無料トライアルがあるワークフローシステム10選！トライアル時の確認ポイントは？

ワークフローシステムのトライアルとデモの違い

ワークフローシステムのトライアルとデモの違いは、実際に導入するかどうかの観点で異なります。

一般的に、無料トライアルとは、自社にシステムを導入することを前提に、実際に機能や操作を試すことを指します。実際の使用感を試すことを無料トライアルと呼ぶと考えておくといいでしょう。

一方、無料デモとは、操作確認を指します。システムのオペレーターの解説を受けながら、操作される画面を確認することが多いでしょう。

システムによっては無料トライアルのためテスト環境が提供されるケースもあるため、トライアル利用を相談する前に確認することをおすすめします。

ワークフローシステムのトライアル時にチェックすべきポイント

ワークフローシステムのトライアルを申し込む際にチェックすべきポイントは次のとおりです。

• 利用者が操作に困らないか
• 必要な承認ルートが設定できるか
• セキュリティレベルは十分か
• サポートはスピーディーか

それぞれ詳しく解説します。

利用者が操作に困らないか

ワークフローシステムのトライアルを利用する場合は、利用者となる従業員が操作しやすいかをチェックしましょう。システムの操作が複雑だったり、直感的な使い勝手に欠けていたりする場合、利用者の生産性が下がる恐れがあります。

事前に確認できるのであれば、ユーザーインターフェースが直感的か、機能が使いやすく配置されているかを確認しましょう。

また、初めて使う従業員でも短時間で操作方法を理解できるか、特別なトレーニングを受けなくても、従業員が短時間でシステムの活用方法を習得できるかチェックすることも大切です。

必要な承認ルートが設定できるか

トライアルを申し込むワークフローシステムは、自社に必要な承認フローを設定できるものを選びましょう。企業の組織規模や業務の特性、案件の重要性、金額、部門など、さまざまな要因によって、承認者や承認フローの変更が必要な場合があります。

承認ルートの設定を簡単にできるか、必要に応じて迅速に変更できるかどうか確認しましょう。また、承認ルールを柔軟に定義できるかどうかもチェックしたいところです。

セキュリティレベルは十分か

ワークフローシステムには機密情報が多数含まれるため、強固なセキュリティ対策が欠かせません。

ユーザー認証の方式が適切か、アクセス権限の設定が細かく行えるか、データの暗号化やバックアップ機能が備わっているかなど、セキュリティ面での機能が十分であるか必ず確認しましょう。

また、セキュリティ侵害の際の対応策が明確なシステムを選択することも重要です。ログの記録や不審な動きの検知、緊急時の通報体制などが整備されているかもチェックしてください。

サポートはスピーディーか

ワークフローシステムは組織の業務に深く関わるため、問題が発生した際のサポート体制も重要です。

ベンダーやサービス提供者のサポート体制がスピーディーかどうか、ユーザーからの問い合わせや不具合報告に対して、迅速な対応と適切な解決策の提示ができるかを確認しましょう。

トライアル利用を決断する前に、サポート窓口の稼働時間や連絡方法、サービスレベルアグリーメント (SLA) の内容などを確認し、問題発生時の対応力を評価することが重要です。

迅速で丁寧なサポートが得られるシステムを選びましょう。

ワークフローシステムの選び方は次の記事でも詳しく紹介しています。

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無料トライアルがあるワークフローシステム10選

コラボフローは、社内のワークフロー環境を整備し、業務をトータルに効率化できるワークフローシステムです。プログラミングの知識は不要で、Excelファイルから申請フォームをデザインできるのが特徴。商品経路も直観的に設定できます。導入を検討している場合、30日間無料で利用できるお試し版が用意されています。

ジンジャーワークフローは、従業員情報の変更を自動反映した、承認ルートの設定や操作を簡単に行えるワークフローシステムです。企業ごとの承認運用に応じた設定ができ、申請フォームのカスタマイズや記入する内容に応じた回答仏器、申請内容の説明の記載などが可能です。

こちらも1か月間の無料トライアル期間が設けられており、操作面や機能面の事前の確認が可能。担当者からのサポートも充実しています。

Create!Webフローは、紙ベースの申請・承認・決裁フローをそのまま電子化できるワークフローシステムです。総務や勤怠での諸届や経費・出張費精算、店舗や工場から本社への申請、見積書・注文書の作成など、さまざまなシーンで業務効率化を実現できます。

専用の体験サイトですぐに操作感を試せるほか、クラウド版・パッケージ版ともに1か月間の無料トライアル期間が設けられています。

eValue V Air ワークフローは、申請や承認の電子化のほか、社内文書の電子化によるドキュメント管理、スケジュールなど、さまざまな機能が搭載されたワークフローシステムです。40種類以上のさまざまなサンプルフォームが用意されているほか、オリジナルの申請フォームも簡単に作成できるのが特徴。承認ルートを直感的かつ柔軟に設定できます。

30日間の無料体験が可能で、ワークフローやドキュメント管理などの操作を事前に体験できるのも魅力です。

ジョブカンワークフローは、申請や承認にかかる時間を大幅に削減できるワークフローシステムです。申請項目の説明の記載や入力項目の指定が可能で、申請にかかるミスや手間を削減できるほか、承認者には承認が必要なシーンで、メール・チャットによる通知が届きます。また、スマートフォンでの申請・承認も可能です。

