文書管理システムの導入事例！電子化による省スペース化・コスト削減を実現するには

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^{※2020年9月実施 株式会社ショッパーズアイ「SaaS比較メディアに関するイメージ調査」より}

文書管理システムを導入する目的、意味合いは時代とともに変化しています。

もはや単純な紙の文書のデジタル化による管理だけでは、現代のビジネススタイルに対応できないといってもよいでしょう。

今やオンラインストレージとの連携が必要不可欠となった文書管理システムの現状を、導入事例の紹介と合わせて解説します。

Dropboxの導入事例

Dropboxは、全世界で7億人以上^※が愛用するDropboxの法人向けクラウドストレージサービスです。Microsoft Officeとの統合が可能なほか、Dropbox Paperを使用して簡単にドキュメントを作成、共有しつつツールを活用した管理が可能です。

また、削除したファイルと以前のバージョンの復元も簡単に行え、業務効率を大幅に向上させられます。
実績を積み重ねてきたことによる安心感も大きな要素で、ファイル共有を行うビジネスパートナーにも不安を与えません。

※出典：Dropbox「dropbox.com」（2024年3月5日閲覧）

INDOCHINOの導入事例

課題：世界25か国での共同作業が困難

バンクーバーに本社をもつカスタムメイドスーツメーカーINDOCHINO。同社では、各国支店が本社とデザインコンテンツを共有して作業を行う際、複数のサーバーに分散したデータを共有することに、膨大な時間と手間がかかるといった課題があった。

結果：年間90日分の業務効率化・312%の投資利益率達成

各地に分散したデータをDropboxにより一元化、共有できた。それにより、現在ではプロジェクトデータ以外にも、製品開発・マーケティング・財務・人事部門にいたるまでの情報共有を行い年間90日分の業務効率化、312%にもおよぶ投資利益率を達成している。

電通の導入事例

課題：情報共有にかかる大きなコスト

クライアントと情報共有するデータ量が数100GBにもおよぶことがある電通では、物理的なデータ配送に頼っており、生じるコストが月間数10万円もかかっていた。

また、配送のタイムラグを考慮した進行により、クオリティにも課題があった。

効果：コスト削減が実現しただけでなく、製作現場との共有も可能に

情報共有にDropboxを利用したことにより、毎月のコストを大幅に低減できただけでなく、撮影を行う制作スタッフとの情報共有がスムーズに行えるようになる。これによって、確認作業が時間と場所を問わずに可能となり、大幅な生産性向上を実現した。

Boxの導入事例

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Boxは、ビジネス領域で世界的なシェアを誇る、容量無制限で利用可能な法人向けクラウドストレージサービスです。グローバル展開が前提のため、日本語でのインターフェースを搭載、直感的な操作が可能です。他にも、フォルダ単位でのアクセス権限設定を行うことにより、強固なセキュリティとともにビジネスを円滑に進めることを可能としています。

また、マルチデバイスでの利用が可能なことはもちろん、シングルサインオンによる外部サービス連携機能や、140種類以上^※の拡張子に対応したプレビュー機能も可能です。時間や場所を選ばないファイルへのアクセスが実現します。

※出典：BOX「Boxでプレビューできる拡張子は？ | Boxsquare」（2024年3月5日閲覧）

DeNAの導入事例

課題：OSやデバイスを問わない情報共有基盤の模索

インターネットを活用した数々の業務を行うDeNAでは、スピード感が重視された経営を目指している。世界各国のスタッフがリアルタイムで連携を行うため、OSやデバイスを問わない、強固な情報共有基盤を模索していた。

効果：ファイル総数322万のうち外部との共有に62万アイテムを使用

社内で徹底的にファイル共有基盤としてのboxの使用を促したところ、ファイル総数322万アイテムの共有が実現、うち外部との共有に62万アイテムを使用できた。
また、Excelのようなファイルをワンクリックするだけで閲覧・編集が可能になる「BoxEdit」が最大限活用されている。

