セミナー案内メールの無料テンプレート！構成・書き方・タイミングのポイント

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^{※2020年9月実施 株式会社ショッパーズアイ「SaaS比較メディアに関するイメージ調査」より}

イベント管理システムは、イベントの準備・告知から当日の運営、その後の商談設定などを一元管理できるため、効率的なセミナー開催が可能です。

また、CRMやSFAと連携できるシステムもあり、営業活動をよりスムーズに行えます。イベント管理システムの資料は下のボタンより無料でダウンロードできます。

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セミナーを開催する際のお知らせはどうしていますか？ホームページで告知しただけでは、なかなか興味を持ってもらえません。

そこでメールでのセミナー案内の送付をおすすめします。

本記事ではボクシルが作成したセミナー案内テンプレート（ひな形）を紹介します。テキスト形式で簡単に使える、さまざまなデザインのフォーマットが無料でダウンロードできるので、ぜひ活用してください。

また、初めての方でも安心してセミナー案内メールを発行できるように、セミナー案内メールに最低限必要な記入項目や、一般的によく記載される記入項目も紹介します。

セミナーに送る相手を検討したいときはSFAで探しながら検討するとよいでしょう。より反応が返ってきやすい顧客を狙ってメール送信できます。

【無料】テキスト形式で使えるセミナー案内テンプレート

ボクシルでは、テキスト形式で必要な箇所を記入するだけで簡単にセミナー案内メールが発行できる無料のテンプレートをダウンロードできます。ぜひセミナー案内メール作成に活用してください。

セミナー案内テンプレート

セミナーを開催する際にお知らせの案内ができるメールテンプレートです。

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「セミナー案内を手動でやるのはめんどう…」
「予約者の管理やフォーム作成を簡略化したい」
このようなあなたには、イベント管理システムがおすすめです。

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セミナー案内テンプレートの構成

セミナー案内状のテンプレートを作成するときの、基本構成を紹介します。必要事項が抜けないように、次の内容は忘れずに入れるようにしましょう。

• 件名
• 宛先
• 本文
• セミナーの情報

件名

セミナーの案内状をメールで送付する際、最初に受信者が確認するのは件名です。

ひと目で「セミナー案内である」「どのようなセミナーなのか」がわかる件名をつけましょう。興味をもってもらえれば、メールを開封してもらえます。

宛先

セミナー案内を送付する相手の名前は必須項目です。「氏名」だけでなく「会社名」「部署名」「役職」など、わかる範囲の情報はすべて記載します。

宛先を書かずに送信すれば、一括で送っていると思われる可能性が高く、興味をもってもらえないことが多いです。また、宛先を間違えるのは厳禁です。間違えがないか確認したうえで送付しましょう。

本文

セミナーの概要を書いていきます。「セミナーに参加するとどのようなメリットがあるのか」を訴求して、相手が「メリットがありそうだから参加してみようか」といった気持ちになるような文章を書きましょう。

セミナーの情報

セミナー情報は書き漏れがないように注意しましょう。相手がセミナーに参加するかどうかの判断材料は、すべて記載することが重要です。記載すべきセミナー情報は、次のとおりです。

• 開催日時
• 開催場所
• 講師のプロフィール
• セミナーの概要
• 参加人数
• 申し込み方法
• 申し込み期限
• セミナー主催者の連絡先

最後に、申し込みに関する問い合わせ対応窓口の連絡先も必ず記載しましょう。連絡先は、メールアドレス・電話番号のどちらも記載しておくのが理想です。

セミナー案内メールの送信時期

セミナー開催の案内メールはあまり早すぎても忘れられてしまい、行きたいといった興味も薄れてしまいますが、遅すぎても予定が合わない可能性があります。

セミナー開催の案内メールを送るのはできれば1か月前には送るようにし、参加が決まった方にはセミナーの2～3日前にもう一度確認のメールを送るようにしましょう。

セミナー開催のように一斉にメールを送るときはメール配信システムが便利です。シンプルな一括送信はもちろん、宛名を変えての一括送信ができるシステムまであります。次の記事で参考になりそうなメール配信システムを紹介しているので、ご覧ください。

セミナーの参加率をあげるための書き方

セミナーの参加率をアップさせるための書き方のポイントを紹介します。

セミナーの内容をわかりやすく記載する

セミナー案内メールで大切なのが「セミナーの内容」です。

メールの場合はダラダラ書かずにシンプルに書くことが基本です。講師のプロフィールの紹介や、ここだから聞ける内容、さらにはおもしろいセミナーになるであろうといった「聞いてみたい」意欲をかき立てる文章を心がけましょう。

セミナー開催の場所や日時は罫線で区切る

セミナー開催に際し、重要なのがセミナーの開催場所や日時です。セミナー名、開催日時、会場となる部屋の番号や名前などを記載します。この開催会場の部屋の番号や名前は必ず記載しましょう。

また、セミナー会場の前に案内が出ているかも記載しておくと丁寧です。これらの内容を書いてある部分は重要なポイントなので、一目でわかるように罫線などで区切っておきましょう。

セミナー開催の日時や場所、会場名などは箇条書きで

セミナー開催の日時や場所の記載は、日時などを箇条書きにすると見やすくなります。

セミナー費用は無料でも記載

セミナーは費用が発生するところと発生しないところがあります。そのため、セミナー費用は無料でも記載しておくと問い合わせが減りますし、希望者の負担も減ります。

また、費用が発生する場合でも食事がつくといった特典がある場合はアピールポイントとして記載しておきましょう。

応募フォームを準備する

セミナー開催のご案内メールでは応募フォームの活用がおすすめです。応募フォームなら、項目にそのまま記載するだけなので、メール問い合わせより申し込みのハードルが下がります。応募フォームを使用する場合は、「興味がある方は応募フォームよりお申し込みください」とメールに応募フォームのURLを記載しましょう。

参加の判断材料は多いほどよい

セミナーの参加を判断する検討材料は多いほど親切です。よりセミナーについて知ってもらうために、ホームページのセミナーサイトを作って誘導するのもおすすめです。

また、講師に関しても講師のSNSアカウント情報や、公式ホームページなどの情報も紹介するとよいでしょう。

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