経費精算機能を搭載したグループウェア5選 - 機能・料金比較
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- 経費精算のできるグループウェアとは？
- 経費精算機能のあるグループウェアの選び方
- 経費精算に関する機能を精査する
- システムの操作性や視認性が高いか
- セキュリティ対策が充実しているか
- ベンダーのサポート体制が整っているか
- グループウェアの料金は予算内に収まるか
- 経費精算機能のあるグループウェアの機能・料金比較表
- 経費精算機能のあるグループウェア5選
- Garoon
- J-MOTTOグループウェア
- NI Collabo 360
- desknet's NEO
- rakumo for Google Workspace（Basicパック、Suiteパック）
- 経費精算機能のあるグループウェアのメリット
- 情報共有がスムーズになる
- 申請フローを統一化できる
- 入力時のヒューマンエラーを防げる
- 経費の利用データを活用できる
- ペーパーレス化を促進できる
- 経費精算機能のあるグループウェアのデメリット
- 機能が不十分に感じことがある
- 経理担当者の負担は軽減されない場合がある
- システムの導入・運用にコストがかかる
- 定着させるための教育工数がかかる
- 少なからずセキュリティリスクがある
- 経費精算機能を搭載したグループウェアを導入しよう
- BOXILとは
経費精算のできるグループウェアとは？
グループウェアには、従業員の建て替えた経費を会社が後払いする「経費精算」ができるものがあります。そもそもグループウェアとは、社内コミュニケーション円滑化や業務効率化を目的とする、複合的な機能が備わったソフトウェアです。
その機能の一環として経費精算機能を備えることで、経費の承認フローを効率化できたり、領収書の保存が容易になったりします。経費精算と他の業務を同一のグループウェアで管理することで、組織全体の一貫性や協調性が高まります。
経費精算機能のあるグループウェアの選び方
経費精算機能のあるグループウェアを選ぶ際は、次のポイントを意識しましょう。
- 経費精算に関する機能を精査する
- システムの操作性や視認性が高いか
- セキュリティ対策が充実しているか
- ベンダーのサポート体制が整っているか
- グループウェアの料金は予算内に収まるか
経費精算に関する機能を精査する
ひと口に「経費精算」といっても、さまざまなタスクがあります。まずは、経費精算に関してどのような機能が備わっているのか確認しましょう。グループウェアにおける代表的な経費精算機能としては次のものがあげられます。
申請・承認ワークフロー
経費精算におけるワークフローは申請・承認・差し戻し・決裁を指します。従業員が経費の申請書類を提出し、承認者から承認を受けた後、最終的に経理部門が承認し、払い戻しを行う流れです。
経費精算のできるグループウェアには、「申請」「承認」のワークフロー機能がついたものが多いです。申請・承認の機能については、次のポイントを意識してみてください。
- 申請者、承認者、経理担当者の役割分担を明確に設定できるか
- 承認経路を柔軟に設定できるか
- 自動承認機能や事前チェック機能など業務効率化を図る機能があるか
領収書・請求書の添付機能
経費申請では、最初の「申請」のタイミングで、従業員は領収書を添付した経費精算書を提出します。領収書がない場合は、請求書でも経費精算が可能です。
経費精算のできるグループウェアには書類の添付機能が備わっている場合もあります。システムを選ぶ際は次のポイントを意識してみましょう。
- 領収書や請求書をスキャンして添付できるか
- OCR機能で文字をテキストデータに変換できるか
- データ保存機能や検索機能など管理を容易にする機能があるか
会計ソフトとの連携
グループウェアの中には、会計ソフトと連携できるものも。会計ソフトとの連携によって仕訳業務を簡略化できたり、金額データの一貫性や正確性が保てたりします。具体的には次のポイントを意識しましょう。
- どのように会計ソフトと連携するか
- リアルタイムに経費状況を把握できるか
- データ分析機能で経費の利用状況をチェックできるか
システムの操作性や視認性が高いか
グループウェア自体が「使いやすいか」「見やすいか」も重要なポイントです。操作性では、目的のページまで少ないクリック数でたどり着けるか、アイコンやボタンを直感的に理解して操作できるか、などを確認しましょう。視認性では、画面レイアウトが見やすいか、PC以外のデバイスでも見やすいか、などがあげられます。
