経費精算を効率化するための方法 - 課題と解決策 | ツール選びと選定ポイント

経費精算システムについて詳しく知りたい方は、こちらの記事もあわせてご覧ください。
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経費精算とは

経費精算とは、企業が事業活動を行う際にかかった「経費」を、従業員が一時的に立て替え、後で精算することです。従業員は立て替えた経費を会社に対して「申請」し、会社側が「承認」することで、最終的に立て替え代金が支払われます。

交通費や出張費、消耗品費、接待飲食費など経費精算に該当する経費はさまざまです。

経費精算の種類

経費精算は「小口精算」「交通費精算」「旅費精算」の3つに分類されます。それぞれの特徴は次のとおりです。

小口精算

小口精算とは、日常的に発生する少額の経費のことです。企業では小口精算用の現金を用意している場合が多く、従業員から提出された領収書やレシートと引き換えに現金を渡します。

交通費精算

交通費精算とは、従業員が「移動」する際にかかる経費を精算することです。取引先への訪問や採用活動など業務上必要な移動に対して支払われます。電車代やタクシー代、バス代など交通費全般が対象です。

旅費精算

旅費精算とは、主に「出張」で発生した経費を精算することです。宿泊費や飛行機代、電車代、タクシー代などが該当します。費用が高額になる際は、従業員が前もって申請し、仮払いする場合もあります。

経費精算の方法

経費精算の方法は「実費精算」と「仮払精算」の2つに分類されます。それぞれの特徴は次のとおりです。

実費精算

実費精算とは、従業員が立て替えた経費を、領収書やレシートの内容に基づいて後で精算する方法です。一般的な経費精算の方法であり、多くの企業が採用しています。

仮払精算

仮払精算とは、高額になりやすい経費を計算し、前もって概算金額を従業員に渡す方法です。飛行機代や宿泊代などで経費が高額になりがちな「出張」で主に利用されます。

経費精算でありがちな課題

経費精算は、企業のキャッシュフローに影響を与える重要なプロセスなので、慎重な管理が求められます。しかしながら、次のような課題が発生しやすいです。よくある課題を確認し、改善方法を探りましょう。

• 入力や計算のミス
• 社員からの申請漏れや申請忘れ
• 書類不備による差し戻し
• 担当者の負担増大
• 不正リスクの増大

入力や計算のミス

紙やExcelなどで経費精算を行っていると、請求書や領収書を1枚ずつ目視で確認しなければならないため、入力や計算のミスが起こりやすくなります。

出張や接待の多い企業は帳票の枚数も多いです。膨大な数の領収書を処理しなければならず、入力ミスや計算ミスが増えてしまいます。

社員からの申請漏れや申請忘れ

経費精算では社員からの「申請」が必要ですが、社員が申請内容を間違えたり、申請忘れをしたりするケースも多いです。

「フローが面倒なので申請を後回しにする」といった社員もいるでしょう。期日を過ぎてからの申請は処理が複雑になり、担当者の負担も増えてしまいます。

書類不備による差し戻し

社員からの申請内容に不備があった際の「差し戻し」が多くなるケースです。申請プロセスが複雑だったり、社員が経費精算の重要性を理解していなかったりする場合、差し戻しが起こりやすくなります。

担当者の負担増大

経費精算では、社員から提出された膨大な枚数の領収書をチェックして、入力や計算を行うため、経理担当者の負担が大きくなりやすいです。

業務が膨大になりやすい一方で、経理担当者が足りないといった企業も珍しくありません。少人数で膨大な量の書類を裁くのには限界があるため、効率化させる必要があります。

不正リスクの増大

経費精算では、請求書や領収書といった帳票を扱うため、社員による不正リスクが伴います。たとえば次のようなリスクです。

• 存在しない架空の領収書が作成、提出される
• 定期券の代金を請求しているのに、実は自転車で通勤している
• 会社の消耗品と一緒にプライベート利用目的の物品が購入される
• プライベートの食事代が接待交際費として申請される

