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オンライン秘書とは | 幅広い業務対応と活用メリット・サービス紹介

経営者や個人事業主の雑務を代行する「オンライン秘書サービス」が注目されています。幅広い業務を優秀なアシスタントがサポートする、その仕組みやメリット・デメリットを解説するとともに、活用ポイント、便利なおすすめサービスを紹介します。
電話代行(コールセンターアウトソーシング)
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オンライン秘書とは

コア業務ではない雑務が多く、しかしそのために人材を採用するほどの余裕も資金もない、といった事情を抱える経営者や企業のために、インターネットを活用した業務サポートを提供しているのがオンライン秘書サービスです。

実際の業務サポートを行うのは、オンライン秘書サービス提供企業に所属する在宅ワーカーが主になりますが、複数人でチームを組んでひとつの企業を担当するというケースが多くなり、幅広い業務に対応したサービスを行っているのが特徴です。

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欧米発のバーチャルアシスタント

このオンライン秘書サービスはオンラインアシスタントとも呼ばれることがありますが、1990年代頃から欧米で盛んになった同様のサービス「バーチャルアシスタント」がその起源といわれています。

特にアメリカでは「International Virtual Assistants Association(IVAA)」という協会が存在し、バーチャルアシスタントの教育や周知を行っているなど、幅広く認知、活用されています。

オンライン秘書活用が最適なケース

欧米でこうしたバーチャルアシスタントが盛んになったひとつの理由として、ベンチャーやスタートアップとして会社を起業するケースが極めて多いということが挙げられます。

少人数で起業されるベンチャーやスタートアップの場合、なによりもコア業務への集中が必要となりますが、雑務にリソースを投入することが難しいことから、バーチャルアシスタントへの要望が高まるようになったのです。

日本でもこうした流れは加速しつつあり、オンライン秘書が注目を集めるようになっていますが、ベンチャーやスタートアップだけでなく、個人事業主や業務の閑散/繁忙の差が激しい業種などにも適したサービスだといえ、固定費ではなく変動費として、必要なときだけ活用するというケースに最適だといえるでしょう。

オンライン秘書に依頼できること

上述したように、オンライン秘書サービスでは「ひとつの企業に対して複数人でチームを編成して対応」することが多く、それぞれの担当者はインターネットを活用し、在宅勤務で業務を行うことがほとんどです。

このため、チームを代表する専属の秘書が企業との窓口になり、依頼された内容に応じて、チームスタッフに適切に業務を振り分けるなどのマネジメントも行っています。

オンライン秘書サービスが幅広い業務に対応可能なのはこのためであり、サービス提供企業によっても異なりますが、以下のような業務を依頼することが可能です。

秘書業務

ほぼすべてのオンライン秘書サービスが提供するのは、多忙な経営者の雑務を担当する「秘書業務」です。

サービスによっては「各国語からの翻訳」に対応しているものもあり、そこに強みを持つサービスも存在しますが、主に以下のようなサービスが提供されているようです。

  • 出張時の交通・ホテル予約、会食時のレストランリサーチ・予約
  • スケジュール調整やアポイントメント
  • メール対応
  • 議事録や資料の作成、キーワードによるリサーチ

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経理・財務・人事

秘書業務から一歩踏み込んで、経理・財務・人事にかかわる業務にも対応する場合が近年多くなっています。

具体的には、請求・見積・注文書などの作成、決算書や事業計画書の作成、経費精算から在庫・売上管理などに対応可能なことが多く、人材採用にかかわるセミナー・研修手配や応募者対応まで行うことも少なくないようです。

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営業・マーケティング

オンライン秘書サービスでは実際に営業を行うことはできませんが、それに関連する業務を依頼することも可能です。

秘書業務と同様に、スケジュール調整やアポイントはもちろんのこと、名刺のデータ入力やプレゼン資料・企画書・提案書作成、メール対応やリサーチ・分析なども行え、経営者が「プレイングマネージャー」のケースなどでは必須の対応業務だといえます。

以下の記事では営業に特化した代行サービスの紹介をしています。

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Webサイト・SNS運用

現在の企業運営において、WebサイトやSNSでのマーケティング活動は欠かせないものとなっていますが、これに関連するコンテンツ更新や修正、SNS投稿やコメント返信、画像編集やアクセス解析などに対応しているサービスもあります。

コンテンツ作成自体が難しい場合は、クラウドソーサーなどへの業務依頼を任せることも可能であり、その管理自体を実行してもらうこともできます。

広告運用

Web・SNS運用に関連し、リスティング広告SNS広告、メルマガ配信やABテストなどに対応するサービスもあります。

Webメディア・広告運用に関しては、方向性の決定自体は経営者が行うことになりますが、PDCAサイクルのなかでの施策実行・分析などを同時に行うことは難しいといえ、必要な時に活用できるオンライン秘書サービスは最適だといえるでしょう。