こちらも30日間のトライアル期間が設定されています。

kickflowは、運用やメンテナンスの課題を解決できる、使いやすいクラウドワークフローシステムです。大企業向けと中小企業向けのシステムのいいところどりをしているのが特徴。シンプルながらさまざまな機能が搭載されています。外部システムとの連携も可能で、業務の自動化・効率化を実現できます。

1か月間の無料トライアル期間が設けられていますが、検証しきれない場合は、期間延長にも対応しています。

バクラク申請は、すべての稟議を一元管理できるクラウド型ワークフローシステムです。押印申請や休暇申請、経費申請など、さまざまな申請を広くカバーしているほか、購買申請での予算超過の検知や予算の超過率を可視化できます。スマートフォンアプリを使えば、外出先からの申請・承認も可能です。

期間については公表されていませんが、無料トライアルが可能です。

HUEワークフローは、ユーザー目線で使いやすさを追求したワークフローシステムです。申請に使用していたExcelファイルをそのまま電子化できるため、これまでの申請形式を変更することなく、最速でのペーパーレス化と業務効率化を実現できます。

こちらも30日間の無料トライアル期間を利用できるほか、トライアル中の無料ハンズオンも実施。導入前に不明点を解消できます。

rakumoワークフローは、使いやすさで選ばれるワークフローシステムです。Google Workspaceに不足している企業を追加できるアドオンツールで、スマートな申請・承認業務を実現可能。運用権限の分担も可能で、1人の責任者に管理が集中するのも避けられます。

30日間の無料トライアルもしくは1週間の無料オンラインデモを利用できるほか、導入から運用までのサポート体制も充実しています。

ワークフローEXは、Excel・Wordの稟議文書をそのまま申請・承認フローにのせられるワークフローシステムです。既存の稟議ファイルを使って、ドラッグ&ドロップで申請可能。申請内容はファイルではなくWebブラウザで確認できます。

期間は公表されていませんが、トライアルの利用が可能なため、事前に操作感や機能を確認可能です。

ワークフローシステムの導入前に準備すること

申請書を整理する

ワークフローシステムを導入する前の重要な準備として、現在使用されている申請書類の整理を行いましょう。申請書類の電子化は、ワークフローシステム導入の前提であるためです。

まずは、組織内で使用されている申請書類を洗い出し、それぞれ内容を確認していきます。各申請書類に記載されている情報の内容や、必要な承認ルートなどを把握しておきましょう。

申請書類の数が多い場合は、優先順位をつけて整理することをおすすめします。申請書類の内容が明確になれば、ワークフローシステムにスムーズに移行できるようになります。

また、この機会に書類の作成プロセスや承認ルートを見直し、より効率的なものに改善するのもいいでしょう。

利用者と承認ルートを整理する

次に、ワークフローシステムの利用者と承認ルートを整理します。組織内の部門や役職、権限関係を確認し、誰が申請者となり、誰が承認者となるのかを明確にして、ワークフローシステムを導入しやすくなるよう準備しましょう。

承認ルートが複雑な場合は、フローチャートなどで可視化するとわかりやすいでしょう。申請者と承認者の関係性、承認フローの順序、承認レベルなどを一目で確認できれば、ワークフローシステムをスムーズに設計できるはずです。

利用者と承認ルートの整理は、ワークフローシステムの導入と運用の両面で重要な準備作業のため、導入前に必ず行いましょう。

導入環境を用意する

ワークフローシステムを導入するための準備として、導入環境の整備も欠かせません。クラウドタイプのシステムであれば準備は不要ですが、オンプレミス型（パッケージ型）のシステムを導入する場合は、サーバーの確保が必要になります。

また、ハードウェアやネットワークも確認し、システムが正常に動作するための動作環境を整えましょう。セキュリティ対策も重要です。アクセス権限の設定や、データ暗号化などの対策を検討しましょう。

さらに、利用者が快適に使えるよう、事前に端末の設定やアプリケーションのインストールといった準備を行います。

導入担当者を決める

ワークフローシステムの導入前に、プロジェクトリーダーとなる担当者を決めましょう。導入担当者が決めておけば、問題が発生しても迅速な対応が可能になります。また、担当者を中心として、関係部署との連携も取りやすくなるでしょう。

担当者には、システムの設計や運用、従業員への教育など、幅広い役割が求められます。担当者には業務知識とITスキルの両方が必要となるため、組織の業務プロセスと、ワークフローシステムの機能や運用方法を理解している人材が適切です。

ワークフローシステムの導入と運用においては、プロジェクトリーダーの役割を果たす適切な人材選定が重要になることを理解しておきましょう。

フィードバック収集の告知をする

ワークフローシステムを導入する前には、従業員に周知する必要があります。導入の目的や効果、使い方のトレーニングなどについて、あらかじめ丁寧に説明しましょう。また、導入後のフィードバックを収集する方法についても告知しておきます。

従業員の理解と協力を得られれば、ワークフローシステムの導入がスムーズに進むほか、導入後の使用方法の改善にも活かせるフィードバックが集まりやすくなるでしょう。

トライアルを活用してワークフローシステムの導入を成功させよう

ワークフローシステムを導入することで、申請や承認といった手続きが効率化されます。ただし、どのようなシステムでもいいから導入すればいいのではなく、自社のニーズに合ったシステムを選択しなければなりません。

そのため、事前のトライアルの活用は非常に重要です。本記事を参考に自社に見合うシステムを選定して、トライアルからの本導入を目指していきましょう。