社員が領収書やレシートを偽造したり、内容に嘘をついていたりしても、それを見抜くのは難しいです。チェック体制を強化する必要があります。

経費精算を効率化させる方法

経費精算を効率化させる方法として、次のものがあげられます。

• 経費精算ポリシーを見直す
• 経費精算書のテンプレートを活用する
• 法人カードで立て替えや小口管理をなくす
• 業務をアウトソーシングする
• 経費精算システムを導入する

経費精算ポリシーの見直し

自社で策定している経費精算ポリシーを見直すことで、不要な経費の削減や、担当者の負担軽減が可能です。多くの企業では、経費の種類や上限額、申請期限など経費精算のルールを定めています。これらを定期的に見直し、経費精算の効率化を図りましょう。

経費精算のポリシーや規定作成については次の記事で詳しく解説しています。

経費精算書のテンプレートを活用する

経費精算書のテンプレートを作成し、項目や記入例を明確にすることで、記入ミスや漏れを防ぎ、申請者の負担を軽減できます。汎用的な形式だけでなく特殊なケースに対応したテンプレートもあれば、入力の手間をさらに削減可能です。

各種申請書のテンプレートや書き方については、次の記事で紹介しています。

【関連記事】
・経費精算書のテンプレート
・通勤交通費申請書のテンプレート
・出張申請書のテンプレート
・出張精算書のテンプレート
・交通費精算書のテンプレート

法人カードで立替や小口管理をなくす

従業員が立て替える必要のある経費や、少額の経費を現金で管理する手間を省くためには、法人カードの利用がおすすめです。法人カードは利用明細が自動的に記録されるため、経費精算の手間を削減できます。また、利用状況をリアルタイムで把握できるため、不正利用の抑止にもつながります。

立替精算や小口現金については次の記事で詳しく解説しています。

業務をアウトソーシングする

経費精算業務をアウトソーシングするのも、業務効率化に有効な施策の1つです。経費精算の代行会社が多く存在し、業務をワンストップで依頼したり、部分的に依頼したりできます。

経費精算をアウトソーシングすることで、入力やチェック、振り込みなど手間のかかる業務を省略可能です。業務効率化を図れるほか、担当者の負担軽減にもつながります。

経費精算システムを導入する

専用のシステムを導入するのも、経費精算業務の効率化に有効です。経費精算システムとは、文字どおり企業内の経費精算業務をシステム上で完結できるシステムを指します。

スマートフォンで領収書を撮影してデータを取り込む、法人カード連携によって経費処理を簡略化できるなど便利な機能が豊富です。経費精算システムによって、社員や担当者の入力、チェックの手間を大幅に削減できます。

また、多くの経費精算システムはスマートフォンにも対応しているため、場所や時間を問わずにスピーディーな経費処理が可能です。

経費精算システムの概要やシステムの比較については、次の記事で詳しく解説しています。

経費精算にシステムを導入するメリット

経費精算にシステムを導入するメリットとして、次のものがあげられます。

• 社員は申請書を記入せずに経費申請ができる
• 承認者はボタン1つで経費を承認できる
• 原本管理をしなくてもよいシステムもある
• 社員による不正を防止できる

社員は申請書を記入せずに経費申請ができる

経費精算システムでは、社員が提出する申請書の記入を簡略化できます。紙で管理している場合、社員は申請書を書かなければならないため、記入のミスや漏れが生まれやすいです。

その点経費精算システムでは、スマートフォンで領収書を撮影するだけで申請ができることも多く、この場合、手書きや入力の手間がかかりません。スピーディーな経費申請が可能です。

承認者はボタン1つで経費を承認できる

経費申請システムを導入すれば、社員からの経費申請をボタン1つで承認できるようになります。承認者は申請を「承認する」あるいは「否認する」のどちらかを選ぶだけです。

システム上で承認フローが完結するため、承認者が申請書類をもって経理部門を訪れる必要もなくなります。

原本管理をしなくてもよいシステムもある

電子帳簿保存法に対応した経費精算システムを導入すれば、領収書の原本管理が不要となる場合があります。紙の領収書は最低7年間の保有が義務付けられていますが、電子帳簿保存法の一定要件をクリアすることで原本管理が不要となります。

