経費精算を効率化するための方法 - 課題と解決策 | ツール選びと選定ポイント

経費精算に関する課題

経費精算システムを導入していない企業が経費精算で抱えている課題についてまとめていきます。あなたの企業でも同様の課題を抱えていれば、経費精算システムで解決できる可能性が高いです。

人為的ミスの発生

経費精算は、領収書の紛失や金額の入力ミス、承認フローの誤りなど人為的なミスが発生しやすい業務です。これらのミスは、経費精算の処理に遅延を生じさせ、担当者の負担を増やすだけでなく、企業全体の生産性低下にもつながります。

生産性の低下

従来の経費精算は、紙の領収書を収集し、手書きの申請書を作成するなど多くの手間がかかる作業でした。申請者は本来の業務に集中できず、貴重な時間を費やします。また、承認者も申請内容を一つひとつ確認する必要があります。

不正リスクの増大

紙の領収書や手書きの申請書は、改ざんのリスクが高く、不正経費の温床になりやすいです。またチェック体制が不十分な場合、不正を見逃してしまう可能性もあります。不正な経費は企業にとって大きな損失となるだけでなく、信頼性にも悪影響を及ぼします。

経費精算を効率化するための解決策

経費精算ポリシーの見直し

経費の種類や上限額、申請期限などを明確に定めた経費精算ポリシーを策定し、従業員に周知徹底することで、不要な経費の削減や不正防止につながります。また、定期的にポリシーを見直し、時代に合わせた内容に更新することも重要です。

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経費精算書のテンプレートを活用する

統一された書式の経費精算書テンプレートを作成し、項目や記入例を明確にすることで、記入ミスや漏れを防ぎ、申請者の負担を軽減できます。汎用的な形式だけでなく特殊なケースに対応したテンプレートもあれば、入力の手間をさらに削減できます。

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法人カードで立替や小口管理をなくす

従業員が立て替える必要のある経費や、少額の経費を現金で管理する手間を省くためには、法人カードの利用がおすすめです。法人カードは利用明細が自動的に記録されるため、経費精算の手間を削減できます。また、利用状況をリアルタイムで把握できるため、不正利用の抑止にもつながります。

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経費精算システムを導入する

経費精算システムは、経費精算業務の効率化に適したツールです。申請から承認、会計処理までの一連の流れをシステム上で管理することで、業務の効率化やコストの削減、内部統制の強化を実現できます。クラウド型のシステムであれば、初期費用を抑えて導入できるだけでなく、場所を選ばずに利用できるためテレワークに対応しやすいです。

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経費精算にシステムを導入するメリット

経費精算に経費精算システムを導入して得られるメリットは次のとおりです。

業務の効率化

経費精算システムを導入することで、申請、承認、会計処理といった一連のワークフローを自動化できます。これにより紙の書類が減り、業務にかかる時間を短縮。申請者は本来の業務へ集中できるようになり、生産性が向上します。また承認者も承認作業がスムーズになります。

コスト削減

経費精算システムは、業務効率化による人件費の削減だけでなく、郵送費や印刷費といった間接費の削減にも貢献します。また、システム上で経費データを一元管理できるため、経費の可視化が進み、無駄な支出を把握しやすくなります。経費の分析機能を活用することで、コスト削減の余地を見つけ出し、効果的な対策を講じましょう。

内部統制の強化

経費精算システムは、不正防止やコンプライアンス遵守に役立ちます。承認フローの明確化や、不正検知機能の搭載により、不正経費の発生を防止。また、経費データの改ざん防止や証跡管理機能により、内部統制を強化しリスクを低減します。

経費精算の効率化に役立つシステム6選

経費精算の効率化に役立つシステムを紹介します。

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一覧で料金・機能を比較したい方にはBOXILが作成した比較表がおすすめです。各社サービスを一覧で比較したい方は、下のリンクよりダウンロードしてください。

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^{※ダウンロード可能な資料数は、BOXILでの掲載状況によって増減する場合があります。}

楽楽精算は、累計導入社数No.1^※の経費精算システムです。楽楽精算は次のような特徴があります。

• 申請項目やレイアウト、承認フローをカスタマイズ可能
• 同社の販売管理システムと連携してさらに使いやすく
• 主要な数十の会計ソフトと連携が可能

※出典：デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/） より

TOKIUM経費精算は、経費精算業務を90.1％^※削減する経費精算システムです。TOKIUM経費精算には、次のような特徴があります。

• スマートフォンで領収書の撮影しポストに投函すれば経費の申請が完了
• 撮影データのデータ化や原本回収まで代行
• 99%以上^※の精度でデータ化

※出典：TOKIUM「TOKIUM経費精算 公式サイト」2024年6月27日閲覧

Concur Expenseは、中小企業から大手企業までおすすめできる経費精算システムです。Concur Expenseには、次のような特徴があります。

• 法人カードや交通系ICカード、PayPayをはじめとする決済アプリと幅広く連携
• 導入から運用までのサポートが手厚く社内に定着させやすい
• 従業員からの問い合わせやシステム管理のアウトソースにも対応

ジンジャー経費は、システム連携に強い経費精算システムです。ジンジャー経費には、次のような特徴があります。

• 勤怠管理や給与計算など、ジンジャーシリーズの製品と連携
• スマートフォンでも見やすい画面だから外出先から申請できる
• 1か月の無料トライアルで機能や使用感をしっかり試せる

