コピー完了

記事TOP

グループウェアのメリット・デメリット | 導入に失敗しない選び方

最終更新日:(記事の情報は現在から214日前のものです)
グループウェア導入で重要なことは、メリット・デメリットをしっかりと理解しておくことです。失敗しない導入を実現するためには、グループウェアの特徴と機能を比較検討する必要があります。グループウェアのメリットとデメリット、システムの選び方をわかりやすく解説します。

グループウェアとは

グループウェアとは、企業内のコミュニケーションと共同作業を円滑にし、業務効率化を推進するためのソフトウェアのことです。

グループウェアの具体的なシステムには、サイボウズ Officedesknet's NEOなどの日本製ソフトウェアのほか、海外製のものもあります。たとえば、Microsoft 365Google Workspaceなどです。

グループウェアとは何かについては、次の記事で図解しています。

グループウェアとは?機能と種類、メリット、選び方を解説
グループウェアとは、社内のコミュニケーションと共同作業を活性化し、業務の効率化を実現するためのソフトウェアです。グ...
詳細を見る

グループウェアの機能

グループウェアには、社内のコミュニケーションと情報共有を円滑にするための機能が備わっています。

グループウェアの機能

チームのスケジュール管理や個人のタスク管理で業務を可視化し、チャットやメール、ファイル共有でコミュニケーションをスムーズにしてくれます。掲示板・ワークフロー・Web会議・施設予約など、チームの生産性を高める機能があるのも特徴です。

グループウェアの仕組みと機能の詳細については、次の記事で解説しています。

グループウェアの主な機能一覧!できることやツールの種類・特徴
グループウェアとは、社内のコミュニケーションと共同作業を活性化し、業務効率化を目的とするシステムです。グループウェ...
詳細を見る

グループウェアを導入するメリット

グループウェアのメリットは、社内の情報共有による業務効率化です。具体的には、グループウェアを導入することで、次のようなメリットがあります。

  • 情報・ナレッジの共有がスムーズ
  • ペーパーレス化でコスト削減
  • クラウドシステムならテレワークも円滑
  • Web会議で生産性を向上
  • ワークフローで承認作業を簡略化

情報・ナレッジの共有がスムーズ

グループウェアの導入により、情報やナレッジを全社的に共有できる点がメリットです。

情報の公開範囲を設定すれば、営業部のマニュアルは営業部のみ、経理部のマニュアルは経理部のみといったように限定的に情報共有が可能です。また管理者権限を設定すれば、特定のメンバーやグループのみに権限を付与でき、情報漏えいのリスクを最小限に抑えられます。

さらに、タイムライン機能を備えたグループウェアなら、コミュニケーションの円滑化が図れるのもメリットです。見落としてほしくない情報にはアラート機能をつければ、実際に声をかけたり、周知メールを送信したりする手間も省けます。

ナレッジ共有とは?メリットとおすすめのツールを紹介!
本記事ではナレッジ共有という概念の基本的な解説から、それを実現するためのツールやナレッジマネジメントについても一通...
詳細を見る

ペーパーレス化でコスト削減

グループウェアにはファイル共有機能があるため、紙媒体の資料を電子化できる点もメリットです。データの場合、ファイルの更新時にリアルタイムで最新バージョンを確認可能なため、素早い情報共有と対応にも役立ちます。

文書管理システムのように、デスクに散在している書類を電子化して整理することで、ペーパーレスにつながりコスト削減できるのもメリットです。

クラウドシステムならテレワークも円滑

クラウド型のグループウェアであれば、パソコン、スマートフォン、タブレットなどの複数デバイスに対応しているシステムがほとんどです。

テレワーク環境下では、相談や雑談がしにくくコミュニケーション不足になりやすいため、業務へのモチベーションや生産性の低下につながることもあります。

しかし、クラウド型のシステムなら、社内のちょっとした移動時や外出時などインターネットに接続できる環境さえあれば、場所を選ばずシームレスなコミュニケーションが実現します。テレワークに役立つのも大きなメリットです。

Web会議で生産性を向上

グループウェアのWeb会議機能によって、デスクから会議室に集合する必要がなくなる点もメリットです。出社時はもちろん、在宅勤務や外出時であってもすばやく打ち合わせを開始可能です。システムによっては外部関係者ともコミュニケーションをとれます。

