自動車業界におすすめのグループウェア5選 - 機能・料金比較

グループウェアとは

グループウェア（Groupware）とは、社内での情報共有やコミュニケーションを、効率的に進めるためのツールです。基本的な機能としてはメール配信機能やオンラインストレージ、社内Wiki、スケジュール管理機能、ワークフロー機能などが挙げられます。

社内Wikiはマニュアルやノウハウといったナレッジを蓄積・共有する機能で、ワークフロー機能は、経費申請・稟議の流れを電子化および可視化し、効率よく申請を進める機能です。機能の詳細はこちらの記事にて解説しています。

これまでビジネスにおいて手間のかかっていた細々とした業務をデジタル化し、連携の強化や業務効率の向上を図れるため、自動車業界においても今注目を集めているシステムです。

自動車業界に適したグループウェアへ搭載される機能

グループウェアには上記で紹介した機能のほかにも自動車業界に適した機能として、プロジェクト管理機能やビジネスチャット、タスク管理、ドキュメント管理機能などがあります。これにより、効率よくプロジェクトや業務が進められ、幅広い情報を管理・把握しやすくなります。

それぞれのできることについて、詳しく紹介しましょう。

プロジェクト管理

自動車業界に適したグループウェアには、プロジェクトの進捗を可視化するプロジェクト管理機能があります。プロジェクト管理ではタスク割り当て、進捗確認、期限管理、リソース配分などをサポートします。ダッシュボードやレポート機能にて、チームの概況をリアルタイムで把握できるのが一般的です。プロジェクトの進行や課題を素早く把握するのに役立ちます。

ビジネスチャットやタスク管理

自動車業界に適したグループウェアはチャット、ファイル共有、タスク管理といったコラボレーションを促す機能が豊富です。ネット通じたリアルタイムでの共同編集やコメント機能も含まれ、メンバーが同時に作業を行いながら意見交換できます。やりとりを一箇所にまとめることで、情報を検索したり共有したりするのにも便利です。

ドキュメント管理機能

自動車業界に適したグループウェアには、ファイルを編集し共有するドキュメント管理機能があります。ファイルのアップロード、整理、検索が容易に行えるほか、アクセス権限の設定も可能。社外秘や個人情報に対してセキュリティを確保しながら、ドキュメントを編集できます。これにより、情報の一元管理が実現されるでしょう。

自動車業界における業務の課題

自動車業界では、複数の拠点で自動車に関連した製品の製造や自動車の販売などを行うため、それにあたって人材確保や連携にまつわる課題が発生することもあります。

普段の業務で解決すべき課題はどれか、確認してみましょう。

人材不足

自動車業界に限った話ではありませんが、人手不足は大きな課題の1つです。近年急激に少子高齢化が進んでおり、働き手となる人口も減少傾向にあります。そのためどの企業でも、最低限の人材を確保するのにも苦労している状況です。

くわえて自動車業界の場合、人材不足になっているのは、「若者が車に対し興味を示さなくなっていること」も原因の1つと言われています。車に興味がないため、関連する企業への就職を希望する人材が減っており、結果的に人手不足が深刻化していると考えられるでしょう。

実際国土交通省が公開した資料^※によれば、平成15年から30年の15年の間で、自動車整備学校の入学者数は1万2,394人から約半分の6,452人まで減少しています。これは高校の卒業者数と比較しても急激な減少であり、若者の車に対する関心の低さを表す数字と言えます。

※出典：国土交通省「自動車整備分野における外国人材の受入れ」（2024年8月16日閲覧）

拠点同士での連携が取りにくい

自動車業界では、拠点同士で連携が取りにくいことも課題として挙げられます。メーカーや販売店に限らず、自動車業界では複数の店舗や工場といった拠点を構えていることが少なくありません。

しかし拠点同士の距離が離れていると、書類やデータのやり取りに時間がかかるため、連携を図りにくくなります。書類は郵送すると日数がかかり、メールでやり取りする場合でも、データの共有には手間がかかり、返信が返ってくるまでに時間がかかることも少なくありません。

結果業務が遅れやすいのはもちろん、拠点ごとに生まれるノウハウが全体に共有されない、全社的な取り組みを進めにくいといったデメリットが発生します。

自動車業界の課題をグループウェアで解決できる理由

自動車業界では、人材確保や連携などに関する課題もありますが、グループウェアを使えばそれらの課題も解決できます。

人材確保・連携の課題を解決できる理由を、グループウェアの機能や詳細とともに説明します。

業務効率の向上

自動車業界向けグループウェアを導入する1つ目のメリットは、業務効率の向上です。グループウェアを利用することで情報の共有やタスクの管理が簡単になり、仕事のための仕事が減少します。たとえば上長へ進捗報告をするためにデータを印刷し書類へまとめていたものが、グループウェアのチャット上でURLを共有するだけに置き換わります。

このようにチャット機能やファイル共有機能を使えば、対面でのやり取りを大幅にカット可能です。また自動レポート作成や一斉メール配信機能などの効率化ができるツールも多くあり、業務を円滑に進めるため、グループウェアはもはや欠かせないツールと言えるでしょう。

