スマートフォンアプリを搭載したグループウェア8選 - 機能・料金比較

グループウェアとは

グループウェアとは、企業や組織内でのコミュニケーションや情報共有を促進するためのソフトウェアです。電子メールやスケジューラー、ファイル共有、掲示板など、さまざまな機能を組み合わせることで、業務の効率化と円滑化を図っています。

グループウェアについて、詳しくは次の記事で解説しています。気になる方は読んでみてください。

スマホに対応したグループウェアの種類

スマホに対応したグループウェアは、機能や特徴によって、いくつかの種類に分けられます。利用目的や組織のニーズにあわせて、適切なタイプのグループウェアを選択することが重要です。

次に、代表的なスマホに対応したグループウェアの種類を紹介します。

基本的な機能のみを搭載したエントリーモデルタイプ

エントリーモデルタイプのグループウェアは、スケジュール管理、ファイル共有、掲示板など、グループウェアの基本的な機能のみを搭載しています。

シンプルな機能構成で、導入コストが比較的低く、小規模な組織に適しているタイプです。スマートフォンアプリも基本機能に絞られているため、操作性に優れ、手軽に利用できるのが特徴です。

オールインワンな多機能タイプ

多機能タイプのグループウェアは、基本機能に加えて、ワークフロー、プロジェクト管理、カスタムアプリ作成などの高度な機能を搭載しています。

オールインワンでさまざまな業務に対応できるため、中～大規模な組織に適しています。スマートフォンアプリも多機能ですが、ユーザーインターフェースの工夫により、複雑さを軽減しているものが多いです。

複数人での同時作業がしやすいタイプ

同時作業に特化したグループウェアは、複数のユーザーがリアルタイムで同じ文書を編集したり、コミュニケーションをとったりできる機能が備わっています。

クラウド上でのコラボレーションに適しており、スマートフォンアプリでも同様の機能が利用可能です。プロジェクトベースの仕事や、リモートワークが多い組織に適しています。

SNSのようなコミュニケーションに特化したタイプ

SNS型のグループウェアは、社内のコミュニケーションを活性化するために、タイムライン、いいね機能、メンション機能など、SNSのような機能を取り入れています。

スマートフォンアプリでも、直感的な操作で社内コミュニケーションが可能です。このタイプは、情報共有やナレッジマネジメントに重点を置く組織に適しています。

スマートフォンアプリのあるグループウェアの選び方

スマートフォンアプリに対応したグループウェアを選ぶ際には、いくつかの重要なポイントを考慮する必要があります。スマートフォンアプリのあるグループウェアを選ぶ際のポイントは、主に次のとおりです。

利用環境をふまえた機能選定

スマートフォンアプリに対応したグループウェアを選定する際には、利用される環境を考慮しましょう。たとえば、テレワークや移動中での利用が多い場合は、オフラインでの機能やモバイルデータ通信における安定性が重要です。

利用者のニーズを把握し、要件に合致したスマートフォンアプリを選定しましょう。

スマートフォンに対応したセキュリティ対策

スマートフォンアプリのあるグループウェアは、セキュリティについても調査が必要です。スマートフォンにも機密情報は含まれているため、パソコン同様にセキュリティ対策が求められます。

たとえば、生体認証をはじめとした認証の強化は、スマートフォンにも有効です。社外で操作する回数の多いスマートフォンだからこそ、セキュリティ対策に重点を置きましょう。

カスタマイズ性と拡張性

スマートフォンアプリの選定ポイントとして、カスタマイズ性や拡張性も外せません。グループウェアは役割が多岐にわたるため、柔軟性の高さが求められます。

カスタムフィールドやワークフローの設定、テーマの変更など、オプションの充実したサービスを検討しましょう。また、必要に応じてノーコード・ローコードツールによるアプリ作成も視野にいれるのがおすすめです。

他のアプリとの連携機能

グループウェアは、他のビジネスアプリと連携することで、さらに効率的な業務遂行が可能になります。スマートフォンアプリについても、他のアプリとのシームレスな連携機能を備えているかどうかを確認しましょう。

