オンライン秘書とは？依頼できることやメリット・おすすめサービス比較

オンライン秘書とは

オンライン秘書とは、インターネットを活用した業務サポートを提供しているサービスです。コア業務ではない雑務が多く、しかしそのために人材を採用するほどの余裕も資金もない、といった事情を抱える経営者や企業にマッチしたサービスです。

実際の業務サポートを行うのは、オンライン秘書サービス提供企業に所属する在宅ワーカーが主になります。複数人でチームを組んでひとつの企業を担当するケースも多く、幅広い業務に対応したサービスを行っているのが特徴です。

電話業務のサポートなら、電話代行サービスがおすすめです。BOXILでは、おすすめサービスの料金や機能がまとまった資料を無料でダウンロードできるので、ぜひ比較検討する際に活用ください。

オンライン秘書の起源

このオンライン秘書サービスはオンラインアシスタントとも呼ばれることがありますが、1990年代頃から欧米で盛んになった同様のサービス「バーチャルアシスタント」がその起源といわれています。

特にアメリカでは「International Virtual Assistants Association（IVAA）」がバーチャルアシスタントの教育や周知を行っているなど、幅広く認知、活用されています。

オンライン秘書活用が最適なケース

欧米でこうしたバーチャルアシスタントが盛んになったひとつの理由として、ベンチャーやスタートアップとして会社を起業するケースが極めて多いことが挙げられます。

少人数で起業されるベンチャーやスタートアップの場合、なによりもコア業務への集中が必要となりますが、雑務にリソースを投入することが難しいことから、バーチャルアシスタントへの要望が高まるようになったのです。

日本でもこうした流れは加速しつつあり、オンライン秘書が注目を集めています。ベンチャーやスタートアップだけでなく、個人事業主や業務の閑散／繁忙の差が激しい業種などにも適したサービスだといえ、固定費ではなく変動費として、必要なときだけ活用するケースに最適だといえるでしょう。

オンライン秘書の業務内容

上述したように、オンライン秘書サービスでは「ひとつの企業に対して複数人でチームを編成して対応」することが多く、それぞれの担当者はインターネットを活用し、在宅勤務で業務を行うことがほとんどです。

このため、チームを代表する専属の秘書が企業との窓口になり、依頼された内容に応じて、チームスタッフに適切に業務を振り分けるなどのマネジメントも行っています。

オンライン秘書サービスが幅広い業務に対応可能なのはこのためであり、サービス提供企業によっても異なりますが、次のような業務を依頼できます。

秘書業務

ほぼすべてのオンライン秘書サービスが提供するのは、多忙な経営者の雑務を担当する「秘書業務」です。サービスによっては「各国語からの翻訳」に対応しているものもあり、そこに強みを持つサービスも存在しますが、主に次のようなサービスが提供されているようです。

• 出張時の交通・ホテル予約、会食時のレストランリサーチ・予約
• スケジュール調整やアポイントメント
• メール対応
• 議事録や資料の作成、キーワードによるリサーチ

経理・財務・人事

秘書業務から一歩踏み込んで、経理・財務・人事にかかわる業務にも対応するケースも多くなりつつあります。具体的には、請求・見積・注文書などの作成、決算書や事業計画書の作成、経費精算から在庫・売上管理などに対応可能なことが多く、人材採用にかかわるセミナー・研修手配や応募者対応まで行うことも少なくないようです。

次の記事では経理に特化した代行サービスの紹介をしています。

営業・マーケティング

オンライン秘書サービスでは実際に営業を行えないものの、それに関連する業務を依頼できます。

秘書業務と同様に、スケジュール調整やアポイントはもちろんのこと、名刺のデータ入力やプレゼン資料・企画書・提案書作成、メール対応やリサーチ・分析なども行え、経営者が「プレイングマネージャー」のケースなどでは必須の対応業務だといえます。

