グループウェアのメリット・デメリット | 導入に失敗しない選び方

グループウェアとは

グループウェアとは、企業内のコミュニケーションと共同作業を円滑にし、業務効率化を推進するためのソフトウェアのことです。

グループウェアの具体的なシステムには、サイボウズ Officeやdesknet's NEOなどの日本製ソフトウェアのほか、海外製のものもあります。たとえば、Microsoft 365やGoogle Workspaceなどです。

グループウェアとは何かについては、次の記事で図解しています。

グループウェアの機能

グループウェアには、社内のコミュニケーションと情報共有を円滑にするための機能が備わっています。

チームのスケジュール管理や個人のタスク管理で業務を可視化し、チャットやメール、ファイル共有でコミュニケーションをスムーズにしてくれます。掲示板・ワークフロー・Web会議・施設予約など、チームの生産性を高める機能があるのも特徴です。

グループウェアの仕組みと機能の詳細については、次の記事で解説しています。

グループウェアの種類

グループウェアには、大きく分けて次の2種類があります。

• オンプレミス型
• クラウド型

オンプレミス型

オンプレミス型は、自社で保有するサーバーにソフトウェアをインストールして利用するタイプのグループウェアです。利用にあたって、次のメリット・デメリットがあります。

メリット

オンプレミス型のグループウェアは、社内でサーバーを用意してシステム構築を行うため、運用や現場のニーズに応じて独自のカスタマイズが可能です。自社仕様の使いやすいシステムを構築できます。

また、社内ネットワーク内に環境構築して運用するため、社外への情報漏えいや不正アクセスなどのリスクを低減できます。運用後に障害やトラブルが発生した場合も、内部で対応を行うため、迅速に対処が可能です。

機密情報を取り扱う企業や細かなカスタマイズをして利用したい場合には、オンプレミス型の利用が便利です。

デメリット

オンプレミス型のグループウェア導入には、社内で環境構築から運用保守までを行う必要があります。

そのため、サーバーやソフトウェアなどの購入に高額な初期費用が発生するほか、運用後も人件費をはじめとしたコストがかかります。とくに、運用保守・管理やトラブル対応などにITスキルのある担当者の人的コストや工数が必要なため、中小企業には負担が大きいでしょう。また、導入から運用するまでの環境構築に数か月かかることもあるように、導入期間が長くなるのも特徴です。

ただし、初期費用が高額になるものの、長期的に利用すれば、クラウド型よりコストが低くなる場合もあります。クラウド型は利用人数に応じた従量課金制のことが多いため、とくに利用人数が多い大企業においては、オンプレミス型の利用が適しているでしょう。

クラウド型

クラウド型は、インターネットを経由して、オンライン上のサーバーで、ベンダーによりサービスとして提供されているソフトウェアを利用するタイプのグループウェアです。

クラウド型を利用するメリット・デメリットは、次のとおりです。

メリット

クラウド型は、ベンダーが提供するシステムを利用するため、オンプレミス型と異なり、自社でサーバーやインフラを用意する必要がありません。また、初期費用は無料であることが多いため、低コストで導入できます。また、アカウント登録を行い契約すれば、すぐに利用をはじめられるため、短期間での導入が可能なところもメリットです。

さらに、運用保守やシステムのアップデートなどはベンダー側で行うため、社内で運用・管理やメンテナンスを行う手間もかからず、常に最新の機能を利用できます。

また、インターネット環境さえあれば、場所を限定せず、どのような端末からでも利用できるのもクラウド型のメリットです。スマートフォンやタブレットなどのデバイスでも利用できるため、外出先からでも容易にアクセスが可能です。

デメリット

クラウド型は、インターネットを経由して外部のサーバーにあるソフトウェアにアクセスするため、セキュリティリスクへの懸念が大きくなるといったデメリットがあります。また、システムのセキュリティ対策はベンダーに依存するため、とくに機密情報を扱う場合にはセキュリティレベルの確認が必要です。