東京理科大学の導入事例

課題：グローバル化に向けたコラボレーション実現のツール模索

自校のグローバル化を目指す東京理科大学では、研究開発に関する情報を一元管理、資産化していくと同時に、研究者の雑事を軽減するために情報システム「VRE」の構築に取り組みはじめた。そのため、それを実現するための情報共有基盤を選定する必要があった。

効果：セキュリティを確保しながら研究が効率的に

専任の教職員すべてにboxアカウントを作成、運用をはじめたところ、強固なセキュリティによって情報が保護された状態のまま研究開発の効率化を達成した。複数人での研究や、文書の加筆修正などが可能になった他、研究時の写真をiPhoneで撮影、共有といった活用も行われている。

NotePMの導入事例

NotePMは、ドキュメントの作成・保存・管理・共有を手軽に行える文書管理システムです。

Markdownに対応し、見出し・太文字などのテキスト装飾を簡単に書ける高機能エディターで議事録や製品仕様書など、さまざまなドキュメントをWeb上で作成し、気軽に情報を共有できます。
ツリー構造になったフォルダ管理で、直感的な操作が可能なほか、Word・Excel・PowerPoint・PDFなどのファイルも全文検索可能です。

ハイライト表示、ワンクリック絞込みなど、便利な機能も充実しています。

ソフツーの導入事例

課題：レスポンスに優れたナレッジ共有ツールの模索

カスタマー部門の拡充を行う予定だったソフツーでは、ナレッジ共有ツールを模索していた。しかし、添付ファイルを含めた全文検索が可能な、簡単でレスポンスのいいツールが見つからなかった。

効果：営業所を含めた活用で全社の情報共有が実現

Markdownでの入力、全文検索といった利点から、NotePMをカスタマーサポート用に導入した。使いやすさと検索機能で、本社だけでなく福岡営業所を含めた活用に拡大、距離の離れた営業所との情報共有が容易になった。

住信SBIネット銀行の導入事例

課題：情報の入口となるツールを検討

複数ツールの使用により、各ツールに社内のナレッジが分散していたため、情報の入口となるツールの導入を検討していた。また、異動や退職により社内ナレッジが蓄積しにくいといった課題も抱えていた。

効果：情報が容易に見つかるようになり探す時間が削減

ナレッジが見つかるようになり、誰かに質問することで質問者・回答者双方の時間がとられるのを解消できるようになった。また、ナレッジの散在についても危機意識が全社に広まり、情報を周知しても実際には届いてほしい人に届いていない状況への防止策としても役立っている。

クラウドバンクの導入事例

課題：経験・知識を形式知として残したい

法律関連の知識が非常に重要で、特定の社員だけが知っている状態はリスクが高い。業務知識・ノウハウを形式知としてドキュメントに残すこと、法改正を追いかけたり、新しい情報が入ったらナレッジ化したりするのに社内Wikiが有効だと考えた。

効果：過去の時系列を追えるように

導入前は一年以上かかる行政への申請プロジェクトで、担当者の途中退職で進行状況が正確に把握できず苦労していた。しかし、導入後はプロジェクトの進行状況を履歴で残すようになり、プロジェクトの状況や他の部署が先々どう絡んでくるのかを把握できるようになった。

DocuWorks + Working Folderの導入事例

DocuWorksは、電子文書と紙文書の統合を可能にする文書管理ソフトウェアです。

紙文書をスキャンしたうえでOCRし、Excelファイルに出力が可能です。他にも、仮想的にデスクを再現したわかりやすいインターフェースで管理された文書を、Working Folderと併用することによりクラウドで管理、時間と場所を問わない活用ができます。

強力な検索機能と、専用ファイルに変換せずに管理できる柔軟性も併せもっており、業務を快適に効率化します。

ワイズ技研の事例

課題：共同作業時の情報共有迅速化

地盤改良工事に豊富な実績をもつワイズ技研では、建設業界ならではの専門業者間共同作業が多い。FAXされた図面が深夜に届き、翌朝会社で確認してから業務に取りかかるといったロスがあり、効率的な情報共有と作業の迅速化が課題だった。