次の記事では営業に特化した代行サービスの紹介をしています。

Webサイト・SNS運用

現在の企業運営において、WebサイトやSNSでのマーケティング活動は欠かせなくなっており、これに関連するコンテンツ更新や修正、SNS投稿やコメント返信、画像編集やアクセス解析などに対応しているサービスもあります。

コンテンツ作成自体が難しい場合は、クラウドソーサーなどへの業務依頼を任せることも可能であり、その管理自体を実行してもらえます。

広告運用

Web・SNS運用に関連し、リスティング広告やSNS広告、メルマガ配信やABテストなどに対応するサービスもあります。

Webメディア・広告運用に関しては、方向性の決定自体は経営者が行うことになりますが、PDCAサイクルのなかでの施策実行・分析などを同時に行うことは難しいといえ、必要な時に活用できるオンライン秘書サービスは最適だといえるでしょう。

クリエイティブ・制作

メディアの運用が可能であれば、それに付随するデザインなど、クリエイティブ業務や制作を任せられる場合も多くなります。

バナー作成やロゴデザインなどから、アプリ開発やランディングページ作成、コーディングなど、専門的なスキルが必要な分野まで対応したサービスも存在します。

オンライン秘書のメリット

近年では、システム導入やサービスの活用などでバックオフィス業務を効率化し、人的リソースをコア業務に振り向けようとする動きが加速しているといえます。

オンライン秘書のメリットはまさにここにあり、業務内容に絞った負担軽減だけでなく、日常的に発生する個人雑務の負担を軽減させることによって、より適切な形でリソースのコア業務へのシフトを可能にするといえるでしょう。

そのほかにも、次のようなメリットがあります。

採用コスト削減

オンライン秘書サービスを利用することによって、コストや時間的負担を大幅に削減できます。

新たな人材を採用しようとした場合、募集広告費、固定費としての人件費などのコストが発生するほか、応募者への対応や面接などの時間的な負担も発生します。

もちろん、オンライン秘書の場合もコストはかかりますが、月額100,000円前後のサービス利用料を考慮すれば、そのコストパフォーマンスは優れたものだといえるでしょう。

業務量に応じた人件費調整が可能

オンライン秘書サービスは、必要でない時期は契約を解除でき、流動的な業務を依頼したいときに役立ちます。

依頼したい業務内容によっては、閑散期と繁忙期の差が激しく、定期的にこなしてもらいたい業務とはいえない場合もあります。専任の人材を採用した場合は、このような状況でも固定費としての人件費が必要になりますが、それでもコストパフォーマンスに優れた選択といえるでしょう。

幅広い業務を依頼可能

オンライン秘書サービスでは「スキルの異なる複数人でチームを組む」ことがほとんどのため、幅広い業務依頼に対応可能なケースが多くなり、それぞれに高いスキルが期待できるといえるでしょう。

募集の手間がかからずスピーディーに業務開始

オンライン秘書サービスを使えば、募集の手間をかけず、スピーディーに業務開始できます。

人材採用にはコストと時間的負担が必要なことは上述しましたが、通常、募集広告出稿から採用までには数週間〜1か月程度の期間がかかり、採用してからも研修や育成などが必要な場合もあります。

しかし、オンライン秘書サービスではスキルの確保された人材が業務にあたるため、思い立った時点でスピーディーな業務依頼が可能であり、3日程度で業務開始できる場合も多いようです。

派遣・採用との比較

オンライン秘書サービス活用のメリットを具体的に紹介しましたが、同様の業務を派遣に依頼する場合、人材採用した場合で比較表にしてみました。

	オンライン秘書	派遣採用	人材採用
採用コスト	○	△　備品などの用意が必要	x　コスト・時間ともに必要
人件費調整	○	x	x
担当者のスキル	○	△　研修・育成が必要な場合も	△　研修・育成が必要な場合も
対応業務範囲	○	x	x
業務対応スピード	○	x　数週間〜1か月程度	x　数週間〜1か月程度