ペーパーレス化を促進できることに加えて、書類の保管スペースや管理工数に悩まずに済むでしょう。

社員による不正を防止できる

経費精算システムでは、経費の申請や承認をデジタル管理できるため、社員による不正防止が可能です。紙で管理している場合、申請書や領収書を1枚ずつチェックする必要があります。

その点、経費精算システムでは、支出をリアルタイムで把握できたり、違反経費があった際にアラートで知らせてくれたりします。定期区間を自動で除外する機能が備わっている場合、交通費の二重申請も防止可能です。

経費精算の効率化に役立つシステム7選

経費精算の効率化に役立つシステムを紹介します。

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• 経費の承認から処理、保存までをワンストップで行える
• 経費申請のワークフローをスマートフォンで完結できる
• 自動仕訳や振込データの自動作成などにも対応している

楽楽精算は、経費の承認から処理、保存までをワンストップで実行できる経費精算システムです。申請者はスマートフォンで領収書を撮影するだけで経費申請ができ、承認者はボタン1つで承認できます。印鑑が要らないうえ、場所や時間を問わず経費申請のワークフローを完結可能です。

会計ソフトとの連携によって経費が自動仕訳されるほか、振込データも自動作成できます。さまざまな自動化機能によって、経理担当者の負担も大幅に軽減されるでしょう。交通系ICカードとの連携によって精算業務が効率化する「交通費精算」の機能も搭載されています。

• 250社以上^※の上場企業が導入する経費精算システム
• 手書きデータや複数税率のデータ化にも対応している
• SOCレポートやISMS認証などセキュリティ認証も多数取得

TOKIUM経費精算は、250社以上^※の上場企業が導入する経費精算システムです。スマートフォンから簡単に経費を申請、承認できるほか、手書きデータや複数税率のデータ化も可能です。同社に在籍する複数のオペレーターがデータの目視チェックを行ううえ、10年間^※原本を保管してくれます。

システム導入時のサポート内容も豊富です。専任の担当者がマスタ設定や会計フォーマットの作成を代行してくれます。また、SOCレポートやISMS認証、Pマークなど各種セキュリティ認証も取得しているため、安心して利用できるでしょう。

※出典：TOKIUM「TOKIUM経費精算 - スマホで完結できる経費精算システム」（2025年3月24日閲覧）

• 法人カードや外部アプリケーションとの連携で経費精算を効率化
• カードを海外利用した場合でも最新レートで経費処理ができる
• 経路検索やホテル予約、タクシー配車など多種多様なアプリケーションと連携

Concur Expense（コンカー エクスペンス）は、法人カードや外部アプリケーションとの連携によって業務効率化を図れる経費精算システムです。インボイス制度や電子帳簿保存法にもデフォルトで対応しています。

法人カードを海外で利用した場合でも、最新レートでの経費処理も可能です。各国の消費税や付加価値税などにも対応しているため、グローバル展開する企業にもおすすめといえます。

同システムは、経路検索やホテル予約、タクシー配車、Wi-Fiルーターのレンタルなど、さまざまな外部サービスと連携可能です。あらゆる経費をワンプラットフォームでスピーディーに処理できます。

• シリーズ累計18,000社^※の導入実績がある経費精算システム
• 交通費精算や出張申請、支払依頼などにも対応している
• 1か月間の無料トライアルも提供している

ジンジャー経費は、人事労務や給与計算、ワークフローなどバックオフィス業務を支援する「ジンジャーシリーズ」の経費申請版です。シリーズ累計18,000社^※の導入実績があり、オンライン上での経費の申請と承認、自動仕訳、データ出力などに対応しています。

通常の経費精算はもちろん、交通費精算や出張申請、支払依頼なども可能です。パソコンだけでなくスマートフォンでも簡単に申請、承認ができるため、企業のスピーディーな意思決定につながります。