とくに、スマートフォンに操作性や視認性を最適化した「レスポンシブ対応」が行われているかは重要です。そもそも、グループウェアが使いにくければ社内にも定着しません。利用率低下や誤操作を防ぐためにも、システムの操作性や視認性はチェックしておきましょう。
セキュリティ対策が充実しているか
経費精算は現金を勘定するフローなので、セキュリティ対策は欠かせません。グループウェアを選ぶ際も、データ暗号化やアクセス制御、ぜい弱性診断などセキュリティ対策が講じられているか確認してください。それだけでなく、万が一データを紛失してしまった場合のバックアップや復旧機能があるかもチェックしましょう。
ベンダーのサポート体制が整っているか
グループウェアを利用していると、使い方がわからなかったり、小さなトラブルが頻発したりと、イレギュラーが発生します。その際に重要なのが、ベンダー側のサポート体制です。たとえば、次のようなサポート内容があげられます。
- 電話やメール、チャットによる相談窓口
- 導入や運用を伴走してくれるサポート
- システムの定期的なアップデート・更新
- 使い方マニュアルの提供
ベンダー側どのようなサポート体制があるのか、サポートが無料なのか有料なのか、導入前にしっかりと確認しておきましょう。
グループウェアの料金は予算内に収まるか
グループウェア自体を契約したうえで経費精算機能を使うことになるので、初期費用や月額費用がかかります。グループウェアによって異なりますが、「クラウド型かオンプレミス型か」は料金を変える大きな要因です。
クラウド型は初期費用がかからないケースが多く、「1ユーザーあたり月額〇〇円」といった形態がほとんど。オンプレミス（パッケージ）版は、初期費用が数千円〜数万円かかり、1ユーザーあたりの月額制だったり、ライセンスでの買い切りだったりします。
また、グループウェアの主要機能は使えるものの、経費精算機能がオプションの場合も。その場合は別途料金が発生するので、システムの公式ページや直接の問い合わせなどで確認しましょう。
経費精算機能のあるグループウェアの機能・料金比較表
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経費精算機能のあるグループウェア5選
選び方を踏まえたうえで、経費精算機能のあるおすすめのグループウェアを紹介します。
- 10名から数万名まで企業規模を問わず利用できる
- 旅費交通費や出張費、備品購入、仮払いなど各種申請を行える
- 残業や給与関連、住所変更などの申請書類も作成可能
Garoonは、サイボウズ株式会社が運営するグループウェアです。10名から数万名まで幅広い規模に対応したグループウェアで7,500社、330万人のユーザーが利用しています。ITから製造、サービス、店舗まで業界も幅広いです。
同システムの「ワークフロー機能」で経費精算が可能。旅費交通費から出張費、備品購入、仮払いなど各種申請を行えます。交通路をシステム上で検索したり、出張申請の予定をカレンダーに反映したりと、グループウェアの他機能と連携しているので便利です。
他にも残業や休日出勤など給与関連、住所変更や社宅入居などの申請書類も作成可能。豊富なテンプレートが用意されているため申請書類の作成工数も削減できます。
J-MOTTOグループウェア - リスモン・ビジネス・ポータル株式会社
- 1ユーザーあたり月額165円（税込）から利用できる
- 交通費や物品購入費など仮払い精算の記録が可能
- ジョルダン乗換案内Bizとのシームレスな連携
J-MOTTOグループウェアは、ユーザー1人あたり月額165円（税込）から利用できるグループウェアです。スケジュールの登録や共有、情報発信、ワークフローの承認・申請など26の機能を搭載しています。
同システムでは、交通費や物品購入費などを記録できる仮払い精算の記録が可能。また1ユーザーあたり月額100円の追加オプションとして、ジョルダン乗換案内Bizとの連携による交通費・経費精算機能を利用できます。経路検索や定期区間の控除ができるうえ、領収書の画像とともに管理できる点もポイントです。
NI Collabo 360 - 株式会社NIコンサルティング
- デバイスを問わず利用できるグループウェア
- 経費承認対象の一覧表示による工数削減・ミス防止
- 交通系ICカードでの経費・交通費の読み取りが可能
NI Collabo 360は、株式会社NIコンサルティングが運営するグループウェアです。社内や社外、PCやスマートフォンなどデバイスを問わず利用でき、スケジュールやプロジェクト管理、ワークフロー、掲示板などさまざまな機能を搭載しています。
