勤怠とは - 出勤と退勤、出社と退社の違いは？知っておきたい基礎知識

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※ 2020年9月実施 株式会社ショッパーズアイ「SaaS比較メディアに関するイメージ調査」より

働き方改革が推進されるなかで、“適切な勤怠管理”の重要性が増しています。2019年4月には「働き方改革関連法」も施行され、多様な働き方ができるようになりました。一方で、勤怠管理業務は複雑化しています。

こういった事情も踏まえて適切な勤怠管理を実現するには、まず、勤怠とは何かを正確に知っておかなければなりません。

「出社と出勤」「退社と退勤」「勤怠と勤務」といった用語の意味や、勤怠管理の管理項目、勤怠管理の必要性を解説します。

勤怠とは

勤怠とは、従業員の出退勤などの勤務状況を指す言葉です。従業員がどれくらい働き、どれくらい休憩をとったのか、そして年次有給休暇といった休暇の取得状況など、勤務状況全体を表します。

勤怠を記録し、就業規則や雇用契約に則った働き方をしているか管理することを勤怠管理といいます。

勤怠管理の意義

企業における経営資源として「ヒト・モノ・カネ・情報」があります。その中でも企業にとって一番大事な資源である「ヒト」は、同時に多大な費用もかかる固定費となります。

そのような中で従業員の勤怠を把握することは、就業状況から適切な給与を社員に支払うために必要なものです。そして、企業のコンプライアンスの観点からも従業員の労働時間を確認することは不可欠です。

業界・業態、従業員形態によっても勤怠管理における悩みは異なる部分が大きいものです。自社の課題を適切に把握して、対処していきましょう。

毎日の出勤・退勤時間や欠勤の情報をまとめた「勤怠表」については、次の記事で解説しています。

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勤怠管理は従業員の協力もあって進むものです。そのため、従業員にとって負担の少ない運用設計が求められます。勤怠管理システムなら使いやすさを念頭において設計されているサービスが多いため、従業員の打刻漏れを防ぎやすいのが強みです。
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出社・出勤や退社・退勤、勤怠・勤務の意味の違い

勤怠に関連して日常的によく使う「出社・出勤」や「退社・退勤」。混同されがちですが、厳密には違う意味の言葉です。

勤怠と勤務の違い

勤怠とは、出勤と欠勤を意味する言葉で、出退勤や休憩などを管理するために必要です。一方で、勤務とは「会社などにつとめて仕事をすること」を意味します。簡単にいえば、勤怠は稼働時間の管理や、各月の締め日までの給与を計算するためのもの。勤務は仕事をすることを意味する言葉です。

会社に足を踏み入れれば「出社」

出社とは、オフィスや事務所など在籍する仕事場に赴くことで、出社時刻とは仕事場に到着した時刻を指します。つまり、会社へ足を踏み入れれば「出社」したことになるため、仕事の開始とは関係ありません。

2つの「退社」に要注意

「退社」は在籍する仕事場から出ること。会社から出た時刻を退社時刻と表現するため、仕事を終えた時刻とは異なります。

退社とは、在籍する仕事場から出ることを意味します。そして、退社時刻とは会社から出た時刻を意味するため、勤務を終えた時刻とは異なります。

ただし、「退社」には2種類の意味合いがあります。

• 1 仕事を終えて会社から出ること
• 2 会社を退職すること

文脈から判断できることがほとんどですが、取引先など直近の状況を知らない人と話す場合は注意が必要です。たとえば1だと、「◯◯は△△時に退社しました」のように時間を添えるとよいでしょう。2の場合は時期を述べるとよいでしょう。

「出勤」とは勤務を始めた時刻のこと

実際の労働時間に結びつく言葉は「出勤」と「退勤」です。

たとえば会社に8時に到着し、9時に打刻して業務を始めた場合は、出社時刻が8時で出勤時刻が9時。18時に業務を終え19時に会社を出たときは、退勤時刻が18時で退社時刻が19時となります。

会社には8時〜19時までの11時間居たことになりますが、勤務時間は出勤から退勤までの9時間。休憩が1時間だとすると、この日の労働時間は8時間と計算します。

直行のときはどう表現する？

自社で働いているときと、取引先へ直接向かう場合やグループ会社へ出向しているときで、勤怠関係の言葉の使い方が少し異なります。

取引先へ朝一で向かうとき、取引先から直接帰るときは、出社・退社ではなく、直行・直帰を用いるのが一般的です。そして勤務自体は開始しているので、直行は「出勤」扱いとなり、直帰するときも「退勤」扱いとなります。