1か月間の無料トライアルも提供しているため、興味のある企業は一度お試し利用するのがおすすめです。

※出典：jinjer「クラウド型経費精算システム『ジンジャー経費』｜jinjer株式会社」（2025年3月24日閲覧）

• 大企業の経費規定や承認プロセスに対応した経費精算システム
• クラウド型でありながらカスタマイズ性が高いのが特徴
• スマートフォンのGPS機能を活用した移動距離精算にも対応

Spendia（スペンディア）は、大企業ならではの経費規定や承認プロセスに対応した経費精算システムです。クラウド型でありながらカスタマイズ性が高く、企業固有の要件も柔軟にシステムに反映できます。なおカスタマイズする際はコマンド入力は不要で、レイアウトやワークフローも柔軟に設計可能です。

AI-OCRによる請求書の読み取りや領収書の自動入力、Amazonビジネス連携、法人カード連携など便利な機能が揃っています。交通系ICカードとの連携や、スマートフォンのGPS機能を活用した移動距離の精算も可能です。

• 大企業や成長企業の経費精算を効率化できるシステム
• 「多段階認証」や「申請内容に応じた条件分岐」なども搭載
• 自動仕訳や自動入力など入力を助ける機能も充実している

WiMS/SaaS経費精算システムは、大企業や成長企業の経費精算を効率化できるクラウド型のシステムです。一般的な経費の精算はもちろん、交通費や出張旅費の精算、物品購入、仮払いなどさまざま精算業務を効率化できます。「多段階認証」や「申請内容に応じた条件分岐」など大規模組織向けの機能が豊富で、柔軟にワークフローを設定可能です。

入力補助機能では、勘定科目に詳しくなくても自動で仕訳されたり、宿泊費や交通費を自動計算してくれたりします。操作画面もシンプルなので、ITツールに慣れていなくても利用しやすいです。インボイス制度や電子帳簿保存法にもデフォルトで対応しています。

• AI-OCRで領収書を自動データ化、入力手間を削減
• 電子帳簿保存法、インボイス制度に対応し法令遵守
• 法人カード連携で明細の一元管理、重複申請を防止

バクラク経費精算は、AIで領収書を自動処理し、経費精算や申請業務を効率化するクラウドシステムです。高精度AI-OCRが領収書をまとめて秒速で自動データ化し、入力の手間を大幅に削減します。電子帳簿保存法とインボイス制度に対応しており、法令遵守を支援し、ペーパーレス化を促進します。

法人カードとの連携により、利用明細を自動で取り込み、手入力を削減します。カード明細に領収書を紐付けて管理できるため、照合作業の負担を軽減できます。スマートフォンアプリでの申請・承認にも対応し、経費精算業務の効率化と生産性向上が期待できます。

経費精算システムの選定ポイント

経費精算システムを選定する際は、いくつかのポイントが存在します。代表的なポイントについて解説します。

• 必要機能が揃っているか
• スマートフォンに最適化されているか
• 本当に費用対効果があるか
• サポート体制が充実しているか
• セキュリティ対策が強固か

必要機能が揃っているか

検討している経費精算システムに、必要機能が揃っているか確認しましょう。経費精算システムの代表的な機能は次のとおりです。

機能	概要
OCR	スマートフォンで領収書やレシートを読み取る機能。撮影した写真をアップロードするだけでデータ化が可能。
経路検索や交通系ICカード連携	電車や地下鉄などにおいて、出発駅と到着駅を入力することで経路と交通費を算出してくれる機能。交通系ICカードと自動連携できるシステムもある。
法人カード連携	システムを法人カードと連携させることで、カードの利用明細を自動で取り込める機能。データが即座にシステムに反映されるため経費処理がスピーディーになる。
ワークフロー	申請や承認をシステム上で行える機能。システムによっては、経費データの自動仕訳や消費税計算の自動化、違反検知などの機能が搭載されている。
振り込みデータの自動作成	従業員への経費精算を行う際の振込データを自動で作成できる機能。
会計ソフト連携	既存の会計ソフトと連携することで、経費データをシステムに自動反映できる機能。