Spendiaは、柔軟にカスタマイズできる経費精算システムです。Spendiaには、次のような特徴があります。

• 手厚いサポートと高い技術で大手企業におすすめ
• スマートフォンの機能を活用し片手で手軽に経費精算
• 経費の申請と精算はもちろん、出張手配や経費の分析までワンストップで対応

WiMS/SaaS経費精算システムは、柔軟性の高いワークフロー機能を搭載した経費精算システムです。WiMS/SaaS経費精算システムには、次のような特徴があります。

• 多段階認証や申請内容による条件分岐に対応、承認ルートを柔軟に設定
• 入力補助機能や自動計算により申請や仕訳の負担を軽減
• コンサルタントによるソリューション提案で課題をスピーディに解決

経費精算システムの選定ポイント

経費精算システムを選定する際は、いくつかのポイントが存在します。代表的なポイントについて解説します。

必須機能がそろっていることを確認する

まずは導入候補のシステムに、次のような必須機能がそろっていることを確認しましょう。

機能	概要
申請・承認機能	経費の申請から承認までの流れをスムーズに行える機能は必須です。申請フォームの使いやすさや、承認ルートの設定の柔軟性などを確認しましょう。
証憑管理機能	領収書や請求書などの証憑を電子データとして保管できる機能は、紛失や改ざんのリスクを軽減し、ペーパーレス化にも貢献します。OCR機能（光学文字認識）による自動読み取り機能があれば、入力の手間をさらに削減できます。
会計ソフトとの連携機能	経費精算システムと会計ソフトを連携させることで、仕訳データの自動連携が可能になり、経理担当者の負担を軽減できます。連携可能な会計ソフトの種類や、連携方法などを確認しましょう。

便利な機能を確認する

次のような機能があると、経費精算をさらに効率化できるでしょう。

機能	概要
モバイル対応	スマートフォンやタブレットから経費精算を行えるモバイル対応機能は、外出先や出張時でも手軽に申請できるため、業務効率化に役立ちます。
交通系ICカード連携	交通系ICカードと連携することで、交通費の精算を自動化できます。ICカードの利用履歴をシステムに取り込むことで、手入力の手間を省き、入力ミスを防ぎます。
ワークフローのカスタマイズ	承認フローに合わせて、ワークフローを自由にカスタマイズできる機能は、業務効率化に不可欠です。承認ルートや承認条件などを柔軟に設定できるか確認しましょう。
多言語対応	海外拠点をもつ企業や、外国人従業員が多い企業では、多言語対応機能が役立ちます。従業員が使い慣れた言語で経費精算を行えるため、入力ミスや誤解を防ぎ、スムーズなコミュニケーションを実現できます。

導入費用

初期費用や月額利用料、ユーザー数に応じた料金体系など、導入にかかる費用を明確に確認しましょう。無料トライアル期間や、初期費用無料キャンペーンなどを実施しているシステムもあります。

運用コスト

システムの運用にかかる費用も考慮しましょう。ツールによってはバージョンアップ費用やオプション機能の追加費用、データ保管費用などが発生します。長期的な運用コストを見積もり、予算と照らし合わせて検討しましょう。

サポート体制

導入後のサポート体制も重要な選定ポイントです。問い合わせ方法が複数あるか、対応時間が適切か、マニュアルやFAQが充実しているかなどを確認しましょう。

セキュリティ対策

経費精算システムには、機密性の求められる情報が保存されるため、セキュリティ対策は必須です。データの暗号化やアクセス権限の設定、不正アクセス対策などが万全であるか確認しましょう。

経費精算システム導入における注意点

経費精算システムを導入する際の注意点について解説します。これらのポイントを押さえておくことで、経費精算システムの費用対効果を最大化できるでしょう。

事前準備

経費精算システムをスムーズに導入するためには、事前の準備が欠かせません。まず、現状の経費精算業務のフローを把握し、課題や問題点を洗い出しましょう。次に、導入するシステムの要件を明確にし、ニーズに合ったシステムを選定します。従業員への説明会や研修を実施し、システムの利用方法やルールを周知徹底することも重要です。

導入時の注意点

システム導入時には、データ移行や設定作業など、専門的な知識が必要となります。ベンダーのサポートを受けながら、慎重に進めましょう。また、従業員が新しいシステムに慣れるまでには時間がかかるため、段階的な導入や並行稼働期間の設定などが必要です。導入後のトラブルを想定し、問い合わせ窓口や対応体制を事前に確認することも大切です。

運用開始後の注意点

運用開始後も、システムのアップデートや機能改善を継続的に行い、常に最適な状態で利用できるよう心がけましょう。また、定期的に利用状況を分析し、問題点や改善点があれば、随時対応することが重要です。従業員からのフィードバックを収集し、システムの使い勝手や機能を改善することで、従業員の満足度向上にもつながります。

システムで経費精算を効率化し、成長を加速させよう

経費精算システムの導入は、業務効率化、コスト削減、内部統制強化などのメリットをもたらします。本記事で紹介した選定ポイントや注意点を参考に、最適なシステムを導入し、生産性向上と企業価値向上を目指しましょう。

経費精算システムを選ぶ際には、要件に合った機能、他システムとの連携、運用コストなどを踏まえて検討することが重要です。あわせて各サービスの口コミも見ておくとよいでしょう。