オンライン秘書のデメリット

メリットばかりのようにも思えるオンライン秘書サービスですが、もちろんデメリットがないわけではありません。

その多くは、オンラインであることに起因していますが、具体的には次のような要素を挙げられます。

事前にスタッフのスキルが判断できない

対面でのコミュニケーションが可能な場合は、相手の言動などによってある程度のスキル判断が可能なこともありますが、サービス提供企業を介してオンライン秘書を利用するケースでは、相手の顔が見えないため、こうした判断が一切できないことになります。

もちろん、サービス提供企業側でも一定のスキルを持つ人材を採用しているはずですが、ある意味「利用してみるまでその業務クオリティは未知数」であるともいえます。

オンライン以外の業務は依頼できない

一部の例外はあるようですが、在宅で業務を行うのが基本となるオンライン秘書サービスでは、オンラインで行える業務以外は依頼できません。

よって、経営者に同行する、外回りの業務を依頼するなどはできないことになりますが、在宅のメリットを活かし、業務時間以外の対応を柔軟に行うなど、人材採用では難しい点をアピールし、メリットに変えているサービス提供企業も存在しているようです。

オンライン秘書を依頼する際のポイント

オンライン秘書を依頼する際のポイント、注意点は次のとおりです。

• 依頼内容は具体的に伝える
• マニュアルを用意する

依頼内容は具体的に伝える

対面でのコミュニケーションと異なり、オンラインでのコミュニケーションは相手の顔が見えない分、情報量が不足しがちであり、特に文面のみのやり取りではそれが顕著であるといえるでしょう。これによって認識の違いが起こり、期待どおりの結果を得られないことも考えられます。

テレワークなどを活用する場合も同様ですが、これを回避するためには「依頼内容に必要な要素をすべて盛り込み、具体的にわかりやすく相手に伝える」ことが肝心です。

マニュアルを用意する

マニュアルを用意しておく重要なポイントです。マニュアルがあれば業務内容を把握してもらいやすくなり、オンラインのコミュニケーションでも確認が取りやすくなります。

オンライン秘書の選び方

オンライン秘書サービスを選ぶ際は、次のポイントを確認しましょう。

• 自社の業務内容に合っているか
• キュリティ管理はされているか

自社の業務内容に合っているか

すでに解説したように、ひとりの専任人材では難しい業務領域までオンライン秘書サービスは対応しています。しかし、サービスを提供する企業によって対応業務内容は異なり、すべてのオンライン秘書サービスが自身のニーズに合致するとは限りません。

オンライン秘書サービス利用を検討する際は、どのような業務を依頼したいのかを書き出すなどして明確にし、それに対応しているサービスを行っている企業を選択すべきでしょう。

セキュリティ管理はされているか

秘密保持契約や情報管理教育など、セキュリティ対策を行っているか確認しましょう。情報端末にどのようなセキュリティ対策を行っているかも重要なポイントです。

おすすめのオンライン秘書サービス10選

上述したようなポイントを押さえ、賢く活用すれば、オンライン秘書は非常に便利なサービスであることがいえます。そのなかでも豊富な実績を持ち、高い評価を得ているサービスを、以下に厳選して紹介してみましょう。

i-STAFF - i-STAFF

• 採用率1％の優秀なスタッフ
• 秘書・経理・人事など幅広い業務に対応
• オフライン業務にも対応可能

i-STAFFは、さまざまなスキルをもつスタッフがいるオンライン秘書サービスです。採用率は1%。秘書業務のほかにも、経理・人事・Webサイト運用・営業などさまざまな業務に対応してもらえます。書類の整理やファイリングなどオフライン業務に対応している点も強みといえるでしょう。

フジ子さん － フジア

• 必要な時に必要な分だけ依頼できる
• 経理・人事・総務・Web運用なども
• 最新のセキュリティ対策

フジ子さんは、業務内容にあわせて依頼できるオンライン秘書サービスです。業務量に合わせて柔軟にプラン変更できるのがポイント。経理・人事・総務などにくわえ、英語やイラスト作成などの業務も依頼できます。すべての情報・通信は金融機関レベルの256bitSSL方式で暗号化されており、端末には最新のセキュリティ対策が施されているのも特徴です。