クリエイティブ・制作

メディアの運用が可能であれば、それに付随するデザインなど、クリエイティブ業務や制作を任せられる場合も多くなります。

バナー作成やロゴデザインなどから、アプリ開発やランディングページ作成、コーディングなど、専門的なスキルが必要な分野まで対応したサービスも存在します。

オンライン秘書のメリット

近年では、システム導入やサービスの活用などでバックオフィス業務を効率化し、人的リソースをコア業務に振り向けようとする動きが加速しているといえます。

オンライン秘書のメリットはまさにここにあり、業務内容に絞った負担軽減だけでなく、日常的に発生する個人雑務の負担を軽減させることによって、より適切な形でリソースのコア業務へのシフトを可能にするといえるでしょう。

そのほかにも、以下のような具体的メリットを享受することが可能です。

採用コスト削減

オンライン秘書に依頼するような雑務を実行してもらうため、新たな人材を採用しようとした場合、募集広告費、固定費としての人件費などのコストが発生するほか、応募者への対応や面接などの時間的な負担も発生します。

こうしたコストや時間的負担は、オンライン秘書サービスを利用することによって大幅に削減することが可能です。

もちろん、オンライン秘書の場合もコストはかかりますが、月額100,000円前後のサービス利用料を考慮すれば、そのコストパフォーマンスは優れたものだといえるでしょう。

業務量に応じた人件費調整が可能

依頼したい業務内容によっては、閑散期と繁忙期の差が激しく、定期的にこなしてもらいたい業務とはいえない場合もあります。

専任の人材を採用した場合は、このような状況でも固定費としての人件費が必要になりますが、オンライン秘書サービスの場合は、必要でない時期は契約を解除することも可能であり、特に流動的な業務を依頼したいケースでは最適な選択といえます。

幅広い業務を依頼可能

人材を採用して雑務を行ってもらう場合、対応可能な業務範囲は採用した人材のスキルによります。

しかし上述したように、オンライン秘書サービスでは「スキルの異なる複数人でチームを組む」ことがほとんどのため、幅広い業務依頼に対応可能なケースが多くなり、それぞれに高いスキルが期待できるといえるでしょう。

スピーディーに業務開始

人材採用にはコストと時間的負担が必要なことは上述しましたが、通常、募集広告出稿から採用までには数週間〜1か月程度の期間がかかり、採用してからも研修や育成などが必要な場合もあります。

しかし、オンライン秘書サービスではスキルの確保された人材が業務にあたるため、思い立った時点でスピーディーな業務依頼が可能であり、3日程度で業務開始できる場合も多いようです。

派遣・採用との比較

オンライン秘書サービス活用のメリットを具体的に紹介しましたが、同様の業務を派遣に依頼する場合、人材採用した場合で比較表にしてみました。

オンライン秘書 派遣採用 人材採用
採用コスト △ 備品などの用意が必要 x コスト・時間ともに必要
人件費調整 x x
担当者のスキル △ 研修・育成が必要な場合も △ 研修・育成が必要な場合も
対応業務範囲 x x
業務対応スピード x 数週間〜1か月程度 x 数週間〜1か月程度

オンライン秘書のデメリット

メリットばかりのようにも思えるオンライン秘書サービスですが、もちろんデメリットがないわけではありません。

その多くは、オンラインであることに起因していますが、具体的には以下のような要素を挙げることができます。

事前にスタッフのスキルが判断できない

対面でのコミュニケーションが可能な場合は、相手の言動などによってある程度のスキル判断が可能なこともありますが、サービス提供企業を介してオンライン秘書を利用するケースでは、相手の顔が見えないため、こうした判断が一切できないことになります。

もちろん、サービス提供企業側でも一定のスキルを持つ人材を採用しているはずですが、ある意味「利用してみるまでその業務クオリティは未知数」であるともいえます。

オンライン以外の業務は依頼できない

一部の例外はあるようですが、在宅で業務を行うのが基本となるオンライン秘書サービスでは、オンラインで行うことができる業務以外は依頼できません。

よって、経営者に同行する、外回りの業務を依頼するなどはできないことになりますが、在宅のメリットを活かし、企業の業務時間以外の対応を柔軟に行うなど、人材採用では難しい点をアピールし、メリットに変えているサービス提供企業も存在しているようです。

オンライン秘書を依頼する際のポイント

さまざまなメリットが存在する一方で、オンラインならではのデメリットもあるオンライン秘書サービスですが、サービス利用にあたっては、これらを念頭においたうえで賢く活用していく必要があります。

