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オンライン秘書とは?依頼できることやメリット・おすすめサービス比較

最終更新日:(記事の情報は現在から627日前のものです)
オンライン秘書は、経営者や個人事業主の雑務を代行できるサービスです。採用や派遣社員よりコストが安く、経理やWEB運用のほか、さまざまな業務を優秀な専門アシスタントに依頼が可能です。本記事では、おすすめサービスを厳選して紹介します。

オンライン秘書とは

オンライン秘書とは、インターネットを活用した業務サポートを提供しているサービスです。コア業務ではない雑務が多く、しかしそのために人材を採用するほどの余裕も資金もない、といった事情を抱える経営者や企業にマッチしています。

実際の業務サポートを行うのは、オンライン秘書サービス提供企業に所属する在宅ワーカーが主になります。複数人でチームを組んでひとつの企業を担当するケースも多く、幅広い業務に対応したサービスを行っているのが特徴です。

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オンライン秘書の起源

このオンライン秘書サービスはオンラインアシスタントとも呼ばれることがありますが、1990年代頃から欧米で盛んになった同様のサービス「バーチャルアシスタント」がその起源といわれています。

特にアメリカでは「International Virtual Assistants Association(IVAA)」がバーチャルアシスタントの教育や周知を行っており、幅広く認知、活用されています。

オンライン秘書活用が最適なケース

欧米でこうしたバーチャルアシスタントが盛んになったひとつの理由として、ベンチャーやスタートアップとして会社を起業するケースが極めて多いことが挙げられます。

少人数で起業されるベンチャーやスタートアップの場合、なによりもコア業務への集中が必要となりますが、雑務にリソースを投入することが難しいことから、バーチャルアシスタントへの要望が高まるようになったのです。

日本でもこうした流れは加速しつつあり、オンライン秘書が注目を集めています。ベンチャーやスタートアップだけでなく、個人事業主や業務の閑散/繁忙の差が激しい業種などにも適したサービスだといえます。固定費ではなく業務を振り分けるく変動費として、必要なときだけ活用するケースに最適だといえるでしょう。

オンライン秘書の業務内容

上述したように、オンライン秘書サービスでは「ひとつの企業に対して複数人でチームを編成して対応」することが多く、それぞれの担当者はインターネットを活用し、在宅勤務で業務を行うことがほとんどです。

このため、チームを代表する専属の秘書が企業との窓口になり、依頼された内容に応じて、チームスタッフに適切に業務を振り分けるといったマネジメントも行っています。

オンライン秘書サービスが幅広い業務に対応可能なのはこのためであり、サービス提供企業によっても異なりますが、次のような業務を依頼できます。

秘書業務

ほぼすべてのオンライン秘書サービスが提供するのは、多忙な経営者の雑務を担当する「秘書業務」です。サービスによっては「各国語からの翻訳」に対応しているものもあり、そこに強みを持つサービスも存在しますが、主に次のようなサービスが提供されているようです。

  • 出張時の交通・ホテル予約、会食時のレストランリサーチ・予約
  • スケジュール調整やアポイントメント
  • メール対応
  • 議事録や資料の作成、キーワードによるリサーチ

経理・財務・人事

秘書業務から一歩踏み込んで、経理・財務・人事にかかわる業務にも対応するケースも多くなりつつあります。

  • 具体的には次のような業務を行います。
  • 請求・見積・注文書などの作成
  • 決算書や事業計画書の作成
  • 経費精算
  • 在庫・売上管理

このように対応可能な業務は多岐にわたります。人材採用にかかわるセミナー・研修手配や応募者対応まで行うことも少なくないようです。

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営業・マーケティング

オンライン秘書サービスでは実際に営業を行えないものの、それに関連する業務を依頼可能です。

次のような秘書業務と同様を行います。

  • スケジュール調整やアポイント
  • 名刺のデータ入力
  • プレゼン資料・企画書・提案書作成
  • メール対応やリサーチ・分析

経営者がプレイングマネージャーのケースでは必須の対応業務だといえるでしょう。

次の記事では営業に特化した代行サービスの紹介をしています。

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Webサイト・SNS運用

現在の企業運営において、WebサイトやSNSでのマーケティング活動は欠かせません。コンテンツ更新や修正、SNS投稿やコメント返信、画像編集やアクセス解析などに対応しているサービスもあります。