CASTER BIZ

CasterBizは、優秀なアシスタントが秘書・人事・経理・Web運用といった幅広い業務をサポートするオンライン秘書サービスを提供しています。業務をサポートするアシスタントには、高いパフォーマンスを発揮できる、ビジネスの第一線で活躍していた人材が採用されており、さまざまな業務を高いクオリティでサポートできます。

また、オフィスに出向いて書類整理や請求書の郵送を行うなど、オフラインでの業務も依頼可能、バックオフィス業務などを任せることにより、本来の業務に集中して取り組めます。

HELP YOU

画像出典：公式HP

HELP YOUは、秘書業務のみならず、総務・経理・財務、採用・人事、営業・企画・マーケティングからWebメディア運用やクリエイティブ業務まで、幅広い業務範囲に対応するオンライン秘書サービスを行っています。

世界各国から応募された候補者から厳選された優秀なアシスタントは、それぞれが専門性の高いスキルを持っており、翻訳を含めたさまざまな業務をスピーディーにサポートしています。電話・メールのほかにも、さまざまなコミュニケーションツールでコンタクトが可能であり、無料相談・無料トライアルプランも用意されています。

Genny（ジェニー）

画像引用：公式HP

Gennyは、定額制の月額契約を行うことで、サポート時間やタスク数の制限なく多数の業務を依頼でき、オンライン秘書サービスを提供しています。

対応内容はスケジュール調整・管理、メール確認・返信代行、アポイント調整や契約書作成補助など、秘書業務・総務が中心となりますが、最短1日で業務依頼できるスピード感と、コストパフォーマンスの高さが魅力です。5メニューのみとなりますが、4,800円で10日間利用できるトライアルプランも用意されています。

CLARY（クラリー）

画像引用：公式HP

CLARYは、シンガポールに拠点を持ち、日本語のほかに英語、ドイツ語中国語など、6か国語に対応する、グローバル展開に最適なオンライン秘書サービスです。

翻訳や海外企業との現地語対応に特化するサービス内容で、文字数単位ではなくチケット制で業務が行われるため、海外リサーチやメディアへの投稿なども依頼できます。海外への展開を考えている企業、経営者などにとって、非常に心強いサービス提供を行っているといえるでしょう。

Remobaアシスタント：オンラインアシスタントサービス総合満足度No1（※）

• 全国から集まった優秀なアシスタントのチームサポートによる高品質な業務提供
• オンライン対応に慣れているので、ITリテラシーが高い
• アシスタント業務として幅広い業務を柔軟にサポート

Remobaアシスタントは、オンラインアシスタントサービス総合満足度No１（※）と評価されているオンライン秘書サービスです。スタートアップから、上場企業まで幅広い会社からの好評を得ています。

また、独自の採用基準で厳格にスクリーニングした優秀なオンライン秘書が在籍しているため、「細かいところにまで配慮が行き届いている」、「さまざまなスキルが高水準だった」と、利用者はホスピタリティの高さに満足しています。

＜料金プラン＞

利用料金	無料トライアル
9.6万円～/月	応相談

※調査方法：インターネット調査 調査概要：2021年7月サイトのイメージ調査
調査提供：日本トレンドリサーチ

• 24時間365日、希望の時間で電話受付を代行
• スムーズな連携で業務効率と生産性を向上
• リーズナブルな価格で高品質なコールセンターを導入可能

あんしん電話当番サービスは、24時間365日、希望の時間帯で電話受付を代行するサービスです。不在時や休日、夜間など、契約時間に合わせて、担当者の代わりに電話受付を行います。

電話対応時は、最大5つまで登録できる「よくある質問」に沿って対応し、ほかの質問は折り返しの案内をします。対応した内容は、自社の担当者含む最大4名にメールや電話で随時報告されます。担当者の負担を軽減し、業務効率と生産性の向上が期待できます。