効果：DocuWorks + Working Folderの併用で現場確認が可能に

従来DocuWorksで文書管理を行っていた同社では「ドキュメントトレイオプション連携」とともにクラウドストレージシステム「Working Folder」を導入した。

現在では、FAXされた図面はリアルタイムでWorking Folderに保存され、スマートデバイスで確認や現場のコンビニでプリントが行えるようになり、情報共有と作業迅速化を達成している。

ナイスケアの事例

課題：介護報告や医師の診断を効率的に確認する方法を模索

老人ホームや介護施設を複数運営するナイスケアでは、従来の各所からFAXされる介護報告と医師の診断を電子化したうえでコンピューター上に保存し、それを施設長が確認する方式をとっていた。しかし、施設が増えるに従い対応ができなくなり、効率化が迫られていた。

効果：情報確認のための仕組み構築に成功、医師との情報共有も可能に

これを解決するため、新施設の開設を機にWorking Folderを導入する。各施設ごとのフォルダを作成して管理した情報をiPadで確認する仕組みを構築でき、素早い状況確認と共有が可能になった他、提携医師との情報共有も可能となり、充実したサービスを提供が実現できた。

文書管理システムの特徴

事例を踏まえ、あらためて文書管理システムにはどのような特徴があるのかを振り返ってみましょう。文書管理システムとは、文書や画像などのコンピューターで作成されたファイルと紙から電子化されたファイルを保管し、管理するコンピューターシステムのことをいいます。

近年ではファイルの保管や管理のみならず、作成した文書を企業内で共有し、いつでもどこでも利用できるようにすることで、業務効率化を狙いとした活用法も増えてきています。

文書管理について詳しく知りたい方はこちらの記事を参照ください。

文書の定義とは

公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）によると、文書情報とは次のように記載されています。

「組織が職務上作成し、または取得した文書、図書および電磁的記録」

従来の文書や書類、図面など紙で作成されたものにとどまらず、コンピューターで作成されたすべての情報も対象にしていることがわかります。

これを前提として、文書管理の目的を説明します。

文書管理システムの目的

企業内では帳票や見積もり、請求書、決算書などのさまざまな文書を保管する必要があり、スペースやコストは必要不可欠でした。

このため、紙の文書の電子化による省スペース化の実現と、コスト削減を目的とした文書管理システムが活用されてきました。しかし、ビジネススタイルの変化にともない、文書管理システムのもつ目的も多様化しています。

次に、文書管理の目的を4つ説明します。

省スペース化・コスト削減

紙媒体の文書をファイルとしてデジタル化して管理することでスペースとコストのムダを省きます。
また、これによって仕事をスムーズに進めることを可能にします。

検索機能による業務効率化

デジタル化した文書を探すコスト削減のために、文書管理システムに検索機能を搭載し、生産性の向上、業務時間と人件費のムダな損失を防ぎます。

情報共有による業務効率化

管理された文書を組織内で共有することにより、コピーやファイル送信などの手間をなくします。
また、これによりタブレットやスマートフォンから必要な情報を即座に利用できるので、効率的な業務を可能にします。

文書管理とオンラインストレージの関係

上記の項目で説明した内容からもわかるように、文書管理システムとオンラインストレージの関係は切っても切れない状態です。

このため、両者の機能は進化しており、販売会社によっては両者の組み合わせを最適化する方向に向かっています。

このように活用法が常に模索されつづけ、変化がめまぐるしい文書管理システムは、企業の最前線ではどのような使いこなしをしているのか、各システムの導入事例から紹介していきます。

文書管理システム導入に失敗しないために

ビジネススタイルの変化とともに、意味合いも変化してきている文書管理ツールですが、自社で活用できるかどうかは、次のポイントをしっかり押さえられているかが鍵となります。

• 従業員のITリテラシーにあったサービスを導入する
• 現場の課題にあったサービスを導入する
• 必要な機能を備えているか確認する
• 導入目的を周知しておく

今回紹介したオンラインストレージや文書管理システムの詳細をチェックし、導入を成功させましょう。

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