受注管理を効率化する方法とおすすめシステム7選！導入事例・注意点

受注業務の課題

受注業務は、企業活動において重要な役割を担っています。しかし、多くの企業で課題を感じているようです。

受注業務のよくある課題として、次のようなことが挙げられます。

• 管理が煩雑で効率が悪い
• 人為的なミスが発生する
• 関連部門との連携がスムーズでない
• 業務が属人化している

管理が煩雑で効率が悪い

受注業務は、注文受付、受注確認、発注、納品確認、請求書発行、入金確認など、多くの工程で構成されています。

これらの工程を紙やExcelなどで管理している場合、情報共有が遅れたり、入力ミスが発生したり、検索に時間がかかったりと、非効率な状況になりがちなことが課題として挙げられます。

人為的なミスが発生する

手作業によるデータ入力や伝票作成などでミスが生じる可能性が高く、正確性が求められます。しかし、受注業務は多くの工程があり、注文内容の誤入力、納品遅延、請求書の二重発行など、入力ミスやトラブルの発生が頻出することも否めません。

関連部門との連携がスムーズでない

受注業務は、営業部、購買部、経理部など、複数の部門が関わっていますが、関わる部門複数にまたがるほど、部門間の連携がスムーズでなくなることが課題として挙げられます。

情報伝達に時間がかかったり、担当者のたらい回しになったりすることで、意思決定の遅れにもつながります。

業務が属人化している

特定の担当者が業務を担当しているため、知識やノウハウが個人に依存していることは多くの企業でも課題として挙げられています。

受注業務を特定の担当者に依存していると、担当者が不在になった際に業務が滞ったり、ノウハウが蓄積されなかったりと、効率が良い状況とは言えません。

受注業務を効率化する具体的な方法

受注業務を効率化する具体的な方法としては次のようなことが挙げられます。

• 業務フローや業務内容の見直し
• 受注業務のアウトソーシング
• 受注管理システムの導入

業務フローや業務内容の見直し

受注業務のプロセスを見直し、無駄な作業の削減を図りましょう。現在の受注業務のフローを分析し、無駄な作業や非効率な作業がないかを確認します。

そして、必要に応じて業務フローを改善したり、業務内容を見直したりすることで、効率化を図れます。

受注業務のアウトソーシング

外部の専門業者に受注業務を委託することで、効率的な運用を目指すことも一つの方法です。受注アウトソーシングすることで、自社のリソースをコア業務に集中させられます。

また、依頼先のノウハウを活かして効率的な受発注業務を実現することも可能でしょう。

受発注管理システムの導入

受発注管理システムを導入することで、受注業務の自動化やペーパーレス化を実現できます。また、情報共有の迅速化、入力ミスの削減、業務フローの効率化、関連部門との連携強化などが期待できるため、もっともスムーズに効率化が期待できる方法といえます。

おすすめの受発注管理システム

受発注管理を効率化するおすすめのシステムを紹介します。受発注管理システムの導入を検討する際にはぜひ参考にしてください。

CO-NECTは、受発注管理をはじめ見積書や請求書作成や、売上・利益の分析など、販売に関わる多数の業務を一括で対応できるクラウド型の受発注管理システムです。

シンプルな画面と直感的な操作で初めての導入の場合も安心です。注文状況や出荷連絡をWeb上で確認できる仕様で、取引先との共有もできます。

楽楽販売は、受発注管理だけでなく、見積もり管理や請求管理・入金・支払や、売上、仕入れ業務など受発注業務を、管理する受発注管理システムです。

受注データの登録を自動化することで業務効率化や人為的ミスを回避します。他システムとの連携が可で、仕入れ先や得意先との情報共有もスムーズに行えます。

freee販売は、案件管理や会計・経理など、受発注管理の前後の業務まで一括で行える受発注管理システムです。

経営状況や財務状況が一目でわかるレポート作成や、案件別のステータス管理も簡単に行えるなど、業務効率を高める機能が多く備わっています。

さらに、freee会計と連携することで売上や仕入れのデータを自動登録し、入金や支払いにおける一連の流れを管理できます。

楽楽B2Bは、BtoB販売向けにあらゆる業務を効率化する機能が備わったクラウド型の受発注管理システムです。

見積書や請求書作成、売上・利益の分析、顧客管理のほか、顧客がみずから請求書や見積書を作成できる機能や、顧客の購買履歴から傾向の分析を行える機能など、BtoBマーケティングに役立つ機能が揃っています。