また、勤務先や打ち合わせ場所に行く時間や交通費の削減にもつながるため、コスト削減にもつながります。

ワークフローで承認作業を簡略化

多くのグループウェアにはワークフロー機能が実装されており、稟議や回覧の煩雑な承認作業を簡略化してくれる点もメリットの一つです。外出している上司から承認を得たり、一斉に資料を配布して承認までの時間を短縮できたりします。

グループウェアを導入するデメリット

多くのメリットをもつグループウェアにもデメリットがあり、次に紹介する3つが代表的なものです。

  • フラットなコミュニケーションツールとは限らない
  • 導入から定着までが簡単ではない
  • 導入コストがかかる
  • 適した製品がわかりにくい

フラットなコミュニケーションツールとは限らない

グループウェアには、グループチャットや掲示板を作成する際、管理者の許可を必要とする場合があります。そのため、グループウェアの利用にハードルを高く感じる従業員もいるため、部門間や役職の垣根を越えたコミュニケーションの実現には不向きです。

社内でフラットなコミュニケーションを実現したいのであれば、社内SNSの導入がおすすめです。グループウェアでは情報共有やスケジュール管理など、主に業務効率化を目的として導入した方がよいでしょう。

【比較表あり】社内SNS比較!おすすめサービスの料金・機能・口コミ【無料あり】
社内SNSは、社内外のコミュニケーションや情報交換を効率化するツールです。メールに比べて手間なく連絡できるため、生...
詳細を見る

導入から定着までが簡単ではない

グループウェアを導入しても、簡単に定着させられるわけではありません。2000年ごろから急速に普及し、すでに成熟している市場で成功事例も多く報告されているものの、うまく定着しないこともあります。グループウェアは機能が豊富なため、「使い方わからない」「操作が難しい」などの理由で、逆にツールの導入が負担になり利用されないケースもあるでしょう。

そのため、導入の際にはマニュアルの整備やレクチャー、外部との利用ルールといったさまざまな準備がつきまといます。

グループウェアの導入目的やメリットを、きちんと従業員に浸透させておかないと、実際に活用されずに導入が失敗に終わる場合もあります。

グループウェアの導入事例|抱えていた課題と導入後の効果まとめ
この記事では、グループウェアの導入事例を紹介しています。導入した背景や抱えていた課題、その後の効果など、BOXIL...
詳細を見る

導入コストがかかる

グループウェアには有料と無料、どちらのバージョンも存在します。無料のシステムを使用すればコストはかかりません。ただし、ある程度の利用人数と機能が欲しい場合は有料システムが必要です。Microsoft 365Google Workspaceを導入したい場合も利用料金がかかります。

とはいえ、働き方改革やテレワークの時代に円滑にコミュニケーションを行うためには、必要経費として予算内で有料グループウェアを検討する価値はあるでしょう。

適した製品がわかりにくい

グループウェアには多くの機能が搭載されており、製品ごとの強みや特徴はさまざまです。そのため、何が適した製品化かがわからず、選定しにくい場合があります。

しかし、なんとなくで導入してしまうと、実際の業務に合わない製品を選んでしまい失敗するリスクがあります。また、たとえ機能は十分でも、使い勝手の悪さが原因でツールが利用されないケースも多くあるため注意しましょう。

製品を選ぶ際には、あらかじめ必要な機能を洗い出しましょう。ユーザー側の意見も取り入れたうえで、使い勝手のよい製品を選ぶことも大切です。

グループウェアの導入で失敗しない選び方

グループウェアを導入で失敗しないために、押さえておきたい選び方は次のとおりです。

  • グループウェアの導入目的を明確にする
  • 目的や業務内容に合ったツールを選ぶ
  • 誰でも操作しやすいグループウェアを選ぶ
  • 無料トライアルを活用する

グループウェアの導入目的を明確にする

グループウェアの導入を検討する際には、「業務効率化を図りたい」「社内のコミュニケーションをスムーズにしたい」といった、何かしらの目的があるはずです。

「最近流行っているから導入してみよう」と、なんとなく有名グループウェアを導入したとしても、目的とズレたシステムであれば、本来の機能を発揮できません。そのためには、社内で課題をリストアップし、グループウェアで解決したい課題をしっかりと明確にすることが大切です。

