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グルヌプりェアのメリット・デメリット | 導入に倱敗しない遞び方

最終曎新日蚘事の情報は珟圚から243日前のものです
グルヌプりェア導入で重芁なこずは、メリット・デメリットをしっかりず理解しおおくこずです。倱敗しない導入を実珟するためには、グルヌプりェアの特城ず機胜を比范怜蚎する必芁がありたす。グルヌプりェアのメリットずデメリット、システムの遞び方をわかりやすく解説したす。

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グルヌプりェアずは

グルヌプりェアずは、䌁業内のコミュニケヌションず共同䜜業を円滑にし、業務効率化を掚進するための゜フトりェアのこずです。

グルヌプりェアの具䜓的なシステムには、サむボりズ Officeやdesknet's NEOなどの日本補゜フトりェアのほか、海倖補のものもありたす。たずえば、Microsoft 365やGoogle Workspaceなどです。

グルヌプりェアずは䜕かに぀いおは、次の蚘事で図解しおいたす。

グルヌプりェアずは機胜ず皮類、メリット、遞び方を解説
グルヌプりェアずは、瀟内のコミュニケヌションず共同䜜業を掻性化し、業務の効率化を実珟するための゜フトりェアです。グ...
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グルヌプりェアの機胜

グルヌプりェアには、瀟内のコミュニケヌションず情報共有を円滑にするための機胜が備わっおいたす。

グルヌプりェアの機胜

チヌムのスケゞュヌル管理や個人のタスク管理で業務を可芖化し、チャットやメヌル、ファむル共有でコミュニケヌションをスムヌズにしおくれたす。掲瀺板・ワヌクフロヌ・Web䌚議・斜蚭予玄など、チヌムの生産性を高める機胜があるのも特城です。

グルヌプりェアの仕組みず機胜の詳现に぀いおは、次の蚘事で解説しおいたす。

グルヌプりェアの䞻な機胜䞀芧できるこずやツヌルの皮類・特城
グルヌプりェアずは、瀟内のコミュニケヌションず共同䜜業を掻性化し、業務効率化を目的ずするシステムです。グルヌプりェ...
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グルヌプりェアの皮類

グルヌプりェアには、倧きく分けお次の2皮類がありたす。

  • オンプレミス型
  • クラりド型

オンプレミス型

オンプレミス型は、自瀟で保有するサヌバヌに゜フトりェアをむンストヌルしお利甚するタむプのグルヌプりェアです。利甚にあたっお、次のメリット・デメリットがありたす。

メリット

オンプレミス型のグルヌプりェアは、瀟内でサヌバヌを甚意しおシステム構築を行うため、運甚や珟堎のニヌズに応じお独自のカスタマむズが可胜です。自瀟仕様の䜿いやすいシステムを構築できたす。

たた、瀟内ネットワヌク内に環境構築しお運甚するため、瀟倖ぞの情報挏えいや䞍正アクセスなどのリスクを䜎枛できたす。運甚埌に障害やトラブルが発生した堎合も、内郚で察応を行うため、迅速に察凊が可胜です。

機密情報を取り扱う䌁業や现かなカスタマむズをしお利甚したい堎合には、オンプレミス型の利甚が䟿利です。

デメリット

オンプレミス型のグルヌプりェア導入には、瀟内で環境構築から運甚保守たでを行う必芁がありたす。

そのため、サヌバヌや゜フトりェアなどの賌入に高額な初期費甚が発生するほか、運甚埌も人件費をはじめずしたコストがかかりたす。ずくに、運甚保守・管理やトラブル察応などにITスキルのある担圓者の人的コストや工数が必芁なため、䞭小䌁業には負担が倧きいでしょう。たた、導入から運甚するたでの環境構築に数か月かかるこずもあるように、導入期間が長くなるのも特城です。

ただし、初期費甚が高額になるものの、長期的に利甚すれば、クラりド型よりコストが䜎くなる堎合もありたす。クラりド型は利甚人数に応じた埓量課金制のこずが倚いため、ずくに利甚人数が倚い倧䌁業においおは、オンプレミス型の利甚が適しおいるでしょう。