また、グループ会社などへ出向するときも、出社・退社とは言わない場合が多いです。しかし自社で働くのと同様、業務開始時に「出勤」、業務終了時に「退勤」扱いとなります。在宅勤務でも仕事を始めれば「出勤」、仕事を終えたら「退勤」として扱われます。

あくまで自身が在籍する会社に行ったり帰ったりすることを出社・退社と呼び、業務を開始したり終了したりすることを出勤・退勤と表現します。

また、派遣社員の場合も直行・直帰ではなく、出勤・退勤が使われます。

違法残業などで問題になる企業の多くが、出退社時刻と出退勤時刻を区別していないようです。この場合、言葉の意味を把握していないことが違反の原因であることも多いです。意図せず違反しないよう、実態と勤怠記録の関係を正しく認識しましょう。

	意味	例文
勤怠	労働時間に関する実績 （労働時間、残業時間、休憩時間など）	人事担当者は、社員の勤怠管理を正確に行っている。
勤務	働いている仕事そのもの	彼女は市役所に勤務する会社員である。
出勤・退勤	勤務を始めること、終えること	彼は10時に出勤し、19時に退勤した。

すべての会社が出社ではない？

ちなみに、仕事場であればすべての職場で「出社・退社」を使うわけではありません。たとえば、官公庁であれば「登庁」、事務所や研究所などであれば「出所」と呼ぶこともあります。ただし、呼び方が異なるだけで、出社や退社と意味は変わりません。また労働時間に紐づく「出勤・退勤」の考え方も、一般的な会社と変わらないため注意しましょう。

勤怠管理の重要性

勤怠を正確に管理することはなぜ重要なのでしょうか。勤怠管理の重要性について理解しておきましょう。

労働基準法を遵守するため

労働条件の最低基準を定めている「労働基準法」では、労働時間の「客観的な記録による把握」が法的に義務化されています。健全な企業経営を行うためにも、法令を遵守した勤怠管理は欠かせません。

また、労働基準法には「残業時間の罰則付き上限規制」も定められているため、労働時間だけでなく残業時間も把握しておく必要があります。

給与計算を正しく行うため

給与計算を行うためにも、正確な勤怠管理は欠かせません。

従業員が実際に働いた時間をもとに賃金を計算するには、正確な出勤時刻や退勤時刻のデータが不可欠です。また、時間外労働や深夜労働についてもきちんと理解して記録しなければ、割増賃金を正確に計算することが難しいでしょう。

従業員に賃金を支払うためにも、正確な勤怠管理は重要といえます。

従業員の健康を管理するため

労働時間を適切に管理することで、過重労働や従業員のストレス、疲労の蓄積を未然に防げます。

残業が続く従業員に対しては、業務量の調整や医師による面接指導など、早めの対策も必要です。

「労働時間に含まれる業務」とは？

労働時間として認められる行動に対しては、追加手当を支払わなければいけません。慣習で行ってきたことでも法に反している可能性があります。

着替えや掃除は労働時間に含まれる？

しかし、「これって労働時間として認められるの？」と疑問に感じるものもあるでしょう。たとえば制服や作業服に着替える時間、掃除の時間などです。接客業であれば、就業時刻前の開店準備などは、労働時間に含まれるのでしょうか。

結論から述べると、これらの行為は労働基準法上すべて労働時間に当たります。労働時間とは「勤務時間から休憩時間を差し引いた時間」のことだからです。

ただし、労働時間とはあくまでも「上司の命令で勤務した時間」を意味するものです。自主的に仕事をしている場合には勤務に当たらず、労働時間としてカウントされません。

ややこしいのが、勤務時間外の作業を「やらなければならない」空気になってしまっている場合です。「空気」を「実質的には上司の命令」と判断するなら、この時間も労働時間に含める必要があります。監督者は勤怠や勤務の実態把握に努めたうえで、対応を判断しなければなりません。

自身が当事者である場合、就業時間外の業務を命じられることに疑問を感じていても、自分一人ではなかなか申告できないものです。労働組合に相談したり、あまりにひどい場合には労働基準監督署に相談したりすることをおすすめします。

10分前出勤の司令はアリなのか

管理職の中には、始業時間ぎりぎりに滑り込むように出社してくる従業員に対して、疑問を感じたことのある人も多いでしょう。このような事態を防ぐために「10分前出勤」など、定時前の出勤を命じたくなるかもしれません。

しかし、勤怠を伴わないにもかかわらず、就業時間前の出社を要求することは違法とされています。始業10分前の出社を求めたければ、勤怠も10分早め、賃金を支払わなければなりません。

扶養の範囲内で働きたい社員への対応

パートやアルバイトなどの働き方を選んでいる社員の中には「扶養の範囲内で働く」ことが重要な条件の人もいます。毎月の収入が変わらない場合は、あらかじめ対処できるのであまり問題にならないでしょう。

