プロジェクト管理ツールの導入事例｜抱えていた課題と導入後の効果まとめ

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^{※2020年9月実施 株式会社ショッパーズアイ「SaaS比較メディアに関するイメージ調査」より}

製造／メーカーの導入事例

D社は、医療用品の製造と販売を行うメーカーです。

会社情報	内容
従業員人数	101名〜300名
業種	製造・メーカー

抱えていた課題

課題：業務の属人化と可視化不足

プロジェクトに伴うタスクが個人任せになっており、業務が属人化していました。個々人がExcelやスプレッドシートで各自のタスクを管理するため、全体の進捗状況が見えにくく、部門間の連携がスムーズに取れない状況が続いていました。その結果、業務優先度の判断が難しく、各プロジェクトの優先順位づけも不十分でした。

課題を解決するために、次のサービスを導入しました。

導入後の効果

効果1.統一された情報管理と効率的なコミュニケーション

Backlogを共通のプラットフォームとして取り入れたことで、個人で分散していたExcel管理からデータの一元化が進みました。これにより、各部門やチームを越えた連携が強化され、プロジェクトの進行が円滑になりました。また、情報共有が容易になったことで、以前は担当者がいなければ対応が難しかった営業部門における問い合わせ対応もスムーズに行えるようになりました。

効果2.タスク管理の見える化と業務効率化

Backlogの活用により、タスクの優先度や進捗状況が一目で確認できるようになり、管理が効率化されました。これによりプロジェクト全体の動きが活発化し、業務の属人化が解消され、業務割り振りがよりスムーズになったことで、適切な対応が迅速に行えるようになりました。

サービス／外食／レジャー業界の導入事例

外食業界のE社は、飲食店や名産品の販売する商店の経営を行っています。

会社情報	内容
従業員人数	31〜50人
業種・業界	外食業界
所在地	三重県
設立年数	51年以上

※2022年5月時点の数値

抱えていた課題

課題1.手入力での売上管理など非効率な業務が存在していた

注文は手書きの食券、売上げ票はそろばんを弾いて計算したものをファイリングするという昔ながらのやり方がそのままになっていて、改善したいと考えていました。

課題2.離れた場所にいる従業員同士のコミュニケーションと各従業員の業務進捗の把握が難しくなっていた

リモートワークの拡大により、離れた場所にいる従業員同士のコミュニケーションの円滑化と、各従業員の業務進捗の把握にも課題を抱えていました。

課題を解決するために、次のサービスを導入しました。

導入後の効果

効果1.すべてのタスクの進捗状況について、部門を横断した形で把握できるようになった

Asanaの「ゴール」機能で、すべてのチームとそのメンバーが自分の仕事の事業に対する貢献を見える化し、各従業員のモチベーション向上に大きく貢献しています。

効果2.特にだれがどのような状況なのかがリアルタイムで把握できるようになった

管理者視点では1週間の個々の従業員の達成した仕事内容や、ゴールまでの達成率のレポートなどをMicrosoft Teams内ですべて把握できるようになり、業務効率が向上しています。

不動産／建設／設備の導入事例

建設業界のK社は建設・開発・設計・エンジニアリングを行っています。

会社情報	内容
従業員人数	1,000人以上
業種・業界	建設業界
所在地	東京都
設立年数	51年以上

※2022年5月時点の数値

抱えていた課題

課題1.手入力による非効率で業務の負担が増加していた

施工管理に紙のノートを使用し、現場への出社前、勤務後のそれぞれ、事務所へ戻って記入する必要があり、非効率で業務の負担が増加していました。業務効率化のためのさまざまな方法を検討したが、中々定着しませんでした。

課題2.外部も連携して情報を共有し、現場を管理する方法を見つけられずにいた

社外のメンバーも参加するジョイントベンチャーなどで外部も連携して情報を効率的に共有し、現場を管理する手法を見つけられずにいました。

課題を解決するために、次のサービスを導入しました。

導入後の効果

効果1.多くの施工管理者の情報が可視化された

多くの施工管理者の情報が可視化され、スマートフォンにて外出先からも更新できるようになったため、毎回事務所に戻る負担も減少しました。

効果2.現場で行う多くの業務管理の効率化に成功した

現場の業務管理の多くをAsanaで運用することで効率化に成功し、複数のタスクを抱えていても、リマインドされるので忘れなくなりました。

IT／通信／インターネットの導入事例

IT業界のM社はCtoCマーケットプレイスの運営を行っています。

会社情報	内容
従業員人数	1,000人以上
業種・業界	IT業界
所在地	東京都
設立年数	6~10年

※2022年5月時点の数値

抱えていた課題

課題１.従来のツールではチームの業務を管理しきれなかった

他社ツールではカスタムの自由度が低く、M社が実現したいアジャイル開発の仕組みを上手く体現できませんでした。

課題２.OKRの進捗管理がスムーズにできない

他社ツールにてOKRの進捗状況を把握する際、エンジニアとPM間で情報更新のタイムラグが発生し使い勝手が悪かったことに課題を感じていました。

課題を解決するために、次のサービスを導入しました。

導入後の効果

効果.自社独自のアジャイル/スクラム手法とOKR管理を最適な形で実現できた

SlackやGitHubなどプロダクト開発に使われる他のツールとの連携機能が強力で、エンジニアたちからはストレスなく自分たちの業務に集中できていると聞いています。