コミュニケーションの活性化

自動車業界向けグループウェアを導入する2つ目のメリットは、チーム間のコミュニケーションの強化です。グループウェアを利用すれば、遠く離れた拠点同士でも、チャットやコメント機能を通じて気軽に意見を交換できます。また、共同作業や進捗管理をリアルタイムでできるため、チーム全体が課題感を意識しながら目標達成へ進めるでしょう。

さらに社内SNSと呼ばれる機能があれば、ささいな内容でも気軽に投稿、アクションができるため、よりコミュニケーションのハードルを下げられます。ナレッジ共有も行いやすく、拠点同士が離れていても、コミュニケーションを活性化し連携の強化を図りやすいでしょう。

自動車業界におけるグループウェアの導入事例

自動車業界でグループウェアを導入している企業の例を、業務改善例とともに紹介します。

サンコール株式会社

自動車分野を中心に精密機能部品の開発・製造・販売を行うサンコールは、グループウェアの導入により紙業務を刷新し、保守負担も軽減しました。サンコールは、これまでグループウェアパッケージの「Notes」を利用していましたが、メール以外の機能は十分に活用できていませんでした。

また多くの申請業務を紙で行い、会議室予約室システムも別のものを利用するなど、費用対効果がよくない状態だったこともあり、システムの移行を決意。Notesで行われてきた業務のほぼすべてを移行し、メールやスケジュール、掲示板と行った基本機能を活用できるようになりました。

結果ワークフロー機能を利用して、これまで紙で個別に運用していた申請の仕組みを1本化し、効率的に申請・承認を行えるようになりました。またオンプレミス環境からクラウド環境に移行したことで、運用・管理の手間がかかっていた部分を解消し、負担やプレッシャーを軽減できたそうです。

※出典：サイボウズ Garoon「Notes移行の最適解に選ばれたGaroon+kintone 紙業務を刷新 保守負担も軽減」（2024年8月19日閲覧）

西日本三菱自動車販売株式会社

三菱自動車工業直営のカーディーラーである西日本三菱自動車販売は、グループウェアの導入により、各拠点の情報連携を円滑にできました。西日本三菱自動車販売はこれまでシステム管理部門がなく、課題が出るたびに各部門でツールを導入した結果、誰がどのツールを使っているかがわかりにくく、全体管理が難しくなっていました。

そこで1つのツールで複数の機能をもつグループウェアに着目。導入当初は利用頻度の高い機能2つの活用を推奨することで、徐々に利用定着を促進していきました。結果、3地区にある営業本部と75店舗の情報共有環境を整えることに成功。

新車の情報や仕様変更の一斉共有などができるようになって効率が上がり、営業活動の支援ができるようになりました。また迅速な経営判断や承認決裁の基盤にもなっており、利用者からの評判も高いそうです。

※出典：desknet's NEO「西日本三菱自動車販売株式会社様の導入事例」（2024年8月19日閲覧）

株式会社五十嵐電機製作所

自動車部品の一部にも使われる、小型モーター・DCモーターの開発・製造・販売を行う五十嵐電機製作所は、グループウェアの導入により、国内拠点と海外拠点感の情報共有を実現しています。五十嵐電機製作所は、これまでスケジュール管理をホワイトボードで行っていましたが、工場と本社の距離が離れているため、やり取りの方法が電話しかなく調整に手間がかかっていました。

また同社は欧米や中国、韓国、インドなどにも拠点を置いています。そのため部署関係なく海外出張をすることが多く、電話で所在確認をすることや、帰国時を狙って書類の承認を依頼するのが手間でした。そこでこれら業務の煩雑さを解消するために、グループウェアを導入。

はじめはパッケージ版を利用していたものの、社外からアクセスができなかったためクラウド版に移行しました。結果組織を横断した情報共有ができるようになり、従業員が100名程度であることから、スケジュールを見れば、誰がどこで何をしているかをひとつの画面で見渡せるようになりました。

そのほか、会議のダブルブッキングが解消され、会議の内容をメンバー以外でも把握できるようになるといった効果もあったそうです。

※出典：サイボウズ Office「株式会社 五十嵐電機製作所」（2024年8月19日閲覧）

自動車業界に適したグループウェアの選び方

一口にグループウェアと言っても、さまざまなサービスが存在します。そこで自動車業界ではどのようなツールを選べばいいか、選び方について紹介します。

搭載している機能

自動車業界向けグループウェアを選ぶ1つ目のポイントは、必要な機能が搭載されているか見比べることです。ここで考える粒度はビジネスチャットやWeb会議、オンラインストレージ、文書管理といった機能があるかないか程度で問題ありません。どの機能が必要であるか検討し、洗い出した機能が搭載されているかをざっくり見比べてから、細かい使用感を確かめましょう。

機能の詳細はこちらの記事にて解説しています。

操作画面が使いやすい

自動車業界向けグループウェアを選ぶ2つ目のポイントは、操作画面の使いやすさです。使いやすい画面であれば社内はもちろん、社外から使うときにも、素早い操作を可能にします。直感的なデザインやシンプルなナビゲーションは、社員教育を減らし、導入段階からスムーズな運用が見込めます。

