カオナビの使い方 - 機能・料金・事例 | クラウド人材管理ツールで何ができる？
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カオナビとは
カオナビはクラウド型のタレントマネジメントシステムです。タレントマネジメントシステムとは従業員の名前や所属などの基本情報やスキル、キャリアなどあらゆる人材情報を可視化して、マネジメントに役立てられるシステムのことを指します。
カオナビは従業員の顔写真をベースにシンプルなUIで人材情報を管理できます。ITシンクタンクのITRの調査によると人材管理ツールとして7年連続シェア1位※1を獲得しており、2,500社以上※2の企業がカオナビを導入しています。
導入企業の中には公官庁や大手金融機関のように高いセキュリティを求められる企業などもありますが、カオナビはIPアドレス制限やデータベース二重化をはじめとするさまざまなセキュリティ対策を行っているので、導入する企業は安心して利用できます。
※1 出典：カオナビ公式サイト「ITR『ITR Market View：人材管理市場2022』人材管理市場- ベンダー別売上金額シェアで7年連続1位（2015～2021年度予測）」（2023年3月15日閲覧）
※2 出典：「カオナビ」公式サイト 2022年3月時点の数値（2023年3月15日閲覧）
カオナビの特徴
カオナビの強みは人材情報を顔写真で一元管理できる点、自由にカスタマイズが可能な点、手厚いサポートで導入後も安心な点の3つがあります。それぞれの特徴について解説します。
人材情報を顔写真付きで一元管理
カオナビでは顔写真を軸にして基本情報やキャリア、スキルなどの情報を管理できるようになっています。
顔写真がベースなので、名前をベースにしたタレントマネジメントシステムと比較すると直感的に組織の全体像が把握でき、人事評価も行えるので、人事情報を積極的に活用してエンゲージメントの向上、離職防止なども期待できます。
自由にカスタマイズが可能
クラウド型で簡単に使用できるだけではなく、導入企業の組織や体制に合わせて自由にカスタマイズ可能なのもカオナビの魅力です。
従業員ごとに閲覧権限を設定、部署やメンバーごとにラベリングやグルーピングも設定が可能で、人事評価、従業員アンケートなどのテンプレートも充実していて、システムに詳しくない人事担当者の方でも簡単にカスタマイズして使用できます。
導入から運用まで充実のサポート体制
カオナビではそれぞれの運用フェーズに合った5つのサポート体制が用意されてます。
- トレーニングセミナー
- セットアップサービス
- サポートサイト&デスク
- スタディカフェ
- ユーザー会
1. トレーニングセミナー
カオナビでは初期設定や評価フロー構築など、トレーニングセミナーが用意されています。特にスタートアップセミナーは、無料で初期設定や操作方法を教えてもらえるため、初めてカオナビを利用する人事担当者の方も安心です。また、より詳しい設定、利用方法などが学べる有料のトレーニングセミナーも用意されています。
2. セットアップサービス
カオナビを導入しても忙しくてセットアップができないという方にはセットアップサービスがおすすめです。
セットアップサービスは、カオナビを熟知したスタッフが各導入企業の要望をもとに、データベース構築や評価制度の反映などセットアップを有料で代行でしてくれるサービスです。
3. サポートサイト&デスク
サポートサイトには設定や操作方法の詳しいマニュアルやよくある質問が掲載されています。なにか困ったことがあれば、一度サポートサイトを確認してみてください。
サポートサイトをみても問題が解決されない場合は、メールや電話、サポートサイトから問い合わせができます。
4. スタディカフェ
スタディカフェは集中して作業を行いたいという人事担当者のために、東京のカオナビ本社のラウンジが使える完全予約制のサービスです。
スタッフが常駐しているため、わからないことがあればすぐに質問できます。
5. ユーザー会
東京、大阪、名古屋で開かれているユーザー会では、ユーザー同士で交流することで人材マネジメントのノウハウを共有できます。
カオナビはこんな企業におすすめ！
大手、中小、ベンチャーなど事業規模や業界、業種、業態問わずにさまざまな企業がカオナビを導入しています。人材情報の一元化、人事評価、配置や抜擢、従業員エンゲージメント向上などに課題を抱えている企業は導入を検討してみても良いでしょう。
人事評価を効率化したい
人事評価において、紙やエクセルで人事評価を行っている場合や、書き漏れや進捗管理が見えない、集計に時間がかかるケースも多いですが、カオナビで評価を実施することによって、これらの問題が解決でき、スムーズに効率よく行えるようになります。
カオナビのシステム上で360度、OKR、1on1などあらゆる評価制度がテンプレート化されているので、新たな評価制度を取り入れてみたい場合など、試験的に実施も可能です。
配置バランス図「SHUFFLE FACE」という機能を使えば、評価バランスチェックや甘辛調整も全社員や部署ごとに一覧で表示できるので、属人化ではなく、データに基づいた正当な評価ができます。
人材配置を最適化したい
従業員のスキルやキャリア、人事評価の最終結果などを活用して人材育成、配置の最適化を行う際にもカオナビは有効です。
スキルや特性で社員を検索し、プロジェクトメンバーの選出や、次世代候補などメンバーをリスト化できるので、育成計画も立てやすくなります。また、配置バランス図、組織図ツリー図などの機能によって、組織毎の人材バランスをチェックし、組織全体を俯瞰的に見えます。