BtoB Web受発注システムMOSは、スマートフォンやiPad、タブレットなどで受発注管理が行えるWeb受発注管理システムです。

iOS、Androidの両方に対応し、操作が簡単で使いやすいため、初めての導入やシステムに使い慣れていない場合にもおすすめです。従来のFAXや電話での受発注業務をシステム化して業務効率を図れます。

扱う商材によってカスタマイズできるため、取引先ごとに価格や納期が異なる場合や受注後の運用フローや必要書類が必要になる場合にも、それぞれに合わせて運用できます。

TEMPOSTARは、複数ECの運営やネットショップの運営の効率化をサポートする受発注管理システムです。

受発注管理だけでなく、在庫管理や商品管理、倉庫連携など、幅広い機能を備え、ECサイト運用の業務を効率化します。

運用効率を高める機能のほか、事業の成長や運用に合わせた柔軟なカスタマイズが可能なため、継続的に利用できます。

TS-BASE 受発注は、受発注から物流・配送まで網羅した受発注管理システムです。必要な機能をカスタマイズして利用できるため、無駄のない運用が可能です。

注文サイトから受発注ができ、在庫や出荷の状況がすぐにわかるため、使い勝手が良い点も特徴です。伴走型のサポート体制で初めてのシステム導入でも安心して運用できます。

受発注管理システムの導入事例

具体的な導入事例を紹介します。

ナノダックス株式会社

化学メーカーのナノダックス株式会社では、従来、FAXとメールでの受注を行い、納品書や出荷伝票を手入力で作成していました。それにより多くの時間を費やしていることを改善するために受発注管理システムを導入。

システム導入後は、納品書や請求書の自動作成により伝票の作成時間が大幅に短縮でき、業務時間の改善につながりました。

参照：ナノダックス 様 | 「CO-NECT（コネクト）| 導入事例

株式会社 イワサワ

株式会社イワサワでは、テレワーク導入をきっかけに、どのような状況でも受発注対応ができる仕組みの構築化を課題としていました。そして、仕組みの確立による顧客満足度の向上も視野に入れ、受発注管理システムを導入しました。

システム導入後は、各工程でのアナログな作業がなくなり、手入力による入力ミスや転記漏れがなくなったことで、生産性の向上や業務効率化を実現できました。

参照：TS-BASE受発注の導入で3割の業務効率化を実現｜導入事例

受発注管理システムを選ぶ際の注意点

受発注管理システムを導入する際は、次のことに気をつけて選びましょう。

• 必要に合わせた仕様変更が可能か
• 自社・取引先ともに使いやすいか
• 他ツールと連携できるか

必要に合わせた仕様変更が可能か

自社の業務や扱う商材の特徴に合わせて、システムの仕様を変更できるかどうかを確認しましょう。柔軟に対応できるシステムを選ぶことが重要です。

また、導入後の拡張に対応しているものであれば、企業の成長に応じて仕様を変更できるため、長く利用しやすいです。

自社・取引先ともに使いやすいか

受発注システムは、自社の社員だけでなく、取引先ともデータを共有したり確認したりするケースが少なくありません。そのため、自社だけでなく、取引先のスタッフの使いやすさを考慮することも非常に重要なポイントといえます。

今後の取引や関係性にも影響するため、事前にデモ機やトライアルで操作性を確認することをおすすめします。

他ツールと連携できるか

受発注管理システムは、他のシステムと連携することで、より大きな効果を発揮します。他ツールとの連携可能なシステムを選ぶことをおすすめします。

すでに導入しているシステムとの連携を検討している場合は、必ず事前に連携の可否を確認しましょう。

自社に合う受発注システムの導入で業務効率化を図ろう

受発注業務の効率化には適切なシステムの導入がおすすめです。業務の見直しやシステム選定を通じて、受発注プロセスをスムーズに進めましょう。

受発注管理システムは、受発注業務を効率化し、企業にとってさまざまなメリットをもたらします。

システム導入を検討している場合は、今回紹介した内容を参考に、自社に合ったシステムを選んでください。また、受発注システムは多くあり、それぞれ機能や特徴が異なります。比較検討して、納得できるものを選んでください。

＼料金や機能を資料で比較！／