たとえば、クラウドストレージサービスやメールアプリ、カレンダーアプリなどとの連携により、情報の一元管理やスムーズなデータ共有が実現できます。

直感的で使いやすい操作画面

スマートフォンアプリは、限られた画面サイズで操作するため、ユーザーインターフェースの使いやすさも重要です。直感的に操作できるデザインや、よく使う機能へのクイックアクセスなど、ユーザーエクスペリエンスに配慮したアプリを選びましょう。

アプリの操作性が悪いと、利用者の満足度や生産性に影響を与えてしまうかもしれません。

スマートフォンアプリのあるグループウェアの機能・料金比較表

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スマートフォンアプリのあるグループウェア8選

次に、スマートフォンアプリを搭載したおすすめのグループウェアを紹介します。

• 大企業向けのグループウェア
• 直観的な操作でだれでも使いやすい
• 大規模組織の情報管理に適した管理機能

Garoonは、サイボウズが提供する中小企業〜大企業向けのグループウェアです。かんばん機能によるタスク管理、ワークフロー機能による承認、ノーコードでの独自アプリ開発などにより、業務効率を改善します。使いやすさと豊富な機能から、さまざまな業種や従業員規模の企業で採用されているのも特徴です。

Garoonにはクラウド版とパッケージ版があり、どちらのタイプもスマートフォンアプリに対応しています。iPhoneとAndroidの両方に対応した専用アプリは、クラウド版ならSAML認証や二要素認証も搭載しています。

• 月額1人税込165円の低コストで導入可能
• 経験豊富な専門スタッフによる充実したサポートを提供
• 高度な運用環境とセキュリティ対策

J-MOTTOグループウェアは、スケジュールや掲示板、ワークフローなど26^※の機能を標準搭載したグループウェアです。月額165円(税込)からと、低価格ながらコストパフォーマンスに優れています。Web勤怠や日報管理などのオプション機能もあるため、要件にあわせてカスタマイズ可能です。

アプリではスマートフォンやタブレットから利用できます。アプリは普段使うパソコンの操作に最大限近づけた操作画面になっているため、普段と同じような感覚で操作できます。

※出典：リスモン・ビジネス・ポータル「グループウェア：機能紹介 | クラウド・ASPサービス型グループウェア J-MOTTO」（2024年6月9日閲覧）

• 徹底した現場主義で直感的に使える
• 純国産で高性能かつ高信頼性
• 安心のセキュリティ環境を提供

desknet's NEOは、豊富な機能と高い拡張性をもつ国産グループウェアです。スケジュール管理やポータルやワークフロー、Web会議などの多様な機能を提供しています。その他の機能もオプションでつけられるため、課題にあわせて柔軟にカスタマイズ可能です。

モバイル版は、iOSとAndroidの両方に対応しています。スマートフォンやタブレットで利用できる専用アプリはもちろん、スマートフォンのブラウザに最適化された専用画面もあり、デバイスを選ばず見やすい画面で使えます。

クロジカスケジュール管理 - TOWN株式会社

• カレンダー共有と日程調整機能に必要な機能を追加可能
• URL共有後、都合のよい日時を選んでもらうだけで日程調整
• 設定条件に応じた候補日程を自動抽出

クロジカスケジュール管理は、スケジュール管理に特化したシンプルなグループウェアです。カレンダーを主軸にチームメンバーや会議室の予定を確認できるため、見逃しによる重複を防げます。導入を検討する場合は無料プランをふまえて使用感をチェックするのがおすすめです。

モバイルにも対応しているため、スマートフォンからも利用できます。スマートフォンのホーム画面にシステムのアイコンを追加したり、モバイルで通知を受け取ったりもできます。

• 統合全文検索機能で探しやすい
• アクセス権限を柔軟に設定可能
• スケジュールにタスクや施設の予約を紐づけて管理

ArielAirOneはスケジューラー、情報共有ポータルなどの基本機能を網羅したグループウェアです。ポータルにてスケジュールやファイル管理、掲示板、ワークフローなどを、小さなウインドウにて任意に組み合わせできます。また、部門や個人単位で必要な情報へスムーズにアクセスできるのが特徴です。

