり、オフラインだと不便を感じる場合が増えています。今後はオンラインで共有できることが、顧客管理をするうえで必須項目になるといえるでしょう。

データの紐付けが難しい

入力作業によるデータ管理だけであればエクセルでも十分ですが、いくつかのデータを紐づけることは困難です。いくつものデータを紐付けて、一つのシートに見える化することはエクセルでは限界があります。

情報が増えるとシートが重くなる

エクセルのデータは情報を蓄積すればするほど、シートが重くなってしまうため、動作が遅くなります。

ちょっとしたデータ管理や短期的なものであれば問題はないですが、長期的にデータを蓄積し続けることを考えた際には、エクセルでの管理は不向きです。

CRMで顧客管理をするメリット

顧客数が多くなってきた・データが見にくいなど、エクセルで不便を感じるようになったときに検討したいのが、CRMです。CRMは、顧客データを効率的に管理できるシステムのことです。

こちらの記事ではCRMについて詳しく解説しています。

顧客データの一元管理が可能

CRMを利用すれば、エクセルでは実現できなかった顧客データの一元管理が可能になります。顧客の情報をすべて紐付けることによって、必要な時に必要なデータをすぐに利用できます。

クラウドで共有できる

CRMをクラウドで利用することで社内全員が最新の情報を確認し、すぐに共有可能です。だれかが編集して最新版に変えても、それをすぐに確認できるので、社内業務の効率化が期待できます。

またWebやアプリを通して利用できるCRMツールなら、出張先でもすぐに確認・入力が可能です。テレワーク中の社員も利用しやすくなり、職場環境の整備が一段と進みます。

分析ができるようになる

CRMに情報を蓄積していくことによって、「どの顧客がいくら使ったのか？」「何を買ったのか？」などの細かい情報も調べるられるようになります。蓄積されたデータをもとに今後どのような対策を行うかなどの分析が可能になります。

データ処理の知識がなくても分析ができ、データの共有も簡単にできるので、でデータ収集・分析にかかっていた時間を削減できます。コア業務に注力できるので、さらに業務効率化を進められます。

CRMで顧客管理するデメリット

CRMは導入することにより、エクセルでの管理と比較した際にメリットも享受できますが、同時にデメリットがあることも忘れてはいけません。

導入・維持コストがかかる

エクセルでの導入とは異なり、CRMは導入にコストがかかります。サービスによって異なりますが、導入での初期費用と毎月の月額使用料などが発生するものが多いため、企業としての支出を増やすことになります。

ただしクラウド版のCRMツールは初期費用がほとんどかからず、月額費用も低コストで済みます。また無料版やデモも充実しているため、一度試してみて、業務改善に役立つか検討してみる余地はあるといえるでしょう。

効果が見えにくい

CRMは利用してすぐに売り上げが倍増するようなものではありません。

使っていくうちに効果を実感するものであり、すぐに効果を期待できないものであるため、コストパフォーマンスの良し悪しが判断しにくい場合があります。

自社にあっているシステムがない場合がある

CRMを導入してみて、自社のルールを変えざるを得ない状況や、自社の管理方法に適したシステムが見つからないケースがあります。

ツールとのミスマッチを防ぐためにも、自社の業務ルールを見直し、どのような点を改善したいのかチェックすることが大切です。ツールの導入にあたっては、導入サポートのある場合もあるので、チェックしてみましょう。

エクセルからCRMへ移行すべき5つの理由

ここまででエクセル、CRM両方のメリット・デメリットを見てきました。

CRMの導入を検討するのであれば、自社にとって最適な方法を選ぶ必要があります。あらためて顧客管理をエクセルからCRMへ移行すべき理由をまとめていきます。

顧客情報の集中管理

情報がまとまっていないバラバラな状態では、実践的に利用することが難しく、顧客に対して適切なアプローチを逃してしまう恐れがあります。CRMで顧客管理をすることによって、すべての情報を集中管理でき、個人の情報をすべて紐づけられるようになります。

このように、顧客情報が集中管理されないことで起こりうる問題は、CRMを導入することによって解決できる可能性が高いです。

リスクの軽減

クラウド上に情報をまとめることで、その情報にアクセスできる権限も個別に管理できます。そうすることによって、だれがいつ利用したのかを調べられるので、内部者の情報漏えいリスクを軽減させられるでしょう。

また、エクセルでは誤操作によるデータ損失の危険が起こり得ますが、CRMではそのような心配はありません。

エクセルでは案件管理ができない

案件管理では、顧客情報や案件の概要、商品選定、進捗状況などさまざまな確度から顧客の現状を分析する必要があります。
そのため、単一なフェーズごとの管理を得意とするエクセルでは難しいのです。

しかし、CRMであれば、蓄積した情報をもとに案件管理やリマインダ機能をつけて管理可能になるため、効率よくあらゆる情報を管理できます。案件情報の精度や全社共有、リアルタイム更新など、CRMには案件管理におけるさまざまな強みがあります。

データ容量

エクセルはデータ容量が大きくなればなるほど、表示に時間がかかってしまい、作業スピードが落ちてしまいます。一方で、CRMはインターネット上に保存するので、容量をデバイスに依存せずに利用できます。

CRMではデータ容量が軽くなることで、ストレスなく快適な環境で利用できる点もメリットでしょう。

マーケティングできる

情報をすべてクラウド化し一元管理することで、「組織として」顧客情報を共有可能です。データをもとに今後の戦略や現在の課題を抽出できるようになるので、マーケティングにも利用できます。

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それでも、CRM導入に踏み切れない、エクセルで顧客管理したい方は以下の記事でエクセルのテンプレートを探してみてください。

エクセルからCRMへの移行手順

CRMのメリットはよくわかっているものの、これまでエクセルをずっと利用していた企業の方にとって、エクセルから移行するのは時間やコストでハードルを感じる方も多いと思います。

以下ではエクセルからCRMへの移行手順を具体的に解説するので、実行可能か検討するヒントにしてみてください。

CRMのメリットを周知する

具体的なメリットを社員に周知することにより、CRMを取り入れる土壌ができあがります。この際、現状で案件管理にどのような課題があるか聞き取りを行うとよいでしょう。

CRMは顧客情報をまとめるだけのツールではなく、それを今後の経営に活かしたり、サービスの向上につなげるためのツールです。そのため、これまでエクセルで行ってきた顧客リスト作成といった意識を変えることがポイントです。

顧客データのチェック

どのような項目で顧客データを管理しているのか、確認しましょう。その際、課題やCRM導入によってどのような改善が期待できるか検討します。

システムの検討

課題や期待する改善点が明確化したら、実際にCRMを検討しましょう。CRMといっても、さまざまなシステムがあります。自社の課題に合っているか・コストは問題ないかなどのポイントから精査していきましょう。

ある程度システムが絞れたら、無料トライアルやデモなどを実際に利用してみて、使いやすさをチェックしてみるとよいでしょう。

こちらの記事ではCRMを比較しているため、ぜひ参考にしてみてください。

CRM導入で効率的な顧客管理を

これまでエクセルで顧客管理してきた企業の方の多くは、もっと〇〇に管理できたらいいのにということを感じたことがあるのではないでしょうか。

おそらく最初は、導入までのハードルを感じてしまい、すぐに導入をすることは難しいかもしれませんが、無料のトライアルなどを利用することで、導入のイメージを掴んでみてください。

ここで解説したCRM導入のメリットや導入のステップを参考に、CRMで効率的な顧客管理をはじめてみてはいかがでしょうか。

こちらの記事ではCRMを導入した企業の事例を紹介しています。導入の参考にしてみてはいかがでしょうか？

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