スマートフォンに最適化されているか

経費精算システムを導入する際は、スマートフォンでも操作しやすいか確認しましょう。スマートフォンに最適化されていれば、社員や承認者が場所や時間を問わずにワークフロー業務を行えます。その場で申請や承認ができるため、業務効率が大幅に向上するでしょう。

本当に費用対効果があるか

経費精算システムの導入や運用にはコストがかかるため、自社にとって本当に費用対効果があるか見極めることが大切です。具体的には、次のような費用が発生します。

• システム導入の初期費用
• システム利用の月額費用
• 月額費用の内訳（ユーザー数に応じた課金制か固定料金か）
• オプション費用は発生するのか

初期費用だけでなく、月額費用やオプション費用を踏まえた長期的な運用コストを見積もり、予算に合ったシステムやプランを契約しましょう。

サポート体制が充実しているか

経費精算システムを導入する際は、どのようなサポート体制を提供しているかも確認しましょう。サポート内容の例として、次のものがあげられます。

• 専任担当者による初期設定や運用のサポート
• 電話やチャット、ビデオ会議などでのトラブル対応
• 24時間対応のチャットボット

有人対応はもちろん、小さな疑問やトラブルに対応してくれるチャットボットも設置されているか確認しましょう。

セキュリティ対策が強固か

経費精算では金銭にまつわる重要な情報を扱うため、システムのセキュリティ体制も確認すべきといえます。代表的なセキュリティ対策は次のとおりです。

• 通信やデータの暗号化
• アクセス権限の設定
• システムの監視やアラート通知
• 第三者によるぜい弱性診断
• データのバックアップ体制

システムの多くが「クラウド型」なので、セキュリティ対策の内容はベンダーに委ねられます。大切な情報を守るためにも、セキュリティが強固なシステムを選びましょう。

経費精算システムの導入や運用における注意点

最後に、経費精算システムを導入、運用する際は、次の点に注意しましょう。

システムの「導入」における注意点

経費精算システムを導入する際の注意点は次のとおりです。

• 正しい方法で初期設定やデータ移行を行う
• 社員がシステムに慣れるまでの期間を設ける
• トラブル対応のマニュアルを作成する

経費精算システムを導入しても、すぐに定着するとは限りません。なかにはITツールに不慣れだったり、抵抗があったりする社員もいます。そのため、社員がシステムに慣れるまでの期間を設けたり、段階的にシステムの利用範囲を拡大したりといった工夫が必要です。

また、万が一システムにトラブルが起きた場合の対応も考えておきましょう。

システムの「運用」における注意点

経費精算システムを運用する際の注意点は次のとおりです。

• 定期的にアップデートや必要機能の見直しを行う
• 定期的にシステムの利用状況を分析する
• 社員に対してシステム利用に関するアンケートを実施する

実際にシステムの導入が始まると、不便さを感じることもあるでしょう。その際、機能を追加するといった対応が必要です。システムの利用状況や社員に対するアンケートなどを通して、現在の機能が十分かどうか確認し、必要に応じてアップデートしましょう。

システムで経費精算を効率化し、成長を加速させよう

経費精算システムを効率化させる方法として、ポリシーの見直しやテンプレートの活用、業務のアウトソーシングなどがあげられます。なかでも高い効果が期待できるのが「経費精算システム」の導入です。

経費精算システムの導入によって、「入力や計算ミスが起こりやすい」「経理担当者の負担が大きい」といった課題を解決可能です。経費精算システムを選ぶ際は、必要機能を洗い出したうえ、本当に費用対効果があるか確認することが大切です。

経費精算システムの導入によって経費精算業務を効率化させ、自社の成長を加速させましょう。より多くのシステムを比較検討したい方は、こちらの記事もあわせてご覧ください。