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グループウェアのメリット・デメリット | 導入に失敗しない比較ポイント

最終更新日時:
記事の情報は2022-08-03時点のものです。
グループウェア導入で重要なことは、メリットとデメリットをしっかりと把握したうえで導入を進めることです。導入のメリットとデメリット、サービスの比較ポイントを紹介します。

グループウェア導入で重要なことは、メリットとデメリットをしっかりと把握したうえで導入を進めることです。失敗しない導入を実現するためには両方の観点からグループウェアを理解し、比較する必要があります。そんなグループウェアのメリットとデメリット、サービスの比較ポイントをまとめてみました。

グループウェアとは

グループウェアとは、社内の情報共有やコミュニケーションを効率化するビジネスソフトウェアのことです。

グループのスケジュール管理や個人のタスク管理で業務を可視化し、チャットやメール、ファイル共有でコミュニケーションをスムーズにします。掲示板、ワークフロー、ビデオ会議、施設予約など、チームの生産性を高める機能が備わっています。

なお、グループウェアの機能はこちらの記事にて詳しく解説しています。

グループウェアを導入するメリット

グループウェアのメリットは、社内情報共有による業務効率化です。具体的には、企業がグループウェアを導入することで、次のようなメリットがあります。

  1. 情報・ナレッジの共有がスムーズ
  2. ペーパーレス化でコスト削減
  3. クラウド型ならリモートワークも円滑
  4. Web会議・ビデオ会議機能で生産性を向上
  5. ワークフローで承認作業を簡略化

1.業務情報・ナレッジの共有がスムーズ

グループウェアを活用すれば、情報やナレッジを全社的に共有できます。

情報の公開範囲を設定すれば、営業部のマニュアルは営業部のみ、経理部のマニュアルは経理部のみといったように限定的に情報共有が可能。また管理者権限を設定すれば、特定の社員やグループのみに権限を付与でき、情報漏えいのリスクを最小限に抑えられます。

2.ペーパーレス化でコスト削減

グループウェアにはファイル共有機能があるため、紙媒体の資料を電子化できます。

文書管理システムのように、デスクに散在している書類を電子化して整理することで、ペーパーレスにつながりコスト削減できるのもメリットです。

3.クラウド型ならリモートワークも円滑

クラウド型のグループウェアであれば、パソコン、スマートフォン、タブレットなどの複数デバイスに対応しているサービスがほとんどです。社内のちょっとした移動時や外出時など、インターネットに接続できる環境さえあれば、場所を選ばずシームレスなコミュニケーションが実現します。リモートワークに役立つのも大きなメリットです。

4.Web会議で生産性を向上

グループウェアのWeb会議機能によって、デスクから会議室に集合する必要がなくなります。出社時はもちろん、在宅勤務や外出時であってもすばやく打ち合わせを開始可能。ツールによっては外部関係者ともコミュニケーションをとれます。

5.ワークフローで承認作業を簡略化

多くのグループウェアにはワークフロー機能が実装されており、稟議や回覧の煩雑な承認作業を簡略化してくれます。外出している上司から承認を得たり、一斉に資料を配布して承認までの時間を短縮できたりします。

グループウェアを導入するデメリット

多くのメリットを持つグループウェアにもデメリットがあり、次に紹介する2つが代表的なものです。

  • フラットなコミュニケーションツールではない
  • 導入から定着が簡単ではない

それぞれのデメリットについて説明します。

1.フラットなコミュニケーションツールではない

グループウェアはグループチャットや掲示板を作成する際、多くの場合管理者の許可を得る必要があります(企業により例外もあり)。そのためグループウェアの活用にハードルを高く感じる社員も多く、部門間や役職の垣根を越えたコミュニケーションの実現には不向きです。

社内でフラットなコミュニケーションを実現したいのであれば、社内SNSの導入がおすすめです。グループウェアでは情報共有やスケジュール管理など、主に業務効率化を目的として導入した方がよいでしょう。

2.導入から定着が簡単ではない

グループウェアの導入は簡単ではありません。2000年ごろから急速に普及し、すでに成熟している市場で成功事例も多く報告されているものの、導入の際にはマニュアルの整備やレクチャー、外部との利用ルールなどさまざまなタスクがつきまといます。

グループウェアの導入目的やメリットを、きちんと従業員に浸透させておかないと、実際に活用されずに導入が失敗に終わる場合もあります。

グループウェアの機能

グループウェアには下記のようにコミュニケーションを円滑にするための機能が備わっています。

グループウェアの機能

各機能の詳細については次の記事で解説しています。

グループウェアの機能一覧 | ビジネスチャットや社内SNSとの違い
グループウェアの機能はメール配信やWeb会議、オンラインストレージなどと広範囲に渡ります。そんなグループウェアの機...
詳細を見る

サービスによってメリットとデメリットは異なる

紹介したグループウェアのメリット・デメリットは基本的な情報で、各サービスが持つメリット・デメリットは他にも多くあります。実際のサービスをチェックして、強みや弱みを把握しましょう。

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