コンテンツ作成自体が難しい場合は、クラウドソーサーに業務依頼を任せることも可能であり、その管理自体を実行してもらえます。

広告運用

Web・SNS運用に関連し、リスティング広告SNS広告、メルマガ配信やABテストなどに対応するサービスもあります。

Webメディア・広告運用に関しては、方向性の決定自体は経営者が行います。PDCAサイクルのなかでの施策実行・分析などを同時に行うことは難しいといえ、必要なときに活用できるオンライン秘書サービスは最適だといえるでしょう。

クリエイティブ・制作

メディアの運用が可能であれば、付随するデザインのようなクリエイティブ業務や制作を任せられる場合も多くなります。

バナー作成やロゴデザインなどから、アプリ開発やランディングページ作成、コーディングなど、専門的なスキルが必要な分野まで対応したサービスも存在します。

オンライン秘書のメリット

近年では、システム導入やサービスの活用などでバックオフィス業務を効率化し、人的リソースをコア業務に振り向けようとする動きが加速しているといえます。

オンライン秘書のメリットはまさにここにあるといえるでしょう。業務内容に絞った負担軽減だけでなく、日常的に発生する個人雑務の負担を軽減させることによって、より適切な形でリソースのコア業務へのシフトを可能にします。

そのほかにも、次のようなメリットがあります。

採用コスト削減

オンライン秘書サービスを利用することによって、コストや時間的負担を大幅に削減できます。

新たな人材を採用しようとした場合、募集広告費、固定費としての人件費などのコストが発生するほか、応募者への対応や面接などの時間的な負担も発生します。

もちろん、オンライン秘書の場合もコストはかかりますが、月額100,000円前後のサービス利用料を考慮すれば、そのコストパフォーマンスは優れたものだといえるでしょう。

業務量に応じた人件費調整が可能

オンライン秘書サービスは、必要でない時期は契約を解除でき、流動的な業務を依頼したいときに役立ちます。

依頼したい業務内容によっては、閑散期と繁忙期の差が激しく、定期的にこなしてもらいたい業務とはいえない場合もあります。専任の人材を採用した場合は、このような状況でも固定費としての人件費が必要になりますが、それでもコストパフォーマンスに優れた選択といえるでしょう。

幅広い業務を依頼可能

オンライン秘書サービスでは「スキルの異なる複数人でチームを組む」ことがほとんどのため、幅広い業務依頼に対応可能なケースが多くなり、それぞれに高いスキルが期待できるといえるでしょう。

募集の手間がかからずスピーディーに業務開始

オンライン秘書サービスを使えば、募集の手間をかけず、スピーディーに業務開始できます。

人材採用にはコストと時間的負担が必要なことは上述しました。通常、募集広告出稿から採用までには数週間〜1か月程度の期間がかかり、採用してからも研修や育成などが必要な場合もあります。

しかし、オンライン秘書サービスではスキルの確保された人材が業務にあたるため、思い立った時点でスピーディーな業務依頼が可能であり、3日程度で業務開始できる場合も多いようです。

派遣・採用との比較

オンライン秘書サービスと同様の業務を、派遣に依頼・人材採用した場合の比較表は次のとおりです。

オンライン秘書 派遣採用 人材採用
採用コスト △ 備品などの用意が必要 x コスト・時間ともに必要
人件費調整 x x
担当者のスキル △ 研修・育成が必要な場合も △ 研修・育成が必要な場合も
対応業務範囲 x x
業務対応スピード x 数週間〜1か月程度 x 数週間〜1か月程度

オンライン秘書のデメリット

メリットばかりのようにも思えるオンライン秘書サービスですが、もちろんデメリットがないわけではありません。

その多くは、オンラインであることに起因していますが、具体的には次のような要素が挙げられます。

事前にスタッフのスキルが判断できない

対面でコミュニケーションできる場合は、相手の言動によってある程度のスキル判断を判断可能です。しかし、サービス提供企業を介してオンライン秘書を利用するケースでは、相手の顔が見えないため、こうした判断が一切できないことになります。