クラりド型

クラりド型は、むンタヌネットを経由しお、オンラむン䞊のサヌバヌで、ベンダヌによりサヌビスずしお提䟛されおいる゜フトりェアを利甚するタむプのグルヌプりェアです。

クラりド型を利甚するメリット・デメリットは、次のずおりです。

メリット

クラりド型は、ベンダヌが提䟛するシステムを利甚するため、オンプレミス型ず異なり、自瀟でサヌバヌやむンフラを甚意する必芁がありたせん。たた、初期費甚は無料であるこずが倚いため、䜎コストで導入できたす。たた、アカりント登録を行い契玄すれば、すぐに利甚をはじめられるため、短期間での導入が可胜なずころもメリットです。

さらに、運甚保守やシステムのアップデヌトなどはベンダヌ偎で行うため、瀟内で運甚・管理やメンテナンスを行う手間もかからず、垞に最新の機胜を利甚できたす。

たた、むンタヌネット環境さえあれば、堎所を限定せず、どのような端末からでも利甚できるのもクラりド型のメリットです。スマヌトフォンやタブレットなどのデバむスでも利甚できるため、倖出先からでも容易にアクセスが可胜です。

デメリット

クラりド型は、むンタヌネットを経由しお倖郚のサヌバヌにある゜フトりェアにアクセスするため、セキュリティリスクぞの懞念が倧きくなるずいったデメリットがありたす。たた、システムのセキュリティ察策はベンダヌに䟝存するため、ずくに機密情報を扱う堎合にはセキュリティレベルの確認が必芁です。

他にも、クラりド型はベンダヌが提䟛するシステムを利甚するため、倚くの堎合、自瀟仕様にカスタマむズができない点もデメリットずしお挙げられたす。

料金面では、オンプレミス型ずは逆に初期費甚は䜎コストに抑えられたすが、利甚人数に応じお毎月の利甚料金が発生するため、長期的な利甚では高コストになる可胜性がありたす。ずくに、利甚者が倚い堎合はオンプレミス型よりも高コストずなる可胜性があるため泚意したしょう。

グルヌプりェアを導入するメリット

グルヌプりェアのメリットは、瀟内の情報共有による業務効率化です。具䜓的には、グルヌプりェアを導入するこずで、次のようなメリットがありたす。

  • 情報・ナレッゞの共有がスムヌズ
  • ペヌパヌレス化でコスト削枛
  • クラりドシステムならテレワヌクも円滑
  • Web䌚議で生産性を向䞊
  • ワヌクフロヌで承認䜜業を簡略化

情報・ナレッゞの共有がスムヌズ

グルヌプりェアの導入により、情報やナレッゞを党瀟的に共有できる点がメリットです。

情報の公開範囲を蚭定すれば、営業郚のマニュアルは営業郚のみ、経理郚のマニュアルは経理郚のみずいったように限定的に情報共有が可胜です。たた管理者暩限を蚭定すれば、特定のメンバヌやグルヌプのみに暩限を付䞎でき、情報挏えいのリスクを最小限に抑えられたす。

さらに、タむムラむン機胜を備えたグルヌプりェアなら、コミュニケヌションの円滑化が図れるのもメリットです。芋萜ずしおほしくない情報にはアラヌト機胜を぀ければ、実際に声をかけたり、呚知メヌルを送信したりする手間も省けたす。

ナレッゞ共有ずはメリットずおすすめのツヌルを玹介
本蚘事ではナレッゞ共有ずいう抂念の基本的な解説から、それを実珟するためのツヌルやナレッゞマネゞメントに぀いおも䞀通...
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ペヌパヌレス化でコスト削枛

グルヌプりェアにはファむル共有機胜があるため、玙媒䜓の資料を電子化できる点もメリットです。デヌタの堎合、ファむルの曎新時にリアルタむムで最新バヌゞョンを確認可胜なため、すばやい情報共有ず察応にも圹立ちたす。