経費精算機能も搭載しており、交通費や出張費、会議費、交際費などの申請・承認・精算処理までシステム上で完結できます。承認対象を一覧表示することでの承認漏れ防止、承認者のアイコン表示によるチェック時間削減など便利な機能が充実。CSVによる出力や仕訳データの出力によって経理担当者の負担も削減されます。
同社が提供するアプリ「NI 経費精算 Reader」で交通系ICカードを読み取ることで、経費や交通費を自動で入力可能です。私用で使ったものとビジネスで使ったものを自動で仕分けてくれます。
desknet's NEO - 株式会社ネオジャパン
- 主要機能から経費精算まで25以上の機能を有するグループウェア
- 精算業務を一括管理できるうえ既存ソフトへの転用も可能
- Amazonとの連携で請求先・配送先をスムーズに管理できる
desknet's NEOは、中小企業から官公庁までさまざまな企業が利用するグループウェアです。情報共有やスケジュール管理、設備予約、ワークフローなど25以上の機能を実装しています。
経費精算では、交通費や物品購入費などの精算業務を一括管理できます。精算履歴はCSV形式でダウンロードでき、既存で使っている表計算ソフトや会計ソフトへ転用可能です。
同システムには、Amazonビジネス連携機能も搭載されています。desknet's NEO のワークフローとAmazonの購買手続きを連携させ、購買に関する社内稟議や請求先・配送先をスムーズな管理を実現。ビジネス購買における「見えないコスト」を削減し、大幅な業務効率化が可能です。
rakumo for Google Workspace（Basicパック、Suiteパック） - rakumo株式会社
- 経費精算や社内稟議、勤怠管理などの機能が充実
- 簡単に経費の入力・集計・出力ができるインターフェース
- 自社のルールに合わせて経費を柔軟に設定できる
rakumo for Google Workspaceは、Googleが運営するビジネス向けのクラウドツール「Workspace」を活用したグループウェアです。経費精算や社内稟議、勤怠管理などの業務をクラウド上でスムーズに行うための機能が備わっています。
インターフェースが見やすく、誰もが簡単に経費の入力・集計・出力ができるよう設計されています。交通費を自動計算できたり、入力内容をチェックしてくれたりと、担当者の負担軽減につながる機能が豊富です。
経費は自社のルールに合わせて柔軟に設定可能。すでに利用している会計ソフトに合わせた仕訳データの出力もできます。
経費精算機能のあるグループウェアのメリット
経費精算機能のあるグループウェアを使うことには、次のようなメリットがあります。
- 情報共有がスムーズになる
- 申請フローを統一化できる
- 入力時のヒューマンエラーを防げる
- 経費の利用データを活用できる
- ペーパーレス化を促進できる
情報共有がスムーズになる
本来、グループウェアは社内コミュニケーション円滑化を図るためのシステムです。そのためチャットやメッセージ機能が内蔵されています。
グループウェアで経費精算の申請をすると、承認者に申請内容のメッセージが行き、そのまま承認まで進められます。同時に経費精算に関する伝達事項もメッセージ可能です。
紙やExcelでの経費精算で起こりがちな「承認者が欠席なので申請書を出せない」「他の書類に埋もれて探すのに時間がかかる」といった課題を解決できます。
申請フローを統一化できる
経費精算では、通常経費だけでなく、出張申請や仮払い申請（高額な経費を申請する場合の手続き）など、経費によってワークフローが異なる場合があります。それぞれ別々のフローをたどらなければならないと、申従業員にとっては大きなストレスになるでしょう。
グループウェアで経費精算を行えば、経費の種類が異なっても、同一のチャットやメッセージで申請・承認ができます。申請フローの統一化によって、従業員のストレス軽減はもちろん、誤申請が防止され、差し戻しの件数の減少にもつながります。
入力時のヒューマンエラーを防げる
入力作業が「手書き」から「デジタル入力」になることで、ヒューマンエラーを防げます。
経費精算機能のあるグループウェアには、入力補助や自動仕訳、OCR（スキャンによる文字認識）を搭載しているものも。そうしたシステムを使えば、従来発生していた計算ミスや記入ミスを大幅に削減可能です。
経費申請は申請者、承認者、経理担当者が1つの書類を扱うので、各フローにおけるリスクが最小限に抑えられます。
経費の利用データを活用できる