直感的でわかりやすいシステムだからこそ、組織をチェック、変更する際の意思決定に効率的に使用できます。
エンゲージメントを高めたい
従業員のエンゲージメントを高めるためにコミュニケーションを活性化、離職を防止するためにもカオナビは有効です。
社員アンケート機能や人材データベース(面談シート)機能を使用して職場環境や働き方に関する社員の満足度を素早く確認、社員の希望や不満をいち早く確認して対策を行うことで、モチベーションの維持が可能となります。
また、個人のプロフィールシートで趣味やスキルなどを社内で共有して話の合う仲間を集めたり、適性検査で社員ごとの性格の特徴を把握して、部下への接し方やチーム間連携にも活用できます。
料金プラン
データベースプランからストラテジープランまで3種類のプランが用意されています。それぞれの使用できる機能は次の表のとおりです。
| ストラテジープラン | パフォーマンスプラン | データベースプラン | |
|---|---|---|---|
| 月額料金 | 要問い合わせ | 要問い合わせ | 要問い合わせ |
| 人材データベース | ◯ | ◯ | ◯ |
| 社員情報ソート | ◯ | ◯ | ◯ |
| 社員リスト | ◯ | ◯ | ◯ |
| 組織ツリー図 | ◯ | ◯ | ◯ |
| 評価ワークフロー | ◯ | ◯ | - |
| 社員アンケート | ◯ | ◯ | - |
| 配置バランス図 | ◯ | - | - |
| 社員データグラフ | ◯ | - | - |
| ダッシュボード | ◯ | - | - |
| 人材採用アシスト | ◯ | ◯ | ◯ |
| 適性検査（SPI3） | ◯ | ◯ | ◯ |
| パルスサーベイ | ◯ | ◯ | ◯ |
| データ安心パック | ◯ | ◯ | ◯ |
| スマートフォンアプリ | ◯ | ◯ | ◯ |
| シングルサインオン | ◯ | ◯ | ◯ |
| API連携 | ◯ | ◯ | ◯ |
| セキュリティ | ◯ | ◯ | ◯ |
プランや料金の内容は予告なく変更される場合があるので、詳しくは株式会社カオナビのHPにてご確認ください。
データベースプラン
人材情報の一元管理、社員をリスト化する、組織を俯瞰して見るなどの基本的な機能がベースになっています。すでにお使いの基幹システムのデータをCSVで取り込むことも可能です。また、API連携によって他のシステムと連携してカオナビを利用可能です。
パフォーマンスプラン
データベースプランに加えて、評価ワークフローや社員アンケートなどの機能も利用できます。人事評価をカオナビで行い、社員アンケートによって社員の働き方に関する満足度を調査することによって、エンゲージメント向上や、離職率を低下させる効果も期待できます。
ストラテジープラン
パフォーマンスプランの機能に加えて、配置バランス図、社員データグラフなどの機能も作成できるようになります。
料金はデータベースプランの倍とはなりますが、組織としての全体最適を模索し、社員のスキル開発、社内における育成計画を考えるのならば、これらの機能は使用できるに越したことはないでしょう。
「カオナビと他サービスの違いを具体的に比較したい！」というあなたには、タレントマネジメントシステムの資料で比較・検討するのをおすすめします。
導入企業・事例
サイバーエージェントや日清食品などさまざまな大手企業がカオナビを導入していますが、中でもホンダロジスティクスの導入事例について紹介します。
ホンダロジスティクス
自動車メーカーHondaのグループ企業であり、自動車関連の物流を行っているホンダロジスティクスは、人材管理において以下の2つの課題がありました。
若手社員とマネジメント層の世代間ギャップ
ホンダロジスティクスでは、若手社員とベテラン層、マネジメント層との間で、仕事の進め方や考え方にギャップが生じていました。そのため、この世代間のギャップを埋めるために人材育成の施策を円滑に運用できる人材管理ツールが必要でした。社員の資格やスキルを「見える化」して行う計画的ジョブローテーション
中間層がいないため、若手の成長、活躍が重要になります。そのため適切なジョブローテーションによる若手の育成と、各事業部門が納得がいく異動、配置が必要になります。
そこで導入したのがカオナビで、社員データベース機能「PROFILE BOOK」を使って社員情報の見える化を行いました。顔や名前、勤続年数など基本情報の他に、異動・研修の履歴、所有資格、若手社員の面談記録なども登録し、最終的にはスキルマップを整備して、カオナビで育成管理を行っていきます。
新入社員の面談では仕事や職場の相談、悩み事などカオナビに記録しているため、上司が変わってもバックアップできる体制になりました。またアンケート機能の「VOICE NOTE」を利用して、新入社員向けの研修に対する感想や要望を確認し、次年度の改善に利用しています。
カオナビで人材情報を可視化
カオナビで人材情報を可視化することによって、従業員の人材育成や組織の最適化、人事評価業務の効率化などさまざまことが行えるようになります。
人事情報は多分に個人情報を含みますが、カオナビはセキュリティも堅牢で、金融機関や公官庁などセキュリティ対策を重視している企業も導入しています。
システムによる人材管理やタレントマネジメントにご興味あれば、4年連続シェアNo.1のクラウド人材管理システム「カオナビ」を検討してみてください。
カオナビ以外の人事管理システムについてはこちらの記事をご参照ください。
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