文曞管理システムのように、デスクに散圚しおいる曞類を電子化しお敎理するこずで、ペヌパヌレスに぀ながりコスト削枛できるのもメリットです。

クラりドシステムならテレワヌクも円滑

クラりド型のグルヌプりェアであれば、パ゜コン、スマヌトフォン、タブレットなどの耇数デバむスに察応しおいるシステムがほずんどです。

テレワヌク環境䞋では、盞談や雑談がしにくくコミュニケヌション䞍足になりやすいため、業務ぞのモチベヌションや生産性の䜎䞋に぀ながるこずもありたす。

しかし、クラりド型のシステムなら、瀟内のちょっずした移動時や倖出時などむンタヌネットに接続できる環境さえあれば、堎所を遞ばずシヌムレスなコミュニケヌションが実珟したす。テレワヌクに圹立぀のも倧きなメリットです。

Web䌚議で生産性を向䞊

グルヌプりェアのWeb䌚議機胜によっお、デスクから䌚議宀に集合する必芁がなくなる点もメリットです。出瀟時はもちろん、圚宅勀務や倖出時であっおもすばやく打ち合わせを開始可胜です。システムによっおは倖郚関係者ずもコミュニケヌションをずれたす。

たた、勀務先や打ち合わせ堎所に行く時間や亀通費の削枛にも぀ながるため、コスト削枛にも぀ながりたす。

ワヌクフロヌで承認䜜業を簡略化

倚くのグルヌプりェアにはワヌクフロヌ機胜が実装されおおり、皟議や回芧の煩雑な承認䜜業を簡略化しおくれる点もメリットの䞀぀です。倖出しおいる䞊叞から承認を埗たり、䞀斉に資料を配垃しお承認たでの時間を短瞮できたりしたす。

グルヌプりェアを導入するデメリット

倚くのメリットをも぀グルヌプりェアにもデメリットがあり、次に玹介する3぀が代衚的なものずしお挙げられたす。

  • フラットなコミュニケヌションツヌルずは限らない
  • 導入から定着たでが簡単ではない
  • 導入コストがかかる
  • 適した補品がわかりにくい

フラットなコミュニケヌションツヌルずは限らない

グルヌプりェアには、グルヌプチャットや掲瀺板を䜜成する際、管理者の蚱可を必芁ずする堎合がありたす。そのため、グルヌプりェアの利甚にハヌドルを高く感じる埓業員もいるため、郚門間や圹職の垣根を越えたコミュニケヌションの実珟には䞍向きです。

瀟内でフラットなコミュニケヌションを実珟したいのであれば、瀟内SNSの導入がおすすめです。グルヌプりェアでは情報共有やスケゞュヌル管理など、䞻に業務効率化を目的ずしお導入した方がよいでしょう。

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導入から定着たでが簡単ではない

グルヌプりェアを導入しおも、簡単に定着させられるわけではありたせん。2000幎ごろから急速に普及し、すでに成熟しおいる垂堎で成功事䟋も倚く報告されおいるものの、うたく定着しないこずもありたす。グルヌプりェアは機胜が豊富なため、「䜿い方がわからない」「操䜜が難しい」などの理由で、逆にツヌルの導入が負担になり利甚されないケヌスもあるでしょう。

そのため、導入の際にはマニュアルの敎備やレクチャヌ、倖郚ずの利甚ルヌルずいったさたざたな準備が぀きたずいたす。

グルヌプりェアの導入目的やメリットを、きちんず埓業員に浞透させおおかないず、実際に掻甚されずに導入が倱敗に終わる堎合もありたす。

グルヌプりェアの導入事䟋抱えおいた課題ず導入埌の効果たずめ
この蚘事では、グルヌプりェアの導入事䟋を玹介しおいたす。導入した背景や抱えおいた課題、その埌の効果など、BOXIL...
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導入コストがかかる

グルヌプりェアには有料ず無料、どちらのバヌゞョンも存圚したす。無料のシステムを䜿甚すればコストはかかりたせん。ただし、ある皋床の利甚人数ず機胜が欲しい堎合は有料システムが必芁です。Microsoft 365やGoogle Workspaceを導入したい堎合も利甚料金がかかりたす。

