グループウェアの導入メリット・デメリット完全まとめ | 失敗しない
グループウェア導入で重要なことは、メリットとデメリットをしっかりと把握したうえで導入を進めることです。失敗しない導入を実現するためには両観点からグループウェアを理解する必要があります。そんなグループウェアのメリットとデメリットをまとめてみました。
メリット・デメリットはサービスによっても異なります。もし導入でお悩みでしたら下の記事で実際のサービスもご覧になってから検討されるとよいでしょう。
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グループウェア導入の7つのメリット
単純に“業務効率化”といってもさまざまな種類があり、グループウェアはあらゆる観点から業務効率化を実現します。
グループウェアが持つ7つのメリットを紹介していきます。
1.情報・ナレッジの共有
グループウェアでは掲示板機能を活用すれば、業務に関する情報やナレッジを全社的に共有できます。これまで紙媒体で共有してきたマニュアルなどもグループウェアうえで確認できるので、気軽に見返せます。
また、公開する範囲も設定できるので営業部のマニュアルは営業部のみ、経理部のマニュアルは経理部のみと合理的に情報・ナレッジを管理できます。
2.業務連絡の効率化
グループチャットを活用すると、これまで内線やEメールを利用して行っていた業務連絡も瞬時に完了します。さらにグループチャットは時系列でメッセージが表示され視認性が良く、未読確認もできるので連絡漏れがありません。
たとえば、部門朝礼の業務連絡でグループウェアを活用すれば時短にもなり朝の時間を有意義に過ごせますね。
3.半ペーパーレス化
グループウェアにはファイル共有機能があるため、これまで紙媒体で配布していた資料も電子化したもので一斉配布できます。
また、文書管理システムほどではないにしろデスクの上に散在している書類を電子化して整理することで、半ペーパーレスにつながりコスト削減にもなりますね。
4.マルチデバイス対応
クラウド型グループウェアであれば、PC・スマホ・タブレットなどのマルチデバイス対応のサービスがほとんどです。社内のちょっとした移動時、営業先、外出時などインターネットに接続できる環境さえあればいつでもどこでも利用できるのでシームレスなコミュニケーションを実現します。
また、インターフェースは各デバイスに最適化されているで使いやすさも兼ね備えています。
5.ビデオ会議
ビデオ会議機能があるのでちょっとしたミーティングであれば、デスクから会議室に集合する必要もなくなります。会議室に向かい会議がスタートするまでの時間に5分かかると仮定し、ビデオ会議機能で時短できるとなると年間で2.5日も短縮可能です。（1日8時間労働、年間休日120日の場合）
グループウェアではこういった細かい時短の積み重ねが大きな業務効率化を生んでいるのです。
6.管理者権限
管理者権限を設定すれば、社員の閲覧可能な範囲を限定できます。企業の機密情報は守られるので内部犯行による情報漏えいのリスクを最小限に抑えられるでしょう。
7.ワークフロー
多くのグループウェアにはワークフロー機能が実装されていて、煩雑な承認作業を簡略化してくれます。特に上司の出張が多い職場や、承認までのフローが長い職場では重宝するはずです。外出している上司から承認を得たり、一斉に資料を配布し承認までの時間を短縮することも可能となります。
グループウェア導入の2つのデメリット
多くのメリットを持つグループウェアにもデメリットがあり、以下に紹介する2つが代表的なものです。
1.フラットなコミュニケーションツールではない
グループウェアはグループチャットや掲示板を作成する際、多くの場合管理者の許可を得る必要があります（企業により例外もあり）。そのためどうしても業務システム感が強く、部門間や役職の垣根を越えたコミュニケーションの実現には不向きです。
フラットなコミュニケーションを実現したいのであれば導入すべきは社内SNSであり、グループウェアでは情報の共有や業務効率化など実務に関する改善に注力する方が力を発揮するでしょう。
2.導入は簡単じゃない
2000年ごろから急速に普及し、すでに成熟している市場で成功事例も多く報告されていることから「導入は簡単」と認識している方が多いようですが、実際は簡単ではありません。導入時はやはりくつかポイントを押さえる必要があり、慎重に導入しなくては失敗に終わるケースも多いです。
以下の記事では導入に失敗しないためのポイントをまとめているので一度確認してみてください。
まとめ
ここで紹介したグループウェアのメリット・デメリットは基本的なもので、各サービスが持つメリット・デメリットが他にもあります。そのためすべてを把握したいのであれば、各サービスの無料トライアルを積極的に活用しましょう。
上記7つのメリットと2つのデメリット、そして各サービスが持つメリット・デメリットを統合したうえで導入を進めてください。
「まだまだグループウェアについて知りたい」
「グループウェアに関するサービスを見てみたい」
と、思った方は以下のサービス比較や関連記事もぜひ参考にしてみてください！
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