もちろん、サービス提供企業側でも一定のスキルを持つ人材を採用しているはずですが、ある意味「利用してみるまでその業務クオリティは未知数」であるともいえます。

オンライン以外の業務は依頼できない

一部の例外はあるようですが、在宅で業務を行うのが基本となるオンライン秘書サービスでは、オンラインで行える業務以外は依頼できません。

そのため、経営者に同行する外回り業務の依頼はできないものの、在宅のメリットを活かして業務時間以外も柔軟に対応可能です。人材採用では難しい点をアピールし、メリットに変えているサービス提供企業も存在しているようです。

オンライン秘書を依頼する際のポイント

オンライン秘書を依頼する際のポイント、注意点は次のとおりです。

  • 依頼内容は具体的に伝える
  • マニュアルを用意する

依頼内容は具体的に伝える

対面でのコミュニケーションと異なり、オンラインでのコミュニケーションは相手の顔が見えない分、情報量が不足しがちであり、特に文面のみのやり取りではそれが顕著であるといえるでしょう。これによって認識の違いが起こり、期待どおりの結果を得られないことも考えられます。

テレワークを活用する場合も同様ですが、これを回避するためには「依頼内容に必要な要素をすべて盛り込み、具体的にわかりやすく相手に伝える」ことが肝心です。

マニュアルを用意する

マニュアルを用意しておく重要なポイントです。マニュアルがあれば業務内容を把握してもらいやすくなり、オンラインのコミュニケーションでも確認が取りやすくなります。

オンライン秘書の選び方

オンライン秘書サービスを選ぶ際は、次のポイントを確認しましょう。

  • 業務内容に合っているか
  • セキュリティ管理はされているか

業務内容に合っているか

すでに解説したように、ひとりの専任人材では難しい業務領域までオンライン秘書サービスは対応しています。しかし、サービスを提供する企業によって対応業務内容は異なり、すべてのオンライン秘書サービスが自身のニーズに合致するとは限りません。

オンライン秘書サービス利用を検討する際は、どのような業務を依頼したいのかを書き出して明確にし、それに対応しているサービスを提供している会社を選択すべきでしょう。

セキュリティ管理はされているか

秘密保持契約や情報管理教育など、セキュリティ対策を行っているか確認しましょう。情報端末にどのようなセキュリティ対策を行っているかも重要なポイントです。

オンライン秘書の料金相場

オンライン秘書の費用相場を解説します。オンライン秘書の料金体系は、「月額制」と「従量制」の2種類です。月額制は稼働時間とそれに応じた1か月の料金があらかじめ設定されています。利用者は稼働時間内で依頼する業務量を調整します。サービスによっては、稼働時間内で依頼内容のカスタマイズも可能です。

従量制は業務内容や難易度、量に応じて料金を設定します。使い方によっては月額制より費用を抑えられるのが特徴です。多くのオンライン秘書サービスは月額制を採用しています。費用相場は次のとおりです。

  • 月額相場 5~15万円
  • 1か月あたりの稼働時間 12~30時間
  • 1時間あたりの費用相場 2,350~4,000円

オンライン秘書と一口にいっても、サービスを介する場合とフリーランスのような個人と契約する場合では料金相場が異なります。個人と契約する場合は一般的に、時給1,000〜3,000円程度と認識しておくとよいでしょう。

このように比較すると、クラウドソーシングや派遣よりもオンライン秘書は高く感じるかもしれません。しかし、人件費や採用コストはかからず、専門知識を持つスタッフを幅広い業務で活用できます。その点、オンライン秘書のコストパフォーマンスは高いといえるでしょう。

おすすめのオンライン秘書サービス10選

上述したようなポイントを押さえ、賢く活用すれば、オンライン秘書は非常に便利なサービスであることがいえます。そのなかでも豊富な実績を持ち、高い評価を得ているサービスを、厳選して紹介してみましょう。

i-STAFF - i-STAFF

  • 採用率1%の優秀なスタッフ
  • 秘書・経理・人事など幅広い業務に対応
  • オフライン業務にも対応可能

i-STAFFは、さまざまなスキルを持つスタッフがいるオンライン秘書サービスです。採用率は1%。秘書業務のほかにも、経理・人事・Webサイト運用・営業などさまざまな業務に対応してもらえます。書類の整理やファイリングなどオフライン業務に対応している点も強みといえるでしょう。

※出典:i-STAFF公式サイト(2024年1月27日閲覧)