カスタマイズ性

自動車業界向けグループウェアを選ぶ3つ目のポイントは、カスタマイズの自由度です。業界特有の要件に適合できれば、固有のプロセスや業務にフィットしたシステムを構築できます。汎用的なグループウェアの場合、業界に特化した機能を搭載していない可能性があるので、アプリの自作を含めカスタマイズしやすいかチェックしましょう。

セキュリティ機能の充実度

自動車業界向けグループウェアを選ぶ4つ目のポイントは、セキュリティ機能の充実度です。セキュリティ対策が整っているグループウェアを選ぶことで、機密性やプライバシーが確保され、不正アクセスのリスクを最小限に抑えられます。編集権限やアクセス制限といった権限管理をしやすいかもポイントです。

自動車業界におすすめのグループウェアの機能・料金比較表

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一覧で料金・機能を比較したい方にはBOXILが作成した比較表がおすすめです。各社サービスを一覧で比較したい方は、下のリンクよりダウンロードしてください。

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^{※ダウンロード可能な資料数は、BOXILでの掲載状況によって増減する場合があります。}

自動車業界におすすめの人気グループウェア比較5選

最後に、グループウェアのなかでも自動車業界におすすめの、有名なクラウドサービスを5つまとめて紹介します。グローバル対応のシステムや、勤怠管理・顧客管理まで対応したシステムなども紹介しています。それぞれ口コミ・評判も紹介しているため、製品を選ぶ際の参考にしてください。

Garoonは、サイボウズが提供する大企業での導入にも適したグループウェアです。スケジュール管理や施設予約、掲示板、ファイル管理、ワークフローなど情報共有に必要な機能を網羅しています。柔軟なポータル作成で社内の情報を集約し、全体像の把握できる環境を提供可能です。

後述のサイボウズ Officeと比べ、Garoonは中堅や大規模な企業に適しています。数万人規模での導入実績があり日本語はもちろん、中国語（簡体字・繁体字）や英語対応も可能です。外国人メンバーがいる企業や海外進出を考えている企業にもおすすめです。

サイボウズ Officeは中小企業向けに開発された、シンプルで使いやすいグループウェアです。スケジュールや掲示板、メッセージなどの機能で、社内の情報共有をスムーズに行えます。

1ユーザー月額500円（税抜）からと安い価格で利用可能です。30日間の無料トライアルも提供されています。コストを少しでも抑えたい企業やまずは無料お試しを行いたい企業、従業員数の変動が多い企業にとって導入しやすいシステムです。

desknet's NEOは、機能が多くカスタマイズもしやすい日本製のグループウェアです。スケジュールの共有はもちろん、企業ポータルやワークフロー、Web会議など、会社の業務効率改善や働き方改革に役立つ機能を提供します。

勤怠管理やチャット、安否確認などグループウェアのなかでも機能が充実しており、さらにアプリ作成ツールを使って目的に合わせたカスタマイズも可能です。これらの機能は従業員数や拠点数が多い、大規模な自動車会社にとってはとくに有用でしょう。拠点間の連携強化や災害発生時の状況確認に強いシステムです。30日間の無料トライアルも利用できます。

Microsoft 365はマイクロソフトの提供するグループウェアです。WordやExcelはもちろんWeb会議やビジネスチャットの機能もあるサービスであり、これまでに近い運用体制を取りたいのならとくにおすすめのサービスです。そのため、中小企業から大企業まで広く導入しやすいでしょう。

使い慣れたWordやExcel、PowerPointなどとシームレスに連携できる点も強みです。従業員数が多くシステム活用に関する教育コストを抑えたい企業におすすめです。

mitocoはビジネスに関するコミュニケーションを、Salesforceへ集約できるグループウェアです。掲示板やトーク、カレンダー、文書管理、ワークフローなどの基本機能はもちろん顧客管理機能も搭載しています。

自動車業界での導入実績もあり、mitocoを活用することで自動車販売の多様化するニーズに対応できたとの評判もあります。サプライヤーやメーカーはもちろん、拠点数や従業員数の多い自動車販売店にもおすすめです。

自動車業界に適したグループウェアを導入しよう

自動車業界におすすめのグループウェアを選ぶ際には、使いやすさやカスタマイズ性などに注目しましょう。自動車業界に適したグループウェアは多いため、使い勝手を見比べたり他機能の有無で比較したりするのがおすすめです。グループウェアは無料プランや無料トライアルを提供している傾向にあるため、導入前に試験運用しましょう。

自動車業界におすすめのグループウェアのうち最適なサービスを選ぶには、ニーズや予算に合わせて、複数のシステムを比較検討するのが大切です。下のボタンからはBOXILが厳選したサービスの資料を無料でダウンロードできます。ぜひサービス選定の参考にしてください。

本記事で紹介しきれなかったサービスについては下の記事にて解説しています。より多くのサービスから検討したい方はあわせてチェックしましょう。

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