スマートフォンにももちろん対応しており、アクセス権限を管理することで、情報の漏えいや不正な持ち出しも防止できます。設定方法は公式サイトにて画像つきで解説されているため、導入に慣れていない方でも簡単に運用できます。

• 無料・ユーザー数無制限でスタート可能
• 日本企業に適した細かな機能を搭載
• 専用のスマートフォンアプリを提供

GroupSessionは、無料かつユーザー数無制限にてスタートできるグループウェアです。無料版であってもスケジュールや掲示板、施設予約、ファイル共有などを標準搭載しています。大企業のほか、教育機関や自治体といった公的機関における導入実績があります。

スマートフォン利用に関しても、iPhoneとAndroidに対応した専用アプリがあるため問題ありません。一度ログインすれば、次回以降はIDやパスワードを入力せずに利用できます。

• 完全永久無料のグループウェア
• スマホ対応も追加費用が不要
• アジア圏、ヨーロッパ圏、アメリカ圏をカバーする20か国語に対応

R-GROUPは、完全永久無料のクラウド型グループウェアです。利用者数や期間の制限がないにもかかわらず、無料で利用できます。さまざまな機能が搭載されており、情報共有やコミュニケーション、タイムマネジメントが効率化可能です。

スマートフォンにも対応しており、追加費用なしでパソコン同様に使えます。無料通話機能まで兼ね備えており、外回りの従業員との連絡にも使いやすいのが特徴です。

• 同社CRMやMAツールとも連携できる
• マニュアル作成機能がある
• 1人あたり120円からと低価格で使える

Zoho Connectは、ビジネス全般を支援するゾーホージャパン提供のグループウェアです。社内SNSやメール、チャット、ビデオ会議、タスク管理、ファイル管理、スケジュール管理といった、コミュニケーションに必要な機能を備えています。

連携機能を使うと機能拡張もでき、ニーズにあわせてワークスペースを自由にカスタマイズ可能です。iOSやAndroidに対応したスマートフォンアプリがあり、モバイル端末からでも使いやすい画面にて操作できます。

グループウェアに搭載されるスマートフォンアプリの機能

次に、グループウェアに搭載されているスマートフォンアプリの主な機能について紹介します。

ドキュメントの同時編集やコメント

スマートフォンに対応したグループウェアは、ドキュメントにてリアルタイムでやりとりが可能です。複数のユーザーが同じドキュメントを同時に編集でき、変更が即座に反映されます。

チャットやコメント機能をあわせて利用することで、コミュニケーションが円滑になり、意思決定が促進されやすくなります。

タスク管理とプロジェクト管理

タスク管理とプロジェクト管理に対応したスマートフォンアプリであれば、進捗の効率的な把握が可能です。ユーザーはタスクやプロジェクトを作成し、担当者と期日を設定できます。

アプリによっては、タスクの進捗状況や優先順位を視覚的に把握するための、ボードやカレンダー表示機能も提供しています。こうした機能によって、チームメンバーはリアルタイムでタスクの更新やコメントの追加をしたり、進捗を追跡したりが可能です。

ファイルの共有

ファイル共有は、スマートフォンアプリに組み込まれるグループウェアの機能の一つです。ユーザーはファイルをアップロードし、チームメンバーと共有できます。

また、バージョン管理やアクセス権の設定により、セキュアな情報管理も実現可能です。

スマートフォンアプリのあるグループウェアのメリット

スマートフォンアプリに対応したグループウェアは、従来のグループウェアと比べて、さまざまなメリットがあります。スマートフォンアプリのあるグループウェアを導入するメリットは、主に次のとおりです。

時間と場所の制約がなくなる

スマートフォンアプリを利用することで、時間と場所の制約から解放されます。外出先やテレワーク中でも、スマートフォンさえあれば、いつでもグループウェアにアクセス可能です。

