顧客管理をエクセルからCRMへ移行すべき5つの理由、手順・ステップを解説

あなたの会社ではどのようにして顧客管理を行っていますか。中にはエクセルでの顧客管理や会員管理を行っている企業もまだまだ多いのではないでしょうか。

エクセルでの顧客管理は、長く使われてきた手法です。しかしデータベースの作成・フォームの作成・集計などに時間がかかり、改善する必要性を感じている人も多いと思います。

最近は便利な顧客管理システムが多数リリースされ、データ管理はもちろん、分析・検索などにおいても手軽に使えるものが増えています。ボクシルでは、エクセルで管理するよりも、効率的かつ運用しやすい顧客管理システム（CRM）に移行すべき理由と手順を解説します。

まずは、エクセルで顧客管理するメリットとデメリットを見ていきましょう。

エクセルで顧客管理するメリット

PDCAに強い

エクセルで顧客管理する最大のメリットは、PDCAをすぐに反映させられることです。エクセルは自由に行や列を増やせるため、急に追加したい項目が増えた際にも、すぐに対応できます。特に顧客管理を始めたばかりは、項目の増減はするものなので、マクロレベルの技術は必要とせずに作成できます。

どの企業のパソコンにも初めからインストールされていることが多い

マイクロソフトのエクセルは企業が持っているパソコンであれば、最初から導入されている場合が多く、手軽に雛型を作成できます。そのため、顧客管理のために追加費用をかけずに管理を始められます。

直感的にわかりやすい

エクセルのデータは縦と横の二次元での表形式であるため、パッと見てすぐに情報を確認できます。そのため、数万程度の顧客の最低限の情報管理だけであれば、十分問題なく利用できます。

エクセルで顧客管理するデメリット

エクセルにはメリットが存在する反面、同様にデメリットもいくつか存在しています。

共有が困難

エクセルはオフラインでの利用がメインであるため、もしそのデータを共有したい場合に手間がかかります。

また、複数の担当者で編集管理をしていた場合、別の担当者がデータを上書きしてしまい、情報が書き換えられてしまう可能性もあります。

また、最近はテレワークやリモートワークが推進されたことにより、オフィス以外で働く機会が増えました。すると顧客データに社外からアクセスしなくてはならないケースもあり、オフラインだと不便を感じる場合が増えています。今後はオンラインで共有できることが、顧客管理をするうえで必須項目になるといえるでしょう。

データの紐付けが難しい

入力作業によるデータ管理だけであればエクセルでも十分ですが、いくつかのデータを紐づけることは困難です。いくつものデータを紐付けて、一つのシートに見える化することはエクセルでは限界があります。

情報が増えるとシートが重くなる

エクセルのデータは情報を蓄積すればするほど、シートが重くなってしまうため、動作が遅くなります。
そのため、ちょっとしたデータ管理や短期的なものであれば問題はないですが、長期的にデータを蓄積し続けることを考えた際には、エクセルでの管理は不向きです。

CRMで顧客管理をするメリット

CRMで顧客管理するメリットとデメリットを紹介します。

CRMとは何か知らない方は、こちらの記事でCRMとは何かを紹介しているので、こちらをご覧ください

顧客データの一元管理が可能

CRMを利用すれば、エクセルでは実現できなかった顧客データの一元管理が可能になります。
顧客の情報をすべて紐付けることによって、必要な時に必要なデータをすぐに利用できます。

クラウドで共有できる

CRMをクラウドで利用することで社内全員が最新の情報を確認し、すぐに共有可能です。

だれかが編集して最新版に変えても、それをすぐに確認できるので、社内業務の効率化が期待できます。

またWebやアプリを通して利用できるCRMツールなら、出張先でもすぐに確認・入力が可能です。テレワーク中の社員も利用しやすくなり、職場環境の整備が一段と進みます。

分析ができるようになる

CRMに情報を蓄積していくことによって、「どの顧客がいくら使ったのか？」「何を買ったのか？」などの細かい情報も調べるられるようになります。

そのため、蓄積されたデータをもとに今後どのような対策を行うかなどの分析が可能になります。

そのため、蓄積されたデータをもとに今後どのような対策を行うかなどの分析が可能になります。CRMツールを使えば、データ処理の知識がなくても分析ができ、データの共有も簡単にできてしまいます。これまでデータ収集・分析にかかっていた時間を業務にあてることで、さらに業務効率化を進められます。

CRMで顧客管理するデメリット

CRMは導入することにより、エクセルでの管理と比較した際にメリットも享受できますが、同時にデメリットがあることも忘れてはいけません。

導入・維持コストがかかる

エクセルでの導入とは異なり、CRMは導入にコストがかかります。サービスによって異なりますが、導入での初期費用と毎月の月額使用料などが発生するものが多いため、企業としての支出を増やすことになります。

ただしクラウド版のCRMツールは初期費用がほとんどかからず、月額費用も低コストで済みます。また無料版やデモも充実しているため、一度試してみて、業務改善に役立つか検討してみる余地はあるといえるでしょう。