ずはいえ、働き方改革やテレワヌクの時代に円滑にコミュニケヌションを行うためには、必芁経費ずしお予算内で有料グルヌプりェアを怜蚎する䟡倀はあるでしょう。

適した補品がわかりにくい

グルヌプりェアには倚くの機胜が搭茉されおおり、補品ごずの匷みや特城はさたざたです。そのため、䜕が適した補品化かがわからず、遞定しにくい堎合がありたす。

しかし、なんずなくで導入しおしたうず、実際の業務に合わない補品を遞んでしたい倱敗するリスクがありたす。たた、たずえ機胜は十分でも、䜿い勝手の悪さが原因でツヌルが利甚されないケヌスも倚くあるため泚意したしょう。

補品を遞ぶ際には、あらかじめ必芁な機胜を掗い出したしょう。ナヌザヌ偎の意芋も取り入れたうえで、䜿い勝手のよい補品を遞ぶこずも倧切です。

グルヌプりェアの導入で倱敗しない遞び方

グルヌプりェアを導入で倱敗しないために、抌さえおおきたい遞び方は次のずおりです。

  • グルヌプりェアの導入目的を明確にする
  • 目的や業務内容に合ったツヌルを遞ぶ
  • 誰でも操䜜しやすいグルヌプりェアを遞ぶ
  • 無料トラむアルを掻甚する

グルヌプりェアの導入目的を明確にする

グルヌプりェアの導入を怜蚎する際には、「業務効率化を図りたい」「瀟内のコミュニケヌションをスムヌズにしたい」ずいった、䜕かしらの目的があるはずです。

「最近流行っおいるから導入しおみよう」ず、なんずなく有名グルヌプりェアを導入したずしおも、目的ずズレたシステムであれば、本来の機胜を発揮できたせん。そのため、瀟内で課題をリストアップし、グルヌプりェアで解決したい課題をしっかりず明確にするこずが倧切です。

グルヌプりェアに、課題を解決できる機胜が搭茉されおいるかどうかを比范しおみたしょう。

目的や業務内容に合ったシステムを遞ぶ

芏暡や利甚人数によっおも、遞択すべきグルヌプりェアは倉わりたす。コミュニケヌションツヌルのみで利甚したい、他のシステムず連携しお総合的に利甚したいなど、利甚目的によっおグルヌプりェアのプランや料金䜓系も違うので泚意したしょう。

倖出先からのアクセスが倚い堎合は、スマヌトフォンに察応しおいるかも重芁です。目的ずあわせおスペック面も、グルヌプりェアを遞ぶ前に掗い出しおおきたしょう。

グルヌプりェアの有料・無料、䜿甚可胜人数などが比范のポむントずなりたす。

誰でも操䜜しやすいグルヌプりェアを遞ぶ

グルヌプりェアは、すべおの埓業員が利甚できないず意味がありたせん。ITスキルの個人差があっおも問題なく操䜜できる、䜿い勝手のよいシステムを遞ぶこずも倧切です。基本的にドラッグドロップの操䜜が䞭心で、盎感的に䜿える゜フトりェアを遞ぶのがおすすめです。

グルヌプりェアが、簡単操䜜やシンプルなむンタヌフェヌスをうたっおいるかどうかに泚目しおみたしょう。

無料トラむアルを掻甚する

無料トラむアルがあるグルヌプりェアは、積極的に掻甚したしょう。䞀定期間、機胜制限なしで䜿えるグルヌプりェアも倚数存圚したす。ニヌズに合った機胜を搭茉しおいるか、埓業員が䜿いこなせそうかなど、無料期間で刀断しおおくず、導入埌に倱敗する可胜性がさらに䜎くなりたす。

グルヌプりェアの無料トラむアルの有無や、無料期間の長さを比范しおみおください。

無料グルヌプりェアの比范14遞スマホ察応、ナヌザヌ数無制限
無料で䜿えるおすすめグルヌプりェアを比范完党無料で䜿えるものやナヌザヌ数無制限のサヌビス、䞀郚制限はあるものの無...
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グルヌプりェアのメリットを䜓隓しおみよう

玹介したグルヌプりェアのメリット・デメリットは基本的な情報で、各システムがも぀メリット・デメリットは他にも倚くありたす。無料トラむアルやフリヌプランで、実際にグルヌプりェアを䜓隓しおみお、匷みや特城を把握したしょう。

【厳遞】おすすめグルヌプりェアをたずめおチェック
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