そのポイントとなる要素を紹介してみましょう。

対応するサービスを精査する

すでに解説したように、ひとりの専任人材では難しい業務領域までオンライン秘書サービスは対応しています。

しかし、サービスを提供する企業によって対応業務内容は異なっており、すべてのオンライン秘書サービスが自身のニーズに合致するとは限りません。

オンライン秘書サービス利用を検討する際は、どのような業務を依頼したいのかを書き出すなどして明確にし、それに対応しているサービスを行っている企業を選択すべきでしょう。

依頼内容は具体的に伝える

対面でのコミュニケーションと異なり、オンラインでのコミュニケーションは相手の顔が見えない分、情報量が不足しがちであり、特に文面のみのやり取りではそれが顕著であるといえるでしょう。

これによって認識の違いが起こり、期待どおりの結果を得られないことも考えられます。

テレワークなどを活用する場合も同様ですが、これを回避するためには「依頼内容に必要な要素をすべて盛り込み、具体的にわかりやすく相手に伝える」ことが肝心です。

文面の裏にある「依頼者の思い」などは通じないと考える必要があります。

おすすめのオンライン秘書サービス5選

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上述したようなポイントを押さえ、賢く活用すれば、オンライン秘書は非常に便利なサービスであるということがいえます。

そのなかでも豊富な実績を持ち、高い評価を得ているサービスを、以下に厳選して紹介してみましょう。

CasterBiz


Caster Bizは、優秀なアシスタントが秘書・人事・経理・Web運用といった幅広い業務をサポートするオンライン秘書サービスを提供しています。
業務をサポートするアシスタントには、高いパフォーマンスを発揮できる、ビジネスの第一線で活躍していた人材が採用されており、さまざまな業務を高いクオリティでサポートすることが可能です。
また、オフィスに出向いて書類整理や請求書の郵送を行うなど、オフラインでの業務も依頼可能、バックオフィス業務などを任せることにより、本来の業務に集中して取り組むことができます。

HELP YOU

HELP YOUは、秘書業務のみならず、総務・経理・財務、採用・人事、営業・企画・マーケティングからWebメディア運用やクリエイティブ業務まで、幅広い業務範囲に対応するオンラインアシスタントサービスを行っています。
世界各国から応募された候補者から厳選された優秀なアシスタントは、それぞれが専門性の高いスキルを持っており、翻訳を含めたさまざまな業務をスピーディーにサポートしています。
電話・メールのほかにも、さまざまなコミュニケーションツールでコンタクトが可能であり、無料相談・無料トライアルプランも用意されています。

Genny(ジェニー)

Gennyは、定額制の月額契約を行うことで、サポート時間やタスク数の制限なく、多数の業務を依頼することが可能な、オンライン秘書サービスを提供しています。
対応内容はスケジュール調整・管理、メール確認・返信代行、アポイント調整や契約書作成補助など、秘書業務・総務が中心となりますが、最短1日で業務依頼できるスピード感と、コストパフォーマンスの高さが魅力です。
5メニューのみとなりますが、4,800円で10日間利用できるトライアルプランも用意されています。

Kaori-san

Kaori-sanは、比較的新しく登場したサービスですが、アジアを拠点に日本、中国、韓国、アメリカなど、世界中にスタッフを配置してグローバル展開を行う、オンライン秘書サービスを提供しています。
チャットだけでなく「Kaori-sanオンライン電話」でのコミュニケーションができ、そのスタッフ構成からバイリンガルスタッフが多いのも特徴です。
オンライン個人秘書、オンラインビジネス秘書などのサービス内容を持ち、豊富なプランでニーズに応えるほか、圧倒的な低価格を実現しているのも魅力です。

CLARY(クラリー)

CLARYは、シンガポールに拠点を持ち、日本語のほかに英語、ドイツ語中国語など、6か国語に対応する、グローバル展開に最適なオンライン秘書サービスです。
翻訳や海外企業との現地語対応に特化するサービス内容となっており、文字数単位ではなくチケット制で業務が行われるため、海外リサーチやメディアへの投稿なども依頼することが可能です。
海外への展開を考えている企業、経営者などにとって、非常に心強いサービス提供を行っているといえるでしょう。

オンライン秘書の活用でコア業務へ集中

すでに解説したとおり、オンライン秘書サービスを利用することで得られる、もっとも大きなメリットは「コア業務への集中」を可能にすることです。

ベンチャーやスタートアップなどはもちろん、日本で特に多いと思われるプレイングマネージャーは、自身で気付かないうちに、さまざまな雑務に追われがちであり、状況を打破しようと思っても、その時間さえ取れないのが現状だといえるでしょう。

オンライン秘書サービスは、そういったケースに最適であり、今後は、日本でも広く認知されていくことになると思われます。

自身のニーズを的確に把握し、最適なオンライン秘書サービスを活用することによって、企業の競争力を高めてみてはいかがでしょうか。

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