効果が見えにくい

CRMは利用してすぐに売り上げが倍増するようなものではありません。

使っていくうちに効果を実感するものであり、すぐに効果を期待できないものであるため、コストパフォーマンスの良し悪しが判断しにくい場合があります。

自社にあっているシステムがない場合がある

だいたいどの企業もスタートアップでない限りは、会社ごとの顧客管理のやり方やルールがあるはずです。

CRMを導入することによって、自社のルールを変えざるを得ない状況や、自社の管理方法に適したシステムが見つからないケースがあります。

ツールとのミスマッチを防ぐためにも、自社の業務ルールを見直し、どのような点を改善したいのかチェックすることが大切です。ツールの導入にあたっては、導入サポートのある場合もあるので、チェックしてみましょう。

顧客管理をエクセルからCRMへ移行すべき5つの理由

ここまででエクセル、CRM両方のメリット・デメリットを見てきました。

CRMの導入を検討するのであれば、自社にとって最適な方法を選ぶ必要があります。あらためて顧客管理をエクセルからCRMへ移行すべき理由をまとめていきます。

顧客情報の集中管理

情報がまとまっていないバラバラな状態では、実践的に利用することが難しく、顧客に対して適切なアプローチを逃してしまう恐れがあります。CRMで顧客管理をすることによって、すべての情報を集中管理でき、個人の情報をすべて紐づけられるようになります。

このように、顧客情報が集中管理されないことで起こりうる問題は、CRMを導入することによって解決できる可能性が高いです。

リスクの軽減

クラウド上に情報をまとめることで、その情報にアクセスできる権限も個別に管理できます。そうすることによって、だれがいつ利用したのかを調べられるので、内部者の情報漏えいリスクを軽減させられるでしょう。

また、エクセルでは誤操作によるデータ損失の危険が起こり得ますが、CRMではそのような心配はありません。

エクセルでは案件管理ができない

案件管理では、顧客情報や案件の概要、商品選定、進捗状況などさまざまな確度から顧客の現状を分析する必要があります。

そして、それらを総合的に活用しながら顧客への最適なアプローチを導くため、単一なフェーズごとの管理を得意とするエクセルでは難しいのです。

しかし、CRMであれば、蓄積した情報をもとに案件管理やリマインダ機能をつけて管理可能になるため、効率よくあらゆる情報を管理できます。
案件情報の精度や全社共有、リアルタイム更新など、CRMには案件管理におけるさまざまな強みがあります。

データ容量

エクセルはデータ容量が大きくなればなるほど、表示に時間がかかってしまい、作業スピードが落ちてしまいます。一方で、CRMはインターネット上に保存するので、容量をデバイスに依存せずに利用できます。

CRMではデータ容量が軽くなることで、ストレスなく快適な環境で利用できる点もメリットでしょう。

マーケティングできる

情報をすべてクラウド化し一元管理することで、「組織として」顧客情報を共有可能です。

これにより、データをもとに今後の戦略や現在の課題を抽出できるようになるので、マーケティングにも利用できます。

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それでも、CRM導入に踏み切れない、エクセルで顧客管理したい方は以下の記事でエクセルのテンプレートを探してみてください。

エクセルとCRMの顧客管理は別物？エクセルからCRMへの移行手順

ただCRMのメリットはよくわかっているものの、これまでエクセルをずっと利用していた企業の方にとって、エクセルから移行するのは時間やコストでハードルを感じる方も多いと思います。

しかし、ここまで紹介してきたように、CRMを導入することで得られるメリットは数多くあります。
そこで、CRMへの移行手順を解説していきます。

意識改革

CRMを利用したことのない方には想像ができないかもしれませんが、エクセルとCRMでの顧客管理はまったくの別物です。

CRMは顧客情報をまとめるだけのツールではなく、それを今後の経営に活かしたり、サービスの向上につなげるためのツールです。そのため、これまでエクセルで行ってきた顧客リスト作成といった意識を変えることがポイントです。

移行するデータの検討

今自社では、管理している顧客情報からどのようなことを知りたいと思っているのか？ということを考えてみましょう。

また、エクセルからCRMへ移行するデータを検討することで、自社のニーズを把握しましょう。

そうすることで、どのような機能が必要なのかを検討できます。

システムの検討

いくらCRMがオススメであるということがわかっても、実際に自社にとって必要なツールであるかどうかというのはわからないのが現状なのではないでしょうか。

そこで無料トライアルなど、実際にシステムにふれることで「CRMとはどんなものなのか」、「なにができるのか」を把握できます。

そして、そのうえで搭載している機能を利用してみることで、どのようなシステムが必要なのかを検討しましょう。

こちらの記事ではCRMを比較しているため、ぜひ参考にしてみてください。

CRM導入で効率的な顧客管理を

これまでエクセルで顧客管理してきた企業の方の多くは、もっと〇〇に管理できたらいいのにということを感じたことがあるのではないでしょうか。

おそらく最初は、導入までのハードルを感じてしまい、すぐに導入をすることは難しいかもしれませんが、無料のトライアルなどを利用することで、導入のイメージを掴んでみてください。

ここで解説したCRM導入のメリットや導入のステップを参考に、CRMで効率的な顧客管理をはじめてみてはいかがでしょうか。

こちらの記事ではCRMを導入した企業の事例を紹介しています。導入の参考にしてみてはいかがでしょうか？

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