グループウェアに、課題を解決できる機能が搭載されているかどうかを比較してみましょう。

目的や業務内容に合ったシステムを選ぶ

規模や利用人数によっても、選択すべきグループウェアは変わります。コミュニケーションツールのみで利用したい、他のシステムと連携して総合的に利用したいなど、利用目的によってグループウェアのプランや料金体系も違うので注意しましょう。

外出先からのアクセスが多い場合は、スマートフォンに対応しているかも重要です。目的とあわせてスペック面も、グループウェアを選ぶ前に洗い出しておきましょう。

グループウェアの有料・無料、使用可能人数などが比較のポイントとなります。

誰でも操作しやすいグループウェアを選ぶ

グループウェアは、すべての従業員が利用できないと意味がありません。ITスキルの個人差があっても問題なく操作できる、使い勝手のよいシステムを選ぶことも大切です。基本的にドラッグ&ドロップの操作が中心で、直感的に使えるソフトウェアを選ぶのがおすすめです。

グループウェアが、簡単操作やシンプルなインターフェースをうたっているかどうかに注目してみましょう。

無料トライアルを活用する

無料トライアルがあるグループウェアは、積極的に活用しましょう。一定期間、機能制限なしで使えるグループウェアも多数存在します。ニーズに合った機能を搭載しているか、従業員が使いこなせそうかなど、無料期間で判断しておくと、導入後に失敗する可能性がさらに低くなります。

グループウェアの無料トライアルの有無や、無料期間の長さを比較してみてください。

無料グループウェアの比較14選!スマホ対応、ユーザー数無制限
【2024年】無料で使えるおすすめグループウェアを比較!完全無料で使えるものやユーザー数無制限のサービス、一部制限...
詳細を見る

グループウェアのメリットを体験してみよう

紹介したグループウェアのメリット・デメリットは基本的な情報で、各システムがもつメリット・デメリットは他にも多くあります。無料トライアルやフリープランで、実際にグループウェアを体験してみて、強みや特徴を把握しましょう。

【厳選】おすすめグループウェアをまとめてチェック!
グループウェアの比較表
\特典【完全版】機能・価格比較表/

おすすめグループウェアの資料を厳選。各サービスの料金プランや機能、特徴がまとまった資料を無料で資料請求可能です。資料請求特典の比較表では、価格や細かい機能、連携サービスなど、代表的なグループウェアを含むサービスを徹底比較しています。ぜひグループウェアを比較する際や稟議を作成する際にご利用ください。

BOXILとは

BOXIL(ボクシル)は企業のDXを支援する法人向けプラットフォームです。SaaS比較サイト「BOXIL SaaS」、ビジネスメディア「BOXIL Magazine」、YouTubeチャンネル「BOXIL CHANNEL」、Q&Aサイト「BOXIL SaaS質問箱」を通じて、ビジネスに役立つ情報を発信しています。

BOXIL会員(無料)になると次の特典が受け取れます。

  • BOXIL Magazineの会員限定記事が読み放題!
  • 「SaaS業界レポート」や「選び方ガイド」がダウンロードできる!
  • 約800種類のビジネステンプレートが自由に使える!

BOXIL SaaSでは、SaaSやクラウドサービスの口コミを募集しています。あなたの体験が、サービス品質向上や、これから導入検討する企業の参考情報として役立ちます。

BOXIL SaaS質問箱は、SaaS選定や業務課題に関する質問に、SaaSベンダーやITコンサルタントなどの専門家が回答するQ&Aサイトです。質問はすべて匿名、完全無料で利用いただけます。

BOXIL SaaSへ掲載しませんか?

  • リード獲得に強い法人向けSaaS比較・検索サイトNo.1
  • リードの従量課金で、安定的に新規顧客との接点を提供
  • 累計800社以上の掲載実績があり、初めての比較サイト掲載でも安心

※ 日本マーケティングリサーチ機構調べ、調査概要:2021年5月期 ブランドのWEB比較印象調査

グループウェア選び方ガイド_20230901.pptx.pdf
グループウェア
選び方ガイド
この記事が良かったら、いいね!をしてください!最新情報をお届けします!
御社のサービスを
ボクシルに掲載しませんか?
累計掲載実績700社超
BOXIL会員数130,000人超
編集部のおすすめ記事
グループウェアの最近更新された記事