経費精算機能のあるグループウェアには経費データが蓄積されます。分析機能が備わっているシステムもあり、蓄積されたデータの分析によって、経費のコントロールが可能です。
たとえばデータを参考に出張費や接待費を削減し、それをプロジェクト予算に充てるといった意思決定ができるようになります。データ分析を通じて無駄な経費や支出を特定することで、経営のスリム化が可能です。
ペーパーレス化を促進できる
グループウェア上で経費精算の申請・承認を行えるので、ペーパーレス化の促進が可能です。領収書や請求書をすべて紙媒体で管理すると探す手間がかかり、承認フローをたどる際に書類を紛失してしまう可能性もあります。
グループウェアで経費精算を行えば、そういった工数やリスクを排除できるうえ、無駄な印刷コストや書類の保管コストも削減できます。
経費精算機能のあるグループウェアのデメリット
経費精算機能のあるグループウェアにはメリットがある反面デメリットもあります。とくに次の点には注意しましょう。
- 機能が不十分に感じことがある
- 経理担当者の負担は軽減されない場合がある
- システムの導入・運用にコストがかかる
- 定着させるための教育工数がかかる
- 少なからずセキュリティリスクがある
機能が不十分に感じことがある
経費精算のできるグループウェアは、あくまで「グループウェアとしての機能」がメインです。そのため経費精算の機能が少なく、不十分に感じることがあります。一方で、経費精算以外の機能が多すぎて活用できない、費用がかさんでしまうといったケースも少なくありません。
自社にとって本当に必要な機能が備わっているか、経費精算に特化したシステムではなく経費精算機能のあるグループウェアで良いのか、を検討しましょう。
経理担当者の負担は軽減されない場合がある
経費精算のできるグループウェアは、「申請」や「承認」に特化したものが多く、経理担当者による「差し戻し」や「決裁」には対応していない場合があります。その場合、申請者（従業員）の負担は軽減されますが、経理担当者の負担は軽減されません。
従業員の申請や承認者による承認だけがスピード化し、結局、経理部門の工数は削減されなかった、といったケースも。経理担当者の負担までを踏まえたうえでシステムを導入しましょう。
システムの導入・運用にコストがかかる
グループウェアには、初期費用や月額費用などコストがかかります。システムをカスタマイズしたり、サポートを依頼したりする場合、追加費用が発生する場合も。「経費精算機能はオプション」となる場合もあるので注意しましょう。
従業員数や要件に合った費用対効果の高いシステムを選ぶこと、あらかじめコストを算出し適切な予算を確保することが大切です。
定着させるための教育工数がかかる
グループウェアを導入したからといってすぐには定着ないため、従業員への教育を行う必要があります。最初から全従業員がシステム導入に前向きならよいですが、ITツールに抵抗のある従業員も一定数いるはずです。
従業員からの理解を得ながら、時間をかけて使い方の研修を行いましょう。導入前にトレーニング計画を立て、マニュアルやチュートリアルを作成するなど、従業員がシステムを使えるようになるための環境整備が大切です。
少なからずセキュリティリスクがある
経費精算には従業員や社内の機密情報が含まれるため、万が一システムへの不正アクセスがあった場合のリスクが大きいです。グループウェアでの経費精算には書類の紛失リスクこそないものの、PCやスマートフォンでやり取りを行うため、少なからずセキュリティリスクがあります。
また、従業員による誤操作やセキュリティ意識不足による情報漏えいなど、内部のリスクも考慮しなければなりません。たとえば、弱いパスワードの使用やデバイスの紛失、アクセス権限の設定ミスなどが考えられます。
セキュリティリスクを最小限に抑えるためにも、従業員の教育や担当者のリテラシー、ベンダー側のセキュリティ対策など、さまざまな面を考慮しましょう。
経費精算機能を搭載したグループウェアを導入しよう
経費精算機能を搭載したグループウェアを選ぶ際には、あらためて次のポイントを意識しましょう。
- 経費精算に関する機能を精査する
- システムの操作性や視認性が高いか
- セキュリティ対策が充実しているか
- ベンダーのサポート体制が整っているか
- グループウェアの料金は予算内に収まるか
経費精算機能を搭載しているグループウェアは多くないため、先んじて経費精算の搭載をチェックするのがおすすめです。無料プランや無料トライアルを提供しているシステムもあるので、導入前に試験運用しましょう。
BOXILとは
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