これにより、重要な情報の確認や共有、コミュニケーションをタイムリーに行え、業務の効率化につながります。

リアルタイムでのコミュニケーションが実現しやすい

スマートフォンアプリを通じて、リアルタイムでのコミュニケーションもしやすくなります。たとえば、チャット機能やプッシュ通知により、重要な連絡をすぐに受信可能です。また、音声通話やビデオ通話の機能を使えば、場所に関係なく、相手の顔を見ながらでのコミュニケーションも実現できます。

これにより、情報共有の速度が上がり、意思決定の迅速化が期待できます。とくに、テレワークや出張などで勤務地の異なるチームであればメリットが大きいです。

モバイル端末のカメラや位置情報の活用

スマートフォンには、高性能なカメラや位置情報センサーが搭載されています。グループウェアのアプリがこれらの機能を活用することで、現場の状況をリアルタイムで共有したり、位置情報と連動させた効率的な業務管理を行ったりが可能です。

たとえば、現場の写真を即座にアップロードして共有したり、外回り中の従業員の位置情報を把握したりすることで、業務の可視化と最適化が可能になります。

個人のスマートフォンを業務に活用できる

スマートフォンアプリに対応したグループウェアは、個人のスマートフォンを業務に活用できるBYOD（Bring Your Own Device）の実現にも役立ちます。

従業員が私物のスマートフォンを使って業務を行えるため、会社側は端末の購入・管理コストを削減可能です。また、従業員は普段使い慣れた端末で作業できるため、利便性が高まります。

ただし、セキュリティ面での対策は必要です。

スマートフォンアプリのあるグループウェアのデメリット

スマートフォンアプリのあるグループウェアには、多くのメリットがある一方で、いくつかのデメリットや注意点もあります。スマートフォンアプリでグループウェアを活用する際は、次のポイントに注意しましょう。

インターネットやデバイスの環境に依存する

スマートフォンアプリを利用するには、インターネット接続が必要不可欠です。通信環境が不安定な場所では、アプリの動作が遅くなったり、データの同期に失敗したりする可能性があります。

また、スマートフォンの機種やOSのバージョンによっては、アプリが正常に動作しない場合もあります。このような環境面での制約は、業務の効率性に影響を与えるかもしれません。

盗難や紛失のリスクがある

スマートフォンは、軽量で持ち運びやすい反面、盗難や紛失のリスクが高くなりがちです。スマートフォンを紛失すると、機密情報の漏えいや、業務データの消失につながる恐れがあります。

このようなリスクを軽減するために、リモートでのデータ消去やアクセス制限といった、セキュリティ対策が欠かせません。また、紛失に備えて、定期的なデータのバックアップも重要です。

スマートフォンの画面サイズによる制約

スマートフォンは、パソコンと比べて画面サイズが小さいため、情報の表示量に制限があります。そのため、複雑な表や大量のテキストを閲覧する際には、スクロールや画面の切り替えが多くなり、操作性が低下しがちです。

また、細かい作業や長時間の入力には不向きな場合もあります。業務で取り扱うデータやファイルの内容によっては、かえって生産性が下がってしまうかもしれません。

スマートフォンアプリ搭載のグループウェアを導入しよう

スマートフォンアプリ対応のグループウェアを選ぶ際には、スマートフォンでの操作性や使える機能に注目しましょう。スマートフォンアプリのあるグループウェア自体は多いため、使い勝手を見比べたり、他機能の有無で比較したりするのがおすすめです。

無料プランや無料トライアルを提供しているグループウェアも多いため、導入前に試験運用しましょう。

スマートフォンアプリを搭載したグループウェアのうち最適なサービスを選ぶには、ニーズや予算にあわせて、複数のシステムを比較検討することが大切です。次のボタンからはBOXILが厳選したサービスの資料を無料でダウンロードできるため、ぜひサービス選定の参考にしてください。

本記事で紹介しきれなかったサービスについては下の記事にて解説しています。より多くのサービスから検討したい方はあわせてチェックしましょう。

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