フジ子さん - フジア

  • 必要な時に必要な分だけ依頼できる
  • 経理・人事・総務・Web運用なども
  • 最新のセキュリティ対策

フジ子さんは、業務内容に合った依頼できるオンライン秘書サービスです。業務量に合わせて柔軟にプラン変更できるのがポイント。経理・人事・総務などにくわえ、英語やイラスト作成などの業務も依頼できます。すべての情報・通信は金融機関レベルの256bitSSL方式で暗号化されており、端末には最新のセキュリティ対策が施されているのも特徴です。

CASTER BIZ



CasterBizは、優秀なアシスタントが秘書・人事・経理・Web運用といった幅広い業務をサポートするオンライン秘書サービスを提供しています。業務をサポートするアシスタントには、高いパフォーマンスを発揮できる、ビジネスの第一線で活躍していた人材が採用されており、さまざまな業務を高いクオリティでサポートできます。

また、オフィスに出向いて書類整理や請求書の郵送を行うなど、オフラインでの業務も依頼可能、バックオフィス業務などを任せることにより、本来の業務に集中して取り組めます。

HELP YOU


画像出典:公式HP

HELP YOUは、秘書業務のみならず、総務・経理・財務、採用・人事、営業・企画・マーケティングからWebメディア運用やクリエイティブ業務まで、幅広い業務範囲に対応するオンライン秘書サービスを行っています。

世界各国から応募された候補者から厳選された優秀なアシスタントは、それぞれが専門性の高いスキルを持っており、翻訳を含めたさまざまな業務をスピーディーにサポート。電話・メールのほかにも、さまざまなコミュニケーションツールでコンタクトが可能であり、無料相談・無料トライアルプランも用意されています。

Genny(ジェニー)


画像引用:公式HP

Gennyは、定額制の月額契約を行うことで、サポート時間やタスク数の制限なく多数の業務を依頼でき、オンライン秘書サービスを提供しています。

対応内容はスケジュール調整・管理、メール確認・返信代行、アポイント調整や契約書作成補助など、秘書業務・総務が中心です。また、Genny miniでは直接依頼可能なため、仲介料が不要で経費を抑えられます。月単位での業務委託がなくても、必要に応じて一回きりの注文が可能です。軽い作業から大規模な調査まで、作業内容は多岐に渡り、ニーズに応じて依頼できます。

Remobaアシスタント

  • 全国から集まった優秀なアシスタントのチームサポートによる高品質な業務提供
  • オンライン対応に慣れているので、ITリテラシーが高い
  • アシスタント業務として幅広い業務を柔軟にサポート

Remobaアシスタントは、オンラインアシスタントサービス総合満足度No1(※)と評価されているオンライン秘書サービスです。スタートアップから、上場企業まで幅広い会社からの好評を得ています。

また、独自の採用基準で厳格にスクリーニングした優秀なオンライン秘書が在籍しているのも特徴です。「細かいところにまで配慮が行き届いている」、「さまざまなスキルが高水準だった」と、利用者はホスピタリティの高さに満足しています。

<料金プラン>

利用料金 無料トライアル
9.6万円~/月 応相談

※調査方法:インターネット調査 調査概要:2021年7月サイトのイメージ調査
調査提供:日本トレンドリサーチ(2024年1月27日閲覧)

あんしん電話当番サービス - 株式会社TMJ(セコムグループ)

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LINE WORKS AiCall - LINE株式会社

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オンライン秘書の活用でコア業務へ集中

すでに解説したとおり、オンライン秘書サービスを利用することで得られる、もっとも大きなメリットは「コア業務への集中」を可能にすることです。

ベンチャーやスタートアップなどはもちろん、日本で特に多いと思われるプレイングマネージャーは、自身で気付かないうちに、さまざまな雑務に追われがちです。状況を打破しようと思っても、その時間さえ取れないのが現状だといえるでしょう。

オンライン秘書サービスは、そういったケースに最適であり、今後は、日本でも広く認知されていくことになると思われます。サービスを選ぶ際には、次のようなポイントを確認しておくとよいでしょう。

  • 料金や業務内容から自社に合ったサービスを選ぶ
  • セキュリティ管理はされているか

自身のニーズを的確に把握し、最適なオンライン秘書サービスを活用することによって、競争力を高めてみてください。

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