他にも、クラウド型はベンダーが提供するシステムを利用するため、多くの場合、自社仕様にカスタマイズができない点もデメリットとして挙げられます。

料金面では、オンプレミス型とは逆に初期費用は低コストに抑えられますが、利用人数に応じて毎月の利用料金が発生するため、長期的な利用では高コストになる可能性があります。とくに、利用者が多い場合はオンプレミス型よりも高コストとなる可能性があるため注意しましょう。

グループウェアを導入するメリット

グループウェアのメリットは、社内の情報共有による業務効率化です。具体的には、グループウェアを導入することで、次のようなメリットがあります。

• 情報・ナレッジの共有がスムーズ
• ペーパーレス化でコスト削減
• クラウドシステムならテレワークも円滑
• Web会議で生産性を向上
• ワークフローで承認作業を簡略化

情報・ナレッジの共有がスムーズ

グループウェアの導入により、情報やナレッジを全社的に共有できる点がメリットです。

情報の公開範囲を設定すれば、営業部のマニュアルは営業部のみ、経理部のマニュアルは経理部のみといったように限定的に情報共有が可能です。また管理者権限を設定すれば、特定のメンバーやグループのみに権限を付与でき、情報漏えいのリスクを最小限に抑えられます。

さらに、タイムライン機能を備えたグループウェアなら、コミュニケーションの円滑化が図れるのもメリットです。見落としてほしくない情報にはアラート機能をつければ、実際に声をかけたり、周知メールを送信したりする手間も省けます。

ペーパーレス化でコスト削減

グループウェアにはファイル共有機能があるため、紙媒体の資料を電子化できる点もメリットです。データの場合、ファイルの更新時にリアルタイムで最新バージョンを確認可能なため、すばやい情報共有と対応にも役立ちます。

文書管理システムのように、デスクに散在している書類を電子化して整理することで、ペーパーレスにつながりコスト削減できるのもメリットです。

クラウドシステムならテレワークも円滑

クラウド型のグループウェアであれば、パソコン、スマートフォン、タブレットなどの複数デバイスに対応しているシステムがほとんどです。

テレワーク環境下では、相談や雑談がしにくくコミュニケーション不足になりやすいため、業務へのモチベーションや生産性の低下につながることもあります。

しかし、クラウド型のシステムなら、社内のちょっとした移動時や外出時などインターネットに接続できる環境さえあれば、場所を選ばずシームレスなコミュニケーションが実現します。テレワークに役立つのも大きなメリットです。

Web会議で生産性を向上

グループウェアのWeb会議機能によって、デスクから会議室に集合する必要がなくなる点もメリットです。出社時はもちろん、在宅勤務や外出時であってもすばやく打ち合わせを開始可能です。システムによっては外部関係者ともコミュニケーションをとれます。

また、勤務先や打ち合わせ場所に行く時間や交通費の削減にもつながるため、コスト削減にもつながります。

ワークフローで承認作業を簡略化

多くのグループウェアにはワークフロー機能が実装されており、稟議や回覧の煩雑な承認作業を簡略化してくれる点もメリットの一つです。外出している上司から承認を得たり、一斉に資料を配布して承認までの時間を短縮できたりします。

グループウェアを導入するデメリット

多くのメリットをもつグループウェアにもデメリットがあり、次に紹介する3つが代表的なものとして挙げられます。

• フラットなコミュニケーションツールとは限らない
• 導入から定着までが簡単ではない
• 導入コストがかかる
• 適した製品がわかりにくい

フラットなコミュニケーションツールとは限らない

グループウェアには、グループチャットや掲示板を作成する際、管理者の許可を必要とする場合があります。そのため、グループウェアの利用にハードルを高く感じる従業員もいるため、部門間や役職の垣根を越えたコミュニケーションの実現には不向きです。

社内でフラットなコミュニケーションを実現したいのであれば、社内SNSの導入がおすすめです。グループウェアでは情報共有やスケジュール管理など、主に業務効率化を目的として導入した方がよいでしょう。

導入から定着までが簡単ではない

グループウェアを導入しても、簡単に定着させられるわけではありません。2000年ごろから急速に普及し、すでに成熟している市場で成功事例も多く報告されているものの、うまく定着しないこともあります。グループウェアは機能が豊富なため、「使い方がわからない」「操作が難しい」などの理由で、逆にツールの導入が負担になり利用されないケースもあるでしょう。