ボード間の連携や同一のデータをもとにした異なるビューの作成ができるので、進捗報告は見ればわかる状態になり、より本質的な議論に時間を使えるようになりました。

メーカー／製造の導入事例

製造業界のO社は車いすの開発・製造・販売を行っています。

会社情報	内容
従業員人数	51〜100人
業種・業界	製造業
所在地	千葉県
設立年数	31~51年

※2022年5月時点の数値

抱えていた課題

課題.製造現場の可視化およびナレッジや情報共有の必要性を感じていた

製造工程の進捗状況を職人しか把握できておらず、製造現場の可視化及びナレッジや情報共有の必要性を感じ、プロジェクトを管理できるサービスの導入を検討していました。

課題を解決するために、次のサービスを導入しました。

導入後の効果

効果.複数拠点で同時に製造現場の情報を共有できるようになった

画面を通じて複数拠点で同時に製造現場の情報を共有できるようになり、情報共有が以前よりも円滑になりました。また、ガントチャートで製造工程が可視化されて建設的な会話ができるようにもなり、効率よく業務を進められています。

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※ダウンロード可能な資料数は、BOXILでの掲載状況によって増減する場合があります。

導入前に知っておきたいプロジェクト管理ツール導入の失敗例

サービス選定で重要なのは自社にあったサービスを導入することです。たとえシェア率が高かったとしても自社に合うとは限りません。サービスの導入でよくある失敗例をまとめたので、確認して導入時の参考にしてみてください。

失敗例1：理想のプロジェクト管理方法を定めていなかった

理想のプロジェクト管理方法を事前に整理しておかないと失敗しやすいです。

なぜなら、プロジェクト管理ツールはガントチャート形式やタスク形式のようにさまざまな方法で管理できるがゆえに、使い方に個人差が発生しえるためです。

サービスを選ぶ際は、理想に合ったものを選ぶ必要があるため、事前にプロジェクトをどのような形で可視化したいのかを決めておきましょう。

導入ユーザーの体験談

複数のプロジェクトを同時進行しており、似たようなタスクが多かったため違うプロジェクトのタスクと混ぜて同時進行した結果、対応漏れが頻発。そのため、プロジェクトごとにタスク管理をする必要がありました。

納品期日がギリギリ間に合っていなかったり、特定の担当者が業務過多になったりしました。導入する前にプロジェクトをどのように管理するのか計画を立てておけばよかったです。

失敗例2：導入後の要員計画を考慮していなかった

導入後の要員計画を考慮しないと失敗しやすいです。

プランによって対応できる人数が異なり、人数が上下した際に追加でコストが発生しうるためです。
サービスを選ぶ際はシステム導入後の要員計画を確認し、人数の増減を確認しておきましょう。

導入ユーザーの体験談

契約したプランではプロジェクトの参加人数が上限ギリギリだった点に加え、新卒社員がプロジェクトを担当したため、参加人数がオーバーしてしまい1つ上のプランに上げる必要がありました。

システムを導入する前に要員計画を確認し、他プランの費用や参加人数上限についても確認しておけばよかったです。

失敗例3：事前テストの際に連携できるシステムを確認していなかった

事前テストの際に、連携できるシステムを確認していないと導入に失敗しやすいです。なぜなら、連携ないと期日管理が二重管理になってしまったりタスクの自動化が二度手間になったりするからです。

サービスを選ぶ際は、導入前の事前テストの際に連携できるシステムを確認しましょう。

導入ユーザーの体験談

プロジェクト管理ツール導入後にRPAと連携することに決まったものの、すべての機能は連携できず一部手作業が生じています。そのため、どのようなシステムと何を連携できるのかは確認しておく必要がありました。

カレンダーとも連携できないため、プロジェクト管理ツールに登録してある期日をカレンダーへ転記する手間も発生。使う予定がなくても社内システムと連携できるかどうか確認しておけばよかったです。

無料の資料をDLしてサービスを比較しましょう

自社に合うサービスを選ぶには、各サービスの内容を比較することが重要です。気になるサービスの資料をダウンロードして自社に合うのか検討してみましょう。

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