しかし、シフト制勤務で急なシフト変更が続いた、あるいは年末の繁忙期で想像以上に長時間勤務が必要になったなどの場合には月末の集計を待たずに労働時間の正確な把握が必要です。パート社員が多い職場では、それぞれの社員が把握することも必要ですが、労働時間数について照会があった際に適切に答えられることも求められます。

労働時間・休憩時間の定義

勤怠管理では、従業員の出勤・退勤時刻といった労働時間を記録する以外にも、休憩時間や残業時間、欠勤、休暇取得の情報も記録します。この記録をもとに給与計算や人事評価が行われるので、出退勤記録が正確に行われることがとても重要になります。

関連記事＞＞「勤怠管理」の必要性と目的・管理項目・課題

労働時間の定義

労働時間は主に2種類に分類されます。

法定労働時間

1つ目は、労働基準法によって定められた「法定労働時間」です。法定労働時間とは、働きすぎを防ぐために設けられた、「休憩時間を除いて1日8時間、1週間で40時間以内」という勤務の上限のことです。

所定労働時間

2つ目は、就業規則などによって定められた「所定労働時間」です。所定労働時間とは、労働者と会社の間で取り決めた勤務時間のこと。所定労働時間を超えた残業があっても、法定労働時間に収まっていれば「法定内残業」の扱いになります。

休憩時間の定義

休憩時間とは、法律で定められた労働者の権利です。休憩時間は労働時間と密接な関係があり、労働基準法では「労働時間が6時間を超える場合は少なくとも45分、8時間を超える場合は少なくとも1時間を労働時間の途中に与えること」と義務付けられています。

しかし、別途労使協定を結んだ場合や一部の職業には適用されません。また、労働時間か休憩時間か判断しにくい「グレーゾーン」も多いため、社内規定を加味した適切な勤怠管理が重要です。

勤怠管理の方法

勤怠管理の方法は、大きく分けて3つあります。

タイムカードでの管理

タイムレコーダーに専用のタイムカードを差し込むことで打刻できる勤怠管理方法です。

打刻する端末と用紙を購入するだけで簡単に導入でき、操作も簡単なため誰でもすぐに覚えられるでしょう。一方でタイムレコーダーの設置が必要なため、テレワークや外で仕事をする場合はリアルタイムでの打刻が難しく、細かな時間管理には不向きといえます。

管理項目が少ない時間給のアルバイトや、パートの人数が多い事業場に向いている方法です。

Excelでの管理

インターネット上にある多くの無料テンプレートを使うことで勤怠管理ができる方法です。休憩時間、遅刻、早退など細かく分類されているテンプレートもあるため、自社の働き方に合わせてカスタマイズも可能です。

しかし、数式にエラーが発生した場合や法改正などがあった場合は計算式を修正しなくてはならず、手間がかかるでしょう。大規模な組織では管理が煩雑になる可能性があるため、中小企業や比較的シンプルな勤務体系の企業におすすめです。

勤怠管理システムでの管理

従業員の出退勤や勤務状況を効率的に記録・管理できる勤怠管理方法です。インターネットにつながる端末さえあればどこでも利用でき、リアルタイムでの打刻が可能です。

また、法改正によるアップデート機能が搭載されているシステムも多く、法令遵守の観点からも安心して利用できるでしょう。一方、勤怠管理システムを利用するには導入・維持にコストがかかります。

従業員数の多い企業や、フレックスタイム、テレワークなど幅広い働き方をする企業におすすめの方法です。

正しい理解を促して気持ちの良い仕事を

正しい勤怠管理を行うためには、言葉の意味を正しく理解したり、従業員と適切にコミュニケーションを取ったりすることも必要です。言葉の意味がわからなければ、働きやすい環境をつくろうという意識はあっても、労働者と会社の間ですれ違いが起こってしまうかもしれません。

出社と退社、出勤と退勤、勤怠と勤務など、勤怠に関係する言葉を正しく使い分けることは大切です。従業員に向けて、言葉の意味や正しい勤怠管理の方法を説明する機会を設けるのもよいでしょう。

また、Excelやタイムカードによる勤怠管理では、改ざんや不正が起きる可能性があります。そもそも実態に即して本人の出退勤が記録されていないなら、勤怠管理システムを導入するのも一つです。

出退勤記録をつける際、スマートフォンや交通系ICカードを使ったり、PCの起動と連動させたりすれば、より正確な勤怠管理を行えます。

次の記事では導入コストを抑えられるクラウド型の勤怠管理システムを比較・紹介しています。

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