そのため、導入の際にはマニュアルの整備やレクチャー、外部との利用ルールといったさまざまな準備がつきまといます。

グループウェアの導入目的やメリットを、きちんと従業員に浸透させておかないと、実際に活用されずに導入が失敗に終わる場合もあります。

導入コストがかかる

グループウェアには有料と無料、どちらのバージョンも存在します。無料のシステムを使用すればコストはかかりません。ただし、ある程度の利用人数と機能が欲しい場合は有料システムが必要です。Microsoft 365やGoogle Workspaceを導入したい場合も利用料金がかかります。

とはいえ、働き方改革やテレワークの時代に円滑にコミュニケーションを行うためには、必要経費として予算内で有料グループウェアを検討する価値はあるでしょう。

適した製品がわかりにくい

グループウェアには多くの機能が搭載されており、製品ごとの強みや特徴はさまざまです。そのため、何が適した製品化かがわからず、選定しにくい場合があります。

しかし、なんとなくで導入してしまうと、実際の業務に合わない製品を選んでしまい失敗するリスクがあります。また、たとえ機能は十分でも、使い勝手の悪さが原因でツールが利用されないケースも多くあるため注意しましょう。

製品を選ぶ際には、あらかじめ必要な機能を洗い出しましょう。ユーザー側の意見も取り入れたうえで、使い勝手のよい製品を選ぶことも大切です。

グループウェアの導入で失敗しない選び方

グループウェアを導入で失敗しないために、押さえておきたい選び方は次のとおりです。

• グループウェアの導入目的を明確にする
• 目的や業務内容に合ったツールを選ぶ
• 誰でも操作しやすいグループウェアを選ぶ
• 無料トライアルを活用する

グループウェアの導入目的を明確にする

グループウェアの導入を検討する際には、「業務効率化を図りたい」「社内のコミュニケーションをスムーズにしたい」といった、何かしらの目的があるはずです。

「最近流行っているから導入してみよう」と、なんとなく有名グループウェアを導入したとしても、目的とズレたシステムであれば、本来の機能を発揮できません。そのため、社内で課題をリストアップし、グループウェアで解決したい課題をしっかりと明確にすることが大切です。

グループウェアに、課題を解決できる機能が搭載されているかどうかを比較してみましょう。

目的や業務内容に合ったシステムを選ぶ

規模や利用人数によっても、選択すべきグループウェアは変わります。コミュニケーションツールのみで利用したい、他のシステムと連携して総合的に利用したいなど、利用目的によってグループウェアのプランや料金体系も違うので注意しましょう。

外出先からのアクセスが多い場合は、スマートフォンに対応しているかも重要です。目的とあわせてスペック面も、グループウェアを選ぶ前に洗い出しておきましょう。

グループウェアの有料・無料、使用可能人数などが比較のポイントとなります。

誰でも操作しやすいグループウェアを選ぶ

グループウェアは、すべての従業員が利用できないと意味がありません。ITスキルの個人差があっても問題なく操作できる、使い勝手のよいシステムを選ぶことも大切です。基本的にドラッグ＆ドロップの操作が中心で、直感的に使えるソフトウェアを選ぶのがおすすめです。

グループウェアが、簡単操作やシンプルなインターフェースをうたっているかどうかに注目してみましょう。

無料トライアルを活用する

無料トライアルがあるグループウェアは、積極的に活用しましょう。一定期間、機能制限なしで使えるグループウェアも多数存在します。ニーズに合った機能を搭載しているか、従業員が使いこなせそうかなど、無料期間で判断しておくと、導入後に失敗する可能性がさらに低くなります。

グループウェアの無料トライアルの有無や、無料期間の長さを比較してみてください。

グループウェアのメリットを体験してみよう

紹介したグループウェアのメリット・デメリットは基本的な情報で、各システムがもつメリット・デメリットは他にも多くあります。無料トライアルやフリープランで、実際にグループウェアを体験してみて、強みや特徴を把握しましょう。

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