料金プラン・価格

料金プラン	初期費用	プラン価格
平日日中パック	30,000円	30,000円-／月

只今初期費用無償キャンペーン中

※すべての基本プランで初期費用3万円が無償になります。（2022年1月時点）

• LINEが開発した音声認識と音声合成のAIを活用
• CTI（電話システム）をはじめ多くのシステムとデータ連携
• 電話とLINEを連携しより柔軟に顧客へ対応

LINE AiCallは、LINE CLOVAのAI技術を活用した、店舗やサポートセンターを中心に役立つ音声対応サービスです。LINEが開発した音声認識と音声合成用のAIによって、人間と話しているような自然な音声を再現しています。また、自動応答のシステムなので業務時間外であっても顧客対応が可能です。CTIや予約管理システム、CRM、さらにはLINEやLINE Payなどさまざまなシステムと連携します。電話による自動応対以外にも活用の場が広がるため、顧客のライフスタイルにあったシステム運用が可能です。

料金プラン・価格

料金プラン	初期費用	プラン価格
要問い合わせ	要問い合わせ	要問い合わせ

Kaori-san

画像引用：公式HP

Kaori-sanは、比較的新しく登場したサービスですが、アジアを拠点に日本、中国、韓国、アメリカなど、世界中にスタッフを配置してグローバル展開を行う、オンライン秘書サービスを提供しています。

チャットだけでなく「Kaori-sanオンライン電話」でのコミュニケーションができ、そのスタッフ構成からバイリンガルスタッフが多いのも特徴です。オンライン個人秘書、オンラインビジネス秘書などのサービス内容を持ち、豊富なプランでニーズに応えるほか、圧倒的な低価格を実現しているのも魅力です。

オンライン秘書の活用でコア業務へ集中

すでに解説したとおり、オンライン秘書サービスを利用することで得られる、もっとも大きなメリットは「コア業務への集中」を可能にすることです。

ベンチャーやスタートアップなどはもちろん、日本で特に多いと思われるプレイングマネージャーは、自身で気付かないうちに、さまざまな雑務に追われがちであり、状況を打破しようと思っても、その時間さえ取れないのが現状だといえるでしょう。

オンライン秘書サービスは、そういったケースに最適であり、今後は、日本でも広く認知されていくことになると思われます。サービスを選ぶ際には、次のようなポイントを確認しておくとよいでしょう。

• 料金や業務内容から自社に合ったサービスを選ぶ
• セキュリティ管理はされているか

自身のニーズを的確に把握し、最適なオンライン秘書サービスを活用することによって、競争力を高めてみてはいかがでしょうか。

BOXILとは

BOXIL（ボクシル）は企業のDXを支援する法人向けプラットフォームです。SaaS比較サイト「BOXIL SaaS」、ビジネスメディア「BOXIL Magazine」、YouTubeチャンネル「BOXIL CHANNEL」、Q&Aサイト「BOXIL SaaS質問箱」を通じて、ビジネスに役立つ情報を発信しています。

BOXIL会員（無料）になると次の特典が受け取れます。

• BOXIL Magazineの会員限定記事が読み放題！
• 「SaaS業界レポート」や「選び方ガイド」がダウンロードできる！
• 約800種類のビジネステンプレートが自由に使える！

BOXIL SaaSでは、SaaSやクラウドサービスの口コミを募集しています。あなたの体験が、サービス品質向上や、これから導入検討する企業の参考情報として役立ちます。

BOXIL SaaS質問箱は、SaaS選定や業務課題に関する質問に、SaaSベンダーやITコンサルタントなどの専門家が回答するQ&Aサイトです。質問はすべて匿名、完全無料で利用いただけます。

BOXIL SaaSへ掲載しませんか？

• リード獲得に強い法人向けSaaS比較・検索サイトNo.1^※
• リードの従量課金で、安定的に新規顧客との接点を提供
• 累計800社以上の掲載実績があり、初めての比較サイト掲載でも安心

^{※ 日本マーケティングリサーチ機構調べ、調査概要:2021年5月期 ブランドのWEB比較印象調査}